۰921-674-1368

سیراف حساب

ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب و مناسب چیست؟

چرا انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان ها امری بسیار حیاتی است ؟ یکی از مهمترین و چالش برانگیزترین جنبه های راه اندازی هر کسب و کار، ثبت اطلاعات مالی، هزینه های ورودی و خروجی و محاسبه سود در هر زمان است. اگر صاحب یک بیزنس استارت آپی هستید، احتمالا مدیریت همه امور اداری و مالی کمی برایتان راحت تر باشد. اما در مورد شرکتهای بزرگتر، حجم بالای صورتحساب ها و داد و ستد در هر دوره می تواند ثبت وقایع مالی تجارت را دشوار کند.

به همین دلیل انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری از ابتدا، یکی از ملزومات مدیریتی برای سازمان ها و شرکت هاست. و این بدان معنی است که باید از نرم افزارهای حسابداری کارآمد و مناسب برای کسب و کار بهره گرفت.

“بهترین نرم افزار حسابداری” به چه معنی است؟

آیا عبارت “بهترین نرم افزار حسابداری” عبارت درستی است؟ این سوال بسیار فریبنده است ولی سوال صحیحی نیست. زیرا که چیزی به نام بهترین به معنای عام آن وجود ندارد. اما چرا این سوال را می پرسیم و در مورد آن جستجو میکنیم و از دیگران برای پاسخ به آن مشورت می خواهیم ؟ زیرا ما به عنوان انسان همیشه طالب بهترین ها هستیم. اگر به ما باشد ما می خواهیم ترکیب بهترین، ارزان ترین، با کیفیت ترین، جامع ترین، سریعترین و بسیاری ترین های دیگر را در یک محصول و در بحث ما در یک نرم افزار در کنار هم داشته باشیم. اما چنین چیزی ممکن نیست. بعضی از این صفات با هم تضاد دارند.

پس مقالاتی را که با این عنوان و تا کنون خوانده اید فراموش کنید تا در این مطلب با نگاهی دقیق تر و واقعی تر به این موضوع بپردازیم و بتوانیم و راهنمای دقیقی داشته باشیم در انتخاب نرم افزار حسابداری .

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری:

یکی از مواردی که در بسیاری از سازمان ها مهم است و مورد توجه قرار می گیرد، سهولت استفاده و کارایی نرم افزار حسابداری می باشد. همچنین از عوامل مهمی که در این زمینه می توان به آنها اشاره نمود، موارد زیر ذکر شده است:

شروع به کار تازه:

استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب از همان آغاز کار، کسب و کار مورد نظر را برای موفقیت در طول مسیر آماده می نماید.

کسب و کارهای در حال رشد:

اگر کسب و کار مورد نظر به سرعت در حال رشد و توسعه باشد و برای آن برنامه ریزی صورت گرفته باشد، استفاده از یک سیستم حسابداری دستی ناکارآمد باعث پیچیدگی امور حسابداری و مالی آن می گردد.

بنابراین اگر قرار است که در شرکتی از نرم افزار حسابداری استفاده شود، باید به گونه ای باشد که در صرف زمان و پول برای کسب و کار در حال رشد، صرفه‌ جویی کند که این کار از طریق خودکار کردن فرآیندها و انعطاف بالای سیستم مالی کسب و کار امکان پذیر می باشد.

دسترسی سریع به اطلاعات مالی و مشتریان:

این نرم افزار به کاربر، امکان دسترسی ساده به پایگاه داده هر دو اطلاعات مالی و مشتریان را می ‌دهد. همچنین با وجود آن می توان تمامی جزئیات در مورد مشتریان و فروشندگان، مانند اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و شرایط اعتباری را وارد نمود.

سمت و سو دادن به عملیات مالی شرکت:

یک نرم افزار حسابداری خوب و دقیق، می تواند با انجام وظایف مختلف، تمام عملیات شرکت را یک پارچه کرده و به طور خودکار داده ها را از سیستم‌ های دیگر، مانند سیستم های انبار گردانی و موجودی کالا، سیستم فروش، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سایر زیر سیستم های مرتبط وارد نماید.

پیچیدگی سیستم فعلی:

اگر نرم افزاری که در حال حاضر در شرکت مورد استفاده قرار می گیرد، بیش از حد پیچیده است، راه ‌حل آن استفاده از نرم افزار هایی می باشد که مخصوص کسب و کارهای کوچک ساخته شده است.

رعایت قوانین و مقررات:

بسیاری از نرم افزار های حسابداری، انجام اعمال ضروری مانند قوانین مالیاتی و قانون های تجاری را انجام می ‌دهند و راهنمای خوبی برای کسب اطمینان در این امور هستند.

بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من کدام است؟

اگر تا کنون لیستی از نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار را تهیه کرده اید و بر اساس حداقل امکانات مورد انتظار از یک نرم افزار حسابداری آنها را فیلتر کرده اید. در این بخش معیارهایی را معرفی می کنیم که بر اساس آن شما می توانید بهترین نرم افزار حسابداری که مناسب شرایط، بودجه و کسب و کار شماست را انتخاب کنید.

نکته حائز اهمیت این است که معیار بودجه را به عنوان آخرین مرحله در نظر بگیرید. زیرا در غیر این صورت ممکن است صرفا به خاطر قیمت نرم افزاری را انتخاب کنید که با شرایط و نیازهای کسب و کار شما همخوانی نداشته باشد.

پیشنهاد میشود مقاله کدینگ نرم افزار مالی را مطالعه کنید

مدیریت اطلاعات:

گزارش های تولید کالا می تواند در خصوص کنترل کسب و کار به بخش مدیریت کمک زیادی کند. مثلا تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری باید مورد رسیدگی قرار گیرند و حساب سود و زیان و ترازنامه به صورت دقیق تری تهیه و تنظیم گردند.

خوانایی:

با استفاده از نرم افزار حسابداری می توان اطلاعات حسابداری را چاپ نمود که باعث بهبود خوانایی اسناد می گردد و روند بهره وری را افزایش می دهد.

بهره وری:

استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می گردد که جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر صورت گیرد و کنترل میزان موجودی بهبود یابد.

هدف از خرید بهترین نرم افزار حسابداری

یکی دیگر از مواردی که باید برای خرید بهترین نرم افزار حسابداری در نظر گرفته شود، هدف از خرید آن است. باید مشخص شود که دقیقا برای چه مکان و چه کاری نیاز به نرم افزار حسابداری داریم. نرم افزارهای حسابداری به چند نوع تقسیم می‌شوند که از مهم‏ترین آن‏ها نرم افزارهای فروشگاهی و شرکتی را می‌توان نام برد.