انبار و انبارداری از مهمترین بخش‌های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان‌ها در موجودی‌های انبار آنها انباشته شده است. موجودی کالاهای انبار باید در محل‌های امن و به صورت منظم نگهداری شود و به نحوی باشد که دسترسی به آن در مواقع لزوم به آسانی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد. البته مدیریت انبارداری سخت و هزینه‌بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه‌های انبار داری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی از موارد مهم در سیستم انبارداری می‌پردازیم.
انبار چیست؟
انبار مکانی برای ذخیره و انباشت کالای مورد استفاده است. در تعریف انبار ممکن است انبار به عنوان تاسیساتی شناخته گردد که محل نگهداری ایمن کالا است. انبار به عنوان تسهیلاتی است که در کنار قفسه های ذخیره سازی این امکان را به تولیدکنندگان و بازرگانان می دهد که اختلافات بین جریان ورودی کالا و جریان خروجی کالا را کنترل کنند.
هر انبار با توجه به اصول انبارداری و انبارگردانی، اجازه کنترل ورود و خروج کالا را به تولید کننده و شرکت می‌دهد.
دسته بندی انواع انبار:
انبارها به شکل های مختلفی دسته بندی میشوند:
- از لحاظ نوع محصول
- از لحاظ سیستم ساختمانی
- از لحاظ موقعیت مکانی
- از لحاظ درصد تکمیل محصولات
در ادامه به توضیح انبار بر اساس ویژگی های مشترکشان اشاره میکنیم:
1- انبارها از لحاظ نوع محصول:
برخی از انبارها از لحاظ نوع محصول به انواع مختلفی تقسیم میشوند که در شرایط خاصی باید نگهداری شوند چراکه مواد اولیه آنها یا حتی حجمشان با هم متفاوت است مانند موارد زیر:
- محصولات قابلیت اشتعال
- قطعات یدکی
- محصولات و مواد کوچک یا بزرگ
- محصولات خراب شدنی یا شکستنی
2- انبارها از لحاظ سیستم ساختمانی:
- انبارهاي روباز
- انبارهاي مسقف يا کاملا پوشيده
- انبارهاي سرپوشيده بدون ديوار
3- انبارها از لحاظ موقعیت مکانی:
انبارها بر اساس موقعیت مکانی به شرح زیر هستند:
- منطقه ای
- ترانزیت
- مرکزی
4- انبارها از لحاظ درصد تکمیل محصولات:
برخی از انبارها هم بر اساس جریان مواد تفاوت هایی با هم دارند، زیرا ماهیت این مواد و محصولات متفاوت است. انبارها را می‌توان بر اساس این مورد به دسته های زیر تقسیم کرد:
- مواد اولیه
- محصولات نیمه تمام
- محصولات نهایی
- محصولات آماده توزیع
و… تقسیم نمود.
انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دریافت کالا و اقلام از قسمت‌های مختلف شرکت یا دیگران از خارج شرکت و نگهداری آنها با توجه به قوانین و اصول انبار داری. فرایند انبارداری باعث سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز می‌باشد. همچنین رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز بخش‌های مختلف و یا خریداران به آنها در کمترین زمان ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی از وظایف شغل انبارداری می‌باشد.
برخی از اصطلاحات انبارداری:
در سیستم انبارداری اصطلاحات وجود دارد که بین کارکنان انبار رایج است. مهم ترین اصطلاحات رایج در سیستم انبارداری شامل موارد زیر است:
- موجودی مواد و کالا در انبار
- تگ انبار
- کاردکس انبار
- کارت شناسایی محصول در انبار
- ابزارهای اندازه گیری محصولات موجود در انبار
- مواد اولیه موجود در انبار
- کالای نیمه ساخته شده در انبار
- کالای ساخته شده در انبار
- قفسه بندی انبار
- کدگذاری محصولات در انبار
در این قسمت توضیح مختصری از مهمترین اصطلاحات انبارداری ارائه داده ایم:
1. موجودی مواد و کالا در انبار:
به کلیه دارایی هایی که در انبار برای فروش یا ساخت نگهداری میشود موجودی می‌گویند. موجودی ها در زمانی مشخص یا مصرف میشوند و یا به دست مصرف کننده می‌رسند. اهمیت موجودی موضوعی است که حسابداران در تعیین ارزش موجودی کالای پایان دوره از آن استفاده میکنند.
2. تگ انبار:
بر روی هر گروه از کالاها برچسبی به عنوان تگ نصب خواهد شد که تعداد کالا در آن قید میگردد.
3. کاردکس انبار:
کاردکس انبار به اطلاعاتی مثل: ورود، خروج و همچنین میزان موجودی مواد و کالا.
4. کارت شناسایی محصول در انبار:
در کنار قفسه هر طبقه مرتبط با کالا کارت مقوایی در ابعاد کوچک وجود دارد که در آن اطلاعات مربوط به هر کالا نوشته شده است و با نام کارت قفسه نیز در بین انباردارها شناخته می شود.
5. ابزارهای اندازه گیری محصولات موجود در انبار:
ابزارهایی مانند: متر، باسکول، ترازو و… .
6. مواد اولیه موجود در انبار:
مواد اولیه همان مواد خام هستند که در تولید کالاها و محصولات به کار می‌روند. معمولا شرکت‌های تولیدی و کارخانه‌ها نیاز حیاتی به مواد اولیه دارند.
7. کالای نیمه ساخته شده در انبار:
کالایی که به شکل نیمه ساخته به وجود آمده است و تکمیل نشده است و تنها جزیی از این کالا ساخته شده است.
8. کالای ساخته شده در انبار:
کالاهای تکمیل‌شده و آماده فروش کالاهای ساخته‌شده نامیده میشوند.
9. قفسه بندی انبار:
به دسته بندی و چیدن صحیح کالاها در انبار، ایجاد سهولت و دسترسی به محصولات و صرفه جویی در زمان گفته قفسه بندی انبار میشود. این امر با توجه به نوع محصول انبارها متفاوت است.
10. کدگذاری محصولات در انبار:
کدگذاری کالا در انبار که به صورت حروف و اعداد بر روی قفسه‌ها درج میشود، برای تشخیص و یافتن کالا در انبار لازم است و موجب صرفه‌جویی در زمان میشود.
منظور از اصول انبارداری چیست؟
اصول انبارداری به معنی، رعایت قوانین و نکاتی است که باعث میشود کمترین آسیب به کالا در حین نگهداری وارد شود و کالا در معرض آسیبات احتمالی قرار نگیرد و همچنین نگهداری کالا با اطمینان انجام شود. اصول انبارداری باعث میشود تا تمامی معاملاتی که در انبار صورت می‌گیرد به شکل کارا و موثری پردازش شود. در پی همین امر زنجیره تامین هم به خوبی کار خود را انجام می‌دهد. استفاده از اصول انبارداری در پردازش کارهایی مانند: حمل و نقل، دریافت، قرار گرفتن در صف انتظار و در نهایت انتخاب محصول به مشتریان کمک بسزایی می‌کند.
دستورالعمل انبارداری:
شاید در گذشته انبار فقط یک محفظه بود که در آن کالا ها ذخیره می شد اما در حال حاضر انبار از دو نظر مورد توجه قرار دارد یکی بحث فیزیکی و تامین فضای لازم برای ذخیره کردن کالا است و دیگری بحث اطلاعاتی است که کالاهای مختلف که اساس یک شرکت هستند در آن طبقه بندی و تنظیم می شود. با استفاده از دستورالعمل های انبارداری می توان کار در انبار را برای ما اصولی تر و ساده تر کند.
مهمترین دستورالعمل های انبار شامل برگه درخواست خرید، رسید انبار، برگشت از خرید و کارت انبار است.
معرفی فرم های انبارداری:
فرم های زیر از جمله فرم های انبارداری ضروری و کابردی هستند که در حسابداری انبار از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند:
| فرم های انبارداری | فرم های انبارداری |
| فرم انبارداری فرم نقطه سفارش | فرم اطلاعیه ارسال کالا |
| فرم انبارداری کارت انبار | برگه برگشت از خرید |
| فرم درخواست کالا از انبار | برگه تحویل اقساط |
| فرم حواله انبار | مجوز خروج کالا از انبار |
| فرم رسید انبار | برگ کالا های ارسالی امانی |
| رسید مستقیم مصرف | کاردکس کالا |
| فرم کد گذاری کالا | برگ کالا های دریافت امانی |
| رسید موقت | برگ برگشت کالای دریافت امانی |
| کارت سفارش انبار | برگ تعدیل مستقیم |
| کارت حساب انبار | فرم انصراف / تغییر خرید |
نمونه فرم های انبارداری
فرآیندهای مهم انبارداری:
فرآیند انبارداری در اصل عملیاتی است که در انبار رایج است و در همیشه در حال انجام است:
مرحله اول، پذیرش کالا و محصول: شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا است. با ورود کالا به انبار باید کنترل‌های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می‌پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می‌نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه‌ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی میشوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال میشوند.
مرحله دوم، جا به جایی و جایگذاری مناسب کالاها: بعد از وارد شدن محصول در انبار، تمامی آن ها در محل مناسب خود جای داده میشوند. این عمل با توجه به استانداردهای موجود در انبار انجام میشود.
مرحله سوم، انتخاب محصول و یا کالا برای خروج از انبار: در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل میشود. با توجه به استاندارد انبارداری و موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نشده و مراحل خروج کالا از انبار طی نخواهد شد.
مرحله چهارم، بسته بندی و تحویل از انبار به اشخاص: بعد از صدور مجوزهای مورد نیاز برای خروج کالاها، تمامی اطلاعات مربوط به تحویل کالا و همچنین وسایل نقلیه لازم برای انجام این اقدامات، دریافت شده و منابع مورد نیاز برای بارگیری به کالاها تخصیص داده خواهد شد.
اصول چیدمان انبار:
چیدمان انبار باعث می شود بهره وری بیشتر و در نتیجه عملیات کارآمدتر باشد. در نتیجه مشتریان از عملیات کارآمد انبار راضی و در نهایت انبارداری به تجارتی سودآور تبدیل خواهد شد.
در ادامه با 3 اصل یک چیدمان کارآمد انبار آشنا خواهید شد:
جریان: جریان انبار را می توان به عنوان حرکت بی وقفه مواد، افراد و ترافیک درون ساختمان تعبیر کرد. در چیدمان انبار باید به نحوی برنامه ریزی کرد که جریان انبار به راحتی و در اسرع وقت انجام شود.
همچنین باید فعالیت کارکنان به حداقل رسیده و کالاها در نزدیکی هم و محل بارگیری چیده شود.
دسترسی: هر محصول روی پالت باید در دسترس همگان باشد و معمولا بدون نیاز به انتقال یک محصول باید به کالای دیگر دسترسی داشت.
این بدان معنا است که می توانید قفسه های پالت خود را در ردیف هایی بسازید که به اندازه کافی گسترده باشند تا جک های پالت و کامیون را در خود جا دهند و وسایل را برای راه اندازی و ذخیره سازی استراتژیک برای حداقل تداخل با یکدیگر فراهم کنند.
فضا: با در نظر گرفتن فضای دفاتر کار، اسناد انبار، ذخیره پالت خالی، شارژ باتری و غیره، چگونه می توانید فضای انبار خود را برای بهره مندی از امکانات به حداکثر برسانید؟
شما باید بتوانید با وجود طیف گسترده ای از قفسه های عمودی و تجهیزات آزاد، انبار خود را به روشی طراحی کنید که از حداکثر فضا بتوانید استفاده کنید.
مزایای مدیریت انبار:
مدیریت انبار، به کنترل موجودی انبار کمک کرده و فرآیند انبارداری را بهینه می‌کند. از مزایای مدیریت انبار می‌توان به کاهش هزینه ها، رساندن کالا به بهترین شکل به مشتری، پردازش و سازماندهی محصولات در انبار اشاره نمود. همچنین مواردی مانند بهینه سازی فضای انبار، یافتن راحت موجودی انبار برای کارکنان، تکمیل سفارشات و جلوگیری از سفارشات تکراری، هماهنگی جهت ارتباط بین تامین کنندگان و شرکت های حمل و نقل از جمله مزایای مدیریت انبار است.
سخن پایانی:
اصول انبارداری حرفه ای به معنی آگاهی از نحوه پذیرش کالا، نگهداری و چیدمان و چگونگی ثبت‌اسناد حسابداری برای خروج کالا از انبار است. یک انباردار باید با 3 فرایند اصلی ورود، نگهداری و خروج کالا از انبار آشنایی کامل داشته باشد و در صورت لازم دوره‌های آموزشی مربوطه را بگذراند. حسابداری انبار شامل ثبت‌اسناد خرید، بهای تمام شده، اسناد انتقالی بین انبار و بهای کالای صادره است. یک انباردار حرفه ای باید ضمن آشنایی با فرایندهای اصلی انبارداری، نحوه ثبت‌اسناد حسابداری انبار را نیز آموخته باشد.
