چرا عملیات پایان سال مالی انجام میشود؟
به طور معمول، سازمان ها و شرکت ها برای رسیدن به اهداف حسابداری خود یک دوره ۱۲ ماهه در نظر می گیرند که به آن پایان سال مالی می نامند. برخی از شرکت ها پایان هر سال را به عنوان سال مالی خود تلقی می کنند. در حالی که برخی این دوره را با توجه به چرخه تجاری کسب و کار خود تعیین می کنند. در پایان این مدت، شرکت ها باید حساب های خود را ببندند و موجودی خود را به صفر برسانند. هدف از انجام این عملیات، تکمیل سال مالی و انتقال اطلاعات به سال مالی بعد، تدوین صورت های مالی و جلوگیری از حجیم شدن اطلاعات می باشد. بسیاری از این فرآیندها توسط نرم افزار حسابداری پیشرفته و حرفه ای انجام خواهد شد.
هدف از انجام عملیات پایان سال حسابداری
از این رو عملیات پایان سال حسابداری و بستن حسابها در حسابداری از اهمیت فراوانی برخوردار است.
چک لیست اقدامات حسابداری در پایان سال مالی
زمانی که صحبت از عملیات پایان سال حسابداری میشود، عموم حسابدارها به بستن حساب ها فکر می‌کنند؛ علیرغم اینکه بستن حساب ها مهم‌ترین بخش عملیات پایان سال حسابداری است، اما تنها بخش نیست. مراحل عملیات پایان سال حسابداری عبارتند از:
۱- فرآیند اجرایی
تکمیل دفاتر قانونی (روزنامه – کل)
بایگانی کلیه اسناد و مدارک
اقدام برای پلمپ و دریافت دفاتر قانونی سال مالی جدید
انبارگردانی مطابق دستورالعمل 251/80197 انبارگردانی و تهیه اسناد مرتبط با انبار
۲- فرآیند محاسباتی
انجام محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان (عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش)
انجام محاسبات مربوط به کسر و اضافات انبار بر اساس انبارگردانی
انجام محاسبات مربوط به تنخواه و تنخواه‌گردان‌ها
تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مالیاتی (صورت سود و زیان، گزارش عملکرد)
۳– فرآیند ثبتی (درآمدها و هزینه‌ها)
ثبت اسناد هزینه‌ای نظیر حقوق و مزایای پرسنلی، اجاره، پاداش‌ها و مواردی از این دست
الف) اگر هزینه قطعی شده باشد در بخش هزینه‌ها و بدهی‌های جاری ثبت میشود.
ب) اما اگر هزینه تنها برآورد و شناسایی شده باشد در بخش ذخیره هزینه‌های تحقق یافته پرداخت نشده ثبت میشود.
ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده در حسابهای مربوطه؛ از جمله: حسابهای دریافتنی، صندوق و …
۴- فرآیند تهیه لیست بدهکاران، بستانکاران و پروژه‌ها
تهیه لیست حسابهای دریافتنی به تفکیک سازمان‌های بیمه‌ای طرف قرارداد نظیر بانک‌ها، نیروهای مسلح، کمیته امداد و …، به تاریخ 12/28 سال جاری
تهیه لیست پیمانکاران، اشخاص، شرکت‌ها و مانده حساب تضمینات و سپرده‌های دریافتی به تاریخ 12/28 سال جاری
تهیه لیست پیش پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها و … به تاریخ 12/28 سال جاری
نکته: علی‌الحساب‌های پرداختی به پرسنل و … باید تا پایان سال جاری تصفیه شود.
تهیه لیست پروژه‌ها و دارایی در جریان تکمیل یا ایجاد؛ همچنین تهیه لیست پروژه‌هایی که تا آخر سال جاری به بهره‌برداری رسیده و تحویل قطعی شده‌اند
تهیه لیست آخرین سریال حسابهای بانکی فعال شرکت
۵- فرآیند کنترلی
کنترل و اطمینان از ثبت کلیه رویدادها
کنترل سیستم حسابداری جهت بررسی ثبت قطعی اسناد
کنترل مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
کنترل مقدار ریالی گزارش دارایی‌ها با ارقام ترازنامه
کنترل دقیق کلیه حسابها و مانده‌گیری از آنها
کنترل کلیه صورت‌های مالی و گزارشات (حسابرسی داخلی)
۶- فرآیند بستن حساب ها
بررسی و رفع مغایرت‌های بانک‌ها و طرف حسابها
بستن حسابهای موقت با انتقال مانده آنها به حسابهای دائم
۷- فرآیند صدور اسناد مالی پایانی
صدور سند تعدیل ماهیت
صدور اسناد تعدیلات سنواتی در حسابداری
صدور سند اختتامیه
صدور سند افتتاحیه
نکته: مهم‌ترین مرحله پیش از آغاز عملیات پایان سال حسابداری، بررسی صحت اسناد و مدارک و قطعی شدن کلیه اسناد موقت در سیستم حسابداری است. زیرا در غیر این صورت مانده حسابها به سال بعد منتقل نمی‌شوند؛ که موجب اختلال در ثبت سند اختتامیه و به دنبال آن سند افتتاحیه سال بعد میشود.
فرآیند بستن حساب ها در انتهای سال مالی
بستن حساب ها یک فرآیند حساس و چند مرحله‌ای است؛ که عدم رعایت نکات مربوط به آن می‌تواند شرکت شما را با مشکلات زیادی مواجه نماید. در اینجا شما را با مراحل انجام آن به ترتیب اولویت آشنا می‌کنیم.
دلایل اهمیت بستن حساب ها
یکی از دلایل اهمیت بستن سال مالی آن است که، از روی هم جمع شدن حساب های مالی اشخاص جلوگیری می نماید. زمانی که افراد سال به سال به رسیدگی به امور مالی خود می پردازند و آن را صفر می نمایند، از انباشته شدن اطلاعات مالی جلوگیری کرده و فرآیند مشاهده و بررسی حساب های آنان نیز راحت تر می گردد
دلایل اهمیت بستن حساب ها
نکته: همان گونه که می‌دانید به هنگام بستن حسابهای موقت، مانده آنها به یک حساب دائمی منتقل میشود. از سویی محاسبات عملکردی هر مجموعه بر اساس حسابهای درآمد و هزینه انجام میشود، که حسابهای موقتی هستند؛ از این رو فرآیند صفر کردن حسابهای درآمد و هزینه و محاسبه صورت سود و زیان برای دوره مالی، یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت بستن حسابها است؛ که بسیار حساس و نیازمند دقت فراوان می‌باشد.
بستن حسابهای موقت
بستن یا انتقال مانده حساب های موقت یا سود و زیانی به حساب های دائمی را بستن حساب های موقت می نامند. در انتهای هر دوره مالی مانده حساب های موقت طبق اصل تطابق هزینه با درآمد در اصول چهارگانه حسابداری بایستی صفر شود. این نوع حساب ها در دوره مالی بعد نبایستی دارای مانده باشند. یعنی در ابتدای هر دوره مالی مانده حساب های درآمد و هزینه و برداشت صفر است.
روش کار
بستن حسابهای موقت بنا به ماهیت حسابها در حسابداری؛ مثلا حساب‌هایی با مانده بدهکار، بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان (سود و زیان جاری) بدهکار میشود
انتقال مانده به یک حساب دائمی (ترازنامه‌ای)
حسابهای موقت در پایان دوره مالی به عنوان یک مبلغ بسته به ماهیت بدهکار یا بستانکار به “حقوق صاحبان سهام / سود و زیان انباشته” اضافه یا کسر می‌گردد. این عملیات ممکن است در چندین مرحله انجام شود؛ در مطلب “آموزش گام به گام بستن حسابها” جزئیات بستن حسابها مورد بررسی قرار گرفته است.
بستن حسابهای دائمی
حسابهای دائمی که مانده بدهکار دارند (مانند حساب دارایی) به حساب تراز اختتامیه بستانکار می‌گردد.
حساب‌هایی که مانده بستانکار دارند (مانند حسابهای سرمایه، بدهی و ذخایر) به حساب تراز اختتامیه بدهکار میشود.
فرآیند صدور اسناد مالی پایانی
یکی از مهم‌ترین کارها در هنگام انجام عملیات پایان سال حسابداری، صدور سندهای اختتامیه سال مالی قبل و افتتاحیه سال مالی جدید است. اما پیش از آن باید نسبت به تعیین تکلیف حساب‌هایی که مانده آنها با مقادیر حسابهای معین مغایرت دارد، اقدام نمود؛ در واقع باید مانده این حسابها با مانده حسابهای معین مربوطه برابر شود. این اتفاق با صدور سند تعدیل ماهیت انجام میشود. در در ادامه برای اطلاع از نحوه رسیدگی به حسابهای تولید بر روی لینک کلیک کنید.
صدور سند تعدیل ماهیت
سند تعدیل ماهیت برای حساب هایی صادر می شوند كه مانده آن ها خلاف چیزی است که در بخش حساب های معین، قرارداده شده است. برای مثال، حساب هایی كه ماهيت آنها بستانكار است، در حساب های شخص، مانده بدهكار تعریف شده است
صدور سند اختتامیه در پایان سال جاری
عملیات صدور سند اختتامیه به صورت زیر انجام میشود:
بستن حسابهای ترازنامه‌ای (حسابهای دائم)
انتقال مانده حسابهای دائم به سال مالی بعد
صدور سند افتتاحیه در ابتدای سال مالی جدید
عملیات صدور سند افتتاحیه به صورت زیر انجام میشود:
ایجاد سال مالی جدید
انتقال مانده حسابهای دائم (ترازنامه‌ای) به حسابهای متناظر در سال بعد
نکته: دقت کنید که سند افتتاحیه در انتهای سال مالی جاری صادر میشود؛ نه در سال مالی جدید.
توصیه می کنیم بخوانید: بهینه سازی فرآیند حسابداری
فرایند انبارگردانی چیست؟ و با چه هدفی انجام میشود؟
فرایند انبارگردانی شامل مجموعه عملیات زیر است:
تعیین تعداد موجودی کالا
مطابقت موجودی با مقادیر کاردکس‌ها (کارت‌های عددی – ریالی) و سیستم مالی و حسابداری
اصلاح کسر و اضافات موجودی
انبارگردانی چیست؟
به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی گویند.
کنترل انبارگردانی و کنترل موجودی انبار معمولا به صورت سالانه انجام می شود؛ بنابراین باید بسیار دقیق و با رعایت یک سری اصول انجام شود؛ برای مثال ورود و خروج افراد به انبار باید کنترل شود، تمامی کالاها باید دارای برچسب و تگ نام باشند، پلمپ انبار باید به درستی انجام شود و مواردی از این قبیل.
هدف از انجام انبارگردانی
هدف از انبارگردانی به طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی کالاهاست. به این جهت لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام پذیرد. از جمله این قواعد، الصاق تگ به کالا می باشد. همچنین مواردی از قبیل پلمپ انبار، وارد و خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد.
معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد:
- سرپرست انبارگردانی
- گروه کنترل
- انباردار
- گروه های شمارش گر که هر گروه 2 نفره است (یک نفر شمارش گر و یک نفر ثبت کننده) که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند.
