حسابداران بر اهمیت کسب اطلاعات مالی دقیق تأکید دارند. بودجه از نظر حسابداران بیان خط مشی مطلوب است و اطلاعات مربوط به هزینه های واقعی با بودجه مقایسه میشود تا بتوان قضاوت کرد که آیا همان خط مشی اولیه مورد تعقیب قرار گرفته است یا خیر. نظرات حسابداران عمدتا چگونگی درک مدیران دولتی را از نحوه اجرای بودجه و چگونگی ارزیابی فعالیت های آنها را از سوی ارزیابان تعیین می کند.
بودجه و حسابداری ارتباطی بسیار نزدیک دارد به طوری که میتوان گفت این دو لازم و ملزوم یکدیگرند. بودجه هدفها و برنامۀ آیندۀ دستگاه را در نظر میگیرد و برای تحقق آن اعتبارات مورد نیاز را پیش بینی می نماید. این پیشبینی معمولا در قالب برنامه، فصول و مواد هزینه صورت می گیرد، لیکن در عمل بایستی به صورت ریز مواد تجزیه شوند تا ادارات حسابداری بر هزینه ها کنترل دقیقتری داشته باشند.
عملیات انجام شده و نتایج آن به صورت آمارها و گزارشهای مالی استخراج میشود و در اختیار واحدهای بودجه قرار میگیرد تا هم از نظر لزوم تغییرات بودجه در سال مورد عمل و هم از لحاظ پیش بینی و برآورد نیازهای سال آینده مورد استفاده قرار گیرد.
پیشنهاد می کنیم، مقاله دیدگاه حسابداری مدیریت را مطالعه کنید
تاثیر متقابل بودجه و حسابداری:
تهیۀ بودجه و نظام حسابداری بر یکدیگر تأثیر متقابل دارند؛ به طوری که اگر اعتبارات کافی برای امور در نظر گرفته نشده باشد، نظام حسابداری با مشکلات متعدد مواجه میشود و به همین ترتیب چنانچه نظام حسابداری نتواند دفاتر حسابداری را به موقع و اصولی تهیه و آمارها و گزارشهای مالی را استخراج کند و در اختیار مسئولان قرار دهد، پیشبینی بودجه برای دورۀ مالی مشکل خواهد بود و طبعاً نظارت و کنترل بودجهای نیز میسر نخواهد شد.
مقایسۀ بودجۀ مصوب تخصیص داده شده (برنامه) با تفریغ بودجه (عملکرد) را نظارت مالی میگویند که فرایند آن (نتایج) موجب تعدیل و اصلاح عملیات و فعالیتها میشود و نظام اجرایی و اداری کشور را به سمت خیر و صلاح جامعه سوق میدهد.
کنترل از مهمترین امور مورد تأکید در اجرای بودجه است؛ زیرا هم مسئولان قوۀ اجرایی و هم مسئولان قوۀ مقننه تأکید بر این دارند که مؤسسات، سیاست مقرر شده در بودجه را دنبال کنند. نگرانی عمده در مورد استفادۀ صحیح از نقدینگی مصرف نشده بین زمان وصول مالیات و خرج پول است. این پول میتواند سرمایه گذاری شود و در نتیجه، درآمد اضافی برای دولت ایجاد نماید.
دسترسی به اطلاعات و عملیات اجرایی دستگاه و چگونگی مبالغ هزینه شده بر حسب کمیتهای مقداری ایجاب میکند هزینۀ هر واحد حجم کار از سیستم حسابداری دستگاه استخراج و از کنترلها و محدودیتهای اعتباری در هر برهۀ از زمان آگاهی حاصل شود.
برای آگاهی از چگونگی اعتبارات مصرف شده در برابر عملیات انجام شده در هر مرحله و به منظور انعطاف و تغییر به موقع اعتبارات در قالب برنامه ها لازم است که:
- واحد بودجه، برنامه های بودجهای را به معاونتهای سازمان بدهد.
- واحد بودجه، بودجۀ مصوب را در قالب هر برنامه بر حسب مواد هزینه به جزء و ریز ماده تنظیم نماید
- واحد حسابداری پس از دریافت بودجۀ تفصیلی، اعتبارات را طبق ابلاغ بودجۀ تفصیلی هزینه نموده، هزینه های انجام شده را ماهیانه در قالب هر برنامه بر حسب مواد هزینه و جزء ماده و ریز ماده به واحد بودجه گزارش نماید
- واحد بودجه پس از دریافت عملکرد هزینه ها تعهدات ماهیانه را در جداول مشخصی ثبت نماید، به طوری که رابطۀ تخصیص اعتبار و عملکرد هزینه و تعهدات را در هر ماه به راحتی نشان دهد.
بودجه
استفاده از رایانه در بودجه ریزی:
به یاری رایانه میتوان از حجم کارهای دستی کاست و به میزان تلاش ذهنی و عقلی برای حل مشکلات مراجعه کننده افزود.
امروزه فناوریهای رایانه ای به سرعت در حال پیشرفت است. کارآیی، افزایش بهره وری و عدم دخالت احساسات و ارتباطات انسانی نفوذ فناوری رایانه ای را در فرایند بودجه ریزی روزافزون ساخته است.
در حال حاضر اطلاعات بودجه ای در رایانه ذخیره شده، در مواقع مورد نیاز، به سرعت بازیابی و استخراج میشود.
از آن جا که بودجۀ سالانه بر اساس گذشته برآورد میشود، استخراج اطلاعات مربوط به بودجۀ سالهای گذشته به راحتی و با سرعت زیاد اهمیت شایان دارد.
برای نمونه کاربرد این علم در مدیریت و نظارت بر طرحهای عمرانی مورد اجرا در بخش دولتی یادآوری میشود. مدیریت پروژه های بزرگ بدون استفاده از رایانه و سیستمهای پیش ساخته تقریباً غیر ممکن است.
مدیران پروژه برای نظارت بر پروژه برای نظارت بر پروژه ها به گزارشهای منظم دوره ای و گاه نامنظم، بر حسب میزان فوریت، نیاز دارند. تهیۀ بیشتر گزارشهای سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه به طور دستی و در همان زمان مورد نیاز تقریباً غیر ممکن است.
زیرا تهیه هر یک از گزارشها و تهیه اطلاعات مورد نیاز مدیریت پروژه آنقدر طول میکشد که طی این مدت یا اطلاعات جدیدی وارد سیستم شده و در نتیجه محتوا و مندرجات گزارش نیمه کاره را بی اعتبار ساخته یا اینکه مدیر پروژه به ناچار به خاطر نبود اطلاعات لازم، تصمیم مقتضی را اتخاذ میکند؛ در نتیجه دیگر نیازی به این گزارشها ندارد.
