ثبت خرید و فروش از پرکاربرد ترین موارد در سند های حسابداری می باشد که در سازمان ها از آن استفاده می شود. این مورد در سازمان هایی وجود دارد که کالا یا خدماتی را ارائه می دهند.
انواع فاکتور های فروش
دسته بندی فاکتور فروشگاه با توجه به رسمیت، چاپ و طراحی آنها متفاوت است. که در ادامه آن ها را معرفی خواهیم کرد.
انواع فاکتور فروش از نظر رسمیت
فاکتورفروش از لحاظ رسمیت به 2 نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند. کاربرد فاکتور رسمی برای مشاغلی است که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را اداره مالیات تحویل دهند و باید مهر و امضای فروشنده در آن وجود داشته باشد و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج شود.
در واقع در این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده است و مورد تایید آنها است. اما در فاکتور غیر رسمی وجود مهر و امضای فروشنده ضروری نیست و صرفا برای اطلاع مشتری تهیه شده است. این فاکتورها معمولا در مشاغل کوچک مثل فاکتور فروشگاه یا سوپرمارکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ضمن مالیاتی به نام مالیات فاکتور فروش وجود ندارد.
فاکتور رسمی و تفات آن با فاکتور غیر رسمی:
تعاریف زیادی برای فاکتور در نظر گرفته شده است که در زیر به ساده ترین آنها اشاره می شود: به فاکتوری که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید آنها باشد، فاکتور رسمی می گویند.
همچنین فاکتور غیر رسمی تنها به دلیل اطلاع مشتریان تهیه می شود اما استاندارد های دارایی در آن به کار نمی رود. به همین علت، این نوع فاکتور در وزارت دارایی اعتبار ندارد.
فاکتور صوری چیست؟
برخی از بنگاه‌های اقتصادی برای فرار از مالیات از فاکتور صوری استفاده می‌کنند و خرید فاکتور صوری برای آنها سود زیادی دارد ولی تهیه و چاپ فاکتور صوری امری کاملا غیر قانونی است. اما سازمان امور مالیاتی می‌تواند از روش‌های مختلف فاکتور حقیقی را از فاکتور صوری تشخیص دهد. برخی از این روش‌ها عبارتند از:
- بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
- کنترل مستندات حمل و نقل
- بررسی تناسب خدمات یا کالای ارائه شده با زمینه فعالیت‌های شرکت
- اطلاعات فروشنده و بررسی کد اقتصادی و شناسه ملی آن
- بررسی مستندات پرداخت مثل فیش بانکی، فیش واریزی و…
ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی:
از جمله ویژگی های اصلی یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و یا خدمات، که باید آنها را دارا باشد تا مورد تایید دارایی باشد، می توان به موارد زیر اشاره نمود.
شماره سریال:
یکی از مهم تری ویژگی های فاکتور رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و به صورت برجسته چاپ گردد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی نمود. این نوع چاپ از چاپ دیجیتالی و شماره های معمولی متفاوت می باشد.
اطلاعات خریدار و فروشنده:
در این مورد لازم است که مشخصات زیر در مورد خریدار و فروشنده در فاکتور ثبت شوند.
- کد اقتصادی
- شناسه ملی/ کد ملی
- شماره ثبت
- آدرس
- کد پستی
- شماره تلفن
- و سایر مشخصات
پیشنهاد می کنیم، مقاله تکالیف مالیاتی را مطالعه کنید
ثبت فاکتور خرید و فروش در حسابداری
مشخصات فاکتور فروش
- اطلاعات کامل حقیقی و حقوقی دو طرف معامله مثل کد اقتصادی، کدملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و … باید در آن ثبت شود.
- در فاکتور فروش باید نوع کالا و خدماتی که ارائه شده است، با اعلام تعداد و قیمت و شرایط معامله اعم از نقدی یا غیر نقدی توضیح داده شوند.
- فاکتور باید شامل مهر و امضا خریدار و فروشنده باشد و هیچ‌گونه خط خوردگی در آن وجود نداشته باشد.
- شماره سریال فاکتور با توجه به شماره و تاریخ، تقدم و تاخر نداشته باشد.
- فاکتور رسمی فروش شما باید با نمونه فاکتور سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
- اگر محصول شما دارای مالیات و عوارض بر ارزش افزوده است، درج ان در فاکتور فروش ضروری است.
- سایز کاغذ در فاکتور فروش کالا اختیاری است و معمولا در سایز A5 است ودر مواردی برای رسمیت بیشتر، A4هم چاپ می‌شود.
- مهم‌ترین شاخصه فاکتور فروش رسمی، شماره سریال آن است و باید به روش چاپ افست به رنگ قرمز و کمی برجسته در بالا و سمت چپ فاکتور باشد. این شماره سریال‌ها توسط سر ممیزی‌های اداره دارایی کنترل می‌شوند. شماره سریال فاکتورهایی که با صندوق فروش چاپ می‌شوند؛ به صورت اتومات است.
امضا و مهر:
آخرین و مهم ترین ویژگی در فاکتور ها، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور می باشد. همچنین مهر و امضا در فاکتور ها الزامی می باشد.
ثبت فاکتور خرید:
هر کسب و کار بنا به دلایل مختلفی اقدام به خرید می کند که در زیر به برخی از انواع خرید ها اشاره می شود.
خرید مصارف و هزینه:
خرید هایی که به منظور اقدامات و امور روزانه شرکت صورت می گیرند. مانند لوازم اداری، لوازم پذیرایی و … که این نوع خرید دارای ماهیت هزینه است.
قالب مناسب برای یک فاکتور فروش چیست؟
- در بالای فاکتور به عنوان سربرگ، اطلاعات کسب و کار بنویسید. (فاکتور سربرگ دار)
- در زیر اطلاعات کسب و کار، جزئیات صورت حساب مشتری را وارد کنید.
- شماره فاکتور، تاریخ صدور وموعد پرداخت فاکتور را در کنار صورت حساب مشتری درج کنید.
- لیستی از خدماتی که به مشتری ارائه داده اید به همراه توضیح کوتاه، هزینه و مبلغ را در فاکتور درج کنید.
- در انتهای فاکتور مجموع مبلغ پرداختی و مالیات ها را یادداشت کنید.
خرید دارایی:
این نوع خرید به منظور استفاده در شرکت می باشد مانند میز و صندلی، کامپیوتر، مبلمان اداری و …
خرید خدمات:
خرید هایی مانند خرید خدمات مشاوره بازاریابی، خرید بسته های تبلیغاتی و …که برای توسعه و ارتقا کسب و کار صورت می گیرد.
پیش نیازها:
برای ثبت فاکتور های رسمی نیاز است که اطلاعات زیر ثبت شوند:
- کالا
- فروشنده
- شخص
- نوع ارزش افزوده
- نوع خرید
نکته: اگر این تعاریف وجود نداشتند می توان در هنگام ثبت فاکتور خرید آنها را بدون این که لازم باشد فرم بسته شود، تعریف نمود.
فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری است؟
اساسی ترین هدف برای فاکتور فروش کالا، ثبت سابقه فروش است. این یک روش برای ردیابی تاریخ فروش کالا ، مقدار پول پرداخت شده و هر بدهی معوق فراهم می کند. فاکتور ابزاری ارزشمند برای حسابداری است. همچنین می تواند ردیابی کند که کدام یک از کارمندان فروش می گیرند و اقلامی را که می فروشند. ارائه فاکتور فروش برای همه کسب و‌کارها از بنگاه‌های اقتصادی کوچک گرفته تا بزرگ، در صورتی که مشمول نظام مالیاتی هستند، الزامی است و در صورت خودداری از ارائه فاکتور جرائم سنگینی برای آن کسب‌و‌کار وضع خواهد شد.
ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده می‌گوید:
“تمام کسانی که به عرضه کالا و خدمات مشغول هستند (واحدهای تجاری مشمول نظام مالیات) باید صورتحسابی را طبق قانون نظام صنفی خود و حاوی مشخصات طرفین معامله، کالا و خدمات مورد معامله ارائه دهند. این صورت حساب‌ها یا به صورت فاکتورهایی است که جزئیات آن دست‌نویس خواهد بود و یا مستقیماً از نرم افزارهای صندوق فروش چاپ خواهند شد”
فاکتور رسمی فروش:
سیستم ها و نرم افزار های جدید حسابداری که توانایی صدور انواع فاکتور را دارند، این کار را ساده کرده اند. به همین علت می توان با استفاده از این نوع نرم افزار ها، فاکتور ها را به صورت اتوماتیک تهیه و چاپ نمود.
به طور کلی می توان در نرم افزار های حسابداری انواع فاکتور را صادر نمود از جمله:
- فاکتور های فروشگاهی
- فاکتور رسمی
- پیش فاکتور ها
- فاکتور های غیر رسمی
- فاکتور های انبار
- فاکتور های شخصی
- فاکتور های نمایشی
راه های تشخیص فاکتور صوری:
- بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمات
- شناسایی صحت شناسه ملی
- بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
- تطابق تناسب بین کالا و خدمات ارایه شده در فاکتور با فعالیت صادر کننده
- بررسی و کنترل اسناد حمل بار مثل بیجک و بارنامه
- بررسی مستندات پرداخت، مثل چک های بانکی، فیش های واریزی و دیگر اسناد مالی
پیشنهاد می کنیم، مقاله حسابداری تعهدی را مطالعه کنید
