موجودی کالا در تعیین و ارائه وضعیت مالی و عملکرد مالی هر واحد تجاری با اهمیت می باشد. . پایان سال مالی یک واحد تجاری زمانی است که موجودی کالا در کمترین حد خود قرار دارد. بنابراین شمارش فیزیکی موجودی کالا در این زمان، بسیار ساده می باشد. سیستم ثبت و نگهداری موجودی کالا به دو روش ثبت ادواری و دائمی صورت می گیرد. در روش دائمی هر یک از اقلام خرید و فروش در همان لحظه در حساب موجودی ها منعکس می شود. در صورتی که در روش ادواری در پایان دوره مالی، بعد از انجام شمارش کالا موجودی پایان دوره به ارزش کالاهای شمارش شده در حسابداری تغییر می نماید. در ادامه نحوه ثبت در سیستم حسابداری شرح داده میشود.
روش ثبت دائمی چیست؟
در روش دائمی هر بار که موجودی کالا در انبار تغییر می‌کند که می‌تواند بر اساس برگه رسید، برگه حواله، انتقال بین انبارها و یا تعدیل کسر و اضافه باشد و بایستی در سیستم حسابداری نیز موجودی ریالی معادل آن نیز تغییر کند. به عبارت دیگر همواره موجودی ریالی انبار در حسابداری با معادل ریالی موجودی کالا در انبار به روز است. روش دائمی معمولا در شرکت های تولیدی و مجموعه بازرگانی که سابقه مستمر و دائمی از کالا دارند استفاده می شود.
حسابداری دائمی:
واحدهای تجاری و بازرگانی که سابقه ای مداوم و مستمر از موجودی اجناس و کالاها دارند از سیستم حسابداری دائمی بهره میبرند. این سیستم موفق ترین و بهترین سیستم جهت نگهداری و کنترل موجودی کالاها و اجناس برای آن دسته از واحد هایی است که کالاها و اجناس گران قیمت، مثل اتومبیل، جواهرات و اثاثیه دارند.
به کار گرفتن این سیستم، هزینه بالایی در بر دارد اما میتوان این هزینه ها را با زیان و ضرر به وجود آمده از سرقت و و یا کسری کالاها و اجناس گران قیمت که ممکن است در سیستم ادواری، رخ دهد مقایسه کرد.
در روش حسابداری دائمی، خرید و فروش کالاها و اجناس در حساب موجودی کالاها و اجناس ثبت شده و حساب های مربوط به خرید و فروش به کار گرفته نمی شود و به این صورت است که در هنگام خرید، حساب موجودی کالا و اجناس به میزان بها و پول، فاکتور خرید بدهکار شده و هنگام فروش، حساب موجودی کالاها و اجناس، به مقدار بها و مبلغ تمام شده اجناس و کالاهای فروخته شده طلب کار می شود.
حسابداری دائمی در زمان خرید کالاها:
- حساب مربوط به موجودی اجناس و کالاها: بدهکاری
- حساب بانک / تنخواه / صندوق / اسناد پرداختی/ حساب پرداختی: بستانکاری
- حساب دائمی در زمان فروش کالاها
- حساب بانک / تنخواه / صندوق / اسناد دریافتی / حساب دریافتی: بدهکاری
- حساب های فروش: بستانکاری
- حساب قیمت تمام شده کالاهایی که به فروش رفته است : بدهکاری
- حساب موجودی کالاها: بستانکاری
پیشنهاد میشود مقاله تاثیر سرمایه فکری بر حسابداری مدیریت را مطالعه کنید
تفاوت ثبت ادواری و دائمی
موجودی کالا در تعیین و ارائه عملکرد هر واحد تجاری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. حسابداری موجودی کالا همان‌طور که پیش‌تر بیان شد به دو دسته ادواری و دائمی تقسیم میشود. در سیستم ادورای موجودی کالا و بهای آن در یک دوره در هیچ حسابی ثبت نمی‌شود و در طول دوره مالی گردشی برای آن انجام نمی‌شود. در پایان سال به عنوان موجودی پایان دوره همان سال و موجودی اول دوره سال بعد در حساب ثبت میشود.
در سیستم دائمی موجودی کالا در هر فرآیند خرید و فروش به صورت بدهکار و بستانکار نوشته میشود، هم‌چنین بها و مقدار آن در حساب موجودی ثبت میشود؛ بنابراین یک سابقه مستمر از موجودی کالا همیشه در اختیار است که برای فروش کالاها یا خدمات گران بها از آن‌ها استفاده میشود.
درنتیجه سیستم ثبت دائمی برای بنگاه‌های تجاری، جواهرات فروشی‌ها یا نمایشگاه‌های اتومبیل و غیره مناسب است. در صورتی که روش ادواری برای فروشگاه‌هایی که کالای کم ارزش‌تر مانند خواروبار یا غذا می‌فروشند مورد توجه قرار می‌گیرد.
