حسابداری انبار چگونه است؟

انبارها به عنوان یکی از بخش های اصلی هر سازمان نقش مهمی را در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی ایفا می کند. همچنین به دلیل اینکه اقلام و موجودی های انبارها قسمت عظیمی از دارایی های یک مجموعه را شامل می شوند حسابداری انبار از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار شده است. همین دلایل کافی است تا اهمیت انبارداری و حسابداری انبار درک کنیم. اما حسابداری انبار دقیقا به چه معناست؟

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار، مجموعه‌ عملیاتی است که موجودی انبار را مشخص می‌کند. در واقع به دنبال حسابداری انبار

• ارزش ریالی موجودی انبار
• تعداد و مقدار موجودی مواد و کالا
• تعیین موارد ورود و خروج کالا از انبار

مشخص می‌گردد.

انبارگردانی فرایند مهمی در حسابداری انبار است که در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود. با وجود اینکه اصل دوره‌های مالی یکساله هستند اما بعضی شرکت‌ها به دلیل تعداد زیاد محصولات و ورودی و خروجی‌های بسیار زیاد محصولات یا ماهیت کالاها، انبارگردانی را به صورت دوره‌های 3 ماه یا 6 ماهه نیز انجام می‌دهند.

اهداف و کاربرد حسابداری انبار چیست؟

یکی از مواردی که مستقیما با سود و زیان شرکت‌ها در ارتباط است، موجودی انبارها است. حسابداری انبارها از این جهت حائز اهمیت است که مدیران با کنترل موجودی انبار اقدام به تامین مواد اولیه و سفارش کالا می‌کنند. یکی از اهداف حسابداری انبار اطلاع از موجودی کمی و همچنین نگهداری کیفی محصولات و کنترل دارایی‌های شرکت است.

کاربرد حسابداری انبار شامل قسمت‌های زیر است:

•  جمع آوری، نگهداری و توزیع صحیح و سریع مواد اولیه و محصول آماده فروش
•  پیشگیری از ضرر و زیان واحدهای اقتصادی با کنترل موجودی انبار
•  پیشگیری از صرف هزینه بیش از حد و هدر رفت سرمایه با کنترل تعداد موجودی انبار
•  کاهش و تسهیل عملیات‌ حسابداری مالی مجموعه با ارائه اطلاعات مربوط به انبار

نکته
از آنجا که معمولا سقف بیمه دریافتی برای موجودی انبار بر اساس قیمت تمام شده کالاها انجام می‌شود، در صورت بروز خسارت، محاسبه مبلغ خسارت وارد شده بر محصول نیز با این قیمت‌ها انجام می‌شود؛ محاسبه دقیق بهای تمام شده موجودی انبار از اهمیت زیادی برخوردار است.

اصول حسابداری انبار

فرآیند حسابداری انبار از چند مرحله تشکیل شده است:

1. تعیین نوع موجودی انبار
2. شناسایی و بررسی اسناد ورود و خروج کالا به انبار
3. تعیین سیستم ارزیابی موجودی انبار
4. تخمین ارزش ریالی موجودی انبار

1- انواع موجودی های انبار

به کلیه دارایی‌هایی که در انبار برای فروش یا ساخت نگهداری می‌شوند، موجودی می‌گویند. موجودی‌ها در زمانی مشخص یا مصرف می‌شوند و یا به دست مصرف کننده می‌رسند. اهمیت موجودی موضوعی است که حسابداران در تعیین ارزش موجودی کالای پایان دوره از آن استفاده می‌کنند. موجودی کالاهای انبار برای فعالیت‌های مختلف عبارتند از:

 مواد اولیه: معمولا در شرکت‌های تولیدی، انباری مخصوص مواد اولیه یا مواد خام جهت تولید و ساخت محصولات وجود دارد.

 مواد مصرفی غیرتولیدی: این مواد به طور مستقیم در تولید کالا دخالتی ندارند. اما برای انجام فعالیت‌های شرکت ضروری هستند؛ به عنوان مثال تجهیزات اداری

 کالای در جریان ساخت: موجودی موادی که بخشی از فرایند تولید را طی کرده، اما هنوز آماده ارائه به بازار نشده‌اند.

 کالای ساخته شده: کالایی که فرآیند ساخت آن به اتمام رسیده و آماده عرضه به بازار است.

 اجناس خریداری شده: شرکت‌های بازرگانی معمولا این نوع کالاها را از شرکت‌های دیگری خریداری می‌کنند، بدون اعمال تغییر، آنها را به بازار عرضه می‌کنند.

2- شناسایی و بررسی اسناد ورود و خروج کالا به انبار

معمولا 4 نوع سند حسابداری برای حسابداری انبار وجود دارد. حسابداران با تنظیم این اسناد موجودی انبارها را در دوره‌های مالی ارزیابی می‌کنند.

1. اسناد خرید
2. اسناد انتقالی
3. اسناد بهای تمام شده
4. قیمت تمام شده کالای خارج شده از انبار

اسناد خرید

تمام هزینه‌هایی که برای خرید کالا صورت می‌گیرد، باید به همراه ریز جزییات مانند تخفیفات خرید، ارزش افزوده، حمل ونقل، گمرک و مشخصات فروشنده در اسناد خرید مشخص باشند. در صورتی که ریز هزینه‌ها مشخص نباشند امکان تعیین قیمت نهایی محصول، وجود ندارد.

اسناد انتقالی

برای انتقال مواد اولیه به خط تولیدی شرکت‌های تولیدی، نیاز به اسناد انتقال مواد از انبار تا مقصد است. یکی از مراحلی که به تعیین قیمت نهایی محصول کمک می‌کند ثبت دقیق اسناد در مرحله انتقال است. معمولا مبلغ ریالی این سند با مبلغ سند ورود کالا به انبار مقصد یکسان است.

اسناد بهای تمام شده

یکی از مراحل پیچیده حسابداری انبار، تعیین بهای تمام شده محصولات است؛ که در واقع به محاسبه و برآورد قیمت نهایی محصول ساخته شده می‌پردازد. در این مرحله باید هزینه‌های جانبی وارد بر محصول یا کالای نهایی محاسبه و تنظیم شود.

قیمت تمام شده کالای خارج شده از انبار

هنگامی که یک محصول برای بخش فروش ارسال می‌شود، علاوه‌بر هزینه مواد اولیه برای تولید، هزینه‌های دیگری نظیر هزینه بسته بندی، هزینه حمل و مواردی از این دست به بهای تمام شده آن اضافه می‌شود؛ این موارد نیز باید در ثبت اسناد انبار در نظر گرفته شود.

3- سیستم های ارزیابی موجودی انبار

پس از تعیین میزان موجودی انبار و ثبت اسناد مربوط به آن، نوبت به تعیین سیستم ارزیابی موجودی‌ها می‌رسد. سیستم هایی که در انبارداری از آنها برای ارزیابی موجودی مواد و کالا استفاده می‌شود، عبارتند از:

•  سیستم ارزیابی ادواری موجودی کالا
•  سیستم ارزیابی دائمی موجودی کالا

سیستم ادواری موجودی کالا

در این روش شمارش کالا و ارزیابی ارزش آن تنها در انتهای دوره انجام می‌شود؛ در واقع در طی دوره تنها ورود و خروج کالا ثبت می‌شود. این سیستم بیشتر برای کالاهایی با ارزش ریالی پایین، حجم زیاد، دارای تعداد و تنوع زیاد و غیرقابل شمارش استفاده می‌شود.

سیستم دائمی موجودی کالا

در سیستم دائمی شمارش و ارزیابی موجودی کالا در هر لحظه، آخرین تغییرات را نمایش می‌دهد؛ برای شرکت‌هایی که کالاهای گران قیمت، با اندازه‌های بزرگ، تعداد پایین و قابل شمارش و با گردش کم وجود دارد از روش دائمی موجودی کالا استفاده می‌شود.

4- برآورد ارزش ریالی موجودی انبار

همه اطلاعاتی که در قسمت انبارداری ثبت می‌شوند شامل دو بخش هستند:

1. اطلاعات مقدار
2. اطلاعات ریالی

حسابداران ریالی کردن حواله‌های انبار را به روش‌های مختلف قیمت گذاری انجام می‌دهند. روش‌های قیمت گذاری متنوع هستند و از آنجا که این روشها بر تعیین بهای تمام شده و در نتیجه سود مجموعه موثرند، از اهمیت زیادی برخوردارند. در بخش روش‌های ثبت موجودی انبار به معرفی کاربردی‌ترین روش‌های ثبت و قیمت گذاری موجودی انبارها می‌پردازیم.

روش های ثبت موجودی انبار در حسابداری

ثبت و قیمت گذاری موجودی انبار به روش‌های متفاوتی انجام می‌شود. 4 روش از مهم‌ترین روش های ارزیابی موجودی کالا که بیشتر حسابداران از آن استفاده می‌کنند به این ترتیب است:

•  روش FIFO یا اولین صادره از اولین وارده: تعیین قیمت محصولات بر اساس اولین خریدها
•  روش LIFO یا اولین صادره از آخرین وارده: تعیین قیمت محصولات بر اساس آخرین خریدها
•  روش میانگین موزون: تعیین قیمت محصولات بر اساس میانگین قیمت خرید در هر دوره
•  روش شناسایی ویژه: تعیین قیمت به صورت موردی برای هر کالا

با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای بسیاری برای استفاده حسابداران انبار وجود دارد. بهترین نرم افزار برای حسابداری انبار، نرم افزاری است که موجودی و خروجی کالا را ثبت کند، ارزش ریالی آن را محاسبه کرده و متناسب با نیاز شرکت موجودی کالا را با روش‌های مختلف ادواری یا دائمی ارزیابی کند.

نحوه ثبت کسورات و اضافات انبار

زمانی که موجودی انبار شمارش می‌شود، ممکن است موجود واقعی انبار با موجودی ثبت شده در دفاتر یا سیستم متفاوت باشد. مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده ممکن است ناشی از، از بین رفتن موجودی یا سرقت و یا ثبت اشتباه باشد.

اگر موجودی واقعی انبار کمتر از موجودی ثبت شده باشد معادل مبلغ ریالی کسری، حساب کسر و اضافه انبار بدهکار شده و حساب کنترل مواد بستانکار خواهد شد.

در صورتی که مقدار واقعی انبار بیشتر از مقدار موجودی ثبت شده باشد، در این صورت با اضافات انبار روبرو هستیم. در این حالت معادل مبلغ ریالی اضافه انبار، حساب کسری و اضافه انبار بستانکار شده و حساب کنترل مواد بدهکار خواهد شد.

در انتهای دوره، حساب کسر و اضافات انبار به حساب خلاصه سود و زیان بسته می‌شود.

مهمترین وظیفه در حسابداری انبار چیست؟

اولین و مهمترین وظیفه حسابدار در حسابداری انبار بررسی و شناسایی اسناد مربوط به انبار است. تحلیل و بررسی موجودی انبار، بررسی اختلاف موجودی انبار، تنظیم گزارشات ماهانه و همچنین ارائه فهرست موجودی انبار از وظایفی است که حسابدار انبار باید به آن توجه کند.