در اجرای بستن حسابها در حسابداری، انبارگردانی یکی از فرایندهای اجرایی پایان سال مالیست. بر اساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکتهای بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد. البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان می تواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود.
انبارگردانی فرایندی است که به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاها انجام می شود. از جمله کارهایی که در زمان انبارگردانی اجرا خواهد شد: الصاق تگ به کالا، پلمب انبار، عدم ورود و خروج کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاهاست.
تگ کالا
کالا در بیدُک دو مورد اصلی طبقه‌بندی دارند: شاخه‌ها و تگ‌ها.
همان‌طور که احتمالاً از قبل می‌دانید، شاخه‌ها “قفسه‌های اصلی” هستند که محصولات خود را داخل آن می‌چینید. به‌عنوان مثال اگر شما طیف گسترده‌ای از وسایل دکوراسیون منزل را می‌فروشید، ممکن است شاخه‌هایی برای قاب عکس، هنر چاپی، وسایل تزئینی، گل‌های ابریشمی و … داشته باشید.
از طرفی دیگر تگ‌های کالا قفسه‌های طبقه‌بندی کوچک‌تر و ظریف‌تری هستند. اگر قاب‌های عکس می‌فروشید، ممکن است پنج اندازه مختلف یا سه رنگ فریم متفاوت داشته باشید. شما می‌توانید از تگ‌هایی استفاده کنید تا تشخیص دهید که کالای موجود در گروه قاب عکس اندازه ۴ اینچی یا ۶ اینچی و رنگ قاب سفید است.
اغلب نرم افزارهای انبار نیز قابلیت ایجاد تگ را در سیستم انبار در حین انبار گردانی دارند. مانند نمونه:
انبار گردانی باید با حضور انباردار و حسابرس و مسئول انبارگردانی انجام شود. در پایان طبق گزارش انبار گردانی، کسری و اضافات به مدیریت گزارش می شود تا تصمیم گیری در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری ها اتخاذ گردد.
اگر بعد از اجرای انبارگردانی کسری یا اضافات انبار وجود داشته باشد کل خالص اضافات و کسری ها به بهای تمام شده بسته خواهد شد.
ثبت حسابداری کسر یا اضافات انبار بعد از اجرای عملیات انبارگردانی به صورت زیر خواهد بود:
در صورتی که اضافات انبارگردانی داشته باشیم و بر اساس مبنای ثبت ، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی پایان سال بشرح ذیل صورت می گیرد:
موجودی مواد و کالا * (بدهکار)
سایر درآمد ها و هزینه های عملیاتی/ کسری و اضافات انبارگردانی * (بستانکار)
در صورتی که کسری انبارگردانی داشته باشیم و بر اساس مبنای ثبت ، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی پایان سال بشرح ذیل صورت می گیرد:
سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی /کسری و اضافات انبارگردانی * (بدهکار)
موجودی مواد و کالا * (بستانکار)
پاسخ به یک سوال در خصوص موجودی ها و فاکتورهای خرید مواد:
” اگر یک فاکتور ارزش افزوده دار سال 95 رو به هردلیل در سال 95 ثبت نکرده باشیم و الان در سال 96 بخواهیم آن را ثبت کنیم چطوری باید ثبت بزنیم؟ تکلیف ارزش افزوده چه می شود؟ در صورتی که روش موجودی یابی هم دایمی است و فاکتور مربوط به موجودی کالا است“
پاسخ یک کارشناس مالی : شما یه سند اصلاحی در فصل بهار بزنید و اظهارنامه ارزش افزوده رو نیز اصلاح کنید و در صورت ارسال گزارش معاملات فصلی، آنرا نیز اصلاح کنید.
نمونه دستورالعمل انبارگردانی
دستورالعمل انبارگردانی
پایان سال مالی…………
به منظور انجام صحیح و نظام مند عملیات انبارگردانی پایان سال مالی ……………… دستورالعمل انبارگردانی به شرح ذیل جهت اجرا ابلاغ می گردد. این عملیات از تاریخ ……………………. آغاز و در مورخ …………………. به پایان خواهد رسید عملیات مذکور با رعایت ضوابط ذیل انجام خواهد شد:
۱-محدوده شمارش
عملیات شمارش شامل موارد ذیل می شود:
۱-۱-شمارش موجودی مواد اولیه و کار در جریان ساخت (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۲-۱- شمارش موجودی …………………….. (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۳-۱- شمارش موجودی قطعات و سایر موجودیها (واقع درانبار ………….. به نشانی …………………………..)
۲-وظایف و مسئولیتها
۱-۲- هماهنگ کننده: نظارت کلی و سرپرستی شمارش برعهده هماهنگ کننده است وظایف هماهنگ کننده به شرح ذیل می باشد:
۱-۱-۲- نظارت کلی به نحوه اجرای عملیات انبارگردانی
۲-۱-۲- کنترل چیده شدن اقلام موجود در انبار به صورت قابل شمارش و اطمینان از اینکه هرنوع موجودی حدالامکان در یک محل نگهداری می شود.
۳-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی کالای امانی از سایر اقلام موجودی
۴-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی اسقاط از سایر اقلام موجودی
۵-۱-۲- کنترل برچسبهای نصب شده بر روی کالای موجود در انبار
۶-۱-۲- کنترل مکفی بودن وسایل و ابزار سنجش لازم جهت شمارش
۷-۱-۲- تهیه لیستهای شمارش و تحویل لیستها به سرپرست شمارش
۸-۱-۲- دریافت اوراق شمارش ثبت شده از سرپرست شمارش و نظارت بر ثبت شمارش در سیستم مکانیزه و تهیه لیست مغایر
۹-۱-۲- بررسی و پیگیری مغایرات
۲-۲- سرپرست شمارش: سرپرست شمارش هدایت کلی گروههای شمارش را برعهده دارد و وظایف وی به شرح زیر می باشد:
۱-۲-۲- هماهنگ کردن عملیات شمارش گروههای شمارش
۲-۲-۲- نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش توسط گروههای شمارش
۳-۲-۲- کنترل ورود و خروج اقلام در ضمن شمارش
۴-۲-۲- دریافت برگه های شمارش از هماهنگ کننده و ارائه آن به گروههای شمارش
۵-۲-۲- تقسیم برگه های شمارش بین گروههای شمارش و تعیین محدوده شمارش هر گروه
۶-۲-۲- پاسخگویی به مسائل و مشکلات گروههای شمارش و گزارش نارسائیها به هماهنگ کننده
۷-۲-۲- جمع آوری و تنظیم برگه های شمارش بعد از انجام هر مرحله و تسلیم آن به هماهنگ کننده
۳-۲- گروههای شمارش: شمارش توسط …….. گروه مرکب از یک نفر مسوول و یک نفر شمارشگر انجام خواهد شد.
۱-۳-۲- مسوول گروه شمارش: وظیفه مسوول گروه شمارش نظارت بر شمارش صحیح شمارشگر و ثبت شمارش در اوراق مربوط می باشد.
۲-۳-۲- شمارشگر: وظیفه شمارشگر شمارش اقلام موجودی می باشد.
۳- روش انجام کار
شمارش در دو نوبت به ترتیب ذیل انجام خواهد شد:
۱-۳-برگه های شمارش مطابق نمونه پیوست با استفاده از سیستم مکانیزه توسط هماهنگ کننده تهیه و در اختیار سرپرست شمارش قرار خواهد گرفت.
۲-۳- قبل از آغاز عملیات شمارش آخرین شماره سریال رسید، حواله و برگشتی توسط هماهنگ کننده طی صورتجلسه ای ثبت و به امضای هماهنگ کننده ، مسئول شمارش و مسئول انبار خواهد رسید خواهد شد.
۳-۳- اوراق شمارش بنا به صلاحدید سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد.
۴-۳- به منظور جلوگیری از شمارش مجدد با عدم شمارش برخی از اقلام نواحی شمارش با نظارت سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد و عملیات شمارش توسط هرگروه به ترتیب از محل مشخصی شروع شده و اقلام شمارش شده بنا به تشخیص سرپرست شمارش به وسیله رنگ یا ماژیک علامت گذاری خواهند شد.
۵-۳- در طول مدت شمارش هرگونه ورود و خروج در صورت ضرورت فقط با نظر سرپرست شمارش و امضای برگه های ورود و خروج توسط هماهنگ کننده و با تایید نماینده حسابرسان حسابداری دات کام مستقر در شرکت انجام خواهد شد.
۶-۳- پس از انجام شمارش برگه های شمارش توسط سرپرست شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده تسلیم می گردد و با نظارت وی شمارش در سیستم مکانیزه ثبت خواهد شد. در نهایت سیستم مکانیزه با مقایسه شمارش و کارتهای انبار لیست مغایرت شمارش اول را ارائه خواهد کرد.
۷-۳- در شمارش دوم تنها اقلامی که موجودی آنها طی شمارش اول دارای مغایرت بوده مجددا شمارش خواهد شد، پس از شمارش دوم لیستهای شمارش مجددا در رایانه ثبت و با مقایسه شمارش و کارتهای انبار صورت مغایرت نهایی تهیه خواهد شد.
۴- زمانبندی و معرفی مسوولان
مسوولان انجام انبارگردانی افراد ذیل هستند:
۱-هماهنگ کننده: ………………..
۲-سرپرست شمارش: …………….
