نگهداری از اطلاعات مالی در تمام شرکت ها و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. سند حسابداری، یکی از ابزار های بسیار مهم جهت نگهداری اطلاعات مالی شرکت های مختلف است. ثبت اسناد حسابداری به جهت جلوگیری از هرگونه تغییر و یا دستکاری در اسناد حسابداری انجام میشود. در این مقاله به بررسی و معرفی سند حسابداری، اهمیت سند حسابداری، کاربرد و انواع اسناد حسابداری، نحوه ثبت سند حسابداری و …. می پردازیم.
سند حسابداری چیست؟
در حسابدارای تمام رویداد های مالی در برگه هایی ثبت می شود که این برگه ها سند نام می گیرند. هر سند حسابداری اطلاعات مالی جداگانه ای را داراست. از جمله موراد مهم در سند حسابداری به شرح زیر است:
- زمان و تاریخ وقوع رویداد مالی
- مبلغ
- حساب های مرتبط
نکات :
1- معاملات قبل از ثبت در دفاتر روزنامه در اسناد حسابداری ثبت می‌شوند.
2- کلیه رویدادهای مالی از روی اسناد اولیه مانند: فاکتورها، قبض ها و فاکتورها در اسناد حسابداری ثبت میشود.
اسناد و مدارک مثبته
اسناد و مدارک مثبته نشان‌دهنده وقوع رویداد مالی هستند و با استفاده از آنها میتوان رویداد مالی را شناسایی، اندازه گیری و ثبت کرد. رویدادهای مالی به رویدادهایی گفته میشود که باعث تغییر در دارایی، بدهی یا حقوق مالکانه واحدهای اقتصادی می‌شوند.
با استفاده از قابلیت شناسایی در اسناد و مدارک مثبته میتوان به نوع رویداد مالی و زمان وقوع آن پی برد. با استفاده از قابلیت اندازه گیری میتوان معادل ریالی تاثیر رویدادهای مالی بر دارایی، بدهی یا حقوق مالکانه را تعیین و در نتیجه با استفاده از این اطلاعات آن را ثبت کرد.
دفاتر حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی
معمولا تمامی رویدادهای مالی و همچنین ثبت های حسابداری که برای آنها تنظیم میشود در دفاتر حسابداری درج و ثبت خواهند شد. دفاتر حسابداری قانونی عمل می‌کنند و به دو بخش اصلی:
- دفاتر حسابداری رسمی (قانونی)
- دفاتر غیر رسمی (کمکی)
تقسیم می‌شوند.
دفاتر حسابداری رسمی (قانونی)
دفاتر حسابداری رسمی یا همان قانونی از دو بخش: دفتر روزنامه و دفتر کل تشکیل شده اند. دفتر روزنامه به دفتری گفته میشود که تمامی رویدادهای مالی را به شکل روزانه در آن ثبت میشود. دفتر کل به دفتری گفته میشود که خلاصه رویدادهای مالی و معاملات را تفکیک می‌کند. مقوله تحریر دفاتر قانونی، موضوع مهم و گسترده ای است که از مهمترین مباحث حسابداری محسوب میشود.
دفاتر غیر رسمی (کمکی)
دفاتر حسابداری غیر رسمی، دفاتری است که جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه میشود. تهیه این دفاتر بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزامات قانونی ندارد. مانند دفتر معین.
چرا ثبت سند حسابداری و رویدادهای مالی مهم است؟
ثبت اسناد حسابداری و همچنین رویدادهای مالی از مهم ترین امور حسابداری محسوب می‌شوند. اگر ثبت این اسناد به موقع و بر اساس اصول انجام نشود باعث به وجود آمدن مشکلات بعدی شده و به مرور تمامی امور حسابداری متزلزل می‌شوند. مهم ترین هدف انجام ثبت های حسابداری، جمع آوری و ایجاد نظم و ترتیب در اسناد مالی است.
یکی دیگر از اهداف ثبت اسناد حسابداری در جلوگیری از تحریف، تغییر و یا دستکاری در این اسناد مهم نیز است، چراکه با این کار از گم شدن این اطلاعات و اسناد هم جلوگیری میشود. با انجام ندادن و به ثبت نرساندن اسناد حسابداری امکان دارد یک کسب و کار در مسائل مربوط به امور مالیاتی و… با مشکل مواجه شود.
مراحل ثبت سند حسابداری
برای ثبت اسناد حسابداری و رویدادهای مالی انجام 3 مرحله زیر لازم است:
- مرحله اول ثبت تمام فعالیت هایی که موجب میشود مبلغی از شرکت خارج شود و یا وارد شرکت شود. این کار به راحتی و با ثبت رویداد های مالی شرکت انجام پذیر است. لازم است که برای این کار مدارک مربوط به آن نیز نگهداری شود.
- حالا باید مراحل فوق تجزیه و تحلیل شوند. به این ترتیب که مشخص شود هر کدام از این حساب ها ماهیت بدهکار و یا بستانکار دارد. در واقع اطلاع از ماهیت حسابها در حسابداری در انجام ثبت صحیح بسیار تاثیر گذار است.
- مرحله آخر تایید این اطلاعات توسط مقامات بالاتر شرکت است که دراین صورت این مدارک معتبر خواهند بود.
اجزای سند حسابداری شامل چیست؟
هر سند حسابداری از قسمت های مختلف زیر تشکیل شده است؟
- شماره سند
- تاریخ سند
- نوع سند
- شرح سند حسابداری
- ستون شرح / نام حساب جهت وارد کردن نام حساب
- ستون بدهکار و ستون بستانکار
- قسمتی که برای نمایش مقدار کل بدهکاری و کل مبلغ بستانکار است
- قسمتی که برای ثبت نام تکمیل کننده سند حسابداری است
صحت سنجی اسناد حسابداری با استفاده از تراز آزمایشی
یکی از مناسب ترین راه ها برای صحت از ثبت اسناد حسابداری برای حسابداران، استفاده از تراز آزمایشی است. حسابداران با استفاده از تراز آزمایشی، جمع مانده بدهکار و بستانکار در حسابداری را مقایسه کرده و بدین وسیله از درستی و صحت ثبت اسناد حسابداری اطمینان حاصل می‌کنند.
پیشنهاد می شود مقاله تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی را مطالعه کنید
مهم ترین ثبت های حسابداری
ثبت های حسابداری همگی از اهمیت زیادی برخوردارند، اما از مهمترین و کاربردی ترین ثبت های حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات مالی یکی از مهمترین ثبت های حسابداری است که بر اساس تاثیری که معاملات بر معادله حسابداری دارند تجزیه و تحلیل شده و در دفتر روزنامه به ثبت می‌رسند.
- تنظیم صورت های مالی و ارائه گزارشات صورت های مالی از جمله مهمترین ثبت های حسابداری نیز است که موجب میشود بهتر بتوان داده های مالی را بررسی کرد. همین موضوع باعث میشود مدیران راحت تر بتوانند برای امور مالی تصمیم گیری کنند.
- اصلاح حساب های دفتر کل موجب میشود اطلاعات مدام به روز و آپدیت شوند و نقش مهمی در ارائه داده های مالی صحیح دارند و به همین دلیل جزو مهمترین ثبت های حسابداری هستند.
روش ثبت اسناد حسابداری
اسناد حسابداری را به دو روش دستی و کامپیوتری میتوان ثبت کرد:
برای ثبت اسناد حسابداری به صورت دستی کافیست یک سند حسابداری خام داشته و اطلاعات به صورت دستی وارد آن شود.
در روش کامپیوتری فرم خام در کامپیوتر نمایش داده میشود و با استفاده از صفحه کلید اطلاعات وارد کامپیوتر میشود.
انواع ثبت اسناد حسابداری
ثبت اسناد حسابداری به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- ساده: سند حسابداری ساده فقط شامل دو بخش بدهکار و بستانکار است.
- مرکب: سند حسابداری مرکب از چندین ثبت بدهکار و بستانکار تشکیل شده است.
انواع ثبت حسابداری شرکتها
برای انجام ثبت اسناد حسابداری باید به نوع شرکت توجه نمود. زیرا ثبت حسابداری شرکتها بر اساس نوع فعالیتی که در آنها انجام میشود متفاوت است. انواع ثبت های حسابداری بر اساس نوع شرکت به شرح زیر هستند:
- ثبت حسابداری شرکت های دولتی
- ثبت حسابداری شرکت های خدماتی
- ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی
- ثبت حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی
- ثبت حسابداری شرکت های پیمانکاری
- ثبت حسابداری شرکت های وارد کننده یا اعتبارات اسنادی
در میان ثبت‌های بالا، ثبت‌های حسابداری برای برخی شرکتها تابع شرایط خاص‌تری است. این شرکتها عبارتند از:
- ثبت حسابداری شرکت های صنعتی
- ثبت حسابداری شرکت های پیمانکاری
- ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی خارجی
ثبت حسابداری شرکت های صنعتی
در شرکت‌های تولیدی و صنعتی علاوه‌بر خرید و فروش مواد اولیه ثبت‌های حسابداری دیگری در زمینه‌های زیر باید انجام شود که مستلزم انجام محاسبات پیچیده و دقیق است.
- موجودی اول دوره
- بهای تمام شده کالای ساخته شده
- بهای تمام شده کالای در جریان ساخت
- بهای تمام شده کالای فروش رفته
- موجودی پایان دوره
ثبت حسابداری شرکت های پیمانکاری
حسابداری شرکت های پیمانکاری گاهی حتی از پیش از انعقاد قرارداد با کارفرما و با خرید اسناد شرکت در مناقصه آغاز میشود. برخی از ثبت‌های حسابداری شرکت‌های پیمانکاری عبارتند از:
- ثبت حسابداری پیش پرداختها
- ثبت حسابداری سفته حسن انجام کار
- ثبت حسابداری مربوط به هزینه‌های تامین نیروی انسانی و در برخی قراردادها مواد اولیه
- ثبت حسابداری حقوق و دستمزد نیروهای شاغل در پروژه
- ثبت حسابداری حق بیمه افراد شاغل در پروژه
ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی خارجی
در شرکت‌های بازرگانی خارجی مبحث جدیدی با عنوان اعتبارات اسنادی و ثبت‌های مربوط به آن مطرح میشود. ثبت حسابداری شرکت‌های بازرگانی خارجی در سه مرحله انجام میشود:
- ثبت حسابداری برای دریافت اعتبار ارزی
- ثبت حسابداری انتقال وجه به حساب طرف خارجی از طریق بانک واسط
- ثبت حسابداری حمل و نقل و بیمه محصولات از کشور طرف مقابل
مهم ترین ثبت های حسابداری برای یک شرکت
در هر کسب و کار مراودات مالی و پولی زیادی انجام میشود که نیاز به ثبت حسابداری دارند. اما شاید اصلی‌ترین ثبت‌های حسابداری برای یک شرکت در قالب موارد زیر قرار گیرد:
- ثبت حسابداری حقوق و دستمزد
- ثبت حسابداری ارزش افزوده
ثبت حسابداری حقوق و دستمزد
هر کسب و کار بیشترین تعاملات مالی را با کارمندان خود دارد؛ از این رو ثبت حسابداری حقوق و دستمزد و پاداش و مزایای آنان یکی از مهمترین ثبت‌های حسابداری است. از موارد مشترک جهت محاسبه حقوق و دستمزد میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- حقوق پایه
- اضافه کاری
- حق مسکن
- بن کارگری
- حق اولاد
- محاسبات بیمه
- حق سنوات
ثبت حسابداری ارزش افزوده
در زمان خرید یا فروش کالا و یا خدمات به اینکه محصول مورد نظر مشمول ارزش افزوده است باید توجه شود؛ به این ترتیب در صورت مشمولیت باید 9% مبلغ خرید یا فروش به عنوان مالیات و عوارض ارزش افزوده در صورتحساب و سپس ثبت‌های حسابداری اعمال شود.
ثبت حسابداری خرید و فروش
در شرکتها و موسسات بازرگانی که خرید و فروش های بسیاری انجام می دهند، اسناد حسابداری خرید و فروش زیاد مشاهده میشود. در این قسمت ثبت حسابداری چند حساب مربوط به عملیات خرید و فروش را بررسی میکنیم.
ثبت حسابداری خرید کالا: ماهیت حساب خرید کالا بدهکار است و در ثبت اسناد حسابداری، همیشه بدهکار است.
ثبت حسابداری تخفیف ها و برگشت از خرید: این دو حساب ماهیت بستانکار دارد و در ثبت اسناد حسابداری همیشه بستانکار هستند.
ثبت حسابداری فروش کالا: ماهیت فروش کالا بستانکار است و در ثبت اسناد حسابداری همیشه بستانکار ثبت میشود.
ثبت حسابداری تخفیفات و برگشت از فروش: ماهیت این دو حساب بدهکار است و در ثبت اسناد حسابداری همیشه بدهکار ثبت میشود.
نتیجه
امروزه افراد در محیط های کاری پر از چالش و پویا کار می‌کنند. اما برای رویارویی با این مشکلات و چالش ها لازم است تا قبل از ورود به هر حرفه ای آموزشات لازم را دیده باشیم، حرفه حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیست. پس برای انجام اموری همچون ثبت اسناد حسابداری، موارد مالی و…لازم است تا آموزش حسابداری را به طور کامل یاد گرفته و آن را اعمال کنیم.
