خزانه داری، در واقع یکی از زیر شاخه های حسابداری محسوب می شود که در اغلب کسب و کار ها، خزانه دار را از بین حسابداران معتمد و حرفه ای مجموعه انتخاب می کنند. تمامی عملیات های کسب و کار ها لازم است که در سیستم حسابداری ثبت شوند. ثبت اسناد و کنترل مغایرت گیری آنها (چک، سفته، برات)، دریافت و پرداخت وجوه و سایر عملیات به عهده خزانه دار است.
خزانه و خزانه داری
خزانه مکانی است که در آن دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی شامل وجوه نقد، اموال و… نگهداری میشود و عملیات خزانه داری فعالیت‌هایی شامل ثبت های حسابداری خزانه داری، کنترل و سازماندهی اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است.
خزانه و خزانه داری 3 کاربرد یا معنای متفاوت دارد:
- خزانه دولتی که درآمدها و هزینه‌های دولت را زیر نظر دارد. مثل وزارت اقتصاد و دارایی که زیر نظر خزانه داری کل کشور فعالیت می‌کند.
- خزانه ای که در آن دارایی‌های مالی یا کالاهای گران‌قیمتی مثل طلا و الماس نگهداری میشود.
- خزانه ای که سرمایه‌های نقدی و غیر نقدی یک سازمان در آن نگهداری، سازماندهی و مدیریت میشود و منظور از خزانه داری در حسابداری، این دسته از فعالیت‌ها است.
وظایف حسابدار خزانه:
وظایف مشخص شده برای حسابدار وجوه (خزانه داری)، در شرکت ها و موسسات با توجه به نیاز آنها و دیدگاه مدیران ارشد مالی، ممکن است متغیر باشد.
حدود مسئولیت هـا و اخـتیارات حسابدار وجوه (خزانه داری):
- نگهداری و کنترل حساب های بانکی شرکت
- صدور و دریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی
- نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار
- رفع مغایرت های بانکی
- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری
- پیگیری امور مربوط به ضمانت نامه های بانکی و اعتبارات
- ثبت اسناد حسابداری مرتبط
عملیات نقدی حسابداری خزانه
شامل فعالیت‌هایی مثل واریز، برداشت و یا انتقال حساب‌ها، تنخواه‌گردانی و ساماندهی کلیه حساب‌های نقدی یک موسسه، شرکت یا سازمان است. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام میشود، ثبت و طی آن، یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار میشود. مثلا عملیات نقدی بین حساب‌های داخلی شرکت و یا بین حساب‌های شرکت و افراد طرف قرارداد با شرکت.
اسناد خزانه اسلامی:
اسناد خزانه اسلامی به اوراق بهادار با نامی گفته می شود که دولت برای تامین بدهی های خود برای طرح های تملک دارایی های سرمایه ای با قیمت اسمی و سررسید معین به طلبکاران غیر دولتی واگذار می کند.
نکته: دارنده این اوراق می تواند در صورت نیاز مالی، این اوراق را در بازار ابزار های نوین مالی فرابورس ایران بفروشد.
شرح وظایف حسابدار خزانه
شرح وظایف حسابدار خزانه به صورت تخصصی:
- ثبت اسناد دریافتی و پرداختی
- ثبت چک های دریافتی از طرف حساب ها
- صدور چک های پرداختی طبق دستور پرداختی ها
- تحویل و رسید پرداخت از چک به مشتری
- دریافت و ثبت چک ها و سفته ها و ضمانت های طرف حساب ها
- آلارم های به موقع تا تامین منابع مالی جهت چک های صادره
- زمان بندی جهت پرداخت چک به طرف حساب ها
- تحویل اسناد ضمانت نامه طرف حساب ها پس از اخذ تاییدیه ها
- زمان بندی و درخواست جهت صدور دسته چک جدید
- ثبت چک ها و اسناد پرداختی در سیستم
- ارائه هر گونه گزارشات مربوطه و کلیه اموری که از طرف شرکت به خزانه داری محول می گردد
- پرداخت حقوق کارکنان طبق آیین نامه های داخلی مدیریت دارایی های جاری
شرح وظایف حسابدار خزانه برای نگهداری اسناد و مدارک:
- طبقه بندی و نگهداری اسناد ضمانت نامه ها
- طبقه بندی و نگهداری چک های دریافتی از مشتریان
- نگهداری کلیه اسناد مالی مربوط به خزانه داری
- نگهداری چک های برگشتی تا زمان استرداد
- بک آپ از نرم افزار های حسابداری به صورت دوره ای
- استفاده از دفتر چک علاوه بر نرم افزار حسابداری
- استفاده از دفتر صندوق علاوه بر نرم افزار حسابداری
اخلاق حرفه‌ای برای تمامی کارکنان داخل خزانه
تمامی افرادی که داخل خزانه و حسابداری مشغول به فعالیت و کار هستند باید اخلاق حرفه‌ای داشته باشند و این به منظور افشا نکردن راز‌های داخل حسابداری خزانه مانند حساب‌های مالی و میزان موجودی خزانه که هیچ شخصی نباید از آنها اطلاعاتی داشته باشد به جز واحد مالی که وظیفه گردش حساب را دارد، است.
حسابداری خزانه باید تا حد امکان از ورود افراد متفرقه به داخل خزانه‌داری جلوگیری نماید و تا حد امکان با حسن اخلاق و رفتار مناسب این نکته را به همگان اعلام دارد که نباید به این مکان وارد شوند و ورود آنها می‌تواند باعث شود که اگر مشکلی در خزانه‌داری ایجاد شود، مقصر رتبه اول آن مشکل، شخصی است که به داخل خزانه راه یافته است.
یکی از مهمترین وظایف کارکنان خزانه به خصوص حسابداران این است که اگر رفتار مشکوک از یکی از کارکنان مشاهده شود باید حتماً به مدیریت اعلام شود البته این نکته فراموش نشود که اگر آدم شکاکی هستید نمی‌توانید به عنوان حسابدار و کارکنان در خزانه مشغول شوید زیرا باعث میشود که رفتار اکثر افراد را به صورت مشکوک مشاهده نمایید و این کار را برای شما و مدیران شرکت مشکل ساز می‌کند.
وظیفه دیگر جلوگیری کردن از جابجایی نوبت پرداخت‌ها می‌باشد که باعث مشکلات زیادی برای شرکت می‌شوند و تحت هیچ شرایطی نباید نوبت پرداخت‌های مختلف حتی به مبالغ کم توسط افراد مختلف تغییر یابد.
شرح وظایف حسابدار خزانه به منظور کنترل های مالی:
- کنترل چک های پرداختی
- کنترل مداوم حساب های بانکی
- رفع مغایرت های خزانه با بانک ها
- کنترل چک های دریافتی از همه جوانب
- کنترل صورت حساب تنخواه گردان
شرح وظایف حسابدار خزانه از جهت هماهنگی با حسابداری مالی:
- هماهنگی با سایر واحد ها جهت آزاد سازی ضمانت نامه مشتریان
- هماهنگی با سایر واحد های مالی جهت ارائه گزارشات بر اساس آئین نامه های داخلی
- هماهنگی لازم جهت پرداخت تنخواه گردان
- هماهنگی با صندوق ها جهت واریز و برداشت
- هماهنگی با واحد مالی کل جهت تراز بودن حساب های نقدی
- هماهنگی با سایر شرکت های وابسته جهت تسویه حساب ایشان
انواع اسناد خزانه داری
کلیه امور مربوط به خزانه داری در حسابداری به وسیله اسناد، به عنوان مهمترین چیزی که حسابدار خزانه با آن سر و کار دارد؛ انجام میشود. مهمترین اسناد خزانه داری عبارتند از:
- اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت مثل چک‌های دریافتی یا چک‌های برگشتی
- اسناد ضمانت‌نامه
- اسناد مالی مربوط به خزانه
شرح وظایف حسابدار خزانه از جهت اخلاق حرفه ای:
- عدم افشای اطلاعات خزانه به افراد غیر مرتبط
- عدم ورود فیزیکی سایر افراد به واحد خزانه داری
- اطلاع رسانی به مدیریت در صورت احراز حرکات مشکوک پرسنل خزانه
- جلوگیری از هرگونه ملاحظه در جا به جا کردن نوبت پرداخت ها
- اطمینان کامل از صحت ضمانت های دریافتی
- ترجیح منافع شرکت به منافع اشخاص
شرح وظایف حسابدار خزانه از جهت همکاری:
- همکاری با رئیس حسابداری
- همکاری با حسابرس داخلی
- همکاری با مدیریت در هنگام لزوم
- همکاری با سایر واحد های تابعه
- هر گونه همکاری که بر اساس آئین نامه و بخشنامه به عهده حسابدار خزانه می باشد
مزایای استفاده از خزانه داری در حسابداری
وجود یک سیستم خزانه داری در حسابداری برای بنگاه‌های اقتصادی به دلیل پیچیدگی‌های عملیات‌های نقدی و غیر نقدی و سازماندهی و مدیریت آنها و ضرورت پاسخگویی به سهام‌داران و شرکای تجاری یک سازمان اهمیت زیادی دارد. مزایای حسابداری خزانه عبارتند از:
- مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت‌های مختلف وصول نشده، در جریان وصول، وصول شده، برگشتی، واگذار شده یا نقد شده.
- امکان تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت‌های مختلف پاس نشده، پاس شده یا عودت یافته.
- انجام کلیه عملیات مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و… به صورت خودکار
- امکان نگهداری به روز اطلاعات صندوق‌ها و بانک‌ها
- ارائه گزارش‌های مختلف مالی مثل ریز دریافت‌ها و پرداخت‌ها، گزارش موازنه منابع و مصارف، گزارش موجودی صندوق و…
- بایگانی نامه‌ها، اسناد حسابداری امـور مالی و پرونده‌های طبقه‌بندی شده به گونه ای که دسترسی به آنها در حـداقل زمان ممکن میسر باشد.
- نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تدوین گزارش‌های لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان از آنها.
- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارش‌های روزانه از موجودی بانک‌ها و کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها
پیشنهاد می کنیم، مقاله حسابداری تعهدی را مطالعه کنید
