در هر حرفه ای برای انجام درست فعالیت نیازمند ابزار هستیم؛ حتی اگر شما بخواهید نقاشی بکشید، به کاغذ، مداد رنگی، خط کش و … نیاز دارید. حرفه حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیست و شما به‌عنوان یک حسابدار برای انجام درست وظیفه خود نیازمند ابزارهایی هستید. در این مقاله با برخی از ابزارهای حسابداری آشنا شده و نقاط مثبت و منفی هرکدام را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت.
آگاهی از استاندارد های حسابداری
ابزار های حسابداری یکی از اولین و مهم‌ترین ابزارهایی است که برای انجام فعالیت‌های حسابداری، به آن نیاز دارید، و از مهم تریت کار ها آشنایی با استانداردهای حسابداری است. این دسته از استانداردها، به طور کلی، شامل مقررات حاکم بر انجام امور حسابداری هستند. بنابراین به عنوان یک قاعده کلی و ثابت، مورد پذیرش همگانی قرار گرفته‌اند. لازم به ذکر است که این استانداردها مشتمل بر ده‌ها اصل و قاعده هستند. از طرف دیگر، هر یک از این اصول و قواعد نیز کارایی خاص خود را دارند، لذا اهمیت بسیار زیادی دارند.
بنابراین با مطالعه و آگاهی از این استانداردها، می‌توانید دامنه کاربرد هر یک را پیدا کنید و از طریق آن، چهارچوب فعالیت خود را بنا سازید. لازم به ذکر این نکته است که این استانداردها، زبان علمی و حرفه‌ای دارند. لذا تمامی افراد نمی‌توانند به صورت دقیق، آن‌ها را درک کنند و یا پیاده سازی نمایند. بنابراین لازم است در زمینه زبان استانداردهای علم حسابداری، تخصص کافی داشته باشید تا بتوانید از این زبان در راستای فعالیت حسابداری و مالی خود بهره‌مند گردید.
زبان تخصصی در حسابداری
با دانستن زبان انگلیسی و به خصوص زبان تخصصی رشته حسابداری می‌توان در شرکت هایی که دارای شرکای خارجی هستند مشغول به کار شد که اکثر این شرکت ها دارای درآمد زیادی هستند. از این رو کارمندان نیز از نظر حقوق و مزایا درآمد بهتری دارند.
قوانین بیمه در حسابداری
دانستن قوانین بیمه و قوانین وزارت کار در ابزارهای حسابداری بسیار با اهمیت است. بهتر است یک حسابدار قوانین زیر را به عنوان ابزاری در حسابداری دانسته و اعمال کند:
- ارسال لیست بیمه ماهانه
- نحوه محاسبه اضافه کاری کارمندان
- نحوه محاسبه حقوق و دستمزد
- نحوه محاسبه حق بیمه و حقوق و مزایای متعلقه در زمان ایام مرخصی که از نظر وزارت کار و رفاه اجتماعی قابل قبول است
- بیمه بیکاری در صورت ترک کار کارمند
- عیدی و سنوات
قوانین مالیات در حسابداری
آشنایی با قوانین مالیاتی و انجام این قوانین از نیازهای ضروری در حسابداری است و هر حسابدار موفق باید با این قوانین آشنایی داشته باشد. از جمله موارد کاربردی عبارت است از:
- ارسال الکترونیکی مالیات عملکرد سالانه
- ارسال الکترونیکی اظهارنامه ارزش افزوده و معاملات فصلی
- آشنایی با قوانین مالیاتی اجاره ملک
- آشنایی با قوانین مالیاتی خرید و فروش
- آشنایی با قوانین انبارداری و موجودی کالا
- آشنایی با قوانین مالیاتی هزینه
- آشنایی با قوانین مالیات بر درآمد حقوق
پیشنهاد می‌شود مقاله تاریخچه مالیات در جهان را مطالعه کنید
ماشین حساب، کاغذ و قلم
همان‌طور که می‌دانید در حال حاضر، فناوری در تمامی زمینه‌ها پیشرفت کرده است. این دسته از پیشرفت‌ها، باعث شده تا در این زمان، صحبت کردن از کاغذ و قلم و یا حتی ماشین حساب، عجیب و غیر معمول به نظر برسد. اما لازم است به این نکته نیز توجه داشته باشید که با وجود پیشرفت‌های تکنولوژیک و همه جانبه در زمینه ابزار و تجهیزات، باز هم به دلیل انجام برخی از محاسبات مالی، به ابزاری مانند کاغذ و قلم و ماشین حساب نیاز داریم.
نکته
لازم است بدانید که نمی‌توانید صرفا از این ابزارها برای انجام امور پیچیده مالی و محاسباتی استفاده کنید. چرا که از یک طرف، این ابزار احتمال خطا دارند و از طرف دیگر وقت و زمان بسیار زیادی را از ما تلف خواهند کرد. در این بخش بد نیست نگاهی به روند تغییر و تحولات ماشین حساب بیندازیم و تاریخچه مختصری از آن را مرور کنیم.
روند تغییر و تحولات ماشین حساب و تاریخچه مختصر آن
همان‌طور که می‌دانید قرن‌های پیشین، از انواع چرتکه‌های چوبی در بازارهای کشورهایی مانند ایران، چین و… استفاده می‌شد. این ابزار اولین ماشین حساب‌هایی بودند که مورد استفاده قرار می‌گرفتند. بعد از این ابزار، ماشین حساب‌های آنالوگ ساخته شدند که برای محاسبات نجومی، مورد استفاده قرار می‌گرفتند. از جمله این ماشین حساب‌ها می‌توان به اسطرلاب اشاره کرد. پس از آن نیز ماشین‌های مکانیکی دیگری ساخته شدند که بسیار بزرگ بودند. از جمله این محصولات می‌توان به ساعت نجومی اشاره کرد که توسط بدیع الزمان جزری ساخته شد.
روند تغییر و تحولات ماشین حساب
این ابزار در حقیقت اولین کامپیوتر آنالوگ و قابل‌برنامه‌ریزی محسوب می‌شد و برای ضرب و تقسیم اعداد به کار می‌رفت. اما در نیمه اول قرن بیست ماشین حساب‌های مکانیکی توسعه پیدا کردند که به وسیله موتور کار می‌کردند. این ماشین حساب‌ها می‌توانستند اعمال جمع و تفریق و ضرب و تقسیم را انجام دهند. پس از آن در سال‌های بعد، انواع و اقسام مختلفی از این ابزارها ساخته شد که هر یک، ابعاد، وزن و کاربرد متفاوتی داشتند. در حال حاضر در کنار استفاده از انواع مختلف ماشین حساب در هنگام محاسبات حسابداری، از ابزارها و تجهیزات پیشرفته‌تری نیز استفاده می‌شود.
ابزار های آفیس
از دیگر ابزارهای مورد نیاز برای انجام فعالیت‌های حسابداری و مالی، می‌توان به مجموعه ابزارهای آفیس اشاره کرد. همان‌طور که می‌دانید از میان این ابزار، ورد و به ویژه اکسل می‌توانند در این زمینه، کمک بسیار قابل توجهی به حسابداران نمایند. نرم‌افزار اکسل، به حسابداران کمک می‌کند تا محاسبات مالی و پیچیده زیادی را انجام دهند و با کم‌ترین میزان خطا مواجه شوند. از طرف دیگر استفاده از این ابزار حسابداری، معایبی نیز دارد.
ابزار های آفیس
کاربردی ترین نرم افزار آفیس در حسابداری اکسل است که می‌توان موارد زیر را در آن انجام داد:
- نگهداری رویدادهای مالی به صورت جداگانه
- کنترل موجودی کالا و انبار
- طبقه بندی دلخواه اطلاعات
- تهیه گزارشات مالی
- تهیه جدول حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات
- استفاده از توابع
- تهیه صورت مغایرت بانکی
- جمع آوری مدارک ناقص به صورت منظم در صورت نداشتن نرم افزار
- انجام شروط مختلف با فیلترهای مختلف در اکسل
- تهیه کاربرگ های حسابرسی
- عملیات جمع با استفاده از تابع sum
- استفاده از تابع SLN برای محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم
- استفاده از تابع DB برای محاسبه هزینه استهلاک به روش نزولی
پایگاه ها و سیستم های ابری برای ذخیره سازی داده
در صورتی که قصد داشته باشید عملیات حسابداری خود را در بستر وب و به صورت آنلاین انجام دهید پایگاه‌های داده‌ای که به صورت ابری در اختیار شما قرار داده شده‌اند، می‌توانند ابزار بسیار مناسبی برای محاسبات پیچیده مالی و حسابداری به شمار روند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما می‌توانید بدون هیچ‌گونه سختی و زحمت، داده‌ها و اطلاعات مورد نظر خود را در فضا و بستر وب ذخیره و نگهداری کنید. بنابراین در هر زمانی که بخواهید می‌توانید از پایگاه‌ها و داده‌های خود استفاده نمایید و از طرف دیگر، حتی در شرایطی که دستگاه شما دچار آسیب و خدشه و یا خرابی شود، داده‌های شما از بین نخواهند رفت.
نکته
در حال حاضر، حسابداران با تعداد زیادی گزارش، فاکتور، اسناد و… سر و کار دارند که تمامی آن‌ها در یک سیستم کامپیوتری، ذخیره و بارگذاری می‌شوند. سیستم‌های ذخیره‌سازی آنلاین می‌توانند چندین گیگ از این اطلاعات را در خود ذخیره و نگهداری کنند. لازم است بدانید که در شرایط فعلی، روش ضبط و نگهداری داده‌ها به صورت آنلاین، یکی از پرکاربردترین و در عین حال کارآمدترین روش ذخیره و نگهداری از داده‌های مالی و حسابداری به شمار می‌رود.
از سوی دیگر استفاده از این پایگاه‌ها برای ذخیره‌سازی داده‌ها نیز دارای معایبی است. از جمله این معایب می‌توان به مسئله پراکندگی داده‌ها اشاره کرد. لذا شما با استفاده از این ابزارها نیز نمی‌توانید تمامی داده‌ها و امکانات کاری خود را در یک جا جمع‌آوری نمایید و از آن‌ها استفاده کنید.
سیستم هشدار
در سیستم هشدار دیگر نیازی به انجام کار هایی که باید یادآوری شوند و روی کاغذ نوشته شوند، مانند: ارسال صورتحساب برای مشتریان و یا واریز وجه به حساب بانک جهت وصول چک، نیست. سیستم هشدار این امکان را به شما می‌دهد که کارهایی که نیاز به یادآوری دارند را به شما روی صفحه نمایش نشان دهد.
نرم افزار های حسابداری
همان‌طور که می‌دانید در حال حاضر نرم افزارهای زیادی برای انجام عملیات حسابداری، طراحی و ساخته می‌شوند. این ابزار از جمله بهترین ابزارهایی هستند که می‌توانید در زمینه امور مالی و حسابداری از آن‌ها استفاده کنید. این دسته از تجهیزات نوین، می‌توانند تمامی مسایل و مشکلات مربوط به علم حسابداری را حل و فصل نمایند. از طرف دیگر مشکل پراکندگی داده‌ها و اطلاعات نیز از طریق استفاده از این‌گونه نرم‌افزارها برطرف خواهد شد.
بنابراین می‌توانید با استفاده از انواع مختلف افزونه‌ها در نرم افزار حسابداری خود، محاسبات پیچیده مالی را انجام دهید و در این کار، سرعت بسیار بالایی نیز داشته باشید. محاسبات مالی از طریق استفاده از این ابزارهای نوین، بدون خطا انجام خواهند شد. از طرف دیگر می‌توانید به طور هم زمان چند پروژه حسابداری را پیش ببرید و آن را کنترل کنید.
نکته
همان‌طور که می‌دانید بسیاری از افرادی که قصد عملیات حسابداری دارند به اندازه کافی در این کار تجربه ندارند. بنابراین این افراد با استفاده از انواع مختلف نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توانند تمامی امور مورد نظر خود را به انجام برسانند. چراکه این دسته از تجهیزات به نحوی طراحی شده‌اند که می‌توانند امکانات انجام ابتدایی‌ترین امور حسابداری و مالی در کنار پیشرفته‌ترین امور را فراهم کنند.
لازم به ذکر است که افرادی که از نرم افزارهای پیشرفته حسابداری استفاده می‌کنند می‌توانند عملیات گوناگون و متنوعی را به انجام برسانند.
