با شکل گیری و بزرگ تر شدن شرکت ها و موسسات در طی چند دهه اخیر، فعالیت های ریز و درشت آن ها چند برابر شد. هر یک از این فعالیت ها نیازمند هزینه های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه های زیادی را به جای می گذاشت. در این شرایط، مدیریت هزینه ها به یک دغدغه مهم برای مجموعه های مختلف تبدیل شده بود. از طرف دیگر این برای پرداخت این هزینه ها نیاز به طی کردن فرآیندهای اداری هم وجود داشت که باعث تلف شدن وقت زیادی از مجموعه نیز می شد.
برای مثال، برای خرید ملزومات اداری از طرفی نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود داشت و از طرف دیگر باید برای حمل و نقل این موارد هزینه های جداگانه ای پرداخت می شد. هر کدام از این پرداخت ها و طی کردن فرآیندهای اداری هر یک هزینه و زمان تلف شده بسیاری برای شرکت ها به همراه داشت. راه حلی که برای این مسئله در نظر گرفته شد استفاده از تنخواه گردان حسابداری بود.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه های جزئی شرکت ها و موسسات نگهداری می شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه دارد.
حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می شوند و هزینه زیادی را تشکیل می دهند. همه هزینه هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می شود باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود.به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.
تنخواه دار کیست؟
در هر شرکت مبلغ تنخواه گردان در اختیار شخص یا اشخاص خاصی قرار میگیرد و پرداخت هزینه های جزئی شرکت از محل تنخواه بر عهده ان شخص میباشد. به این شخص تنخواه دار یا مسئول تنخواه میگویند. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت میشود. این فرد میتواند رئیس حسابداری، حسابدار یا تدارکات باشد. تنخواه دار باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند چرا که این کار خلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار میباشد.
مهمترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟
اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان شامل این 3 مورد است:
- پرداخت آسان و سریع هزینه ها: با استفاده از تنخواه هزینه های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.
- کاهش حجم عملیات های حسابداری: استفاده از تنخواه برای پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می شود. هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می کند و عملیات حسابداری را در شرکت طولانی تر و پیچیده تر می کند، اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می کاهد.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.
پیشنهاد میشود مقاله صندوق در حسابداری چیست؟ را هم مطالعه کنید
انواع تنخواه گردان را می شناسید؟
به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست های داخلی شرکت به چند دسته تقسیم می شود. تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن ها ارائه می کنیم.
1. تنخواه گردان ثابت
در حال تنخواه گردان ثابت با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص برای هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز ش3رکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که در تنخواه گردان ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده انجام شود.
2. تنخواه گردان متغیر
در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می شود برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
ترمیم تنخواه گردان به چه معناست؟
فرایند ثبت در تنخواه گردان در چهار مرحله انجام میشود که یکی از مراحل آن ترمیم تنخواه گردان است:
۱- فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان
۲- فرایند ثبت هزینه تنخواه گردان
۳- فرایند ترمیم حساب تنخواه گردان
۴- فرایند بستن حساب تنخواه گردان
نکته: در روش ثبت تنخواه گردان به روش ثابت این دو مرحله با هم ادغام میشود.
برای سند ترمیم تنخواه گردان این مورد در اسناد حسابداری ثبت میشود:
| شرح حساب | بدهکار | بستانکار |
| تنخواه گردان | *** | |
| موجودی نقد و بانک | *** |
ماهیت تنخواه گردان در حسابداری و عملیات مالی حساب تنخواه
ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت درست شبیه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می شود مبلغ آن افزایش پیدا می کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می کند.
برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه و از انجام عملیات های مالی نیز باید از یکی از روش های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد. البته اکنون با استفاده از نرم افزار حسابداری حرفه ای می توانید به راحتی عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است. اما چه چیزی تنخواه گردان را از صندوق متمایز می کند؟ تفاوت حساب تنخواه گردان با حساب صندوق در چه چیزهایی است؟
اول از همه اینکه پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود باید به صورت روزانه ثبت شود، اما پرداخت هایی که توسط حساب تنخواه انجام می شود باید در زمانی که واریز هزینه ها انجام می گیرد ثبت شوند.
ضمنا پرداخت های حساب تنخواه معمولا جهت هزینه های مشخص شده انجام می گردد، اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند.
چند نکته در مورد افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
در صورتی که تمایل داشته باشید در تصاویر زیر می توانید نمونه هایی از فرم تنخواه گردان حسابداری را مشاهده کنید. لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری می توانند به راحتی چنین فرم هایی تهیه کنند و عملیات های حسابداری تنخواه را به راحتی انجام دهند. البته قبل از اینکه قصد تهیه یک نرم افزار حسابداری را داشته باشید بهتر است با ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری را به بهترین نرم افزار حسابداری تبدیل می کند آشنا شوید.
دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست؟
حساب تنخواه جزء حساب‌های دائمی است و باید مانده آن به سال مالی جدید منتقل شود؛ بنابراین، مانده این حساب را در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه واختتامیه» صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده را طی سند افتتاحیه به سال بعدی منتقل کنیم.
بعضی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند مانده تنخواه را در پایان سال مالی صفر کنند و تمام مبلغ موجودی تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز می‌کنند و در سال بعدی مبلغی را از حساب بانکی به تنخواه دار پرداخت می‌کنند.
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان
رسید تنخواه به رسیدی گفته می شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می شود و نشان دهنده این است که چه مبلغی هزینه شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا گردد.
البته برای اینکه رسید جنبه رسمی پیدا کند باید دارای شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز باشد. در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینه های تنخواه گردان از اسناد مربوطه تنخواه هستند.
در این میان پیشنهاد می کنیم در صورتی که قصد دارید اطلاعات بیشتری در مورد اظهارنامه مالیاتی و نحوه تهیه و تکمیل آن بیشتر بدانید مقاله اظهارنامه مالیاتی چیست را مطالعه کنید.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
در پایان ذکر این نکته مهم را فراموش نکنیم که در بعضی از مجموعه ها حساب تنخواه در پایان سال یا دوره مالی مورد نظر بسته می شود و در برخی موارد نیز مانده حساب آن به دوره بعدی منتقل می شود.
در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه گردان نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می گیرد.
