ERP یک راه حل سیستمی بر پایه فناوری اطلاعات می باشد که منابع سازمان را به وسیله یک سیستم به هم می پیوندد و با دقت و کیفیت بالا و همچنین با سرعت قابل قبولی، آنها را به کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان در می آورد. این کار باعث می شود که به طور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان به راحتی مدیریت گردد.
ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟
ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.
با استفاده از چنین داده‌هایی است که سیستم ERP ماژول‌های مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه می‌کند، عملیات را پیگیری و تحلیل می‌کند و در نهایت باعث می‌شود فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد.
ERP یک بسته نرمافزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است.
این راه‌حل کاملا انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرمافزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌شود. با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.
مزایای ERP:
- کاهش هزینه های انبار
- کاهش هزینه سفارش ها
- کاهش هزینه تولید
- کاهش هزینه عملیات مالی
- کاهش هزینه حمل و نقل
- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
- کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
- کاهش هزینه خطا های ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحد های مختلف سازمان
- کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
- افزایش شفافیت و پیگیری و رد یابی فرآیند های تولید برای مشتری
- افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
- افزایش رضایت مشتری از طریق درگیر کردن او در کار ها، از لحظه سفارش تا دریافت محصول
- هم چنین افزایش فروش و در نهایت رشد و بالندگی سازمان
معایب ERP:
- گران بودن نصب و نگهداری این سیستم ها
- دشوار بودن استفاده از بعضی از این سیستم ها
- وجود مقاومت برخی از افراد برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس
اصلی‌ترین دلایل خرید یک سیستم ERP چیست؟
همراه با رشد فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر، بسیاری از کسب‌و‌کار‌ها برای حل مشکلات سیستمی خود از راهکار ERP استفاده می‌کنند. ERP به عنوان یک راهکار موثر نرمافزاری، قادر است با یکپارچه‌سازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابت‌پذیری را در حد مطلوبی افزایش می‌دهد.
شرکت‌ها معمولا به این دلیل سراغ سیستم‌های ERP می‌روند که:
- سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار را فراهم نمی‌کند. مثلا یک نرم‌افزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حساب‌هایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آنها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.
پیشنهاد می کنیم، مقاله حق بیمه مشاغل سخت را مطالعه کنید
اجزای ERP
اجزای ERP:
برنامه ریزی منابع سازمانی می تواند به صورت کامل و یک پارچه و یا حتی به صورت خصوصی و مرتبط به فرآیند های خاص انجام گیرد.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی معمولی فرآیند های کلیدی کسب و کار را شامل می شود که شامل موارد زیر می باشد:
- مدیریت مالی
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فروش و بازاریابی
- مدیریت منابع انسانی (HRM)
- مدیریت تولید
- مدیریت نگه داری و تعمیرات
- مدیریت زنجیره تامین (SCM)
- سیستم انبار داری یا مدیریت موجودی انبار
- مدیریت خرید
چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟
برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند.
اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آنها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند.
در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید.
در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید. در ادامه به مواردی اشاره شده است:
بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟
شخصی‌سازی: تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟
مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟
کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.
هزینههای اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینههای در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شانتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟ده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟ (مثلا افزایش مصرف یا …)
هزینههای پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینههای اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینههای اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخش‌های پروزه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟
انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟
پیشنهاد می کنیم، مقاله مدیر مالی و مدیر اجرایی را مطالعه کنید
