تعاریف متعددی همچون، حساب و کتاب پولی، میزان بدهکاری و طلبکاری، میزان مالیات و برآوردهای صورت سود و زیان، بودجه سالانه و نحوه اختلاص و … برای سیستم مالی وجود دارد که بسته به نوع شرایط از این تعاریف استفاده می شود.

سیستم اطلاعات مالی (FIS) چیست؟

سیستم اطلاعات مالی نوعی نرم افزار تجاری است که برای وارد کردن، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های مالی و حسابداری استفاده می شود.

سیستم اطلاعات مالی (FIS) یک رویکرد سازمان یافته برای جمع آوری و تفسیر اطلاعات است و معمولاً مبتنی بر رایانه و در قالب برنامه و نرم افزار است. یک سیستم اطلاعات مالی خوب برای کسب و کارها و شرکت‌های کوچک و بزرگ ضروری است، زیرا مدیران برای تصمیم گیری در مورد نحوه اداره سازمان به اطلاعات حاصل نیاز دارند.

یک سیستم اطلاعات مالی (FIS) داده های مالی را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می‌کند و از آن‌ها برای برنامه ریزی مالی بهینه و پیش بینی تصمیمات و نتایج استفاده می‌نماید. از FIS در کنار سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) استفاده می‌شود. از آنجایی که سیستم های اطلاعات مالی از حداقل منابع نسبت به حاشیه ایمنی از پیش تعیین شده استفاده می‌کنند، به شرکت‌ها یا سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف مالی خود دست یابند. سیستم اطلاعات مالی را همچنین می‌توان به عنوان یک برنامه ریز مالی برای تجارت الکترونیکی در نظر گرفت که می‌تواند حجم زیادی از داده های بازار و مالی را که از دیتابیس‌های مالی سراسر جهان به دست می‌آیند، تولید کند.

تعریف واژه امور مالی:

امور مالی (Finance) یک اصطلاح وسیع از لحاظ معنایی است اما بصورت کلی وقتی در مورد امور مالی بحث می شود، هدف دو مساله زیر است:

• نحوه مدیریت پول یا منابع مالی
• ساختاری منظم برای دریافت وجوه مالی

هر شخصی در امور مالی خود بر روی بودجه، پول یا داشته های خود نظارت می کند، داشته های مالی خود را ایجاد کرده و در مورد انواع دارایی ها، و در برخی مواقع در مورد اعتبارات و تسهیلات بانک و سرمایه گذاری و سایر امور خود که ماهیت پولی داشته باشد مطالعه و تصمیم گیری می کند.

وقتی صحبت از یک سیستم می شود یعنی مجموعه ای از عواملی که دور هم جمع شده و هدف خاصی را دنبال می کنند که بانک و بانکداری نیز زیرمجموعه این سیستم قرار دارد. سیستم مالی یعنی سیستمی که برای پول، اعتبارات، بدهی ها، سرمایه گذاری ها و دارایی های فرد، تشکیل شده است و کمک می کند آنها را ایجاد کرده و با نظارت خاصی این امور انجام گیرد.

انواع امور مالی

ویژگی های سیستم اطلاعات مالی

یک سیستم اطلاعات مالی خوب باید از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:

شفاف و قابل درک باشد: این به معنای بیان واضح و روشن اطلاعات مالی به گونه‌ای است که برای کاربران قابل درک باشد، کاربرانی که عموماً تصور می‌شود دانش معقولی از فعالیت‌های تجاری و اقتصادی دارند.

قابل اطمینان باشد: این بدان معناست که اطلاعات مالی ارائه شده درست، دقیق و کامل هستند (هیچ چیز قابل توجهی از قلم نیفتاده است) و می‌توانند تأیید شوند (به عنوان مثال توسط یک سرمایه گذار بالقوه).

امنیت داشته باشد: سیستم اطلاعات مالی امنیت داده های مالی را فراهم می‌کند به طوری که فقط توسط افراد مجاز قابل استفاده است. این سیستم باید هم احراز هویت و هم امکان کنترل دسترسی را فراهم کند.

کاربردی باشد: این بدان معناست که اطلاعات مالی باید به کاربر کمک کند تا دیدگاهی را شکل دهد، تأیید کند یا شاید اصلاح نماید تا مفید واقع شود. (معمولاً در چارچوب تصمیم گیری، مثلاً آیا باید سرمایه گذاری کنم؟ آیا باید به این تجارت پول قرض بدهم؟ آیا با این شرکت کار کنم؟)

ارائه اطلاعات را ساده کند: نحوه ارائه اطلاعات برای کاربران مهم است. سیستم اطلاعات مالی، اطلاعات را به روشی آسان‌تر و موثرتر در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

طراحی سیستم مالی:

زندگی در دنیایی با منابع محدود و نیازهای نامحدود باعث می شود که بشر به فکر ایجاد سیستم های متنوعی برای رفع نیازهای خودش باشد که یکی از این سیستم های مهم، سیستم مالی است.

هدف از طراحی سیستم مالی:

یکی از اهداف مهم برای طراحی سیستم های مالی، ارائه اطلاعات و ارقام دقیق، استخراج داده های مستند، پردازش مناسب و… به مدیران می باشد که باعث گرفتن تصمیمات مناسب طبق شرایط اقتصادی موجود می شود.

تجزیه و تحلیل سیستم مالی:

• تشخیص و تعریف مسئله
• تعیین اهداف و محدودیت ها
• تشخیص نیازهای سیستم جدید
• تعیین راه حل های مختلف تامین نیازهای فوق
• انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیارهای مشخص

اجزای سیستم اطلاعات مالی

سیستم اطلاعات مالی به طور کلی از شش جزء اصلی تشکیل شده است: افراد، رویه ها، داده ها، نرم افزار، زیرساخت فناوری اطلاعات و کنترل داخلی.

افراد: افراد همان کاربران سیستم اطلاعات مالی هستند. کاربران داخلی شامل حسابداران و سایر مقامات مالی شرکت هستند. سپس کاربران خارج از سازمان هستند که می‌توانند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. از جمله این کاربران خارجی می‌توان به حسابرسان، مشاوران، مقامات و سازمان‌های مالیاتی و غیره اشاره کرد.

رویه ها: منظور از رویه‌ها سیستمی است که برای جمع آوری و پردازش داده ها دنبال می‌شود. دیتابیس یا پایگاه داده برای چنین فرآیندی می‌تواند داخلی (مانند نام کارکنان، ارقام فروش) یا پایگاه داده خارجی (مانند سفارشات مشتری، نرخ مالیاتی و غیره) باشد. ورودی داده‌ها می‌تواند هم دستی و هم خودکار انجام شود.

داده ها: سیستم اطلاعات مالی عمدتاً با انواع داده های مالی و تجاری سروکار دارد. هر داده‌ای که مربوط به امور مالی شرکت باشد، داده های ورودی سیستم اطلاعات مالی خواهد بود. باید دقت داشته باشید که داده های وارد شده دقیق و کامل باشند. نمونه‌هایی از این داده ها شامل دفتر کل، صورتحساب‌ها، سفارش‌ها، حقوق و دستمزد، قبوض پرداختی و غیره می‌شود.

نرم افزار: نرم افزار سیستم اطلاعات مالی کلیه وظایف ذخیره سازی، پردازش، تجزیه و تحلیل، بازیابی و گزارشگری اطلاعات مالی یک شرکت را انجام می‌دهد. این نرم افزار می‌تواند نرم افزار تعمیم یافته‌ای باشد که در بازار موجود است یا ممکن است نرم افزار تخصصی باشد که به طور خاص برای یک شرکت خاص و نیازهای حسابداری آن ایجاد شده است. برخی از این نرم افزارها دارای گزینه‌های کنترل داخلی و ممیزی داخلی نیز هستند و حتی در مدیریت امور مالیاتی کمک می‌کنند.

پیشنهاد می کنیم، مقاله ساختار مالی برای افزایش سود را مطالعه کنید