در هر سازمان و شرکتی برای پیشبرد اهداف شرکت و همچنین مراقبت از تمام بخش ها، نیاز به وجود یک سیستم کنترلی می باشد که بتواند اعمال را کنترل نموده و چگونگی کار آنها را ارزیابی نماید. در این خصوص، کنترل های داخلی در سازمان ها و شرکت های مختلف به دو بخش عمده کنترل های داخلی عملیاتی و کنترل های داخلی حسابداری تقسیم می شوند که در ادامه مطلب به شرح کنترل های داخلی حسابداری پرداخته شده است.

انواع کنترل های داخلی:

کنترل های داخلی دارای 2 نوع زیر می باشند.

کنترل های داخلی عملیاتی: به تمامی اقدامات و روش هایی گفته می شود که در جهت افزایش کارایی عملیات و اطمینان از رعایت برنامه ها و دستور العمل ها در کلیه سطوح موسسه به کار برده می شود که این گونه کنترل را کنترل داخلی عملیاتی می گویند.

کنترل های داخلی حسابداری: به تمامی اقدامات و روش هایی گفته می شود که به منظور کسب اطمینان از حفاظت دارایی ها و صحت اسناد و مدارک و صورت های سود و زیان و همچنین صحت گزارش های مالی به کار برده می شود.

اهداف کنترل داخلی و چرخه معاملات:

هر دوی کنترل های عملیاتی و حسابداری، باعث کاهش ریسک در سازمان می شوند زیرا تجزیه و تحلیل یک سازمان مربوط به مفهوم چرخه معاملات آن می باشد. اگر چه ساز و کار و اهداف سازمان ها همگی شبیه هم نیستند، اما اکثر رویداد های اقتصادی آنها مشابه می باشد. این رویداد ها باعث به وجود آمدن معاملاتی می شوند که بر اساس چرخه های فعالیت های تجاری صوزت می گیرند که این چرخه های تجاری شامل موارد زیر می شوند:

1. چرخه درآمد: رویداد های مربوط به ارائه کالا و خدمات از سایر اشخاص و دریافت مبالغ مربوط به آن
2. چرخه مخارج: رویداد های مربوط به تامین کالا و خدمات از سایر اشخاص و پرداخت تعهد مربوط به آن
3. چرخه تولید: رویداد های مربوط به تبدیل مواد موجود به کالا و خدمات
4. چرخه مالی: رویداد های مربوط به تبدیل منابع به کالا و خدمات

برداشت افراد از کنترل های داخلی:

افراد مختلف، در مورد کنترل داخلی برداشت های متفاوتی دارند و این موضوع باعث سردرگمی بازرگان ها، قانون گذاران و … شده است. این برداشت های متفاوت و ناهمگون، باعث ایجاد انتظارات متفاوتی در واحد های اقتصادی شده است که اگر در قوانین و مقررات و دستورالعمل ها، از واژه کنترل داخلی استفاده شود، باعث افزایش دامنه مشکلات می گردد.

تعریف کلی کنترل داخلی:

کنترل داخلی به فرآیندی گفته می شود که جهت کسب اطمینان معقول (نسبی) از تحقق اهدافی که در 5 گروه زیر تقسیم بندی شده اند، توسط هیئت مدیره، مدیریت و سایر کارکنان یک واحد اقتصادی برقرار می گردد:

• اثربخشی و کارآیی عملیات
• آگاهی از میزان رسیدن به اهداف عملیاتی واحد اقتصادی
• تهیه صورت های مالی قابل اعتماد
• رعایت قوانین و مقررات مربوط
• اتکاپذیری گزارشگری مالی
• رعایت قوانین و مقررات لازم
• تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
• حفاظت از دارایی ها در برابر ضایع شدن، سو استفاده و تقلب و تخلف

انواع کنترل های داخلی حسابداری (مالی):

کنترل های داخلی حسابداری به 2 دسته زیر تقسیم می شوند.

کنترل های پایه (اولیه): کنترل های اولیه، به حداقل کنترل های داخلی لازم به منظور کسب اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری مانند موارد زیر گفته می شود:

• مشاهده عینی دارایی های ثابت
• بررسی اجمالی گردش حساب به منظور تعیین اقلام غیر عادی
• تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی یا رفع مغایرت
• تهیه و تنظیم تراز آزمایشی

کنترل های انظباطی (ثانویه): به کنترل هایی گفته می شود که جهت کسب اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی های واحد تجاری مذکور صورت می گیرد که این کنترل ها، در شرکت هایی مستقر می شوند که حجم فعالیت آنها گسترده باشد و به 3 دسته زیر تقسیم می شوند:

• کنترل های سرپرستی
• کنترل های حفاظتی
• کنترل های تفکیک وظایف

 محدودیت های ذاتی کنترل داخلی

عوامل موثر در سیستم کنترل داخلی:

عواملی که در یک سیستم کنترل داخلی برای هر سازمان ضروری است عبارتند از:

• محیط کنترلی
• سیستم حسابداری
• روش های کنترلی

محدودیت های ذاتی کنترل داخلی:

اکثر افراد توقعات غیر واقع بینانه ای نسبت به کنترل داخلی دارند و در کنترل داخلی به دنبال مطلق ها می باشند در صورتی که کنترل داخلی به دلیل محدودیت های ذاتی نمی تواند شواهد قطعی بیان نماید و هدف ها را برای مدیریت آشکار کند. از جمله محدودیت های موجود در کنترل داخلی می توان به موارد زیر اشاره نمود:

1. احتمال نارسایی یکی از روش های کنترل داخلی به دلیل تغییرات ایجاد شده در شرایط و یا کاهش میزان رعایت آن

2. احتمال نادیده گرفتن کنترل های داخلی از طرف مدیران و یا کارکنان

3. اشتباهات بالقوه انسانی ناشی از بی دقتی، خطای های قضاوتی و تفسیر نادرست دستورالعمل ها

4. اغلب کنترل های داخلی درباره معاملات و رویداد های روزمره و نه غیر متعارف برقرارند.

5. مخارج استقرار هر یک از روش های کنترل داخلی نباید بیشتر از منافع مورد انتظار آن روش ها باشد.

6. اطمینان دادن معقول و نه مطلق، در خصوص تحقق اهداف واحد های اقتصادی

پیشنهاد می کنیم، مقاله استاندارد سازی را مطالعه کنید

اجزای کنترل داخلی:

با توجه به تعریف ارائه ‌شده در نشریه کنترل داخلی، چارچوب یکپارچه کنترل داخلی متشکل از 5 جزء زیر می باشد:

• محیط کنترلی (Control Environment)
• ارزیابی ریسک (Risk Assessment)
• فعالیت‌ های کنترلی (Control Activities)
• اطلاعات و ارتباطات (Information and Communication)
• پایشگری (Monitoring)