براساس استاندارد‌های حسابداری ایران انبارگردانی در حسابداری بدین صورت است که حداقل هر سال یکبار انبارگردانی در اکسل می بایست در انبار‌های شرکت‌های صنعتی، بازرگانی و تولیدی صورت گیرد. با توجه به ابعاد و اهمیت کالا‌ها این زمان می‌تواند کوتاه‌تر (هر شش ماه یکبار)  هم در نظر گرفته شود و در فرم خام انبارگردانی صورت گیرد.

انبار چیست؟

به محلی که یک یا چند نوع کالای صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که برپایه ی یک سیستم صحیح طبقه بندی شده اند را انبار میگویند. انبار از لحاظ شکل به سه دسته  پوشیده ،سرپوشیده یا هانگارد و باز یا محوطه دسته بندی میشود.

انبارگردانی چیست؟

به محلی که یک یا چند نوع کالای صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که برپایه ی یک سیستم صحیح طبقه بندی شده اند را انبار میگویند. انبار از لحاظ شکل به سه دسته  پوشیده ،سرپوشیده یا هانگارد و باز یا محوطه دسته بندی میشود.

انبارگردانی یکی از اصول اجرایی پایان سال مالی است. براساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکتهای بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد.

البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان میتواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود. در کل انبارگردانی به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاها انجام می شود.

از جمله کارهایی که در زمان انبارگردانی اجرا خواهد شد:

• الصاق تگ به کالا
• پلمب انبار
• عدم ورود و خروج کارکنان و افراد به انبار
• مرتب سازی کالاها

فرم انبار گردانی در اکسل چیست؟

فرم انبار گردانی در اکسل یا در جواب انبارگردانی چیست را اگر بخواهم به روش آسان‌تری توضیح دهیم انبار گردانی مشاهده عینی، بازرسی و شمارش موجودی کالای داخل انبار‌ها و یا محوطه بیرون از انبار‌ها می‌باشد. تعداد کالا‌های موجود در سیستم انبار و دفاتر مالی باید مطابق با کالا‌های موجود از محل ابتدای سال، خریداری شده طی سال، کالا‌های فروش رفته طی سال و موجودی نهایی درون انبار باشد.

چرا باید انبارگردانی کنیم؟

یکی از اقلام مهم دارایی ها، موجودی نیز میتواند باشد. همچنین در پایان دوره ی مالی ارزش موجودیها تاثیر قابل ملاحظه ای  در میزان سود و زیان شرکتها دارد،به همین دلیل در هر دوره مالی لازم است که یک شرکت حسابداری و حسابداران  دست کم یکبار کل  موجودیهای شرکت را شمارش نمایند تا از عدم مغایرت موجودیها با کاردکس حسابداری و کاردکس موجودی انبار اطمینان حاصل شود. فقط هنگامیکه که موجودی کالا محدود وکم باشد شرکت حسابداری و حسابداران لزومی به انجام  انبارگردانی نمیبینند. در غیر این‌صورت برای کنترل موجودی انبار  به یک سیستم و روش صحیح و  دقیق نیاز است. در ادامه صفر تا صد انبارگردانی+دانلود رایگان فایل اکسل انبارگردانی با ما همراه باشید.

اقدامات لازم قبل از آغاز انبارگردانی شرکت

نکته اول: انتخاب شخصي مسئول بعنوان هماهنگ كننده انبارگرداني،اين شخص سرپرستي عمليات شمارش را به عهده خواهد گرفت. همچنين انتخاب افرادي بعنوان سرپرست گروههاي شمارش.

نکته دوم: دستورالعمل تهیه شده توسط هماهنگ كننده انبار كاملاً مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشكال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با حسابرسی انبارگردانی مربوطه تماس حاصل شود.

نکته سوم: روز‌ها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمت‌های مختلف بصورت كتبی اعلام شود كه انبار در روز‌های تعیین شده تعطیل خواهد بود.

نکته چهارم: گروه‌های شمارش باید با ذكر اسامی قبلاً تعیین و آموزش كافی داده شوند.

نکته پنجم: هماهنگ كننده انبار موجودي برداري قبلاً انبارها را مورد بازديد قراردهد و مطمئن گردد كه اقلام به شكلي چيده شده باشد تا شمارش به آساني امكان پذير باشد.

موجوديهايي كه به آساني شناخته نمي شوند با كمك مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح يا شرح كامل، مشخص شوند.

اقلام ناباب، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشند.

براي آنكه موجوديهاي اماني (اجناس ديگران نزد شركت) در شمارش موجوديهاي شركت به حساب نيايد بايد از ساير موجوديها جدا شوند.

نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و برروی قفسه یا اجناس نصب گردد. ضروری است از برگه‌هایی استفاده شود. تا در صورت بروز مغایرت از برگه‌های (تگ انبار) دوم و سوم استفاده شود.

نکته ششم: برای آسانترشدن امرشمارش باید لیست‌های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره‌گذاری شده باشد و هماهنگ كننده انبارگردانی مسئول كنترل صدور این برگه‌ها بوده و لازم است كه حساب تعداد برگه‌های صادر شده به شمارش كنندگان را نگهدارند.

نکته هفتم: قبل از گزارش کار انبارگردانی و شمارش آخرين شماره مدارك ثبت گردش موجوديها مانند رسيد انبار، حواله انبار، قبض انبار و غيره به هماهنگ کننده، گزارش کار انبارگردانی تحویل داده شود.

نکته هشتم: مشخصات و تعداد اجناس موجود در قسمت دريافت كالا (قبل از تحويل شدن به انبار) به هماهنگ کننده انبار گردانی اطلاع داده تا ايجاد بدهي براي شركت قابل كنترل باشد.

نکته نهم: براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن قسمتي از موجوديها لازم است در مدت زمان موجودي برداري جابجائي اجناس بين قسمتهاي مختلف تا آنجا كه ممكن است انجام نشود.

26 دستورالعمل برای انبارگردانی

الف – مرحله قبل از آغاز شمارش:

دستورالعملی برای شمارش توسط هماهنگ کننده ارائه خواهد شد که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد. وجود هرگونه مشکل باید قبل از شروع شمارش اطلاع داده و بر طرف گردد. مراحل قبل از آغاز شمارش به صورت زیر است:

۱- انبارگرداني موجوديهاي جنسي از ساعت …….. صبح مورخ ……/………/…….۱۳ آغاز و در ساعت…………… مورخ ……/………/…….۱۳ خاتمه مي يابد .

۲- مسئول انبار گرداني قبلا انبار را مورد بازديد قرارداده ودرصورت وجود اشكال درهرزمينه ( چيدمان والصاق تگ كالا ؛ امكانات موردنياز و…) قبل از شروع عمليات شمارش ؛ موارد مشاهده شده را با مسئولين مربوطه حل نمايد.

۳- مشخص نمودن کلیه مواد و کالاهای ضایعاتی از دیگر موجودی ها

۴- تفکیک نمودن کلیه اقلام راکد و معیوب از دیگر موجودی ها

۵- جدا نمودن مواد و کالاهای امانی دیگران نزد شرکت از دیگر موجودی ها

۶- گروههاي شمارش در قالب ………… تيم …………. نفره و مسئول ثبت كه توسط مسئول انبارگردانی تعيين مي گردند در زمانهاي مقرراقدام به انبارگرداني مي نمايند ضمنا افراد فوق الذكر قبلا آموزش كافی ديده باشند.

۷- پيش از اجراي موجودي برداري شماره وتاريخ آخرين رسيدوحواله منتهی به تاريخ شروع موجودي برداري توسط مسئول انبارگرداني اخذ و يادداشت گردد.

۸- اقلام به شكلي چيده شده باشند كه شمارش به آساني انجام پذيرد. وتگها بر تك تك كالاها نصب شده باشند و اگر كالايي مازاد بوده وچون جزء موجودي نبوده تگ ندارد بايد بدان تگ سفيد اختصاص يافته تا در شمارش منظور گردد.

۹- در مواقع استثنائي كه نياز میرم به ورود و خروج كالا از انبار در زمان انبارگرداني باشد حتما بايد با نظارت هماهنگ كننده انجام و حواله و رسيدهاي مذكور بايد توسط هماهنگ كننده انبارگرداني امضا و مشخص گردد كه خروج يا ورود كالا قبل و يا بعد از انبارگرداني بوده است.

۱۰- باتوجه به اعلام روزها وساعات شمارش انبار؛ به قسمت هاي مختلف كارگاه چند روز قبل از انبارگرداني؛لازم است عوامل اجرايي جهت برآورد ودريافت احتياجات خود

و ياصدورسندو ………… قبل ازروزهاي تعيين شده به انبار مراجعه نمايند.

ب- مرحله در حين شمارش

در ساعات تعیین شده قبلی گروهای ویژه انجام عملیات شمارش در محل های مربوط به خود مستقر شده و بعد از شمارش هر یک از اقلام برگه های مربوط به شمارش هر یک از اقلام را کامل امضاء نمایند. موارد تکمیلی مرحله در حين شمارش به صورت زیر است:

۱- مسئولين انبارها نبايستي در امر شمارش دخالت مستقيم داشته باشند.

۲- به منظور سهولت در امر شمارش از تگ های تهیه شده که دارای سه قسمت بشرح زیر می باشد استفاده میگردد.

۳- هر قسمت دارای ( شرح _کد_واحد کالا ) نام انبار _نام و نام خانوادگی شمارشگر و ناظر میباشد.

۴- موجودي برداري توسط گروههاي دونفري انجام میشود. يك فرد شمارش را انجام داده و فرد ديگرضمن تائيد شمارش؛ آن را ثبت نمايد. تا آنجا كه امكان دارديكي از افراد گروه دونفري بايد به گونه اي انتخاب گردد. كه با موجوديها آشنا بوده و به آساني بتواند نوع ومشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و درصورتيكه مشخصات برروي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد.

۵- چنانچه موجوديهايي براساس وزن ثبت ميشوند اطمينان حاصل شود تا وسائل لازم براي توزين در دسترس باشد.

۶- پس از شمارش موجوديهاو جمع آوري تگ هاي اولين شمارش؛ داده ها توسط مسئول ثبت اسنادبه كامپيوتر وارد و قلام مغايرت دار توسط تيم بعدي شمارش دوم ؛ ودرصورت مغايرت بعدي در شمارش سوم توسط تيم جديدشمارش وشمارش سوم نهايي تلقي ميگردد.

۷- براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن پاره اي ازموجوديها؛ شمارش بايستي به شكل اصولي انجام پذيرد و مثلاُ موجوديها را رديف به رديف (ازابتدا تاانتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نمائيد.

۸- امضاء تمام تگ هاي شمارش و هرگونه اصلاح در آنها بوسيله تيم شمارشگر هر مرحله ضروري است.

۹- موجوديهاي معيوب_ فاسد_كم مصرف و غير استاندارد بايد با ذكر مورد دربرگه هاي شمارش ثبت و در صورت نهايي انبارگرداني انعكاس يابد.

۱۰- بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهاي سربسته توسط گروههاي شمارش كننده موردشمارش قرارگيرد.

۱۱- در مورد اقلامي مانند مصالح باسنجش خاص ؛ يا نظر كارشناسان(دفترفني)بطور نسبتا معقول برآورد گردد.

۱۲- پس از شمارش در پایان هر روز کلیه انبارها با حضور ناظر حسابرسی _انباردار _و توسط هماهنگ کننده انبار گردانی پلمپ و در روز بعد توسط افراد فوق فک پلمپ میشود .

۱۳- در زمان انبارگردانی عملیات تحویل و تحول در کلیه انبارها متوقف  میباشد .

ج- مرحله بعد از پايان شمارش :

بعد از اتمام عملیات شمارش و تکمیل برگه های شمارش لازم است سرپرست شمارش برگه ها و تگ های شمارش اقلام را جمع آوری نموده و تمامی آنها را در اختیار هماهنگ کننده انبارگردانی قرار دهد. مراحل بعد از شمارش موجودی ها در موارد زیر آمده است:

۱- كليه تگ هاي شمارش (شامل تگ هاي استفاده شده باطل شده واستفاده نشده) به مسئول انبارگرداني جهت كسب اطمينان ازاستفاده درست از تمام برگه هاي شمارش تحويل شوند.

۲- بررسي مغايرت واصلاح مدارك پس از تاييد مديريت امكان پذير خواهدبود.

۳- صورت نهايي انبارگرداني توسط مسئول انبارگرداني تهيه تا پس ازتاييد مسئولين شمارش ومسئول انبار و سرپرست كارگاه جهت هرگونه تصمیم گیری در خصوص کسری و اضافات موجودی ها به مدیریت مالی ارجاع  میشود.

اقدامات لازم در پایان ثبت انبارگردانی در حسابداری شرکت چیست؟

نکته اول: كليه برگه‌هاي شمارش (شامل برگه هاي استفاده شده،‌ باطل شده و استفاده نشده) براي هماهنگ کننده انبار گردانی جهت كسب اطمينان از استفاده درست از تمام برگه‌هاي شمارش ارسال شوند.

نکته دوم: چنانچه نتيجه شمارش اول با مدارك دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آنها توسط گروه شمارش دوم انجام خواهد شد و در صورت مغايرت شمارش سوم با حضور هر 2 گروه شمارش و حسابرسی انبارگردانی براي مشخص شدن عدد نهائي لازم خواهد بود.

نکته سوم: پس از خاتمه شمارش، چنانچه هر گونه اصلاحي در لیستهاي شمارش لازم باشد بايد هر گونه اقدام با آگاهي حسابرسی انبارگردانی براي مشخص شدن عدد نهائي انجام شود.

نکته چهارم: بررسي مغايرات و اصلاح مدارك پس از تأييد هماهنگ کننده انبارگردانی امكان پذيرخواهد بود.

نکته پنجم: برگه‌هاي شمارش و صورت جلسه بايد بوسيله كليه مسئولين (شمارش كنندگان،هم آهنگ كننده وسایر مسئولين شمارش موجوديها) امضاء شود.

نکته ششم: یک نسخه از دو نسخه لیستهاي شمارش مورد استفاده بايد بلافاصله به حسابرسی انبارگردانی تحويل داده شود.

نمونه ای از دستورالعمل و فرم انبارگردانی

در ادامه نمونه ای از دستورالعمل و فرم انبارگردانی و همچنین امکان دانلود فرمهای انبارگردانی را خواهیم داشت.

دستورالعمل انبارگردانی

پایان سال مالی…………

به منظور انجام صحیح و نظام مند عملیات انبارگردانی پایان سال مالی ……………… دستورالعمل انبارگردانی به شرح ذیل جهت اجرا ابلاغ میگردد. این عملیات از تاریخ ……………………. آغاز و در مورخ …………………. به پایان خواهد رسید عملیات مذکور با رعایت ضوابط ذیل انجام خواهد شد:

۱-محدوده شمارش

عملیات شمارش شامل موارد ذیل می شود:
۱-۱-شمارش موجودی مواد اولیه و کار در جریان ساخت (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۲-۱- شمارش موجودی …………………….. (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۳-۱- شمارش موجودی قطعات و سایر موجودیها (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)

۲-وظایف و مسئولیتها

۱-۲- هماهنگ کننده: نظارت کلی و سرپرستی شمارش برعهده هماهنگ کننده است وظایف هماهنگ کننده به شرح ذیل می باشد:
۱-۱-۲- نظارت کلی به نحوه اجرای عملیات انبارگردانی
۲-۱-۲- کنترل چیده شدن اقلام موجود در انبار به صورت قابل شمارش و اطمینان از اینکه هرنوع موجودی حدالامکان در یک محل نگهداری می شود.
۳-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی کالای امانی از سایر اقلام موجودی
۴-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی اسقاط از سایر اقلام موجودی
۵-۱-۲- کنترل برچسبهای نصب شده بر روی کالای موجود در انبار
۶-۱-۲- کنترل مکفی بودن وسایل و ابزار سنجش لازم جهت شمارش
۷-۱-۲- تهیه لیستهای شمارش و تحویل لیستها به سرپرست شمارش
۸-۱-۲- دریافت اوراق شمارش ثبت شده از سرپرست شمارش و نظارت بر ثبت شمارش در سیستم مکانیزه و تهیه لیست مغایر
۹-۱-۲- بررسی و پیگیری مغایرات

۲-۲- سرپرست شمارش: سرپرست شمارش هدایت کلی گروههای شمارش را برعهده دارد و وظایف وی به شرح زیر می باشد:
۱-۲-۲- هماهنگ کردن عملیات شمارش گروههای شمارش
۲-۲-۲- نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش توسط گروههای شمارش
۳-۲-۲- کنترل ورود و خروج اقلام در ضمن شمارش
۴-۲-۲- دریافت برگه های شمارش از هماهنگ کننده و ارائه آن به گروههای شمارش
۵-۲-۲- تقسیم برگه های شمارش بین گروههای شمارش و تعیین محدوده شمارش هر گروه
۶-۲-۲- پاسخگویی به مسائل و مشکلات گروههای شمارش و گزارش نارسائیها به هماهنگ کننده
۷-۲-۲- جمع آوری و تنظیم برگه های شمارش بعد از انجام هر مرحله و تسلیم آن به هماهنگ کننده

۳-۲- گروههای شمارش: شمارش توسط …….. گروه مرکب از یک نفر مسوول و یک نفر شمارشگر انجام خواهد شد.
۱-۳-۲- مسوول گروه شمارش: وظیفه مسوول گروه شمارش نظارت بر شمارش صحیح شمارشگر و ثبت شمارش در اوراق مربوط می باشد.
۲-۳-۲- شمارشگر: وظیفه شمارشگر شمارش اقلام موجودی می باشد.

۳- روش انجام کار

شمارش در دو نوبت به ترتیب ذیل انجام خواهد شد:
۱-۳-برگه های شمارش مطابق نمونه پیوست با استفاده از سیستم مکانیزه توسط هماهنگ کننده تهیه و در اختیار سرپرست شمارش قرار خواهد گرفت.

۲-۳- قبل از آغاز عملیات شمارش آخرین شماره سریال رسید، حواله و برگشتی توسط هماهنگ کننده طی صورتجلسه ای ثبت و به امضای هماهنگ کننده ، مسئول شمارش و مسئول انبار خواهد رسید خواهد شد.

۳-۳- اوراق شمارش بنا به صلاحدید سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد.

۴-۳- به منظور جلوگیری از شمارش مجدد با عدم شمارش برخی از اقلام نواحی شمارش با نظارت سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد و عملیات شمارش توسط هرگروه به ترتیب از محل مشخصی شروع شده و اقلام شمارش شده بنا به تشخیص سرپرست شمارش به وسیله رنگ یا ماژیک علامت گذاری خواهند شد.

۵-۳- در طول مدت شمارش هرگونه ورود و خروج در صورت ضرورت فقط با نظر سرپرست شمارش و امضای برگه های ورود و خروج توسط هماهنگ کننده و با تایید نماینده حسابرسان حسابداری دات کام مستقر در شرکت انجام خواهد شد.

۶-۳- پس از انجام شمارش برگه های شمارش توسط سرپرست شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده تسلیم می گردد و با نظارت وی شمارش در سیستم مکانیزه ثبت خواهد شد. در نهایت سیستم مکانیزه با مقایسه شمارش و کارتهای انبار لیست مغایرت شمارش اول را ارائه خواهد کرد.

۷-۳- در شمارش دوم تنها اقلامی که موجودی آنها طی شمارش اول دارای مغایرت بوده مجددا شمارش خواهد شد، پس از شمارش دوم لیستهای شمارش مجددا در رایانه ثبت و با مقایسه شمارش و کارتهای انبار صورت مغایرت نهایی تهیه خواهد شد.

۴- زمانبندی و معرفی مسوولان

مسوولان انجام انبارگردانی افراد ذیل می باشند:
۱-هماهنگ کننده: ………………..
۲-سرپرست شمارش: …………….

توضیحات در خصوص برخی از قسمت های فایل اکسل مدیریت موجودی کالا :

• تعریف کالا: در صفحه باز شده می بایست مشخصات موجودی کالا را بنویسیم شامل کد کالا،نام کالا،گروه بندی،واحد شمارش،قیمت می باشد.
• تعریف مشتریان: در این بخش میبایست مشتریان مشخص گردد و مشخصات آنها تکمیل گردد.
• تعریف فروشندگان: در این بخش میبایست فروشندگان مشخص گردد و مشخصات آنها تکمیل گردد.
• ثبت فاکتور فروش: در این قسمت می بایست فاکتور فروش ثبت گردد
• ثبت فاکتور خرید: در این قسمت می بایست فاکتورخرید ثبت گردد
• کاردکس کالا: در این قسمت می بایست مقداره وارده و صادره موجودی کالا برای هر کالا مشخص گردد
• ثبت چک: در این قسمت می بایست مشخصات مربوط به چک دریافتنی ثبت گردد.
• چک پرداختنی : در این قسمت می بایست مشخصات مربوط به چک پرداختنی ثبت گردد.
• موجودی کالا: در این بخش شما می توانید مقدار موجودی نهایی کالا را بر اساس وارده و صادره برای هر کالا مشاهده نمایید. با انتخاب شماره کاردکس هر کالا می توانید ریز موجودی کالا را مشاهده نمایید.

دانلود نمونه فرم های انبارگردانی