چطور بفهمیم حسابدار شرکتمان به درستی اقدام می کند؟

هر شرکتی در هر اندازه ای برای حسابرسی مالی و تنظیم صورت های مالی به صورت دقیق نیاز به یک حسابدار کاربلد و با تجربه دارد. به همین علت، شغل حسابداری از جمله شغل های پول ساز است که بسیاری از افراد به آن علاقه نشان می دهند. حسابداری یک شرکت نیاز به آشنایی با نحوه تنظیم صورت های مالی، آشنایی با قوانین و تسلط بر نرم افزارهای حسابداری دارد. اگر می خواهید بدانید که چگونه باید حسابداری یک شرکت را انجام دهید

ارزیابی عملکرد به چه معناست؟

هر مجموعه اقتصادی برای هر سمت شغلی استانداردهایی از نحوه انجام و زمان انجام وظایف (شرح وظایف) دارد؛ بررسی نحوه انجام کار یک فرد در یک بازه زمانی مشخص و مقایسه آن با استانداردهای مجموعه، ارزیابی عملکرد نامیده می‌شود. هدف از ارزیابی عملکرد حسابداران، بررسی میزان توانمندی‌ها و همچنین یافتن نواقص جهت ارتقای سطح دانش و آگاهی آنان است.

نکته

یک فرد برای موفقیت در سمت حسابداری یک شرکت در مرحله اول باید با شرح وظایف حسابدار آشنا باشد.

چرا ارزیابی عملکرد حسابداران شرکت اهمیت دارد؟

حسابداری همانند مغز یک مجموعه اقتصادی است؛ زیرا با کنترل همه بخش‌ها اهداف نهایی مجموعه را برنامه‌ریزی می‌کند. هدف نهایی هر کسب و کار در نهایت کسب درآمد بالاتر و به دنبال آن کسب سود بیشتر است؛ بخش حسابداری مرکز مدیریت هزینه‌ها در راستای کسب سود بیشتر و ارائه پیشنهادات در جهت کسب درآمد بالاتر است. از سوی دیگر، گاهی عملکرد ضعیف بخش حسابداری علاوه‌بر کاهش درآمد و یا سود، منجر به زیان‌ده شدن مجموعه اقتصادی خواهد شد.

به عنوان مثال انتخاب اشتباه روش های ارزیابی موجودی کالا منجر به انجام محاسبات اشتباه بهای تمام شده کالاها و همچنین ارزش موجودی مواد و کالا در پایان دوره خواهد شد. این قبیل اشتباهات نه تنها موجب تحمیل هزینه‌های مالی برای مجموعه می‌شود، بلکه شرکت را از برخورداری از بسیاری مزایا نیز محروم می‌سازد. همچنین مجموعه اقتصادی را زیر ذره‌بین سازمان مالیاتی برای حسابرسی مالیاتی قرار می‌دهد.

مدیران و ارزیابی عملکرد حسابداران

حال که با اهمیت عملکرد بخش حسابداری و حسابداران مجموعه آشنا شدید، می‌توانید حساسیت مدیران در انتخاب حسابداران حرفه‌ای را نیز درک کنید. یک مدیر برای سپردن یکی از اصلی‌ترین بخش‌های فعالیت اقتصادی خود به یک حسابدار، باید به توانمندی‌ها و مهارت‌های حسابدار خود اطمینان داشته باشد؛ اطمینان به مهارت های حرفه حسابداری یک فرد، با ارزیابی عملکرد حسابداران صورت می‌گیرد.

ارزیابی عملکرد حسابداران توسط مدیران، به دلیل اطمینان از قابلیت‌های حسابدار برای انجام امور مالی مجموعه صورت می‌گیرد.

معیارهای سنجش عملکرد یک حسابدار چیست؟

حال تصور کنید به عنوان یک مدیر قصد بررسی عملکرد حسابدار خود را دارید؛ مهم‌ترین معیارها برای ارزیابی عملکرد حسابداران، عبارتند از:

صحت گزارشات و صورت های مالی 

قطعا اولین و مهم‌ترین ملاک برای سنجش عملکرد یک حسابدار، بررسی درستی گزارشات و صورت‌های مالی تنظیمی از سوی او است. زیرا صحت گزارشات مالی کارنامه عملی یک حسابدار است. صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌شود. برای ارزیابی عملکرد حسابدار خود، گاهی به صورت غیرمنتظره از او بخواهید یک تراز آزمایشی برای نزدیک‌ترین تاریخ ممکن به شما تحویل دهد؛ سپس با بررسی تراز بودن حساب‌ها صحت عملکرد او را بسنجید.  حسابداری که تراز آزمایشی تنظیمی او در چندین مرحله تراز نباشد، کارایی لازم را نخواهد داشت.

پیشنهاد می‌شود مقاله تراز آزمایشی چیست؟ را مطالعه کنید

نظم و ترتیب

رعایت نظم و ترتیب ویژگی مهم یک حسابدار حرفه‌ای محسوب می‌شود؛ حسابداری که میز کارش همواره پر از اسناد و مدارک ثبت شده و ثبت نشده است، حسابدار موفقی نخواهد بود. با داشتن چنین حسابداری، باید منتظر رد شدن دفاتر و یا مخدوش یا از بین رفتن اسناد و مدارک هزینه‌ها باشید.

نکته

یک حسابدار حرفه ای کلیه اسناد و مدارک را به صورت روزانه ثبت و در صورت لزوم بایگانی می‌کند. در نتیجه میز کار و اتاق او هرگز انباشته از انبوه اسناد نخواهد بود.

مدیریت زمان

یکی از ویژگی‌های بسیارمهم برای یک حسابدار موفق، برنامه‌ریزی برای وظایف محوله و سرعت عمل در انجام امور است. به این معنی که حسابدار در کنار انجام امور جاری مجموعه، تکالیف مالیاتی را نیز در مهلت مقرر آماده و به سازمان مالیاتی ارسال نماید. حسابداری که برای اجرای هیچ یک از درخواست‌های مدیرعامل آمادگی ندارد یا زمان بسیاری نیاز دارد، قطعا در موعد انجام تکالیف مالیاتی، مجموعه را با بحران مواجه خواهد نمود.

دقت و تمرکز

دقت و تمرکز یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک حسابدار است؛ حسابداران در طول روز با اعداد و ارقام ریز و درشت بسیاری سر و کار دارند که بی‌دقتی در درج حتی یکی از آنها می‌تواند تراز کل محاسبات را بر هم بزند. برای بررسی نحوه عملکرد حسابدار مجموعه خود می‌توانید یک تراکنش غیرمنتظره با مبلغ بالا از یکی از حساب‌های درگیر شرکت انجام دهید؛ عکس‌العمل او در خصوص اطلاع از تراکنش و پیگیری دلیل خروج پول، نشان‌دهنده دقت او به رویدادهای شغلی‌اش است. 

دانش حسابداری و مالیاتی

قطعا یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای ارزیابی عملکرد حسابداران، بررسی میزان آشنایی آنان با فایل لیست استانداردهای حسابداری قوانین و بخشنامه‌های مالیاتی و بیمه است. ارزیابی فنی و تکنیکی حسابدار باید قبل از استخدام توسط مدیران مالی مجموعه انجام شود؛ گاهی از یک حسابدار رسمی و یا مشاوران مالی و مالیاتی خود بخواهید، به‌روز بودن اطلاعات فنی و تکنیکی حسابدارتان را مورد بررسی قرار دهند.

مهارت حل مسئله

یک حسابدار موفق باید بتواند در مقابل مشکلات کاری که به صورت غیرمنتظره با آنها روبه‌رو می‌شود، بی‌درنگ تصمیم‌گیری نماید؛ این تصمیم‌گیری باید با در نظر گرفتن بیشترین منافع و کمترین زیان برای مجموعه باشد. به بیان دیگر، او باید در تصمیم‌گیری دیدگاه چندجانبه داشته باشد. لازمه این مهارت، اعتماد به نفس و اختیارات شغلی نسبی است. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با تعریف چالش‌های ساختگی یا با رصد رفتارهای حسابدارتان در زمان چالش‌های واقعی، این مهارت را در وی ارزیابی نمایید.

آشنایی با فعالیت اقتصادی مجموعه

یک حسابدار موفق باید با چرخه فعالیت اقتصادی مجموعه‌ای که در آن مشغول است، آشنا باشد؛ تا بتواند گزارشات مالی را بر اساس فعالیت مجموعه تحلیل نماید. همچنین با ارائه پیشنهادات مناسب، در افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ بکوشد.

علاقه به یادگیری

جهان پیرامون ما پیوسته در حال تغییر و دگرگونی است؛ تغییراتی که گاه با سلیقه ما هماهنگ نیست ولی ناچار به پذیرش آن هستیم. دنیای کسب و کار به ویژه حسابداری که موضوع صحبت ماست، نیز از این قاعده مستثنی نیست. یکی از گزینه‌های سنجش عملکرد حسابداران، تمایل آنها به یادگیری مهارت‌های جدید و ارتقای موقعیت خویش است. گاهی مقاومت شخص در برابر یادگیری شیوه‌های اجرایی جدید موجب از دست دادن شغل و یا بازنشستگی پیش از موعد به دلیل قدیمی بودن اطلاعات می‌شود.

مهارت های ارتباطی

از مهم‌ترین معیارهای سنجش عملکرد حسابداران می‌توان به مهارت‌های ارتباطی حسابداران اشاره نمود. یک حسابدار موفق به سادگی با مدیران و سهام‌داران مجموعه ارتباط برقرار می‌کند؛ گزارشات و اطلاعات مورد نیاز آنها را در اولین فرصت تهیه و با آرامش برای ایشان تجزیه و تحلیل می‌نماید.

همچنین یک حسابدار کاربلد می‌تواند به خوبی با کارمندان سازمان مالیاتی تعامل نماید؛ تا به بهترین نحو از مجموعه‌ای که با آن همکاری می‌کند در سازمان مالیات و بیمه دفاع نماید. 

اشتباهات رایج حسابداران در عملکرد اشتباه

حسابداران باید تمامی حواس و تمرکز خود را معطوف به شغل خود نمایند تا از وقوع اشتباه در ثبت اعداد و ارقام و یا تشخیص غلط ماهیت حسابها در حسابداری پیشگیری نمایند. چند نمونه از اشتباهات رایج حسابداران عبارتند از:

 ♦️اشتباه در محاسبه جمع ستون‌های مانده حساب‌ها در تراز آزمایشی

♦️ عدم انتقال یک طرف ثبت روزنامه به حساب‌های دفتر کل

♦️ انتقال هر دو طرف یک ثبت روزنامه به ستون بدهکار یا ستون بستانکار در حساب‌های دفتر کل

♦️ نقل مبلغ نادرست به حساب‌های دفتر کل

♦️ نوشتن رقم بدهکار و بستانکار نامساوی برای یک معامله در دفتر روزنامه

موارد بالا در صورت کشف اشتباه قبل از حسابرسی مجموعه و ثبت سند اصلاحی قابل حل هستند؛ اما اعتماد کارفرما را نسبت به حسابدار خدشه‌دار خواهند کرد.

اشتباهات سرنوشت ساز

اما گاهی برخی از اشتباهات حسابدار، ملاک ارزیابی عملکرد او قرار می‌گیرد و دانش او را زیر سوال می‌برد. به عنوان مثال دو مورد زیر را در نظر بگیرید:

♦️ ثبت وجوه ﺩﺭﯾﺎﻓﺘﯽ بابت ﻭﺩﯾﻌﻪ ﯾﺎ ﭘﯿﺶﺩﺭﯾﺎﻓﺖ ﺍﺯ ﻣﺸﺘﺮﯼ به عنوان درآمد مجموعه؛ از آنجا که مجموعه متعهد است این وجوه را به صورت کالا یا خدمات به مشتری در زمان معین بازگرداند، ﺍﯾﻦ وجوه ﺩﺭﺁﻣﺪ نیستند؛ بلکه تا پیش از ارائه محصول نوعی ﺑﺪﻫﯽ محسوب می‌شوند.

♦️ ثبت کردن ﻫﻤﻪ‌ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺧﺮﯾﺪ ﺗﺠﻬﯿﺰﺍﺕ ﺑﺰﺭﮒ ﺑﻪ ﻋﻨﻮﺍﻥ ﻫﺰﯾﻨﻪ؛ بعضی از حسابداران با توجه به تمایل یا تقاضای کارفرما از آنها برای افزایش هزینه‌ها به منظور فرار مالیاتی، اقدام به ثبت خرید تجهیزات بزرگ به عنوان هزینه می‌کنند؛ تا به نوعی از مالیات شرکت بکاهند. اما یک حسابدار حرفه ای می‌داند که وجه نقد خروجی بابت این خرید دارایی‌ها را نمی‌توان به عنوان هزینه ثبت کرد؛ بلکه ﻭﺟﻪ ﻧﻘﺪ ﺩﺭ ﯾﮏ ﺩﻭﺭﻩ ﺍﺯ یک ﺩﺭ ﺧﺎﺭﺝ ﻣﯽﺷﻮﺩ ﻭ ﻣﺰﺍﯾﺎﯼ ﻣﺎﻟﯿﺎﺗﯽ ﺩﺭ ﺩﻭﺭﻩﻫﺎﯼ ﺯﻣﺎﻧﯽ ﺑﻪ ﻣﺮﻭﺭ ﺍﺯ ﻫﻤﺎﻥ ﺩﺭ ﺑﺮﻣﯽﮔﺮﺩﺩ. همچنین در صورتی که این گونه خریدها را به عنوان هزینه ثبت کنیم در هنگام رسیدگی به اسناد و مدارک شرکت، با مشکلات بزرگی برخورد خواهیم نمود.

توجه نمایید که حسابداری که مرتکب چنین اشتباهاتی شود، اطمینان کارفرما را به صورت کامل از دست خواهد داد.

از یک حسابدار حرفه ای چه انتظاری داشته باشیم؟

مدیران از حسابداران حرفه‌ای علاوه‌بر اجرای وظایف محوله به بهترین روش ممکن و آشنایی با مهارت های حرفه حسابداری انتظارات بالاتری دارند. برخی از این انتظارات عبارتند از:

رازداری

به جرات می‌توان گفت مهم‌ترین انتظار یک مدیر از یک حسابدار کارآزموده، رازداری و عدم افشای اطلاعات است. زیرا اطلاعات مالی هر کسب و کار جزء محرمانه‌ترین اطلاعات آن است. افشای این اطلاعات حتی برای نزدیک‌ترین افراد به مدیریت مجموعه نیز نادرست است. در صورت بروز مشکل برای مجموعه از این طریق، مدیرعامل می‌تواند در محاکم قضایی از حسابدار شکایت نماید.

آشنایی با ابزارهای رایج حسابداری

مدیران هر کسب و کار با دغدغه‌های بسیاری روبه‌رو هستند. از این رو انتظار دارند خیالشان از بابت حساب و کتاب مجموعه راحت باشد. آنها از حسابداران خود انتظار دارند با استفاده از ابزارهای حسابداری رایج و حتی‌الامکان ارزان قیمت مورد تایید سازمان مالیاتی، آشنا باشند؛ همچنین بتوانند گزارشات مورد نیاز مدیریت را تهیه و با زبان ساده تجزیه و تحلیل نمایند. از جمله این ابزارها می‌توان به نرم افزارهای حسابداری مناسب نوع فعالیت مجموعه اشاره نمود.

به روز بودن

حسابداری و مالیات دو موضوع پویا هستند؛ به این معنی که با تغییر شرایط اقتصادی و اتخاذ تصمیمات مدیریتی جدید، قوانین و بخشنامه‌های جدیدی در بخش مالیات و یا بیمه صادر می‌شود؛ گاهی این قوانین تغییراتی را در محاسبات حسابداری ایجاد می‌کند. نمونه این مسئله تعیین پایه حقوق و سقف معافیت مالیاتی سالیانه کارمندان است که به صورت سالیانه تجدید و مستلزم انجام محاسبات جدیدی است.

از یک حسابدار موفق انتظار می‌رود از آخرین تغییرات و اصلاحات قوانین حسابداری و مالیات و بیمه و همچنین قانون کار اطلاع داشته و آنها را مد نظر قرار دهد.

انجام به موقع تکالیف مالیاتی

در کنار وظایف عمومی هر حسابدار، از او انتظار می‌شود مهلت‌های قانونی انجام تکالیف مالیاتی را بداند؛ همچنین پیش از رسیدن به زمان مورد نظر، اسناد و مدارک مورد نیاز را آماده و مرتب نماید. در صورتی که انجام امور مالیاتی شرکت نیز برعهده او است، پیش از رسیدن به روزهای پایانی مهلت قانونی، اطلاعات درخواستی سازمان مالیاتی یا بیمه تامین اجتماعی را آماده و ارسال نماید.

صبر و حوصله

از یک حسابدار ماهر انتظار می‌رود که صبور و باحوصله باشد؛ این ویژگی به دو دلیل برای حسابداران اهمیت دارد:

 1- لازمه شغل حسابداری و مدیریت انبوه اعداد و حساب‌ها و پیشگیری از اشتباه، صبر و تحمل زیاد است

2- گاهی پیش می‌آید که حسابدار علاوه‌بر انجام وظایف محوله در طول روز با انبوه خرده فرمایشات کارفرما مواجه می‌شود؛ در این شرایط صبر به حسابدار کمک می‌کند با آرامش و دقت کلیه موارد درخواستی را تهیه نموده موقعیت شغلی خود را تقویت نماید 

خلاقیت

گاهی برای اجرای برخی امور روش‌های متفاوتی وجود دارد؛ حسابدار باید با بررسی کلیه روش‌ها کاربردی‌ترین، ساده‌ترین و کم هزینه‌ترین روش ممکن را انتخاب نماید.

در استخدام حسابدار به چه نکاتی توجه کنیم؟

اگر به عنوان یک مدیر قصد استخدام حسابداری برای شرکت خود دارید بهتر است در زمان مصاحبه استخدامی حسابداری به موارد زیر توجه نمایید:

نظم ظاهری فرد: اشتباه نکنید منظور ما لزوما پوشیدن لباس‌های گران‌قیمت یا خیلی رسمی نیست؛ بلکه مرتب بودن ظاهری فرد مورد نظر است؛ لباس‌های تمیز، مرتب و مناسب با محل کار. فردی که در جلسه مصاحبه ظاهر نامرتبی دارد، قطعا در محل کار خود نیز به نظم اهمیتی نخواهد داد.

وقت شناسی: همان گونه که پیش‌تر اشاره شد، یکی از ویژگی‌های یک حسابدار حرفه‌ای مدیریت زمان است؛ حضور در زمان تعیین شده جهت مصاحبه می‌تواند نشان‌دهنده وقت شناسی و زمان‌بندی یک فرد باشد.

️مهارت‌های کلامی و گفتاری: هر فرد پیش از معرفی مهارت‌های فنی و تکنیکی خود با مهارت‌های کلامی و گفتاری به معرفی خود می‌پردازد. به رعایت ادب و حق تقدم در صحبت کردن متقاضی استخدام، دقت نمایید.

مهارت‌های فنی و تکنیکی: یکی از مهم‌ترین مواردی که در جلسه مصاحبه باید مورد بررسی قرار گیرد، مهارت‌های حسابداری و حل مسئله حسابدار است؛ این کار توسط حسابداران ارشد مجموعه و یا مدیران مالی انجام می‌شود.

اعتماد به نفس: یکی از مواردی که در اولیه مصاحبه کاری توجه مدیران را جلب می‌نماید، اعتماد یک حسابدار به توانمندی‌هایش است؛ این مسئله نشان از تسلط حسابدار بر حوزه کاری خود است.