هر شخص حقوقی (شرکت و موسسات غیرتجاری) پس از بنیان گذاری و طی مراحل ثبت شرکت و یا موسسه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری)، به منظور به رسمیت شناخته شدن توسط دولت و اجازه انجام فعالیت های اقتصادی و حتی غیر اقتصادی، باید پرونده مالیاتی تشکیل دهد که برای این مهم می بایست به اداره مالیات بر شرکت های مربوط به شهر و منطقه ای که شرکت در آن قرار دارد مراجعه نماید.
این مهم بسته به اداره مالیات ذیربط حدودا یک هفته زمان خواهد برد. نکته حائز اهمیت این است که این موضوع بایستی تا دو ماه پس از ثبت شرکت توسط مدیرعامل و یا وکیل شرکت انجام گیرد. و باتوجه به تشکیل این پرونده مالیاتی، شرکت کد اقتصادی دریافت می نماید که به واسطه آن می تواند فعالیت خود را آغاز نماید و هر شرکت فعال و یا حتی غیر فعال ملزم است که در انتهای سال مالی خود اظهارنامه مالیاتی را (با مراجعه به سایت اداره مالیات)٬ تحویل دهد و هم چنین دفاترقانونی شرکت رادر اداره ثبت شرکتها پلمپ نماید .لازم به ذکر است که به موجب تشکیل این پرونده مالیاتی هر شرکت دو در هزار از سرمایه خود را به عنوان مالیات سرمایه ثبت شده شرکت به اداره مالیات بر شرکت های مربوطه بپردازد.
تشکیل پرونده مالیاتی چیست؟
تمامی افراد حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت و دریافت پروانه کسب، باید برای تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کنند. با این کار به سازمان امور مالیات نشان داده می‌شود که این شرکت یا کسب و کار ایجاد شده است. تشکیل پرونده مالیاتی برای پرداخت مالیات نیست؛ با این کار شرکت یا صاحبان کسب و کار مراحل قانونی را طی کرده و مجوزهای قانونی را برای انجام فعالیت‌های مختلف کسب می‌کنند.
دلیل تشکیل پرونده مالیاتی:
- اصلی‌ترین دلیل برای تشکیل پرونده، گرفتن کد اقتصادی است؛ زیرا اگر شرکت یا دیگر کسب و کارها پرونده مالیاتی نداشته باشد نمی‌توانند کد اقتصادی دریافت کنند و در صورت نداشتن کد اقتصادی، دچار محرومیت‌های قانونی زیادی می‌شوند. برای مثال اگر یک شرکت کد اقتصادی نداشته باشد حق امضای قراردادهای قانونی و تجاری را ندارد.
- اگر اشخاص حقیقی و حقوقی پرونده مالیاتی نداشته باشند، نمی‌توانند برای ارائه اظهارنامه مالیاتی اقدام نمایند؛ در صورت عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی، پرداخت مالیات ممکن نیست و افراد بدهکار مالیاتی شناخته می‌شوند.
- اگر شرکت یا موسسه پرونده مالیاتی نداشته باشند، مرتکب جرم شده‌اند.
- حتی در صورت عدم فعالیت شرکت باز هم تشکیل پرونده ضروری است؛ در غیر این صورت مشمول جریمه می‌شود.
مواردی که برای تشکیل پرونده شرکت نیاز دارید:
- اصل و کپی تمامی مدارک شرکت شامل اساسنامه، شرکت نامه، اظهارنامه، روزنامه رسمی، تقاضا نامه و مهر شرکت
- اصل کپی آخرین تحولات و تغییرات در روزنامه رسمی در صورتی که تغییر صورت گرفته باشد.
- کپی مدارک شناسایی کارکنان و اعضای شرکت
- تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
- فیش واریزی دو در هزار مربوط به سرمایه ابتدایی شرکت
- قبض آب، برق، تلفن وگاز شرکت
- ارائه وکالت نامه و معرفی نامه کتبی از جانب شرکت در صورت عدم حضور مدیرعامل
- اجاره نامه یا سند مالکیت
به نکات زیر توجه کنید:
- اجاره نامه برای تشکیل پرونده مالیاتی باید در دفترهای املاک ثبت شده باشد و کد رهگیری اینترنتی و هولوگرام همراه با سریال را دارا باشد و یا در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد.
- اگر محل قانونی شرکت منزل مسکونی مدیرعامل بوده و شرکت به صورت خانوادگی بنیان‌گذاری شده باشد.
- الزامی است اجاره نامه به نام شرکت شود. کارت ویزیت دفتر املاکی که در آن سند اجاره ثبت شده باید به قرارداد اجاره الحاق شود.
با ارائه این مدارک به اداره مالیاتی مربوطه و تایید آن ها٬ برگه ای که شامل شماره کد اقتصادی، شماره پرونده اقتصادی، واحد مالیاتی و کلاسه پرونده می باشد تحویل شما می گردد.
که در مرحله بعد بایستی به وب سایت امور مالیاتی کشور مراجعه و پیش ثبت نام الکترونیک را انجام دهید. در صورت تایید، نام کاربری و رمز عبور برای شما ارسال می شود که با استفاده از آنها می توانید ثبت نام الکترونیکی شرکت خود را تکمیل نمایید. در انتها نیز پس از اتمام این مرحله قادر به انجام کلیه امور مالیاتی خود مثل ارسال فهرست مالیات بر حقوق کارکنان ، گزارش معاملات موضوع ماده 169 مکرر ق م م با استفاده از همان نام و رمز عبور، خواهید بود.
پیشنهاد می کنیم، مقاله مالیات بر ارزش افزوده را مطالعه کنید
همان طور که پیش از این گفته شد٬ علاوه بر مراجعه به اداره مالیات برای تشکیل پرونده مالیاتی، شرکت موظف به تشکیل پرونده مالیات بر ارزش افزوده نیز می باشد. نکته ای که در این زمینه اهمیت دارد این است که برای تشکیل پرونده مالیاتی لازم است ابتدای امر به اداره مالیات مربوطه مراجعه و تشکیل پرونده دهید و پس از آن به سامانه مربوطه مراجعه و پیش ثبت نام و سپس ثبت نام تکمیلی را انجام می دهید. این در حالی است که برای تشکیل پرونده در سازمان مالیات بر ارزش افزوده می بایست در آغاز در سامانه مربوطه پیش ثبت نام انجام دهید و سپس ثبت نام اینترنتی را پس از دریافت دعوتنامه تکمیل نمایید و در انتها با مراجعه به اداره ذیربط ثبت نام را نهایی کنید.
پرونده مالیاتی
مراحل تشکیل پرونده مالیاتی:
در سال‌های اخیر سازمان مالیاتی با هدف کاهش مراجعات حضوری مودیان به ادارات مالیاتی، اقدام به الکترونیکی نمودن بسیاری از فرآیندهای مالیاتی نموده است. یکی از مهم‌ترین این فرآیندها، عملیات تشکیل پرونده مالیاتی است. به این منظور قبل از هر کار باید نسبت به ثبت نام الکترونیکی در نظام مالیاتی اقدام نمایید.
به این ترتیب مراحل تشکیل پرونده مالیاتی عبارتند از:
- پیش ثبت نام در نظام مالیاتی
- تکمیل و تایید اطلاعات اولیه
- دریافت نام کاربری و رمز عبور
- تکمیل اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی
- ارائه اسناد و مدارک به اداره مالیاتی مربوطه
- اعتبارسنجی اطلاعات و اسناد و مدارک ارائه شده
- دریافت کد رهگیری و اتمام فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده اشخاص حقیقی:
افراد حقیقی برای تشکیل پرونده مالیاتی به مدارک زیر نیاز دارند:
- کپی از قبض پایانی محل فعالیت
- کپی کارت بازرگانی
- کپی وکالت‌نامه قائم‌مقام قانونی
- کپی جواز کسب
- اصل شناسنامه
- کپی پشت و رو کارت ملی
- سه عکس در ابعاد 4*3
- کپی گواهی مربوط به ثبت نام اداره امور مالیاتی
- اطلاعات در مورد هویت فرد
- پیش ثبت نام مالی
- ارائه اجاره‌نامه یا سند مالکیت محل فعالیت
- کپی یا اصل فیش بانکی مربوط به عوارض
در انتها لازم است دوباره تاکید شود که حتی شرکت‌های ثبت شده که فعالیتی انجام نمی دهند و به عبارتی از نظر هر گونه گردش مالی غیرفعال هستند ملزم به موارد زیر هستند.
- تشکیل این پرونده و دریافت کد اقتصادی از اداره مالیات
- تشکیل پرونده در اداره مالیات بر ارزش افزوده
- رد اظهارنامه مالیاتی و همچنین اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده بصورت سفید در هرسال مالی
- و دریافت دفاتر پلمپ تجاری
همچنین نیاز است در ۴ ماهه ابتدای هر سال مالی، در صورت عدم فعالیت، نامه ای مبنی بر غیرفعال بودن شرکت و یا موسسه به اداره مالیات تحویل گردد. عدم تحویل این نامه در زمان ذکر شده شرکت را مشمول جریمه می نماید.
