به دلیل گستردگی علم و پیشرفت تکنولوژی و همچنین وجود رقابت بین شرکت ها و سازمان های تجاری، هر سازمان و شرکتی برای پیشرفت و بقای خود نیازمند به استفاده از سیستم های قوی و بهینه، فرآیندهای مختلف در حسابداری می باشد.
در این مقاله قصد داریم شما را با تکنیک ها و روش های نوین بهینه سازی حسابداری که لازمه ی رشد و ارتقای کسب و کار شما در زمان حال و آینده می باشد آشنا نماییم.
قطعا شرکت ها و سازمان ها با برخورداری از یک سیستم حسابداری به روز و مدرن و اعمال سیاست ها و مدیریت های تصمیم گیری اصولی و صحیح که شامل روندها و فرآیندهای حسابداری خلاق می باشد گام های بزرگی را در عرصه ی رشد اقتصادی، تجارت و کسب درآمد بیشتر خواهند داشت.
ساماندهی تجارت و کسب و کار شما از طریق نرم افزارهای حسابداری مدرن، اعمال روش ها و تکنیک های مناسب، برنامه ریزی دقیق و کارشناسانه و اعمال برخی سیاست ها می تواند شما را روز به روز به اهدافتان نزدیک تر نماید. لازم به ذکر است که روش ها و تکنیک های بهینه سازی فرآیندهای حسابداری باید تمامی بخش های مختلف کسب و کار شما را تحت نظر داشته و تمامی این روش ها مو به مو در بخش هایی که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم نمود اعمال گردد.
روش بهینه‌سازی فرآیندهای حسابداری رو به خاطر بسپارید:
وقتی فرآیندهای حسابداری مانند نرم‌افزار، سیاست‌ها، روندها و برنامه‌ریزی‌ها را در شرکت خود راه می‌اندازید؛ باید مطمئن شوید که 13 مورد زیر در تمامی واحدها پوشش داده شده است:
- حساب‌های تجاری اختصاصی
برای بررسی هزینه‌ها و درآمدها باید حساب بانکی و کارت‌های اعتباری شرکت از حساب‌های شخصی شما کاملاً مجزا باشد. اکثر شرکت‌ها، این کار را انجام می‌دهند؛ با این‌حال ارزش این را دارد که این موضوع را بار دیگر در این وبلاگ یادآور شویم.
حساب های تجاری اختصاصی:
به منظور بررسی هزینه ها و درآمد ها باید حساب بانکی و کارت های اعتباری شرکت از حساب های شخصی اشخاص درون شرکت و صاحبان کسب و کار کاملا جدا باشد.
مدیریت هزینه ها:
داشتن یک نرم افزار حسابداری کامل و جامع برای مدیریت هزینه از جمله هزینه های پرسنل و حقوق و دستمزد و … ضروری است و سیستم حسابداری بایستی قابلیت ثبت هزینه ها را داشته باشد.
علاوه بر بررسی پرداختی ها، این نرم افزار باید توانایی دسته بندی هزینه ها را نیز داشته باشد تا بتوان گزارشات را مدیریت نموده و به ثبت موارد مالیاتی رسیدگی نمود.
مدیریت حساب‌های پرداختی
بدون داشتن یک سیستم حسابداری جامع برای مدیریت حساب‌های پرداختی، اعتبار تجارت‌تان را به‌خطر می‌اندازید و ممکن است با هزینه‌های غیرضروری دیرکرد یا بهره‌دهی مواجه شوید. تمام صورت حساب‌های‌تان را بهموقع یا زودتر از موعد برای پرداخت‌های زمان دار، پرداخت کنید.
مدیریت حساب های دریافتی:
در این مورد می توان گفت که مدیریت حساب های دریافتی نیز به یک نرم افزار نیاز دارد که به وسیله آن سیاست ها و فرآیندهایی را برای محاسبه هزینه های مشتری در پی گیرد و روند و انتظارات پرداختی شرکت و مشتریان را برآورد نماید.
همچنین این سیستم باید بتواند با صدور فاکتور دقیق و قابل فهم برای مشتری و قابلیت پیگیری پرداختی ها، شرکت و تجارت مورد نظر را در بهبود برنامه های توسعه ای خود یاری رساند.
آموزش حسابداری را به پرسنل:
در این فرآیند لازم است که تمامی پرسنلی که استخدام شده اند، با فرآیندهای حسابداری آشنا شوند و آنها را فرا گیرند. در این خصوص حسابداران شرکت موظفند از تمام مراحل کاری شرکت اطلاع داشته باشند و مسئولیت تمام کارهایی که انجام می‌دهند را برعهده بگیرند.
گزارشات درآمد (زیان یا سوددهی)، برگه‌های متعادل‌سازی و گزارشات مالی سالانه
هنگامی که واحد حسابداری هزینه‌ها و سهم‌ها را ثبت می‌کنند، این گزارشات مالی ضروری باید تهیه شوند. شما باید گزارشات درآمدتان را مرور کنید و برگه‌های متعادل‌سازی را به صورت ماهانه یا هر سه‌ماه یکبار بررسی کنید و همیشه گزارشات سالانه را در سال جاری در نظر داشته باشید.
سیستم‌هایی را بکار بگیرید که بتوانید گزارشات مالی را مرتباً جمع آوری کنید تا به شما امکان محاسبه و بررسی استانداردهای مالی را بدهد.
پیشنهاد می‌شود مقاله مدیریت زمان حسابداری را مطالعه کنید
پیش بینی میزان نقدینگی:
برای پیش بینی جریان نقدی و شناسایی کسری های نقدینگی، لازم است که هر چند وقت یکبار، گزارشات گردش حساب به دست آید. پیش بینی میزان نقدینگی شرکت یا سازمان، به مدیران آن کمک می‌کند که بتوانند کسری ها را پیش بینی نموده و شرکت را برای حل مشکلات، آماده نمایند.
برنامه ریزی مالیاتی و تامین مالیات:
فصل پرداخت مالیات، فصلی پر چالش می باشد که نیاز است برای کاهش استرس و خطا، تمامی موارد و صورت حساب های از قبل ثبت شده را بررسی، حفظ و نگه داری نمود.
مدیریت مالیات فروش
صحبت از مالیات تنها به واحد حسابداری بخاطر مالیات پایان سال یا سه ماهه ختم نمی شود؛ بلکه مالیات فروش نیز باید حساب شود. تجارت‌هایی که با مالیات فروش سروکار دارند باید حواسشان به تغییر نرخ مالیات، تعطیلات، معافیت‌ها و قوانین حقوقی مالیاتی باشد.
اصلاحات حساب بانکی:
حسابرسی حساب های بانکی یکی از کار های مهمی به شمار می رود که باید در طول زمان انجام گردد. این کار به سازمان و مدیران کسب و کار مورد نظر، قابلیت تشخیص سریع خطاها و امکان اصلاح آنها را در نرم افزار های حسابداری فراهم می نماید تا به کمک آن بتوانند خطا های موجود را به بهترین شکل ممکن تصحیح نمایند.
پشتیبانی اطلاعات:
داشتن نسخه پشتیبان و بکاپ از اطلاعات حسابداری، یکی از کار های مهم به شمار می رود که به مدیران امکان حفاظت از اطلاعات را می دهد.
اتوماسیون اداری پشتیبان
با توسعه تکنولوژی، راه‌حل‌های زیادی برای غلبه بر چالش‌های مجموعه حسابداری وجود دارد. مطمئن باشید که قبل از انتخاب یک محصول تحقیقات لازم را می‌کنید. به دنبال ویژگی‌های مقیاسی و پشتیبانی مستمر باشید؛ اما از استفاده از ابزار مدرن حسابداری به‌هیچ عنوان نترسید. در جریان پشتیبانی هوشمند کارتان با استفاده از تکنولوژی باشید و آن را به حالت خودکار و کامل درآورید.
مسئولیت‌ها، درخواست‌ها و فرآیندها لازم است که در بخش کوچکی از واحد حسابداری‌تان جای گیرند و چنانچه تجارت شما توسعه می‌یابد این کار برایتان طاقت فرسا نباشد.
