اگر حسابدار بوده باشید وقتی انتهای سال مالی می شود قطعا به این فکر می افتید که چگونه باید حسابها رو ببندم تا براساس استانداردهای حسابداری عمل کرده باشم و کار اصولی کرده باشم؟ شاید یکی از دغدغه ها تقریبا برای اکثر حسابداران این باشد که چون سالی یکبار انجام می دهیم فراموش می شود و نمی توانیم تمام نکاتی که نیاز است را به خاطر داشته باشیم به همین خاطر این مقاله را تهیه کرده ایم تا تمام نکات را یکجا داشته باشیم و بتوانیم به سادگی هر چه تمام تر حسابها را در پایان سال ببندیم.
تعریف چرخه حسابداری و عملیات آن
چرخه حسابداری به یک سری از عملیاتی میگویند که هر سال و یا در هر دوره مالی تکرار میشود. این چرخه به ترتیب شامل عملیات‌های زیر است:
1.جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
2.ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی (که همان سیستم مالی گردیده ولی بهتر آن است که رونوشت اسناد حتما گرفته و بایگانی گردد دیده شده در برخی شرکتها با خرابی سیستم آسیب جدی به اطلاعات مالی وارد گردیده مخصوصا در مورد سیستم‌هایی که توان بازیابی آنها کم است.)
3.ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه
4.انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
5.تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
6.اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل ( از طریق صدور سند حسابداری و ثبت در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل)
7.آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده)
8.تهیه صورت های مالی
9.بستن حسابهای موقت
10.تهیه تراز آزمایشی (اختتامی) و بستن حسابهای دائمی
به طور‌کلی عملیات حسابداری در دو دوره زمانی انجام میشود: در طول دوره مالی و در پایان دوره مالی. قسمت اول که در طول دوره مالی انجام میشود شامل جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه، ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفاتر مالی است و بقیه عملیات در پایان دوره مالی انجام میشود.
پیشنهاد میشود مقاله اقدامات حسابداری در پایان سال مالی چیست؟ را هم مطالعه کنید
بستن حسابها به چه معنی است؟
بستن حسابها یعنی صفر کردن مانده حسابها. این کار با بستانکار کردن مانده آخر حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده آخر حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام میشود. در این مطلب آموزش کامل بستن حسابها برای شما توضیح داده می شود.
هدف از فرآیند بستن حسابها در حسابداری چیست؟
بستن حسابها در حسابداری به صورت سالانه، به مشاغل اجازه می‌دهد تا به تهیه صورت‌های مالی پرداخته و اطلاعات مناسبی را در مورد سلامت مالی تجارت، در اختیار صاحبان کسب و کار قرار دهند. مشاغل کوچک معمولا صورت حسابهایی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان را در پایان سال تهیه میکنند تا هنگام آماده‌سازی برای سال آینده وضعیت مالی تجارت خود را بررسی کنند.
صاحبان مشاغل کوچک برای ثبت درستی اظهارنامه مالیات بر درآمد خود باید در پایان سال نسبت به بستن حسابها در حسابداری اقدام کنند. بستن صحیح حسابها همچنین به تایید صحت سیستم حسابداری شما پرداخته و اعداد دقیقی را برای درج در اظهارنامه مالیاتی ارائه خواهد داد.
یک نکته مهم قبل از بستن حسابها
قبل از بستن حسابها باید یک تراز آزمایشی چهار ستونی از مانده حسابهای موقت و دائم شرکت تهیه و مانده آنها را به دقت بررسی کنید بطور مثال جمع اسناد دریافتنی را با برگه های چکی که در صندوق دارید تطبیق دهید یا مانده موجودی انبار را با تراز آزمایشی مطابقت نمایید چون اگر مانده انبار کوچکترین مغایرتی داشته باشد نمایانگر این است که یا فاکتور خرید و فروش صادر نشده یا اشتباهی در آن رخ داده است یا حتی مشتری کالایی را مرجوع کرده که برگشت از فروش آن صادر نشده و چندین احتمال دیگر. پس قبل از بستن حسابها حتما از صحت مانده حسابهای خود اطمینان حاصل نمایید چون بعد از تحریر دفاتر و ارائه اظهارنامه مالیاتی فرصتی برای اصلاح آنها باقی نخواهد ماند و باعث رد دفاتر مالیاتی به دلیل کتمان هزینه یا درآمد خواهید شد.
با بستن حسابها در حسابداری، چه حسابهایی تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
با بستن حسابها در حسابداری، حسابهای سود سهام، درآمد و هزینه تحت تاثیر قرار می‌گیرند.
حسابهای فوق حسابهای موقتی یا “اسمی” هستند که با افزودن ورودی‌ها‌ی بسته شده به سیستم حسابداری، صفر میشوند. به عبارت دیگر، حسابهای موقت باید بسته شوند تا بر دوره حسابداری بعدی تأثیر نگذارد. بدین ترتیب، حسابها از بین نمی‌روند، بلکه موجودی آن ها به سود انباشته حساب دائمی، منتقل میشوند.
گاهی اوقات، درآمد و هزینه‌ها به یک حساب میانی که خلاصه درآمد نامیده میشود، منتقل میشود. سود سهام همیشه مستقیما به سود بازمانده منتقل میشود.
حسابها به چند دسته تقسیم میشوند؟
با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد، حسابها را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
۱- حسابهای دائمی
۲- حسابهای موقت
۳- حسابهای مختلط
البته نهایتا حسابهای مختلط هم با انجام اصلاحات و ثبت‌های اصلاحی وارد حسابهای دائمی یا موقت میشوند. به همین خاطر در پایان سال حسابها یا دائمی هستند یا موقت. و بعد از تهیه صورت سود و زیان حسابهای موقت نیز بسته میشوند و فقط حسابهای دائمی باقی می‌ماند که این حسابها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشوند.
در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
طی دوره مالی
به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود.
به عنوان مثال آقای نادری (مشتری شرکت) مبلغ ۳.۰۰۰.۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار است و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| تخفیفات فروش | ۳.۰۰۰.۰۰۰ | |
| حسابهای دریافتنی تجاری / آقای نادری | ۳.۰۰۰.۰۰۰ |
پایان دوره مالی
این مورد که مفصل‌تر و پیچیده‌تر از بستن حسابها در طی دوره مالی است برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و همچنین انتقال مانده حسابهای دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام میشود
تهیه تراز آزمایشی 4 ستونه
برای صحت از ثبت هایی که در طی سال مالی زده ایم تراز آزمایشی معیار خوبی است. در تراز آزمایشی هم حسابهای موقت را داریم و هم حساب های دائم را داریم در صورتی که در ترازنامه فقط حساب های دائم را داریم.
حساب های موقت مانند: هزینه ها، فروش و …
حساب های دائم مانند: موجودی نقد و بانک، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی و …
تراز آزمایشی 4 ستونی مانند شکل زیر است:
نکته: تراز آزمایشی 4 ستونی گردش دفتر روزنامه را نشان می دهد در صورتیکه تراز آزمایشی 2 ستونی گردش دفتر کل را نشان می دهد.
خب بعد از اینکه تراز آزمایشی 4 ستونی را پرینت کردیم شروع می کنیم به تحلیل حساب ها تا اگر موردی هست آن حساب را اصلاح کنیم. برای سادگی و سرعت کار من لیست تمام حساب ها را در ادامه نوشتم و هر کدام را جداگانه بررسی میکنیم.
چه زمانی برای بستن حساب ها مناسب است؟
طی دوره مالی
به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود
اصلاح و تعدیل تعدادی از حسابها
بعضی از حساب داران هنگام پیش پرداخت وجه بابت هزینه ها،حساب هزینه مربوطه را بدهکار میکنند و در پایان دوره مالی در صورت لزوم این حساب هزینه را اصلاح نموده و مبالغ هزینه نشده را تحت عنوان پیش پرداخت ثبت میکنند.برخی از موسسات و شرکتها در طول دوره مالی ،وجوهی بابت هزینه اجاره ،هزینه ملزومات و … بصورت پیش پرداخت، پرداخت میکنند.
از آنجایی که طبق اصل تطابق ،هزینه های هر دوره میبایست از در آمدهای همان دوره کسر گردد لذا هزینه دوره جاری از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب سود و زیان منتقل میگردد، این فرایند اصطلاحا اصلاح حسابهای پیش پرداخت نام دارد.
موسسات و شرکتها در طول دوره مالی بابت انجام خدمات از مشتریان مبلغی را بصورت پیش دریافت، اخذ می کنند تا خدماتی را برای یک دوره زمانی مشخص ارائه نمایند .از آنجائی که طبق اصل تحقق ، درآمدهای تحقق یافته می بایست به حساب سود و زیان انتقال یابند لذا مبلغ تحقق یافته از حساب پیش دریافت درآمد کسر و به حساب درآمد سال جاری منتقل میگردد.این فرایند اصطلاحا اصلاح حساب نام دارد.
با توجه به اینکه در پایان سال هردوره، صورتها و گزارشهای مالی مختلط تهیه میگردد، لازم است قبل از تهیه آنها نسبت به اصلاح و تعدیل حساب های دفتر کل اقدام گردد.
نمونه ای از حسابهایی که باید اصلاح شوند عبارت است از:
- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
- اصلاح حساب موجودی ملزومات
- اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
- ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
- ثبت دستمزد پرداخت نشده
- ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
- ثبت استهلاک مربوط به دارایی ها
در نظر داشته باشید در ادامه اصلاحاتی که در حسابها انجام می شود مربوط به پایان سال نیست و شما می توانید هم در طی سال و هم در پایان سال با این روش حساب ها را اصلاح کنید اما بستن حسابها فقط برای پایان سال است.
پیشنهاد میشود مقاله ثبت سند اختتامیه و افتتاحیه را هم مطالعه کنید
حساب صندوق
وقتی مانده صندوق واقعی شما بیشتر از سیستم حسابداری باشد از ثبت زیر استفاده می کنید تا حساب صندوق مانده بدهکار داشته باشد و ماهیت آن درست شود
حساب صندوق بدهکار
کسر و اضافات صندوق بستانکار
در پایان سال حساب کسر و اضافات صندوق باید بسته شود و اگر بستانکار شد سود غیر عملیاتی و اگر بدهکار شد زیان غیر عملیاتی داریم. در پایان سال ثبت زیر را می زنیم:
کسر و اضافات صندوق بدهکار
درآمدهای متفرقه بستانکار
بابت بستن حساب کسر و اضافات صندوق
حساب تنخواه گردان
حساب تنخواه گردان یکی از مهم ترین حساب ها می باشد که در گذشته بصورت خیلی مفصل راجب آن صحبت شده است که می توانید مقاله تنخواه گردان در حسابداری را مشاهده کنید. وقتی مبلغی به حساب تنخواه گردان واریز می شود حساب تنخواه بدهکار می شود و وقتی که مبلغی از آن برداشت می شود حساب بستانکار می شود.
حساب بانک
صورت مغایرت بانکی در پایان هر هفته یا ماه باید بررسی شود تا اگر مغایرتی وجود دارد برطرف شود که البته مدت زمان دوره ای صورت مغایرت بستگی به گردش حساب بانکی دارد و در صورتیکه نیاز به ثبت های اصلاحی دارد باید حساب بانک را سند اصلاحی بزنیم برای مثال:
هزینه مالی / کارمزد بانکی بدهکار
موجودی نقد/بانک بستانکار
حساب پرداختنی
در انتهای سال وقتی تراز آزمایشی 4 ستونی را بررسی می کنیم باید حسابهای پرداختنی حتما ماهیت بستانکار داشته باشد اما اگر ماهیت بدهکار بود باید تک تک حسابهای پرداختنی را بررسی کنیم تا ایراد را رفع کنیم.
حساب پیش پرداخت
در حساب پیش پرداخت باید اصل تطابق و اصل تحقق را رعایت کنیم و هزینه هایی که کردیم تا آخر سال مالی شناسایی کنیم و نباید هزینه های مربوط به سال آینده را هم شناسایی کنیم. برای مثال: پیش پرداخت اجاره شرکتی 10.000.000 ریال بوده که این مبلغ برای بازه زمانی 98/03/01 تا 99/03/01 می باشد. در اینجا باید میزان اجاره را تا پایان امسال شناسایی کنیم که ثبت و نحوه محاسبات آن به شرح زیر است:
100.000.000 = 12 / 10 * 120.000.000
در محاسبات بالا مبلغ اجاره کل سال را ضربدر 10 ماه کردیم (چون در سال 98 به مدت 10 ماه اجاره پرداخت کردیم) و سپس تقسیم بر 12 ماه کردیم که مدت اجاره کل قرارداد ما می باشد و در نهایت عددی که بدست می آید باید در سال 98 شناسایی کنیم که ثبت آن به شرح زیر است:
هزینه های اداری/اجاره 100.000.000
پیش پرداخت ها/پیش پرداخت اجاره 100.000.000
حساب پیش دریافت درآمد
حساب پیش دریافت درآمد هم به نوعی مانند حساب پیش پرداخت می باشد. فرض کنید: پیش دریافت شرکتی در پایان سال 15.000.000 ریال بوده و در پایان سال مشخص می شود که مبلغ 10.000.000 ریال را کالا یا خدمتی ارائه کرده است پس ثبت آن به شرح زیر است:
پیش دریافت درآمد 10.000.000
فروش 10.000.000
حساب ملزومات
در صورتیکه حساب ملزومات نیاز به اصلاح دارد و یا ثبتی نخورده است می توانید مانند ثبت زیر آن را انجام دهید:
هزینه ملزومات بدهکار
ملزومات بستانکار
حسابهای دریافتنی
معمولا در واحد های اقتصادی حساب های دریافتنی یکی از مهمترین حساب ها می باشد که معمولا گردش زیادی هم دارد. باید توجه داشته باشید که حسابهای دریافتنی در پایان سال شامل سه دسته می شوند:
- حسابهای دریافتنی قابل وصول
- حسابهای دریافتنی مشکوک الوصول
- حسابهای دریافتنی لاوصول
حساب های دریافتنی قابل وصول که نکته خاصی ندارند و هر وقت مبلغی به ما پرداخت کردند سند حسابداری آن را ثبت می کنیم. اما حسابهای دریافتنی مشکوک الوصول به شرح زیر است:
هزینه مطالبات مشکوک الوصول بدهکار
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول بستانکار
روش های ذخیره گیری م م (مطالبات مشکوک الوصول):
- درصدی از حسابهای دریافتنی
- درصدی از حساب فروش
- درصدی از حساب نسیه
- تجزیه سنی مطالبات
- بررسی موردی مطالبات
مورد 1 تا 3 کاملا واضح است یعنی شما در پایان یک مبلغی را براساس حساب دریافتنی یا فروش یا نسیه در نظر میگیرید و تخمین می زنید که ممکن است فلان درصد از حسابها مشکوک الوصول باشد. اما مورد چهارم یعنی تجزیه سنی مطالبات یعنی اینکه مطالبات را به صورت موردی بررسی کنیم و براساس گذشته آن فرد یا شرکت در وصول حسابهایش تصمیم گیری کنیم. برای مفهوم بیشتر تصویر زیر را مشاهده کنید:
مورد پنجم یعنی بررسی موردی مطالبات یعنی اینکه شما تک تک مشتریان را بررسی کنید و آنهایی که می دانید پول شما پرداخت نمی کنند در حساب های مشکوک الوصول شناسایی کنید.
و اما مورد آخر نحوه ثبت مطالبات لاوصول:
هزینه مطالبات سوخت شده بدهکار
حساب های دریافتنی / شرکت الف بستانکار
در نظر داشته باشید که در نظر گرفتن هزینه مطالبات سوخت شده از نظر حسابداری و استانداردهای حسابداری کاملا درست می باشد اما از دیدگاه مالیاتی معمولا این هزینه را بسیار سخت قبول می کنند و حتما باید شما مستندات کاملی داشته باشید که مهمترین این مستندات حکم مراجع قضایی می باشد.
حساب بدهی های احتمالی
ما دو نوع حساب بدهی های احتمالی داریم:
- بدهی هایی که احتمال وقوع آنها ممکن است
- بدهی هایی که احتمال وقوع آنها بعید است
بدهی های ممکن: مانند هزینه گارانتی و یا هزینه هایی امثال آن که ممکن است در آینده برای ما پیش آید که ثبت آن هنگام شناسایی به شرح زیر است:
هزینه گارانتی بدهکار
ذخیره گارانتی بستانکار
و در نهایت ثبت بعدی هنگام پرداخت می شود:
ذخیره گارانتی بدهکار
موجودی نقد و بانک بستانکار
بدهی های بعید: این گونه بدهی ها نیاز به ثبت ندارند و فقط در یادداشت های توضیحی در صورت های مالی افشا می شوند.
حساب ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان
مزایای پایان خدمت کارکنان یکی از مهمترین حساب هایی است که باید ثبت آن را بزنید و در دفاتر قانونی خود شناسایی کنید:
هزینه مزایای پایان خدمت بدهکار
ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان بستانکار
تسعیر ارز
در انتهای سال، کلیه حسابهای ارزی (حسابهای غیرپولی) موجود در دفاتر که با کاهش یا ارزش مبلغ ارز مورد نظر، دچار نوسان ریالی می شوند نیز بر اساس استاندارد شماره 16 حسابداری باید مورد بررسی و اصلاح قرار گیرند. بدیهی است که سود یا زیان ناشی از تسعیر ارز در دسته سود و زیانهای غیر عملیاتی است. در واحدهای تجاری که عملیات اصلی آنها خرید یا فروش ارز مربوط نمی باشد، سود و زیان تسعیر ارز به صورت غیر عملیاتی و در صورتیکه عملیات اصلی واحد تجاری خرید و فروش ارز باشد، در دسته سود و زیان عملیاتی طبقه بندی می شود.
در پایان سال اگر حسابی مرتبط با این سرفصل داشتید باید ببندید. برای بستن حساب تسعیر ارز می توانید از ثبت های زیر استفاده کنید:
سود (زیان) ناشی از تسعیر ارز بدهکار
حساب های پرداختنی بستانکار
استهلاک
یکی دیگر از هزینه هایی که در پایان سال باید مورد بررسی و بروزرسانی قرار گیرد حساب مربوط به استهلاک است. نکته ای که در حساب استهلاک بسیار مهم است این است که شما باید هر ساله به یک روش استهلاک را محاسبه کنید و برای آن ثبات رویه داشته باشید. به عبارتی دیگر در صورتی که دارایی ها به روش خط مستقیم مستهلک شدند، در سال های بعد نباید با روش دیگری مانند نزولی مستهلک گردند. این ثبات در رویه های حسابداری باعث ایجاد قابلیت مقایسه صورت های مالی در سال های متوالی یک شرکت خواهند بود. ثبت استهلاک به شرح زیر می باشد:
هزینه استهلاک بدهکار
استهلاک انباشته دارایی بستانکار
شمارش انبار (انبارگردانی)
در پایان سال علاوه بر بستن حساب هایی مانند استهلاک و صندوق و …. باید موجودی مواد و کالای خود را نیز بررسی کرد. به این صورت که باید از موجودی کالا در انبار آمار گرفته شود و در صورتیکه موجودی کالا در انبار واقعی ما بیشتر از سیستم حسابداری باشد ثبت زیر را می زنیم:
موجودی مواد و کالا بدهکار (مبلغ ریالی کالا را بجای بدهکار می نویسیم)
کسر و اضافات انبار بستانکار (مبلغ ریالی کالا را بجای بستانکار می نویسیم)
و در مواقعی که موجودی کالا در سیستم حسابداری بیشتر از موجودی کالا در انبار واقعی باشد ثبت زیر را میزنیم:
کسر و اضافات انبار بدهکار
سود غیر عملیاتی بستانکار
تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
خب همانطور که در ابتدای این مقاله گفتیم شما باید یک ترازنامه 4 ستونی تهیه کنید و بعد از مراحلی که گفتیم تمام ثبت ها را اصلاح کنید. در این مرحله شما یک تراز آزمایشی 4 ستونه اصلاح شده دارید که می توانید به آن استناد کنید.
نحوه بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های خدماتی
همانطور که گفته شد حسابهای موقت باید در پایان دوره مالی بسته شوند. مانده مالی این گونه حسابها به سال مالی بعد منتقل نمیشود. حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد، هزینه‌ها و حساب برداشت هستند. جهت بستن این حسابها باید از یک حساب رابط و واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده کنیم. مراحل بستن حسابهای موقت به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمد
ابتدا حساب درآمدها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار میکنیم.
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
سپس حساب سود و زیان را معادل با جمع هزینه بدهکار میکنیم و سپس تک تک حسابهای مرتبط با هزینه‌ها را بستانکار میکنیم.
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مانده خلاصه حساب سود و زیان را مشخص میکنیم. اگر مانده آن بستانکار باشد معادل آن را بدهکار و حساب سود (زیان) انباشته را بستانکار میکنیم. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد به آن سود می‌گوییم. ولی اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد، این حساب را بستانکار و حساب سود (زیان) انباشته را بدهکار میکنیم. در این صورت به این مانده حساب زیان میگویند.
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
در انتها برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار میکنیم.
بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های بازرگانی
به طور کلی بستن حسابهای موقت در موسسات بازرگانی بسیار شبیه به شرکت‌های خدماتی است. تنها تفاوت در این است که حسابهایی در شرکت‌های بازرگانی وجود دارد که در شرکت‌های خدماتی وجود ندارد. این حسابها شامل حسابهای خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای انتهای دوره هستند. بستن حسابهای موقت در شرکت‌های بازرگانی به صورت زیر است:
مرحله اول: حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و موجودی کالای اول دوره بستانکار میشود. سپس حساب موجودی کالای پایان دوره بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار میشود.
مرحله دوم: حسابهای فروش، تخفیفات نقدی خرید، و برگشت از خرید و تخفیفات بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار میشود.
مرحله سوم: حسابهای خرید، هزینه‌ها، برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان بدهکار میشود.
مرحله چهارم: این مرحله کاملا شبیه مرحله سوم شرکت‌های خدماتی است. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد آن را سود و اگر بدهکار باشد آن را زیان میگویند.
مرحله پنجم: این مرحله کاملا شبیه مرحله چهارم شرکت‌های خدماتی است. به این معنی که برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را به اندازه مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار میکنیم.
آموزش بستن حساب های موقت در پایان سال
جهت بستن این حسابها باید از یک حساب موقت واسط به نام “خلاصه سود و زیان” یا سود و زیان جاری استفاده کنیم.
بستن حساب درآمد یا فروش
مانده حساب درآمد/ فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار میشود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| درآمد/فروش | **** | |
| خلاصه سود و زیان | **** |
بستن حساب هزینه
معادل جمع کل هزینه‌ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه‌ها بستانکار میشود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| خلاصه سود و زیان | **** | |
| هزینه حقوق و دستمزد | **** | |
| هزینه آبدارخانه و پذیرایی | **** | |
| سایر هزینه ها | **** |
ذخیره مالیات
در پایان سال مالی و بعد از محاسبه سود (زیان)، در صورتیکه نتایج عملیات شرکت منتج به سود شده باشد، میبایست مطابق قوانین مالیاتی و به جهت رعایت استانداردهای حسابداری، اقدام به محاسبه ذخیره مالیات بر درآمد نمود.
در هنگام محاسبه ذخیره مالیات بر درآمد، آن بخش از درآمد های شرکت که معاف از مالیات بوده (سود حاصل از سپرده سرمایه گذاری در بانکها طبق ماده ۱۴۵ ق.م.م) و یا مالیات آنها قبلا بطور مقطوع اخذ شده (مانند سود حاصل از فروش املاک – ماده ۵۹ و ۷۷ ق.م.م) از سود ابرازی شرکت کنار گذاشته میشود.
همچنین آن بخش از سود شرکت که بموجب برخی قوانین مالیاتی (مانند مواد ۱۳۲و ۱۳۸) معاف از پرداخت مالیات باشد نیز از سود ابرازی شرکت کنار گذاشته میشوند.
همچنین میبایست آن بخش از هزینه های شرکت که فاقد معیار های مورد قبول مالیاتی هستند( مغایرت با مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ ق.م.م ) نیز محاسبه (که در حال حاضر فقط بعد از اینکه شرکت ها مورد حسابرسی مالیاتی قرار می گیرند ، این کار توسط حسابرس مالیاتی انجام می پذیرد و بقیه شرکت ها معمولا این موضوع را رعایت نمی کنند )، و به سود ابرازی شرکت اضافه شود. بعد از انجام تعدیلات مورد اشاره (که البته بطور کلی عنوان گردید و شامل همه موارد نیست)، در صورت وجود سود مشمول مالیات، با اعمال نرخهای مربوطه طبق قوانین مالیاتی، ذخیره مالیات بر درآمد شرکت محاسبه می شود.
روش محاسبه میزان مالیات
بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص است. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات‌های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.
با فرض اینکه میزان سود سال مربوطه معادل ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال است مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:
۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ = ۲۵% * ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سود (زیان) سال جاری | ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ | |
| ذخیره مالیات بر درآمد | ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ |
نکته اول:از حساب ذخیره مالیات بر درآمد فقط برای شناسایی مالیات عملکرد استفاده می شود
هنگام پرداخت مالیات ابرازی تا ۴/۳۱ سال بعد ثبت زیر را می زنید :
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| ذخیره مالیات بر درآمد | **** | |
| بانک | **** |
نکته دوم : با وجود اینکه به جهت استانداردها و رویه های موجود ، مالیات عملکرد ابرازی شرکت در حساب ذخیره مالیات بر درآمد شناسایی می گردد، یعنی بدهی قطعی تلقی نمی گردد و میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب است و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود، اما به جهت قوانین مالیاتی ، مالیات ابرازی مودی قطعی محسوب می شود...
حال اگر مبلغ مالیات قطعی بیش از مالیات ابرازی باشد ، ثبت زیر را می زنید :
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سود (زیان) انباشته | **** | |
| بانک | **** |
بستن حساب خلاصه سود و زیان یا (سود و زیان جاری)
پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود (زیان) انباشته” بسته شود.
نکته ۱: در برخی کتاب‌ها و سایت‌ها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته میشود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب "سود (زیان) انباشته" بسته میشود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکتها در خصوص تغییر در سرمایه است و بدون انجام مراحل قانونی نمی‌توان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.
نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی است.
ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ”سود (زیان) انباشته” انجام میشود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| خلاصه سود و زیان | **** | |
| سود (زیان) انباشته | **** |
اندوخته قانونی
اندوخته قانونی مبلغی است که می بایست قبل از تقسیم سود خالص در حسابی به این عنوان جداگانه تعریف شود تا از خروج این مبلغ از چرخه دارائی شرکت جلوگیری شود. ضمنا برای آزاد شدن این اندوخته زمان مشخصی تعیین نگردیده است. حساب اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال است که ماهیتی بستانکار دارد و در قسمت حقوق صاحبان سهام ثبت می شود. برای ایجاد اندوخته قانونی لزوما شرکت بایستی که به سوددهی رسیده باشد، اما برای ایجاد ذخیره الزامی وجود ندارد.
روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته‌ها
هیئت مدیره هر شرکت مکلف است هر ساله معادل ۵% سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره کند تا میزان آن به ۱۰% سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری است. براساس ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت، یک بیستم سود خالص هر سال باید تحت عنوان اندوخته قانونی ذخیره گردد.
نکته:براساس ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه نمودن این اندوخته، سود خالص پس از وضع زیان های وارد شده در سنوات قبل تعیین شده است .
از این رو در شرایطی که شرکت زیان انباشته داشته باشد فقط رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای ما برای محاسبه ی این اندوخته قرار گیرد بلکه ضروری است مجموع زیان انباشته از رقم سود خالص سال جاری کسر شود و یک بیستم مازاد آن محاسبه گردد و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود. در پایان هر سال مالی بر اساس سود خالص شرکت ۵% تحت عنوان اندوخته قانونی محاسبه و ذخیره می گردد تا به ۱۰% سرمایه شرکت برسد و محاسبه و ایجاد این حساب درترازنامه اجباری است (در صورت سود ده بودن شرکت) ولی اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری وبسته به نظر هیات مدیره می باشد.
نکته مهم: در خصوص اندوخته قانونی این است که در صورتی که یک واحد تجاری مبلغ اندوخته قانونی خود را از سقف تعیین شده (5 درصد سرمایه) بیشتر در نظر گرفته باشد (مثلا 7 درصد) تحت هیچ عنوان اجازه کاهش مبلغ اندوخته خود را نخواهد داشت-تبصره 2 ماده 158 قانون تجارت(انتقال اندوخته قانونی به سرمایه ممنوع می باشد)
نکته مهم: در خصوص اندوخته قانونی این است که در صورتی که یک واحد تجاری مبلغ اندوخته قانونی خود را از سقف تعیین شده (10 درصد سرمایه) بیشتر در نظر گرفته باشد (مثلا 12 درصد) تحت هیچ عنوان اجازه کاهش مبلغ اندوخته خود را نخواهد داشت-تبصره 2 ماده 158 قانون تجارت(انتقال اندوخته قانونی به سرمایه ممنوع می باشد)
ثبت حسابداری اندوخته ها
در نظر گرفتن سایر اندوخته‌ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته‌ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.
با در نظر گرفتن سود ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر است:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سود (زیان) انباشته | ۶۰.۰۰۰.۰۰۰ | |
| اندوخته قانونی | ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ | |
| اندوخته احتیاطی | ۴۰.۰۰۰.۰۰۰ |
ثبت بعدی هم کسر اندوخته قانونی و سود سهام پرداختنی :
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سود (زیان) انباشته | **** | |
| اندوخته قانونی | **** | |
| سود سهام پرداختنی | **** |
در مورد ثبت سودسهام پرداختنی این ثبت حتما" بعد از مصوب شدن مجمع عمومی عادی سالیانه ممکن میباشد و هیئت مدیره حق ندارد قبل از تصویب سود قابل تخصیص به سهامدار را معرفی نماید.
نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
در این مرحله از آموزش بستن حسابها پس از انجام اصلاحات بر روی حسابهای موقت و انتقال آنها به دفتر کل، مانده حسابها در دفتر کل صفر میشود. در این مرحله از مانده حسابها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه میکنیم که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. این تراز فقط شامل حسابهای دائمی میشود.
نحوه بستن حسابهای دائمی
لازم به ذکر است قبل بستن حساب های دائمی یعنی صدور سند اختتامیه ابتدا باید ذخیره مالیات ، اندوخته و سایر موارد شناسایی و ثبت شود که برخی از این موارد در بالا توضیح داده شد. حسابهای دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. مانده این حسابها به سال بعد منتقل میشود.
برای ثبت سند اختتامیه ابتدا باید تمام اسناد مالی را تایید نمود. پس از تایید اسناد ابتدا باید حسابهای هزینه و درآمد بسته شود. سپس حساب های سود و زیان بسته می شود. درنهایت سند اختتامیه ثبت می شود. برای این کار از حساب تراز اختتامیه استفاده میکنیم. بدین صورت که تمام حسابهایی که مانده بدهکار دارند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار میکنیم. سپس تمام حسابهایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم.
مانده حسابهای سایر اندوخته ها نیز به همراه سایر حسابهای دائمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میشود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده میکنیم. بدین صورت که تمام حسابهای دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حسابهای با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حسابهای دارای مانده بدهکار را بستانکار میکنیم:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| سرمایه | ***** | |
| اندوخته قانونی | ***** | |
| اندوخته احتیاطی | ***** | |
| سود (زیان) انباشته | ***** | |
| حسابهای پرداختنی تجاری | ***** | |
| سایر حسابهای پرداختنی | ***** | |
| ذخیره مالیات | ***** | |
| ذخیره استهلاک | ***** | |
| تراز اختتامیه | ***** | |
| تراز اختتامیه | ***** | |
| موجودی نقد و بانک | ***** | |
| حسابهای دریافتنی تجاری | ***** | |
| سایر حسابهای دریافتنی | ***** | |
| دارایی‌های ثابت | ***** |
چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید
انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حسابهای دائمی در پایان سال میباشد با این تفاوت که باید به جای حساب “تراز اختتامیه” از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده نمود.
نکته: حساب “تراز اختتامیه” در پایان دوره مالی و حساب “تراز افتتاحیه” در ابتدای دوره مالی ایجاد و با توجه به گردش برابر حسابهای بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان هم بسته میشوند . البته اجباری برای استفاده از این سرفصل‌ها وجود ندارد و می توان در زمان بستن حسابهای پایان دوره مالی، همه حسابهای بستانکار را بدهکار نمود و در آرتیکل مقابل همه حسابهای بدهکار را بستانکار نمود.
