حساب تفصیلی اطلاعات را با جزییاتی بیشتر نسبت به حساب معین در اختیار استفاده کنندگان اطلاعات مالی قرار می‌دهد. زمانی که اطلاعات معین پاسخگوی نیاز نباشد از حساب تفصیل استفاده میشود. در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به توضیح حسابهای تفصیلی، انواع این حسابها، گزارشات حساب تفصیلی و تفاوت آن با حساب معین پرداخته ایم، همراه ما باشید.
حساب تفصیلی چیست؟
در علم حسابداری برای تعریف وضعیت مالی بنگاه‌های اقتصادی و کسب و کارها حسابهای مختلفی وجود دارد که یکی از آنها حساب تفصیلی نام دارد. حساب تفصیلی در تعریف توصیف کننده حسابهای کل و معین است و این حسابها به صورت کامل و با جزئیات شرح می‌دهد. بر اساس این تعریف حساب تفصیلی به حسابی گفته میشود که شامل جزئی‌ترین اطلاعات مالی یک بنگاه یا شرکت بوده و آنها را با جزئیات کامل شرح می‌دهد.
برای درک بهتر این موضوع که حساب تفصیلی چیست، این طور فرض کنید که شهر تهران نشان دهنده حساب کل یک مجموعه باشد. در این حالت یکی از خیابان‌های این شهر به عنوان مثال خیابان ستارخان نشان دهنده حساب معین مجموعه خواهد بود. در این مثال، پلاک یکی از خانه‌های موجود در خیابان به عنوان مثال پلاک 20 نشان دهنده حساب تفصیلی است. بر اساس این تعریف حسابداران با بهره از علم حسابداری به این منظور که بتوانند اطلاعات مالی را به صورت دقیق و جزئی قبت کنند از حسابهای تفصیلی استفاده می‌کنند.
انواع حساب تفصیلی:
این حسابها جهت ثبت در نرم افزار معمولا انواع مختلفی دارد که به شرح زیر است:
- چند سطحی
- شناور
حساب تفصیلی چند سطحی:
حساب تفصیلی چند سطحی به زیرگروه‌های جزئی‌تری اشاره میکند. یعنی آن را ریز تر طبقه بندی میکند. زمانی که حساب تفصیلی برای مشخص کردن دقیق کالا و خدمات کافی نباشد از چند سطحی استفاده میشود.
به فرض اگر در گروه دارایی های جاری، کل وجه نقد و بانک، معین بانکها و تفصیل بانک ملی را داشته باشیم و در بانک ملی دو حساب جاری و یک پس اندار موجود باشد. حساب جاری و پس انداز در تفصیلی سطح یک قرار میگیرند و هر کدام از حسابهای جاری در سطح دو قرار دارند.
حساب تفصیلی شناور:
در بررسی این موضوع که انواع حساب تفصیلی چیست با یکی دیگر از انواع حسابهای تفصیلی به نام حساب شناور آشنا می‌شویم. در برخی از نرمافزارهای حسابداری قابلیتی وجود دارد که حسابهای تفصیلی میتوانند به صورت شناور با حسابهای معین در ارتباط باشند و از این طریق بتوان به حسابهای معین نیز دسترسی داشت. با استفاده از یک حساب تفصیلی شناور می‌توان به حسابهای معین مختلف مرتبط شده و به اطلاعات آن دسترسی پیدا کرد.
به عنوان مثال دو شرکت با نام‌های شرکت A و شرکت B وجود دارد که چند حساب معین بدهی، فروش، وام و غیره دارند. شرکت A میتواند با وجود داشتن حساب‌هی معین متفاوت در شرکت B به عنوان یک حساب تفصیلی شناور ثبت شود و ایجاد نظم بیشتر و حسابرسی آسان‌تر در این دو شرکت کمک شایانی میکند.
کاربرد حساب تفصیلی:
مشاهده دقیق مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با موسسه و یا سازمان در حسابهای تفصیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور مثال با مرتبط ساختن حسابهای پرداختنی تجاری و حسابهای تفصیلی که به نام خانم X ثبت شده است، ماهیت این شخص بستانکار و نوع ارتباط مالی آن با سازمان به عنوان مشتری و خریدار کالا یا خدمت از سازمان تعیین و در نهایت ثبت میشود.
سند تفصیلی چیست؟
پس از پاسخ به سوال حساب تفصیلی چیست با واژه دیگری به نام سند تفصیلی مواجه می‌شویم. سند تفصیلی حاوی اطلاعات اختصاصی مربوط به یک حساب تفصیلی است و تمام رویدادهای مالی این حساب را با جزئیات کامل در بر می‌گیرد. اطلاعاتی مانند نوع و شرح یک حساب تفصیلی همراه با جزئیات اطلاعات مربوط طرف‌های حساب با ذکر ریزترین جزئیات مانند تاریخ و شماره ثبت سند و غیره در سند تفصیلی در دسترس است.
پیشنهاد میشود مقاله مهارت مورد نیاز حسابداری را مطالعه کنید
تفاوت حساب معین و تفصیلی:
در یک شرکت گزارشات درون سازمانی به گزارش های جزئی اشاره میکند. به همین علت حسابداران برای رسیدن به گزارشات جزئی سراغ حساب معین میروند. البته حسابهای معین میتوانند در سطح جزئی تر هم بیایند که به آن تفصیل میگویند.
برای رویداد های مالی که نیاز به جزییات بسیار دقیقی دارند از حساب معین استفاده میشود، اما زمانی که این اطلاعات کافی نباشد از این حساب کمک گرفته میشود تا به جزییات دقیق تری نسبت به حساب معین دست پیدا کرد.
مثال حساب تفصیلی در حسابداری:
اگر بخواهیم در مورد حسابی بیشتر توضیح دهیم از این حساب استفاده میکنیم. مثلا حسابهای پرداختنی تجاری که یک معین است بدهی های شرکت را مشخص میکند اما اسم شرکتها و اشخاصی که به آنها بدهی داریم و زیر مجموعه حسابهای پرداختنی تجاری تعریف شده حساب تفصیلی است.
به مثالی دیگر توجه کنید: اگر دارایی ثابت مشهود را به عنوان کل در نظر بگیریم، زمین معین و زمین شماره 1 تفصیلی هستند.
نمونه حساب تفصیل در حسابداری
کدینگ حساب تفصیلی چیست؟
از آنجایی که زبان کامپیوتر زبان اعداد است، کدینگ حساب های تفصیلی در نرم افزار های حسابداری آنلاین به منظور ایجاد گزارش های متنوع استفاده می شود.نحوه ی کدینگ یا کدگذاری حساب های تفصیلی از اهمیت بسیاری برخوردار است و ترتیب و چیدمان این ارقام، معانی مختلفی دارند.
به طور مثال برای حساب های تفصیلی به علت اینکه در سطح سوم حساب ها هستند از 3 رقم استفاده می شود.از آنجایی که حساب های تفصیلی انواع مختلف شناور و چند سطحی را دارند، نوع کدینگ آنها نیز متفاوت است و کدینگ حساب های تفصیلی چند سطحی از 3 رقم و حساب های تفصیلی شناور 3 و معمولا 4 رقمی انجام می شوند.
برای دریافت انواع گزارش های تفصیلی نیازمند نرم افزارهای قوی هستیم تا بتوانند به طور دقیق چینش ارقام را انجام دهند و گزارش های لازم را ارائه دهند.
در بعضی سطوح بالاتر و براساس نیاز حسابداری شرکت تعداد ارقام تا 7 رقم نیز میتواند باشد.
کدینگ حساب تفصیلی چند سطحی:
کدینگ این حسابها چون در سطح سوم حسابها قرار دارد، حداقل رقم 3 میشود. کدینگ حسابهای تفصیلی چند سطحی از 3 رقم اما ممکن است این رقم بیشتر از 3 هم باشد.
کدینگ حساب تفصیلی شناور:
کدینگ شناور معمولا از 3 یا 4 رقم تشکیل شده اند. یعنی اگر بخواهیم تفصیل تا 999 بار وارد سیستم شود از کد سه رقمی و اگر بخواهیم بین 1000 تا 9999 بار امکان تعریف داشته باشد از کد 4 رقمی استفاده میکنیم.
پیشنهاد میشود مقاله کدینگ حسابداری پیمانکاری را مطالعه کنید
گزارش تفصیلی:
به گزارش هایی که بر مبنای اطلاعات حساب های تفصیلی توسط حسابداران تنظیم و ثبت می شوند، گزارش تفصیلی می گویند.شیوه ی تهیه گزارش تفصیلی به این صورت است که ابتدا حساب های تفصیلی را در نرم افزار حسابداری خود مشخص می کنیم.
ابتدا عنوان حساب و سپس، شرح حساب معین و حساب تفصیلی را در توضیحات آن را می نویسیم، اگر زیرشاخه ای داشته باشد به آن اضافه می کنیم. سپس تاریخ ، شماره سند، شماره عطف و بقیه اطلاعات آن را وارد می کنیم و گزارش را تایید می کنیم تا در نرم افزار ثبت شود.
نحوه تهیه گزارش تفصیلی:
- برای تهیه گزارش تفصیلی در ابتدا باید حساب های تفصیلی را در نرم افزار حسابداری مد نظر مشخص کرد.
- سپس عنوان حساب و بعد شرح حساب معین و در نهایت حساب تفصیلی را در توضیحات مشخص میکنیم.
- همچنین اگر زیر شاخه ای وجود داشته باشد، باید به آن اضافه کرد.
- در ادامه تاریخ، شماره سند، شماره عطف و مابقی اطلاعات آن را باید وارد کرد.
- در نهایت باید گزارش را تایید کرد تا در نرم افزار حسابداری مورد نظر ثبت گردد.
سخن پایانی:
امروزه که استفاده از نرمافزارهای حسابداری رواج پیدا کرده است، بنگاه‌ها و شرکتها برای به دست آوردن گزارش دقیق مالی از فعالیت‌های اقتصادی خود باید اطلاعات مربوط به آنها را به صورت دقیق و جزئی ثبت کنند تا در زمان مورد نیاز بتوانند به گزارش‌های دقیق و جامع دسترسی داشته باشند. به این نوع حسابها که به صورت دقیق تمام فعالیت‌های مالی یک مجموعه را ثبت می‌کنند، حسابهای تفصیلی گفته میشود. به این ترتیب در پاسخ به این سوال که حساب تفصیلی چیست و چه کاربردی دارد می‌توان گفت حساب‌هایی هستند که جزئی‌ترین فعالیت‌های اقتصادی یک مجموعه را شامل شده و میتوانند گزارش دقیقی از وضعیت مالی و اقتصادی را به مدیران و حسابداران ارائه نمایند.
