هر شخص حقوقی (شرکت و موسسات غیرتجاری) پس از بنیان گذاری و طی مراحل ثبت شرکت و یا موسسه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری)، به منظور به رسمیت شناخته شدن توسط دولت و اجازه انجام فعالیت های اقتصادی و حتی غیر اقتصادی، باید پرونده مالیاتی تشکیل دهد که برای این مهم می بایست به اداره مالیات بر شرکتهای مربوط به شهر و منطقه ای که شرکت در آن قرار دارد مراجعه نماید.
این مهم بسته به اداره مالیات ذیربط حدودا یک هفته زمان خواهد برد. نکته حائز اهمیت این است که این موضوع بایستی تا دو ماه پس از ثبت شرکت توسط مدیرعامل و یا وکیل شرکت انجام گیرد. و باتوجه به تشکیل این پرونده، شرکت کد اقتصادی دریافت می نماید که به واسطه آن می تواند فعالیت خود را آغاز نماید و هر شرکت فعال و یا حتی غیر فعال ملزم است که در انتهای سال مالی خود اظهارنامه مالیاتی را (با مراجعه به سایت اداره مالیات)٬ تحویل دهد و هم چنین دفاترقانونی شرکت رادر اداره ثبت شرکتها پلمپ نماید .لازم به ذکر است که به موجب تشکیل این پرونده هر شرکت دو در هزار از سرمایه خود را به عنوان مالیات سرمایه ثبت شده شرکت به اداره مالیات بر شرکتهای مربوطه بپردازد.
نکات مهم پیرامون تشکیل پرونده مالیاتی:
- علاوه بر تشکیل پرونده مالیاتی هر شرکت و یا موسسه الزام در تشکیل پرونده در اداره کل مالیات بر ارزش افزوده شهر و منطقه مربوط به شرکت نیز وجود دارد. به عبارتی هر شرکت پس از ثبت٬ دو پرونده مالیاتی یکی در اداره مالیات بر شرکتها و دیگری در اداره کل مالیات بر ارزش افزوده شهر و منطقه پستی مربوط به شرکت، تشکیل دهد.
- حتی اگر شرکت پس از تاسیس، غیرفعال باشد و یا طی سال مالی فعالیتی نکرده باشد تشکیل این دو پرونده الزامی است که توضیحات بیشتر در این مورد و فرایندی که می باید توسط این شرکت ها طی شود در انتهای این مقاله ذکر می گردد
- شرکت و یا موسسه ای که دارای چنین پرونده ای در اداره مالیات نباشد نه تنها مجوز انجام هرگونه أمور (تجاری و غیرتجاری) مربوط به شرکت را ندارد بلکه در صورت احراز این تخلف مشمول جریمه خواهد شد
- برای دریافت دفاتر پلمپ تجاری در اسفندماه هر سال توسط شرکت و موسسات نیز می توان با مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir و تکمیل اظهارنامه موردتقاضا و وارد نمودن اطلاعات درخواستی٬ طی سه روز متوالی مدارکی که پس از تکمیل اظهارنامه در سایت مورد درخواست است را تحویل اداره پست مرکزی بدهید. پس از تایید اطلاعات شرکت و یا موسسه پیامکی به جهت واریز مبلغ ارسال دفاتر دریافت خواهید کرد. پس از این اقدام به واریز هزینه٬ منتظر دریافت این دفاتر به آدرس پستی شرکت می شوید.
مواردی که برای تشکیل پرونده شرکت نیاز دارید:
- اصل و کپی تمامی مدارک شرکت شامل اساسنامه، شرکت نامه، اظهارنامه، روزنامه رسمی، تقاضا نامه و مهر شرکت
- اصل کپی آخرین تحولات و تغییرات در روزنامه رسمی در صورتی که تغییر صورت گرفته باشد.
- کپی مدارک شناسایی کارکنان و اعضای شرکت
- تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
- فیش واریزی دو در هزار مربوط به سرمایه ابتدایی شرکت
- قبض آب، برق، تلفن وگاز شرکت
- ارائه وکالت نامه و معرفی نامه کتبی از جانب شرکت در صورت عدم حضور مدیرعامل
- اجاره نامه یا سند مالکیت
به نکات زیر توجه کنید
- اجاره نامه برای تشکیل پرونده مالیاتی باید در دفترهای املاک ثبت شده باشد و کد رهگیری اینترنتی و هولوگرام همراه با سریال را دارا باشد و یا در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد.
- اگر محل قانونی شرکت منزل مسکونی مدیرعامل بوده و شرکت به صورت خانوادگی بنیان‌گذاری شده باشد.
- الزامی است اجاره نامه به نام شرکت شود. کارت ویزیت دفتر املاکی که در آن سند اجاره ثبت شده باید به قرارداد اجاره الحاق شود.
با ارائه این مدارک به اداره مالیاتی مربوطه و تایید آن ها٬ برگه ای که شامل شماره کد اقتصادی، شماره پرونده اقتصادی، واحد مالیاتی و کلاسه پرونده می باشد تحویل شما می گردد.
که در مرحله بعد بایستی به وب سایت امور مالیاتی کشور مراجعه و پیش ثبت نام الکترونیک را انجام دهید. در صورت تایید، نام کاربری و رمز عبور برای شما ارسال می شود که با استفاده از آنها می توانید ثبت نام الکترونیکی شرکت خود را تکمیل نمایید. در انتها نیز پس از اتمام این مرحله قادر به انجام کلیه امور مالیاتی خود مثل ارسال فهرست مالیات بر حقوق کارکنان ، گزارش معاملات موضوع ماده 169 مکرر ق م م با استفاده از همان نام و رمز عبور، خواهید بود.
پیشنهاد می کنیم، مقاله مالیات بر ارزش افزوده را مطالعه کنید
همان طور که پیش از این گفته شد٬ علاوه بر مراجعه به اداره مالیات برای تشکیل پرونده مالیاتی، شرکت موظف به تشکیل پرونده مالیات بر ارزش افزوده نیز می باشد. نکته ای که در این زمینه اهمیت دارد این است که برای تشکیل پرونده مالیاتی لازم است ابتدای امر به اداره مالیات مربوطه مراجعه و تشکیل پرونده دهید و پس از آن به سامانه مربوطه مراجعه و پیش ثبت نام و سپس ثبت نام تکمیلی را انجام می دهید. این در حالی است که برای تشکیل پرونده در سازمان مالیات بر ارزش افزوده می بایست در آغاز در سامانه مربوطه پیش ثبت نام انجام دهید و سپس ثبت نام اینترنتی را پس از دریافت دعوتنامه تکمیل نمایید و در انتها با مراجعه به اداره ذیربط ثبت نام را نهایی کنید.
پرونده مالیاتی
مراحل تشکیل پرونده مالیات بر ارزش افزوده:
لازمه پیش ثبت نام ارزش افزوده ، رسیدن به مرحله ۴۵ شماره اقتصادی می باشد.
- پیش ثبت نام از طریق سامانه www.evat.ir
- دریافت نام کاربری و رمز عبور از طریق پست
- انجام ثبت نام با استفاده از نام کاربری و رمز عبور و از طریق سامانه فوق.
- مراجعه به اداره کل ارزش افزوده جهت تشکیل پرونده
- دریافت کلاسه پرونده پس از یک هفته از اداره کل ارزش افزوده.
- مراجعه به واحد مالیاتی و دریافت کد واحد مالیاتی ارزش افزوده.
- ثبت اطلاعات پرونده ارزش افزوده در سامانه شماره اقتصادی.
- مراجعه به ممیز عملکرد و ارزش افزوده درخصوص تایید پرونده و رسیدن به مرحله ۴۵ سامانه شماره اقتصادی .
مدارک لازم برای تشکیل پرونده در دعوتنامه ها:
- نسخه چاپی فرم ثبت نام
- تصویر گواهی ثبت نام سازمان امور مالیاتی
- تصویر شناسنامه و کارت ملی پشت و رو مودی و شرکا
- تصویر کارت بازرگانی ( در صورت وجود )
- تصویر سند مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت
- تصویر گواهی یا وکالت نامه نماینده قانونی
- تصویر آگهی ثبت روزنامه رسمی
- تصویر آگهی آخرین تغییرات روزنامه رسمی
- تصویر آخرین قبض تلفن محل فعالیت
- تصویر مستندات موید فعال بودن شرکت
در انتها لازم است دوباره تاکید شود که حتی شرکتهای ثبت شده که فعالیتی انجام نمی دهند و به عبارتی از نظر هر گونه گردش مالی غیرفعال هستند ملزم به موارد زیر هستند.
- تشکیل این پرونده و دریافت کد اقتصادی از اداره مالیات
- تشکیل پرونده در اداره مالیات بر ارزش افزوده
- رد اظهارنامه مالیاتی و همچنین اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده بصورت سفید در هرسال مالی
- و دریافت دفاتر پلمپ تجاری
همچنین نیاز است در ۴ ماهه ابتدای هر سال مالی، در صورت عدم فعالیت، نامه ای مبنی بر غیرفعال بودن شرکت و یا موسسه به اداره مالیات تحویل گردد. عدم تحویل این نامه در زمان ذکر شده شرکت را مشمول جریمه می نماید.
