اگر به تاریخچه حسابداری نگاهی بیندازیم متوجه می شویم که ذهنیت حسابداری از ابتدای زیستن بشر تا رنساس به اشکال مختلفی وجود داشته است، اما اگر نخواهیم راه دور برویم و توجهمان را به حسابداری در عصر امروزی جلب کنیم متوجه می شویم که در دهه های اخیر پیشرفت شگرفی در زمینه علم حسابداری و تکنولوژی های مورد استفاده در این زمینه رخ داده است. وقتی که شاهد تولید نرم افزارهای پیشرفته در زمینه حسابداری هستیم یا در مورد مفاهیمی همچون کدینگ حسابداری می شنویم متوجه می شویم که امروزه نگاه علمی به مبحث حسابداری از هر جهت ظهور و بروز یافته است.
کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری که در معنای لفظی به کدگذاری یا شماره‌گذاری اشاره دارد، یکی از اقدامات ضروری در حسابداری به شمار می‌رود. کدینگ، در واقع کدگذاری حساب‌ها به سطوح اصلی و فرعی است که به نظم‌دهی و استانداردسازی عملیات مالی کمک می‌کند. امروزه، نرم افزار حسابداری با ارائه قابلیت ثبت کدینگ، کار حسابداران را تا حد بسیار زیادی ساده کرده است. کدینگ در نرم افزار حسابداری باعث:
افزایش سرعت و دقت در عملیات مالی
کاهش خطاهای انسانی
تسهیل گزارش‌گیری به‌ویژه حسابرسی مالیاتی
پیش‌بینی شرایط آینده برای سرمایه‌گذاری و تصمیم‌گیری‌های مهم میشود.
شما با کدینگ حسابداری ، الگوی خاص برای یکپارچه‌سازی تراکنش‌های مالی خود تعریف می‌کنید. درنتیجه می‌توان گفت که کدینگ حسابداری برای هر کسب‌وکاری الزامی است و هرچه کسب‌وکار شما بزرگ‌تر باشد، ضرورت استفاده از کدینگ در حسابداری بیشتر و طراحی و تدوین آن پیچیده‌تر میشود.
تهیه صورت‌های مالی شامل ترازنامه، صورت سودوزیان، صورت گردش وجوه نقد و صورت سود و زیان جامع باید با استفاده از کدینگ انجام شوند و همین مسئله، اهمیت کدینگ حسابداری را در کسب‌وکارهای مختلف چندین برابر می‌کند.
گروه حساب:
به گروه حساب به طور معمول یک کد تک رقمی واگذار می شود. گروه های حساب تقریبا همه جا برابر می باشند و مغایرت های اندکی در تعریف دارند.
گروه حساب ها از سرمایه ها آغاز شده و در انتها به حساب های انتظامی می رسد. در صورتی که چیدمان نقد شوندگی را در مورد توجه قرار دهیم، کدینگی با ترتیب زیر خواهیم داشت:
- سرمایه ها
- بدهی ها
- حقوق دارندگان سهام
- درآمد
- هزینه
- حساب های انتظامی
ممکن است که تمامی این گروه ها مطابق با نیاز مشتری، به اشکال زیر تقسیم بندی شوند:
- سرمایه های جاری
- سرمایه های ثابت
- بدهی ها
- بدهی های بلند مدت و…
انواع کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری در چند نوع رایج است که بر اساس نیاز شرکت و نظر حسابداری، یکی از آن‌ها به‌عنوان الگوی مشخص کدینگ تعیین میشود.
- کدینگ سلسله‌مراتبی: رایج‌ترین نوع کدینگ در حسابداری است که نظم و دقت بالایی دارد و محدودیتی در تعریف حساب‌ها و داده‌ها ایجاد نمی‌کند.
- کدینگ متوالی: کدینگ متوالی یا سریالی نیز در حسابداری بسیار استفاده میشود که اعداد متوالی به حساب‌ها و داده‌ها اختصاص پیدا می‌کنند.
- کدینگ حفظی: مختصرنویسی و علامت‌گذاری حساب‌ها بر اساس حروف اول آن‌هاست؛ مانند «ب-ت» یعنی بهای تمام‌شده.
- کدینگ توده‌ای: تخصیص اعداد مشخص به حساب‌هاست که فقط در یک دوره مالی کاربرد دارد.
- کدینگ وجهی: کدگذاری قراردادی است که در آن هر عدد، معرف یک نوع حساب باشد.
پیشنهاد میشود مقاله نرم افزارهای حسابداری را مطالعه کنید
حساب های معین:
حساب معین برای تعیین کردن نکات حساب کل مورد استفاده قرار می گیرد، برای مثال شامل مقدار موجودی نقد و بانک مانند جزئیات بانک ها، صندوق و … می باشد. ارزش حساب های معین کم تر از حساب های کل نیست.
حساب های معین در سازمان دهی و تنظیم چرخش حساب و جداسازی ریز موجودی حساب ها، هزینه ها و درآمدها نقش مهمی داشته و به تصمیم گیری های مدیران و شرایط مالی کمک می کند. برای حساب معین به طور معمول بین چهار تا شش عدد کد با در نظر گرفتن کد حساب کل در نرم افزار مالی لازم می باشد.
حساب های تفصیلی:
کوچک ترین سطح حساب ها، حساب های تفصیلی می باشند. در هر شرکت اقتصادی حساب تفصیلی به طور کامل طبق فعالیت آن کارگروه تعیین می شود. اسم مشتریان، حساب های بانکی و دیگر سر فصل های ویژه هر مجموعه در این سطح جای می گیرد.
علاوه بر این چگونگی برخورد با تراز تفصیل حساب ها و تعداد سطح های تفصیل مورد توجه در هر شرکت اقتصادی می تواند تفاوت داشته باشد. هم اکنون تعداد زیادی از نرم افزارهای حسابداری شرایط استفاده از تفصیلی شناور را مهیا کرده اند.
این نوع از حساب های تفصیلی، به شکل جداگانه از حساب معین تعریف می شود و برای هر کدام از حساب ها در نرم افزار مالی یک کد حساب ویژه نسبت داده می شود. در زمان ثبت کردن سند تعیین می شود که این حساب جزو کدام حساب معین می باشد. این نحوه کد دهی گزارشات بسیار مهم و جامعی را به حسابدار ارائه می دهد.
مطابق با نیاز هر شرکت اقتصادی، در سطوح پایین تر از حساب معین، امکان دارد بیش تر از یک حساب تفصیلی مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال در شرکت های پیمانکاری در بسیاری از موارد، پروژه ای در بین پیمانکاران خرد تقسیم می شود که در این شرایط پروژه یک سطح تفصیل و پیمانکار خرد هم یک سطح دیگر تفصیل محسوب می شود.
