استقرار سیستم های جامع مالی مناسب، منطبق بر اصول حسابداری به منظور استقرار کنترل های داخلی، کنترل های انضباطی، محافظت و نگهداری دارایی ها و اسناد و مدارک، ثبت صحیح و بموقع فعالیت های سازمان، استخراج گزارشات لازم و مورد نیاز مدیریت و برون سازمانی (سالانه، میان دوره، گزارشات خاص) و...، از مهمترین اقدامات لازم در هر سازمان می باشد.
طراحی و استقرار سیستم ها و نظام های مالی:
طراحی و استقرار سیستم های مالی مناسب، که بر اساس اصول حسابداری طراحی و اجرا شده باشد، یکی از مهم ترین اقدامات لازم در هر سازمان و کسب و کار به شمار می رود که برای ایجاد نظم در موارد زیر از آن استفاده می شود:
- استقرار کنترل های داخلی
- کنترل های انضباطی
- محافظت و نگهداری دارایی ها و اسناد و مدارک
- ثبت صحیح و به موقع فعالیت های سازمان
- استخراج گزارشات لازم و مورد نیاز مدیریت و برون سازمانی
سیستم های مالی مورد استفاده در سازمان ها، به دو صورت دستی و مکانیزه مورد استفاده قرار می گیرند که به طور کلی با یکدیگر مرتبط هستند و عملیات صورت گرفته توسط این سیستم به نحو زیر می باشد.
طراحی سیستم ها به صورت دستی:
- انجام عملیات شناخت به منظور طراحی بخش های مختلف نظام مالی
- طراحی فهرست حساب ها و کدگذاری آنها (کل، معین، تفضیلی و مرکز هزینه)
- طراحی و تخمین بودجه عملیاتی، نقدی و سرمایه ای برای طرح ها و عملیات مالی، تدارکات، درآمد ها، دارایی ها، دریافت و پرداخت نقدی، گردش کالا، حقوق و دستمزد و…
- طراحی گزارشات مدیریت
- طراحی نمودار سازمانی امور مالی
- تهیه فرم های مورد لزوم و گردش آنها
- آموزش کارکنان جهت اجرای نظام های مالی
- نظارت بر حسن اجرای نظام های مالی
تهیه، نصب و اجرای سیستم های مکانیزه مالی:
طراحی سیستم های مکانیزه به صورت یکپارچه و تحت محیط های ویندوز و وب که با توجه به نیاز بایستی طراحی، نصب و اجرا گردند، که شامل موارد زیر می شوند:
- سیستم اتوماسیون اداری و گردش کار
- سیستم تدارکات
- سیستم انبارگردانی
- سیستم فروش
- سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم اموال
- سیستم امور قرارداد ها
- سیستم خزانه داری
- سیستم حسابداری مالی
- سیستم بهای تمام شده کالا
- سیستم گزارشات مدیریتی
پیشنهاد می‌شود مقاله مهارت های یک حسابدار موفق را مطالعه کنید
تهیه و تدوین آئین نامه های سازمانی:
آئین نامه هایی که سازمان ها و کسب و کارها با توجه به اهداف اصلی و موضوع فعالیت خود به آنها نیاز دارند و اقدام به تهیه، تدوین و همچنین ارائه آنها می کنند، به شرح زیر می باشند:
آئین نامه های مالی:
- آئین نامه هزینه های جاری و سرمایه ای
- آئین نامه تنخواه گردان ها
- آئین نامه دریافت و پرداخت ها
- آئین نامه محاسبه مطالبات مشکوک الوصول
آئین نامه های اداری:
- آئین نامه های استخدامی و گروه بندی کارکنان
- آئین نامه های ماموریت کارکنان
- آئین نامه رفاهی
- آئین نامه پرداخت وام به کارکنان
فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها:
- کمک به بررسی مسائل و مشکلات سازمانی
- افزایش بهره وری سازمان از طریق تشویق پرسنل و بهینه سازی روش های کار
- یاری رساندن به مدیران و مسئولان در زمینه سیاست گذاری و تصمیم گیری های مدیریتی
- ایجاد ساختار و چارت سازمانی مناسب تر، روش های اجرایی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی موثر
- جلوگیری از دوباره کاری و کاهش میزان اتلاف وقت و نیروی انسانی
- کاهش میزان خطا و افزایش سرعت در تحویل محصول و خدمات به مشتریان
- کسب اطلاعات دقیق و سریع از وضع برای برنامه ریزی و اخذ تصمیمات مدیران
تحلیل گر سیستم:
هر سازمانی، برای رسیدن به حداکثر بازدهی، باید به نیازها و اهدافش دست یابد. یک تحلیلگر سیستم مسئول تضمین این موضوع است. تحلیلگر سیستم نیازهای یک کسب‌و‌کار را شناسایی و بررسی می‌کند. برنامه‌های جدید را طراحی می‌کند یا پیشنهاد می‌دهد؛ تا نیازها برطرف شوند و آن کسب‌و‌کار با بهره‌وری بیشتری به کارش ادامه دهد.
تحلیل گر سیستم به یک کارشناس آموزش دیده و حرفه ای گفته می شود که می تواند سازمان را در امر برنامه ریزی و به منظور تغییرات از طریق انجام 2 وظیفه اساسی زیر یاری رساند:
- ارزیابی: بررسی اعمال و روابط موجود در کار
- همیاری: ارائه پیشنهادات خاص و طبقه بندی شده برای بهبود کارایی
مهم ترین وظایف تحلیل گر سیستم:
- نگهداری پایگاه داده تحلیلی و رفع خطا در آن
- تحقیق در مورد فناوری‌های نوظهور سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و ارزیابی و بررسی این فناوری‌ها
- بررسی نیازهای کاربران، شناسایی ضعف‌ها برای بهبود عملکرد، بهره‌وری و
- آماده‌سازی گزارشات تحلیلی و تحلیل‌های هزینه-فایده برای به‌روز‌رسانی‌ها
- اشتراک‌گذاری تصمیمهای استراتژیک با سایر کارکنان بخش فناوری اطلاعات
- آموزش به خریداران و نوشتن کتابچه‌های آموزشی برای استفاده کارکنان و مشتریان
