کلیه شرکت ها (انواع شرکت های سهامی عام، سهامی خاص، با مسئولیت محدود، تضامنی، تعاونی) باید در سازمان کل ثبت شرکت ها، ثبت شوند. بعد از ثبت، هر شرکت مکلف است حوزه مالیاتی و کد مالی خویش را مشخص کند که مشخص نمودن حوزه مالیاتی با تحویل اسناد مورد نیاز به اداره دارایی مشخص می گردد. عدم فعالیت یعنی قابلیت انجام معامله اعم از خرید و فروش، انعقاد قرارداد برای شرکت میسر نباشد، باید به این نکته توجه کرد که برخی از خریدها و فروش های اعضای هیات مدیره می تواند به عنوان فعالیت شرکت محسوب شود.

پلمپ دفاتر این شرکت ها نیز به منظور ثبت شدن تمامی حساب ها، درآمدهای روزانه و هزینه های مربوط به شرکت و کلیه عملیات های اقتصادی انجام می شود. اگر این مراحل طی نشود شرکت قانونی به حساب نخواهد آمد و فعالیت بدون داشتن کد مالی، بدون ثبت و بدون دفاتر پلمپ جرم محسوب می شود و شامل جریمه خواهد شد.

 علت های عدم فعالیت را می توان موارد زیر عنوان کرد:

در شرایط زیر مدیران باید اطلاعات مورد نیاز را به مراجع مالیاتی ارائه نموده و منتظر نتیجه آن باشند:

• عدم پیش بینی صحیح بازار، قبل از ثبت شرکت
• ایجاد ناگهانی مشکلات مالی و اقتصادی
• عدم توانایی شرکت در رسیدن به اهداف خود
• اختلاف بین شرکا، دلسردی و …

شیوه اعلام عدم فعالیت شرکت ها:

هنگامی که شرکت به ثبت رسید و فعالیتی نداشت، مدیر عامل شرکت مربوطه یا قائم مقام قانونی او مکلف است آخر سال اقتصادی و تا روز سی و یکم تیر ماه سال مربوطه، به حوزه مالیاتی مربوط به شرکت مراجعه کند و اقدام به تحویل اظهارنامه مالیاتی سفید شرکت نماید.

اگر این فرایند طی نشود شرکت حتما شامل جریمه خواهد شد. لازم است بدانید گواهی عدم فعالیت هر ساله نیاز به تمدید دارد. به صورت کلی شرکتی که به ثبت رسیده اما نمی خواهد فعالیت داشته باشد می بایست به ثبت برسد.

به نوعی مراحل طی شده جهت ثبت شرکت بدون انجام فعالیت، همانند ثبت نخستین شرکت است. برای این کار لازم است فرایند قانونی به شرح زیر طی شود:

• ثبت شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها
• تعیین حوزه مالیاتی و کد مالی شرکت تازه تأسیس
• پلمب دفاتر و تهیه نامهٔ مربوط به عدم فعالیت شرکت

اطلاع از عدم فعالیت شرکت‌ها توسط اداره مالیات ضروری است زیرا در صورت بی اطلاعی، به صورت خودکار برای شرکت مالیات در نظر گرفته می‌شود و قطعاً این به ضرر شرکت خواهد بود.

پس هنگامی که هیئت مدیره به هر دلیلی تصمیم به عدم فعالیت گرفت باید نسبت به تنظیم اظهار نامه عدم فعالیت و تحویل آن به اداره مالیات اقدام کند. کارشناسان سازمان مالیات بعد از انجام بررسی‌های لازم، موافقت یا عدم موافقت خود را اعلام خواهند کرد. هر شرکت موظف است شرایط مالی خود را به سازمان دارایی اعلام کرده و حتی مالیات سال قبل را هم مطابق با اظهار نامه پرداخت کند. پس شرکت‌هایی که فعالیت مالی ندارند هم باید اظهارنامه مالیاتی پر کنند. در واقع عدم فعالیت شرکت دلیلی بر سلب مسئولیت مالیاتی آن شرکت نخواهد بود. حتی اگر شرکت‌ها فعالیتی هم نداشته باشند باید اظهار نامه، دفاتر مالیاتی خود به صورت سفید و نامه عدم فعالیت شرکت را به اداره مالیات ارائه کنند .

 نکات جهت اعلام عدم فعالیت

نکات اعلام عدم فعالیت و معافیت مالیاتی:

• در ادامه مطلب به مواردی که شرکت‌های غیر فعال باید به آن توجه داشته باشند، اشاره می‌کنیم:

• یک شرکت تا زمانی که پرونده مالیاتی نداشته باشد، نمی‌تواند نامه عدم فعالیت شرکت برای واحد اقتصادی خود تنظیم نماید.
• اعلام عدم فعالیت شرکت باید در هر سال مالی انجام گردد. یک بار اعلام عدم فعالیت برای کل حیات شرکت کفایت نمی‌کند. تداوم عدم فعالیت شرکت باید هر ساله تمدید شود.
• شرکت‌‌های بدون فعالیت هم باید مانند شرکت ‌های فعال، نسبت به پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام نمایند. به این معنا که در هر سال مالی، حتی در صورت نداشتن فعالیت، دفاتر قانونی باید پلمپ شود.
• حتی در حالت عدم فعالیت، شرکت‌‌ها موظفند اظهارنامه مالیاتی سالانه عملکرد خود را به ‌صورت سفید ارسال نمایند. اظهارنامه ارزش افزوده نیز به صورت صفر باید در زمان مقرر به سازمان امور مالیاتی تسلیم شود.
• این نکته بسیار حائز اهمیت است که اعلام عدم فعالیت شرکت نسبت به گذشته اثر دارد و قابل‌قبول است بنابراین یک شرکت نمی‌تواند برای سال مالی که هنوز نرسیده است درخواست نامه عدم فعالیت شرکت نماید.
  هرچند که اگر صاحبان کسب و کارها بدانند در سال پیش رو هیچ‌گونه فعالیتی از لحاظ مالی و غیر مالی در شرکت خود انجام نمی‌دهند ولی نامه عدم فعالیت شرکت را به سازمان اعلام نمایند این پرسه اداری جهت پیش گیری از به وجود آمدن ادعا‌های آینده اشخاص ثالث بسیار تاثیر گذار است.
• در صورتی که مدت ‌زمان زیادی از عدم فعالیت شرکت بگذرد، شرکت منحل خواهد شد.
•  اگر شرکت در اساسنامه آورده نقدی داشته باشد، باید در حساب بانکی و در اظهارنامه عملکرد نشان داده شود.
• خرید هرگونه اموال، اثاثیه، تجهیزات و غیره طی سال، جزو خرید شرکت محسوب شده و قابل رهگیری است. لذا یک شرکت غیرفعال نباید هیچ‌گونه خرید و فروشی انجام دهد حتی خریدهای شخصی، چون به‌عنوان فعالیت شرکت محسوب می‌شود و در این حالت مشمول جریمه‌های سنگین مالیاتی می‌‌شوید.

پیشنهاد می کنیم، مقاله شرکت سهامی خاص را مطالعه کنید

استعلام عدم فعالیت شرکت توسط اداره مالیات:

اداره مالیات با چک کردن موارد ذیل مبادرت به پذیرش درخواست یا رد عدم فعالیت شرکت می کند

•  بررسی اظهارنامه تسلیمی و صحت سنجی آن
•  بررسی دفاتر قانونی که می‌بایست به صورت سفید تحویل داده شوند و نباید هیچ‌گونه ثبت حسابداری در آن‌ها درج شده باشد.
• استعلام‌های مالی و حساب بانکی شرکت به نحوی که در حساب بانکی شرکت هیچ تراکنشی ثبت نشده باشد، تراکنش‌های اتوماتیک بانک‌ها است. این به‌غیر از تراکنش‌های اتوماتیک بانک‌ها است.
• بررسی خرید و فروش‌های ثبت شده به نام اعضا یا برای شرکت؛ هرگونه خرید و فروشی نشان از وجود معامله دارد. اطلاعیه‌های فصلی (گزارشات 169 ق.م.م)
• برای بررسی دفاتر و فاکتورهای شرکت‌های دیگر توسط سیستم یکپارچه مالیاتی،

توجه کنید که تنها کشف یک فعالیت مالی کوچک می تواند سرنخی باشد برای کذب بودن ادعای شما و این امر نیز به جریمه های سنگین منجر می گردد.

اظهار نامه مالیاتی در فعالیت شرکت:

اظهارنامه مالیاتی نوعی شرح برعملکرد اقتصادی شرکت ها در طول یک دوره اقتصادی است که مودی بر اساس فعالیت های شرکت آن را اعلام می کند.

این اظهارنامه نشانگر مقدار درآمد یا فروش، سود، زیان و هزینه ها می باشد و چگونگی تنظیم آن بر اساس یک فرم مشخص است که هر ساله به واسطه ی وزارت امور مالی اعلام می گردد.

اگر شرکتی را به ثبت رسانده اید و هنوز بعد از یک سال یا چند ماه، فعالیت یا معامله ای انجام نداده اید به این نکات مهم در جهت شیوه اعلام عدم فعالیت توجه کنید:

• از هر نوع معامله برای اعضا اما به اسم شرکت باید خودداری شود.
• اگر در اساسنامه آورده ی نقدی وجود دارد می بایست در اظهارنامه عملکرد و حساب بانکی نشان داده شده باشد.
• بعد از ثبت شرکت، مشخصات مربوطه به واسطه اداره ثبت دارایی اطلاع داده خواهد شد.
• نداشتن فعالیت به معنی عدم نیاز به ایجاد پرونده مالیاتی نخواهد بود.
• شرکت هایی که عدم فعالیت دارند لازم است اقدام به اخذ کد اقتصادی و ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده کنند.
• عدم فعالیت به این معنی است که حساب بانکی شرکت هیچ نوع گردشی نداشته باشد (حتی جهت مصارف شخصی).
• این اشخاص موظف به اخذ دفاتر پلمپ قانونی هستند.
• خریداری کردن تجهیزات برای سال بعدی جزو فعالیت های شما محسوب می گردد به همین جهت باید به زمان خرید توجه کنید.
• اظهارنامه های مربوط به ارزش افزوده می بایست به شیوه صفر و در فرصت های معین شده تحویل داده شوند.
• در عدم فعالیت تنها ثبت نکردن رویدادها مدنظر نیست، بلکه می بایست هیچ رویدادی انجام نشده باشد.

با رعایت نمودن اصول کلی که ذکر شد، در عدم فعالیت مشمول جریمه نخواهید شد.