سیستم حسابداري مهم‌ترين سیستم یک كسب و كار است كه حسابداران مشاغل و کسب و کارها با هدف افزايش بازدهی، کاستن از میزان خطا جهت ثبت نمودن اطلاعات مالي، راحت‌تر تنظيم نمودن گزارشات قانوني و تجزيه و تحليل دقيق و صحيح شرايط مالي موجود در كسب و كار، از آن کمک مي‌گيرند. در این مقاله از سری مقالات آموزش رایگان حسابداری، بر آن شدیم تا شما را با سیستم اطلاعات حسابداری، اهداف، کاربردها و وظایف آن آشنا نماییم. با ما همراه باشید.
سیستم حسابداری چیست؟
به طور کلی می توان گفت هر سیستمی از اجزای یکپارچه و مرتبط با هم تشکیل یافته است. منظور از سیستم حسابداری هم مجموعه ای از اجزا یکپارچه و متصل یا مرتبط با یکدیگر است که در نهایت گزارشات مالی و حسابداری یک سازمان یا یک شرکت را سرآوری کرده و در اختیار مدیران و تصمیم گیرندگان اصلی قرار می دهد. یک سیستم حسابداری خوب باید بتواند ورودی اطلاعات مالی را با دقت و نظم بالایی مدیریت نماید.داده های مالی را طبقه بندی نموده و بر اساس استانداردهای حسابداری گزارشات مدیریتی و تکالیف قانونی را استخراج نماید. گزارشاتی چون صورت سود و زیان، ترازنامه، درآمدهای ماهانه و سالانه و گزارش مغایرت ها از یک سوی و گزارش معاملات فصلی، گزارش ارزش افزوده و اظهارنامه های مالیاتی.
هر سیستم حسابداری از سه قسمت تشکیل شده است:
ورود اطلاعات
اطلاعات و رویدادهای مالی از طریق ثبت اسناد و مدارک مثبته مانند فاکتور خرید و فروش، صورت حساب بانکی و موارد مشابه به سیستم حسابداری وارد می‌شود.
تجزیه و تحلیل اطلاعات
اطلاعات ورودی پس از شناسایی ماهیت و تاثیر آنها بر روی حسابهای اصلی معادله حسابداری (دارایی، بدهی و سرمایه (حقوق مالکانه)) و فرعی (درآمد یا هزینه) مجموعه، به شکل بدهکار یا بستانکار در قسمت دفتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند.
نتایج اطلاعات
سیستم حسابداری، پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی، نتیجه را به صورت گزارش‌ها و صورت‌های مالی اساسی در اختیار مدیران جهت تصمیم‌گیری قرار می‌دهد.
انواع سیستم های حسابداری
همان طور که می دانیم به مجموعه فعالیت هایی که در یک شرکت یا سازمان برای امور مالی و فرایندهایی که شامل هزینه و درآمد می گردد سیستم حسابداری می گویند. به طور کلی می توان سیستم های حسابداری را به دو دسته کلی تقسیم نمود. سیستم حسابداری دستی و سیستم حسابداری مکانیزه. در سیستم های حسابداری مکانیزه یا بخشی از کار یا همه عملیات مالی از طریق سیستم های کامپیوتری انجام می گردد.
سیستم حسابداری دستی
در سیستم حسابداری دستی تنها از قلم و کاغذ و حافظه حسابدار برای ثبت رویدادهای مالی استفاده می گردد. تا پیش از ظهور سیستم های کامپیوتری این شیوه از عملیات مالی در تمام سازمان ها و موسسات و کسب و کارها مرسوم بود. معمولا سیاهه ای از درآمدها و هزینه ها آماده می شد و سپس در دفاتر کل و دفاتر معین ثبت می گردید. در این روش از کار انبوهی از فاکتورهای دستی و زونکن ها برای ثبت اطلاعات مالی و اسناد تجاری در قفسه هایی که به این کار اختصاص داده شده بود نگهداری می گردید. طبیعی است با گسترش کسب و کار این شیوه از فعالیت سخت و طاقت فرسا می گردید و مجبور بودند از نیروی انسانی بیشتری برای مدیریت مالی کسب و کار استفاده نمایند.
سیستم حسابداری مکانیزه یا سیستم حسابداری کامپیوتری
با گسترش فناوری های کامپیوتری و رشد انواع سخت افزارها و نرم افزاهاری گوناگون، فرایندهای مالی و مالیاتی به سرعت دچار تحول و دگرگونی گردید. اکنون ثبت و ورود اطلاعات از طریق رایانه کار بسیار آسانی شده بود. با گسترش نرم افزاهایی چون اکسل این امر به مراتب آسان تر نیز شد. اما تحول اساسی زمانی رخ داد که نرم افزارهای حسابداری توسعه پیدا کردند و توانستند ثبت اسناد و گزاش گیری های مدیریتی را به خوبی بازسازی کنند. اکنون با ثبت یک فاکتور می توانیم با کمک رایانه دفاتر کل و دفاتر معین را تکمیل کرده و فرایندهای مالی را با سرعت و دقت بالاتری پیش ببریم. طبیعتا در این روش به نیروی انسانی کم تر و حتی با مهارت کم تری نیاز است.
لازم به ذکر است مفاهیم اساسی حسابداری در سیستم های حسابداری مکانیزه یا کامپیوتری دچار تحول یا تغییر نشدند. بلکه بر اساس استانداردهای حسابداری کار صرفا به صورت مکانیزه انجام می گردد. اکنون دیگر نیازی به قلم و کاغذ برای ثبت اطلاعات نیست و پردازش اطلاعات ورودی و دسته بندی داده های مالی توسط کامپیوتر صورت می گیرد. به عنوان نمونه در نرم افزار حسابداری ابری هوفر تهیه گزارشات قانونی مانند گزارش معاملات فصلی، گزارشات ارزش افزوده نیز توسط سیستم حسابداری هوفر انجام می گردد.
بنابراین با آن که مبنای کار سیستم های مکانیزه همان فرایندهای دستی و سیستم حسابداری دستی و سنتی است اما دقت، کنترل و نظارت بر عملیات حسابداری توسط سیستم های کامپیوتری مجهز انجام می گردد. برای مقایسه بهتر می توان به ماشین حساب و محاسبه دستی عملیات ضرب و تقسیم اشاره کرد. طبیعی است با استفاده از ماشین حساب عملیات ریاضی آسان تر و با ضریب خطای کم تری پیش می رود.
بنابراین برای شرکت های متوسط و بزرگ عملا استفاده از سیستم های حسابداری دستی غیر قابل قبول بوده و با قیمت مناسبی که سیستم های حسابداری مکانیزه یافته اند برای کسب و کارهای کوچک نیز از نرم افزارها و سیستم های حسابداری کامپیوتری بهتر است بهره گیریم.
توصیه می‌کنیم مقاله انواع حسابداری چیست؟ را مطالعه کنید
انواع سیستم های حسابداری بر اساس کاربرد
بر اساس کاربرد هر سیستم حسابداری و کاربری آن برای هر بخش از کسب و کار می توان دسته بندی جدیدی از سیستم های حسابداری به دست داد که در ادامه به آن می پردازیم. به طور کلی می توان به پنج بخش اصلی از سیستم های حسابداری به شرح ذیل اشاره کرد:
سیستم حسابداری فروشگاهی
سیستم حسابداری خدماتی
سیستم حسابداری پیمانکاری
سیستم حسابداری بازرگانی
سیستم حسابداری تولیدی
اجزای اصلی سیستم حسابداری
به طور کلی می توان اجزای یک سیستم حسابداری جامع را به بخش های ذیل تقسیم کرد:
کاربرانی که با سیستم حسابداری کار می کنند.
داده ها و اطلاعاتی که به سیستم اطلاعاتی وارد می گردند
خروجی هایی که از سیستم حسابداری دریافت می گردد
فرایند پردازش و تحلیل اطلاعات مالی در این سیستم
افرادی که از خروجی های سیستم منتفع می گردند
زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری مورد نیاز
سیستم حسابداری به عنوان هسته اصلی
قوانین و دستورالعامل های کار با سیستم حسابداری
مزیت های سیستم حسابداری
در مطالب بالا به بخشی از مزیت های استفاده از سیستم های حسابداری اشاره کردیم. در اینجا این موضوع را با جزئیات بیشتری مورد توجه قرار می دهیم.
ورود اطلاعات با ضریب خطای کم تر
سیستم های حسابداری مکانیزه یا کامپیوتری در ورود اطلاعات نقش مهمی را ایفا می کنند. با فرم ها و چارچوب هایی که در اختیار قرار می دهند می توانند امکان بروز خطا هنگام ورود اطلاعات را کاهش دهند. امروزه با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین یا همان machine learning می توان از فعالیت های کاربر دامنه اطلاعات ورودی را آموخت و حتی پیشنهاداتی در هر بخش به کاربر ارائه داد.
در این حالت ورود اطلاعات می تواند آسان تر نیز پیش رود. در نرم افزار حسابداری تحت وب هوفر از ویژگی یادگیری ماشین برای بهبود ورود اطلاعات بهره گرفته شده است.
سرعت پردازش اطلاعات در سیستم های کامپیوتری
در سیستم های حسابداری دستی پردازش اطلاعات توسط ذهن انسان انجام می گردد اما در شیوه نوین سیستم های حسابداری مکانیزه این امر توسط کامیپوتر انجام می گردد. در کسری از ثانیه می توان میلیون ها عملیات محاسباتی را انجام داد. لذا سرعت انجام فرایندهای مالی و تهیه صورت های مالی به شکل شگفت انگیزی بالا می رود.
امکان نظارت و کنترل بر داده ها و گزارشات
در سیستم حسابداری کامپیوتری امکان نظارت و کنترل بیشتری وجود دارد. می توان داده ها را به اشکال مختلف دسته بندی کرد و گزارشات متنوعی دریافت نمود. لذا امکان مغایرت گیری و یافتن موارد اختلافی به شدت افزایش می یابد. حتی سیستم حسابداری آنلاین می تواند خطاها و اشتباهات را تشخیص داده و به کاربر یادآوری نماید. بنابراین دریافت بازخور از سیستم حسابداری نیز میسر گردیده و می توان نتیجه ورود اطلاعات را به سرعت دریافت کرد.
بهبود بهره وری در سیستم حسابداری سازمان
یکی از اهداف مهم هر سازمان افزایش بهره وری است. به این معنا که با سرمایه مادی و سرمایه انسانی کم تر نتایج و خروجی های بیشتر و با کیفیت تری دریافت نماییم. سیستم های اطلاعاتی برای این هدف طراحی گردیده اند تا بتوانند بهره وری سازمان را افزایش دهند. به عنوان نمونه سیستم های اتوماسیون اداری، سیستم های ارتباطات اجتماعی مانند شبکه های اجتماعی و پیغام رسان ها و سیستم های ارسال ایمیل، سیستم های مکانیزه انبار و سیستم های حسابداری مکانیزه در این دسته می گنجند.
با افزودن سیستم حسابداری به یک کسب و کار می توان عملیات مالی بیشتری را در زمان کم تر و با نیروی انسانی کم تری پیش برد. حتی می توان کار مکانیزه نمودن را تا حد کنار گذاشتن نیروی انسانی نیز پیش برد. مثلا نرم افزارهای حسابداری آنلاین پیشرفته با اتصال به سایت های فروشگاهی می توانند به صورت خودکار اطلاعات تراکنش های مالی را دریافت یا ارسال نموده و نیازی به ورود مجدد اطلاعات از وبسایت به سیستم حسابداری نباشد.
افزایش اثربخشی و راندمان در سیستم اطلاعات حسابداری
موضوع بعدی افزایش اثربخشی و کارایی سازمان است. بسیاری از سیستم های اطلاعاتی برای تحلیل داده های تجاری و مالی کسب و کارها طراحی گردیده اند تا بتوانند اثربخشی سازمان را دوچندان نمایند. مثلا با استفاده از هوش مصنوعی و سیستم های حسابداری و اطلاعاتی پیشرفته می توان پر سودترین، کم هزینه ترین، پردرآمدترین محصولات یا خدمات را استخراج نمود. می توان پیش بینی های مالی مهمی از آینده فعالیت های تجاری به دست داد.
بنابراین با استفاده از سیستم های حسابداری مکانیزه و پیشرفته می توان به بینش هایی دست یافت که در حالت سیستم های حسابداری دستی یا سیستم های حسابداری مکانیکی امکان درک و دریافت آن ها به هیچ وجه وجود ندارد.
افزایش مزیت رقابتی
هر کسب و کاری که به داده های بیشتری مجهز باشد و بتواند تحلیل جامع تری از آن ها ارائه دهد می تواند موفقیت بیشتری در بازار و صنعت کسب نماید. مزیت رقابتی در دنیای جدید با مجهز شدن به سیستم های اطلاعاتی و پردازش اطلاعات پیچیده تر میسر می گردد. با سیستم حسابداری پیشرفته می توان به حجم بالایی از این تحلیل ها دست یافت و تصمیمات مدیریتی عملی تر و اثربخش تری اتخاذ نمود.
کاربرد سیستم حسابداری
سیستم های حسابداری یا همان سیستم های اطلاعات حسابداری کاربردهای متنوعی برای سطوح مختلف مدیریتی دارند. در پایین ترین لایه، کار کاربران سیستم های اطلاعاتی حسابداری را آسان کرده و دقت، سرعت و امنیت اطلاعات به بهترین شکل پیش می رود. در لایه دوم به مدیران مالی یاری می رسانند تا گزاشات مدیریتی متنوع را تهیه نمایند و سازمان را از وضعیت مالی و سوددهی خود آگاه نمایند.
در گام بعدی مسائل مهم مالیاتی وجود دارد. مشاوران مالیاتی، ممیزان سازمان امور مالیاتی، سهامداران و ذینفعان سازمان از مالیات ابرازی آگاه شده و می توانند برای کاهش مالیات پرداختی و دفاع مالیاتی آماده باشند.
برای مدیران ارشد و مشاوران سازمان مهم است تا روندهای بازار و صنعت و رشد یا کاهش فروش محصولات و خدمات را بررسی و پیش بینی نمایند. این مهم تنها از طریق سیستم های مکانیزه اطلاعات و نرم افزارهای پیشرفته حسابداری ممکن می گردد. با اتصال این سیستم های حسابداری به سیستم های اطلاعاتی دیگر مانند BI یا همان هوش کسب و کار و افزودن سیستمهای پیشرفته هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می توان به بینش های بسیار عمیقی در این زمینه دست پیدا کرد.
از سوی دیگر برای حسابرسی داخلی یا حسابرسان خارجی دریافت یکپارچه و نظام یافته اطلاعات کمک می کند تا فرایند حسابرسی با سرعت بیشتر و توافق آسان تری صورت گیرد.
شیوه انتخاب بهترین سیستم حسابداری ابری
يكي از مهم‌تري چالش‌هاي موجود در بخش مالي هر كسب و كاري، چگونگي و نحوه انتخاب بهترين و متناسب‌ترين سیستم حسابداری ممكن براي آن مجموعه مي‌باشد. نرم افزاري كه بتواند به منظور تهيه و تنظيم گزارشات و اطلاعات مالي در كوتاه‌ترين زمان پاسخگوي نيازهاي مالي يك مجموعه باشد را مي‌توان در دسته بهترين سیستم های حسابداري قرار داد. همانطور كه مي‌دانيد در كشور ما، نرم افزارهاي حسابداري زيادي وجود دارد و به طور قطعي نمي‌توان در مورد خوب يا بد بودن يك سیستم حسابداري اظهار نظر نمود، اما مي‌توان با اشاره به بهترين ويژگي‌هاي يك سیستم حسابداري ابری به حسابداران مشاغل و كسب و كارها كمك نمود تا به راحتي و در كوتاه‌ترين زمان بتوانند بهترين نرم افزار حسابداري آنلاین را تشخيص داده و انتخاب به جا و مناسبي در تهيه نمودن سیستم های مالی براي مجموعه خود داشته باشند. در ادامه با ما همراه باشید تا با برخی از مهم‌ترین این ویژگی‌ها آشنا گردید.
سیستم حسابداری داراي دسترسی چند کاربره
يك سیستم حسابداري خوب این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید به طور همزمان به چندين كاربر اجازه دسترسي به محیط نرم افزار را بدهيد و برای هر کاربر متناسب با مسئولیتش، دسترسی منحصر بفرد خود را تعریف نمایید و با این کار، موجب حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه شرکت گردید. معمولا نرم افزارهای حسابداری خوب و مشهور این ویژگی را دارند. طبیعی است که در یک سیستم حسابداری مطلوب چند کاربر هم زمان مشغول به کار باشند.
اما تنها با نرم افزار حسابداری ابری یا نرم افزار حسابداری آنلاین می توان از هر جا و در هر مکانی اجازه دسترسی به کاربران مختلف را بدهیم. در نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر ویندوز یا همان نرم افزار های حسابداری آفلاین، این محدودیت وجود دارد. بنابراین حجم کاغذ بازی و بایگانی آن ها در زونکن ها افزایش یافته و واحد حسابداری مجبور می گردد تا هر روز با حجم بالایی از برگه های حسابداری درگیر باشد.
سرعت بالای سیستم حسابداری ابری
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین سیستم حسابداری، سرعت بالای آن است، چرا که باعث می‌گردد که ثبت اطلاعات مالی و بارگذاری و فراخوانی آنها به سریع‌ترین شکل ممکن صورت گیرد. برای حسابداری که در طول روز بارها و بارها اطلاعات و اسناد را ذخیره و مجددا بارگذاری نموده است، سرعت پایین نرم افزار بازدهی و کارایی اش را به شدت کاهش می دهد.
اصولا نرم افزارهایی که مبتنی بر ویندوز هستند در نسبت با نرم افزارهای حسابداری تحت وب سرعت پایین تری دارند. نرم افزار حسابداری ابری هوفر با بهره گیری از آخرین فناوری های مربوط به برنامه نویسی نرم افزار چه در سمت سرور و چه در سمت کاربر مساله سرعت نرم افزار را به خوبی حل کرده است، به نحوی که با داشتن سرعت اینترنت پایین هم صفحات مختلف نرم افزار به سرعت بارگذاری و در اختیار حسابدار قرار می گیرد.
امکان ادغام شدن با سایر برنامه‌‌های تجاری در سیستم حسابداری
يك سیستم حسابداري خوب این امكان را فراهم می‌نماید كه با ساير برنامه‌ها و نرم‌افزارهاي تجاري ادغام گردد و درنتيجه باعث انتقال راحت اطلاعات و سهولت كار مديران و صاحبان كسب و كارها گردد. هر اندازه فرایند ورود اطلاعات و دریافت و ثبت آن ها به صورت خودکار و اتوماتیک پیش رود، کار حسابدار راحت تر و دقت امور حسابداری بالاتر می رود.
سیستم های حسابداری مبتنی بر وب می توانند به دیگر زیرساخت های دیجیتال مانند فروشگاه اینترنتی، حسابهای بانکی، پوز بانکی و سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان یا همان CRM متصل گردیده و به طور خودکار اطلاعات را در سیستم مالی ذخیره نماید.
استفاده کنندگان از سیستم های حسابداری چه کسانی هستند؟
استفاده کنندگان از سیستم حسابداری به دو گروه تقسیم می‌شوند:
- استفاده کنندگان درون سازمانی
- ️ استفاده کنندگان برون سازمانی
استفاده کنندگان درون سازمانی
کلیه مدیران با هدف اطلاع از وضعیت واحد اقتصادی در عملکرد گذشته و تصمیم‌گیری برای نحوه عملکرد در آینده. از جمله:
- هیئت مدیره
- مدیر عامل
- مدیر بخش اجرایی
- سرپرستان و مدیران میانی
استفاده کنندگان برون سازمانی
- سرمایه‌گذاران جهت سرمایه‌گذاری مطمئن
- بانک‌ها و موسسات مالی و اعتباری جهت اعطای تسهیلات
- فروشندگان کالا و خدمات
- مشتریان بنگاه اقتصادی
- کارمندان جهت اعتماد و همراهی هر په بیشتر با مجموعه
- دولت و سازمان‌های وابسته مانند سازمان امور مالیاتی ؛ جهت اجرای سیاست‌های مالی و مالیاتی
- کلیه مراجع مالی و اقتصادی مانند تحلیل‌گران اقتصادی
وظایف سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟
به طور کلی انتظارات کلیه واحدهای اقتصادی از سیستم حسابداری را می‌توان در گروه‌های زیر دسته‌بندی نمود:
جمع آوری و ذخیره سازی اطلاعات مربوط به تمام فعالیت های یک سازمان به طوری که قابل بررسی باشد.
پردازش کردن داده و ارائه گزارشات شامل اطلاعات مفید برای جهت دادن به تصمیم گیری مدیران به منظور بهبود کیفیت و بازده کار کل مجموعه
طراحلی کنترل های داخلی کافی جهت مراقبت از سرمایه مجموعه شامل تمام اطلاعات و مدارک.
پیشنهاد می‌کنیم مقاله نحوه محاسبه حقوق و دستمزد در اکسل را مطالعه کنید
نتیجه
در این مقاله سعی کردیم شما را با وظایف سیستم حسابداری آشنا کنیم و همچنین پاسخ سوال سیستم حسابداری چیست؟ را برای شما شرح دادیم. همان‌گونه که ذکر شد هدف اصلی سیستمهای حسابداری تهیه اطلاعات موردنیاز موسسه است. تقریبا همه‌ی شغل‌ها به یک سیستم حسابداری برای بهبود عملکرد و کار خود نیاز دارند. طراحی و استقرار یک سیستم حسابداری قدرتمند، مستلزم آموزش حسابداری و آموزش مالیات به صورت اصولی و عمیق است. زیرا آنچه یک سیستم را پایدار می‌سازد، به کارگیری مهارت‌های فنی و تکنیکی اصولی در زیربنای آن است.
