چرخه حسابداری چیست؟

در تعریف چرخه حسابداری باید گفت که به عملیات مربوط به ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی در پایان سال مالی از جمع آوری اسناد تا تهیه تراز آزمایش اختتامیه را چرخه حسابداری گفته می‌شود. این چرخه شامل ۳ بخش و چندین مرحله است که در این مطلب تشریح شده است. 

منظور از چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری عملیاتی چندمرحله‌ای است که با جمع آوری مدارک مثبته حسابداری شروع شده و با بستن حساب‌های دائمی ارائه گزارشات مالی به پایان می‌رسد. هدف از این عملیات که در هر دوره مالی به صورت مداوم تکرار می‌شود، بررسی شرایط مجموعه اقتصادی و ارزیابی عملکرد آن در دوره مالی گذشته است.

مراحل چرخه حسابداری و ترتیب آن چیست؟

عملیات حسابداری یک مجموعه اقتصادی در دوره مالی مراحل زیر را طی می‌کند:

♦️ جمع‌آوری کلیه داده‌های مالی مجموعه
♦️ تجزیه و تحلیل و تعیین ماهیت اطلاعات جمع آوری شده
♦️ ثبت اطلاعات تحلیل شده در دفاتر مالی
♦️ انتقال کلیه عملیات انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل
♦️ تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
♦️ اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
♦️ تهیه تراز آزمایشی (اصلاح شده)
♦️ تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
♦️ بستن حساب‌های موقت
♦️ تهیه ترازآزمایشی اختتامی و بستن حساب‌های دائمی

نمودار چرخه حسابداری چیست؟

چرخه اقتصادی بر اساس نوع فعالیت مجموعه اقتصادی به صورت‌های مختلفی تنظیم می‌شود. چرخه حسابداری برای یک مجموعه بازرگانی یا خدماتی به صورت زیر است:

سه بخش مهم چرخه حسابداری چیست؟

مراحل فوق را می‌توان در سه بخش کلی خلاصه نمود که هر کدام باید در زمان مربوط به خود انجام شوند. فعالیت‌های مهم چرخه حسابداری به ترتیب زیر است:

1- فعالیت‌های دوره مالی

2- فعالیتهای پایان هر ماه

3- اقدامات پایان دوره مالی

فعالیت های دوره مالی

به جرات می‌توان گفت فعالیت‌هایی که در طول دوره مالی باید انجام شوند مهم‌ترین بخش چرخه حسابداری را تشکیل می‌دهد؛ زیرا این فعالیت‌ها پایه سایر بخش‌ها هستند. عملیات طی دوره مالی عبارتند از:

 جمع آوری اسناد

اساس کار حسابداری در این مرحله اتفاق می‌افتد. تهیه اسناد مالی از روی مدارک مثبته شامل فاکتورها، رسیدهای پرداخت و تمام اسنادی که برای ثبت در دفتر روزنامه مورد نیاز است. در این مرحله حسابدار باید دقت کافی در تشخیص واقعی یا غیر واقعی بودن مدارک به کار برد.

 تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک

این بخش همان عملیات ریاضی فعالیت‌های مجموعه است. در واقع محاسبه و بررسی آثار مالی رویدادها بر حساب بدهی و سرمایه و همچنین تعیین میزان بدهکاری یا بستانکاری مجموعه است.

 صدور سند حسابداری

بعد از تجزیه و تحلیل مدارک و اسناد، نوبت به سند حسابداری است. صدور اسناد حسابداری بر اساس تاریخ وقوع رویداد مالی صورت می‌گیرد و در قسمت بدهکار یا بستانکار حساب وارد می‌شود.

 ثبت اسناد

در مرحله چهارم باید اسناد حسابداری در دفتر روزنامه ثبت شوند. دفتر روزنامه پلمپ شده، توسط متقاضی از طریق سایت سازمان ثبت شرکتها درخواست می‌شود. دفتر روزنامه دارای صلاحیت و قابل استناد است.

 ثبت رویدادهای مالی

در مرحله پنجم، تمام ثبت‌های اسناد مالی در دفتر روزنامه، به دفتر کل انتقال می‌یابد. به بیان ساده‌تر، کلیه اقلام دفتر روزنامه به بدهکاری یا بستانکاری حساب مربوطه در دفتر کل، منتقل می‌شود.

 نکته

این مرحله باید بر اساس آیین نامه سازمان مالیاتی برای تحریر دفاتر قانونی صورت بگیرد.

 انتقال اطلاعات به دفاتر معین

در این مرحله تمام اطلاعات و اقلام دفتر کل به دفتر معین انتقال داده می‌شود. در این مرحله تمام حساب‌هایی که جزییات دارند، باید به دفتر حساب معین مربوطه منتقل شوند. این مرحله پایان اولین بخش از چرخه حسابداری است.

فعالیت های پایان هر ماه

بعضی از فعالیت‌ها در طول دوره مالیاتی باید پیش از ورود به ماه بعد صورت بگیرد. انجام این اقدامات در پایان هر ماه تهیه گزارشات پایان دوره را ساده‌تر خواهد کرد. این فعالیت‌ها عبارتند از:

 مانده گیری از حسابها

یکی از کارهایی که باید در پایان هر ماه انجام بگیرد مانده‌گیری از حساب‌ها است. حسابداران وظیفه دارند با بررسی حساب‌های دفتر کل به دقت مانده حسابها را تعیین نمایند.

 تهیه تراز آزمایشی

پس از مانده‌گیری، نوبت تهیه ترازهای آزمایشی دفتر کل است. این کار به جهت بررسی تساوی گردش عملیات و مانده حساب‌های کل و معین صورت می‌گیرد.

اقدامات پایان دوره مالی

پایان دوره مالی موقع تایید عملیات طی دوره، بستن حسابها و تهیه گزارشات و صورتهای مالی است. این اقدامات که معمولا در پایان سال مالی انجام می‌شوند، عملیات پایان سال حسابداری نامیده می‌شوند.

 تعدیل حسابها

اولین اقدام در پایان دوره مالی، ثبت تعدیلات و اصلاح حسابهای کل و معین است. این اصلاحات معمولا در حسابهای زیر انجام می‌شوند:

• محاسبه استهلاک دارایی‌ها
• ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
• هزینه‌های پرداخت نشده مانند بیمه یا اجاره

 تنظیم صورت سود و زیان

 بستن حساب‌های موقت (حساب‌ درآمد و هزینه و سود و زیان) و تعیین نتیجه نهایی عملیات

 تنظیم صورت سرمایه

 تهیه ترازنامه

 بستن حسابهای دائمی (شامل بدهی‌ها و دارایی‌ها و سرمایه)

نکته: معمولا قبل از بستن حسابها، لیستی از آنها تحت عنوان ترازنامه آزمایشی اختتامیه تهیه می‌کنند.

نحوه بستن حساب های موقت در انتهای دوره مالی

حساب‌های موقت در پایان دوره مالی بسته می‌شوند و مانده آنها به دوره بعد منتقل نمی‌شود. در ادامه به آموزش بستن حسابها (چگونگی بستن حسابهای موقت) در شرکت‌های خدماتی و بازرگانی می‌پردازیم. برای انجام این کار از یک حساب واسطه به نام خلاصه سود و زیان استفاده می‌کنیم.

بستن حسابهای موقت شرکت خدماتی

برای بستن حسابهای موقت، موجودی همه را به صورت زیر به حساب خلاصه سود و زیان منتقل می‌کنیم:

حساب‌ درآمد

حساب انواع هزینه‌ها

بستن حساب خلاصه سود و زیان

در این مرحله مانده حساب سود و زیان را مشخص می‌کنیم؛ اگر مانده بستانکار باشد معادل آن بدهکار شده و حساب سود و زیان انباشته را بستانکار می‌کنیم. این بدان معناست که مجموعه در دوره مالی مذکور سود داشته است. اما اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بدهکار باشد، معادل آن را بستانکار می‌کنیم؛ که در این صورت مجموعه در طول دوره مالی زیان داشته است. به این ترتیب حساب خلاصه سود و زیان بسته می‌شود.

حساب خلاصه سود و زیان با نام سود و زیان جاری نیز شناخته می‌شود.

خلاصه سود و زیان

بستن حسابهای موقت شرکت بازرگانی

به طور کلی بستن حساب‌های موقت در پایان سال مالی در شرکت‌های خدماتی و بازرگانی شبیه به هم است. تنها تفاوت در حساب‌هایی است که در شرکت‌های بازرگانی وجود دارند اما در شرکت‌های خدماتی وجود ندارد.

موجودی کالا

فروش، تخفیفات نقدی خرید، برگشت از خرید

خرید، هزینه‌ها، برگشت از فروش، تخفیفات نقدی فروش

بستن حساب خلاصه سود و زیان

این مرحله شبیه به شرکت‌های خدماتی انجام می‌شود. اگر مانده‌ حساب‌ خلاصه سود و زیان بدهکار باشد موسسه در طول دوره مالی زیان داشته و اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد موسسه در طول دوره مالی سود داشته است.

کلام آخر

چرخه حسابداری به دلیل کمک به حسابداران در ثبت پروژه‌های مالی، دارای اهمیت ویژه‌ای است. در واقع چرخه حسابداری نقش چک لیست را برای حسابداران بازی می‌کند. حسابداری دارای پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های خاص خود است؛ یک حسابدار خبره و متبحر باید با همه این پیچیدگی‌ها و ظرافت‌ها آشنا باشد. در حال حاضر وظیفه ثبت و نگهداری از اطلاعات و همچنین فعالیت‌های تحلیل و گزارشگیری بر عهده سیستم‌های حسابداری است؛ ولی حسابداران هنوز نقش مهمی در بررسی گزارشات و ارائه و ثبت اطلاعات در نرم افزار حسابداری دارند.