درک و تحلیل معاملات تجاری در حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است و می توان بیان کرد که یکی از مهم ترین قسمت های شغل حسابداری، تحلیل معاملات تجاری برای شرکت ها و هم چنین برای سازمان های بزرگ می باشد، به دلیل آن که با تحلیل این معاملات می توان سود و زیان شرکت را در معاملات، محاسبه کرد و به یک نتیجه بسیار مناسب رسید. لازم به ذکر است که یک سیستم حسابداری باید کلیه ی معاملات تجاری را به طور کامل ثبت و ضبط کند تا در هنگام تهیه ی صورت حساب های مالی از این اطلاعات استفاده کرده و نسبت به این داده ها اطمینان داشته باشد.
معامله ی تجاری چیست و معاملات تجاری در حسابداری چیست؟
نخستین راه برای درک اهمیت معاملات تجاری در حسابداری آن است که بدانیم معامله ی تجاری به چه معناست و هم چنین چه اهمیتی در کسب و کار دارد. در حقیقت معامله ی تجاری یک فرایند و یا رویدادی است که می تواند از نظر پول سنجیده شود و بر وضعیت مالی و یا عملکرد واحد تجاری تاثیر بگذارد. باید بیان شود که معامله ی تجاری بر روی عناصر مختلفی تاثیر می گذارد که از جمله ی این عناصر می توان به موارد زیر اشاره داشت :
- حسابداری دارایی ها
- بدهی ها
- سرمایه
- درآمد و هزینه
معاملات تجاری به دو دسته ی مهم زیر تقسیم بندی می شوند:
- معاملات مبادله ای
- معاملات غیر صرافی
شرایط ثبت یک قرارداد به عنوان معامله تجاری:
برای ثبت معاملات تجاری در اسناد حسابداری بایستی معامله مورد نظر از شرایط زیر پیروی کند:
- با یک طرف تجاری باشد.
- در جهت منافع شرکت باشد.
- دارای ارزش پولی باشند.
- اثر دوگانه و یا دو برابری وجود داشته باشد.
- برای طرفین دارای اثرات مختلف باشد.
- توسط یک منبع پشتیبانی شود.
معاملات تجاری به عنوان بخشی از روش های حسابداری و کنترل داخلی، بایستی توسط اسناد منبع پشتیبانی شوند که این اسناد، به عنوان پایه و اساس برای ثبت معاملات عمل می کنند. نمونه هایی از اسناد منبع عبارتند از:
- رسید رسمی هنگام دریافت پول نقد
- فاکتور فروش برای معاملات فروش
- کوپن نقدی برای پرداخت به صورت نقدی
- صورت حساب های مربوط به تامین کنندگان
- فاکتور فروشنده
- فاکتور سفته
- سایر اسناد تجاری
پیشنهاد می‌شود مقاله کارایی اقتصادی را مطالعه کنید
انواع معاملات تجاری در حسابداری
معاملات تجاری در حسابداری می تواند بسیار متنوع باشد و طیف وسیعی از معاملات را در بر بگیرد. اما به طور کلی می توان گفت که معاملات تجاری به ماهیت تجارت بستگی دارند.
به عنوان مثال :
- اگر یک بنگاه در حال فروش کالا و یا خدمات به صورت نقدی و یا اعتباری به مشتریان باشد.
- یک شرکت با استفاده از وجه نقد اقدام به خرید دارایی می کند.
- گرفتن وام از وام دهندگان
- پرداخت بدهی به طلبکاران
- پرداخت پول نقد به تامین کنندگان پس از دریافت فاکتور آن ها
معاملات تجاری در حسابداری به دو دسته ی زیر تقسیم بندی می شوند :
- معاملات داخلی
- معاملات خارجی
معاملات خارجی:
بین دو شرکت و یا دو سازمان انجام می گیرد که در بر دارنده مبادله پول و یا دارایی می باشد.
معاملات داخلی:
شامل فرآیندهای درون سازمانی می باشد مانند کاهش ارزش یک دارایی با کاهش ارزش آن در طول سال.
ثبت معاملات تجاری در حسابداری:
ثبت معاملات های تجاری، دارای مراحل زیر می باشد که از اهمیت زیادی در تجارت های مختلف برخوردار است. لذا لازم است که حسابدار در هنگام ثبت این نوع داده ها و اطلاعات، نهایت دقت و تمرکز خود را به کار گیرد تا از صحت و سلامت صورت حساب های تهیه شده، اطمینان کسب گردد.
مرحله اول: شناسایی حساب هایی که تحت تاثیر این معامله هستند و ثبت آنها.
مرحله دوم: تصمیم در مورد این که مبلغ دریافتی حاصل از این معامله تجاری به کدام حساب واریز می گردد و یا مبلغ پرداختی از کدام حساب شرکت کسر گردد.
مرحله سوم: مستند سازی معاملات در یک ژورنال.
چگونگی انجام معاملات تجاری در حسابداری
برای دانستن انجام معاملات تجاری به موارد زیر توجه کنید
هر گونه مستندات مربوط به معاملات تجاری را جمع آوری کنید.
این امر می تواند شامل فاکتورهای تامین کنندگان ، صورت حساب های خدمات ، یادداشت های اعتباری صادر شده به مشتریان ، صورت های مالیاتی ، چک های صادر شده و اطلاعات حقوق و دستمزد باشد. پیش از ثبت این فاکتورها در ژورنال ها لازم است تا از صحت هر صورت حساب و یا پرداخت های دریافتی اطمینان حاصل کنید. همچنین لازم است که همه ی این اطلاعات توسط مدیران شرکت و سازمان مورد نظر نیز به تایید برسند.
حساب های مالی و یا دسته های مختلفی را برای انواع معامله ها تنظیم کنید.
حساب های مالی می تواند شامل پول نقد ، موجودی ، هزینه و غیره باشد. لازم است که به عنوان یک حسابدار حساب های زیر را تنظیم کنید: فروش و یا درآمد حاصل از فروش ، هزینه هایی که مشاغل خرج می کنند ، دارایی های یک شرکت مانند پول نقد و دارایی های غیر مادی و موارد دیگر.
تصمیم بگیرید که کدام حساب ها برای بدهی و یا اعتبار است.
لازم است که هر برای معامله ای اعتبار و بدهی توصیف کرد. هم چنین ضروری است که بدهی و اعتبار ها با یکدیگر برابر باشند. اطلاعات بیشتر در این زمینه را در پاراگراف های پیشین بیان کردیم.
