برای شروع بهتر است که نگاهی داشته باشیم به معنای کنترل و یا ارزیابی و یا انبارگردانی طی دوره. به تمام عملیاتی که در طی سال مالی به جهت کنترل عملکرد انبار چه از لحاظ سیستمی برای ثبت روزانه عملیات انبار و چه از لحاظ فیزیکی بروی انبارش صحیح موجودی صورت میگیرد ارزیابی طی دوره انبار میگویند.
همیشه برای خود من یک نکته سئوال بوده است که چگونه می توان با بازدید از انباری پی برد که این انبار عملیات ورود – انبارش – خروج را به شکل مطلوب انجام داده است یا خیر؟ چه فاکتورهایی در خوب بودن یک انبار و کار تیمی که در آن انجام شده است مهم هستند و در زمان ارزیابی باید ملاک عمل قرار بگیرند. از چه نکاتی می توان چشم پوشی کرد؟ چه آیتمهایی در حیطه اختیار مسئولین انبار بوده است و به هر دلیلی مغفول مانده است؟ کنترل انبار چگونه معنا پیدا میکند؟
در این تعریف به چند نکته باید توجه کنیم که بر اهمیت برنامه‌ریزی و کنترل موجودی انبار و کالا تاکید میکند.
اول اینکه ابتدا باید میزان مورد نیاز یا همان نقطه سفارش هر کالا در انبار را تعیین کنیم. این کار می‌تواند بر اساس تجربه، محاسبات و یا بر اساس تحلیل اطلاعات قدیمی انجام شود.
دوم توجه به این نکته است که میزان مورد نیاز برای هر کالا متفاوت است و نمی‌توان یک حد سفارش برای همه کالاها تعیین کرد. زیرا کاربرد و نرخ استفاده از هر کالا با کالایی دیگر متفاوت است.
سوم اینکه باید روال‌هایی تعریف کنیم تا با تامین به موقع، همواره از هر کالا مقدار مورد نیاز برای آن کالا را در انبار موجود داشته باشیم.
مباحث کنترل موجودی و انبارداری آنقدر مهم بوده که بخشی از سیستم حسابداری را تحت عنوان حسابداری انبار به آن اختصاص داده‌اند.
بودجه ریزی برای کنترل موجودی در انبار
معمولا سازمانهای تولیدی با مقدار مصرف بالای مواد اولیه، برای خرید کالاهای مورد نیاز خود برنامه ریزی و در نتیجه بودجه ریزی میکنند. بودجه خرید میبایست پیشتر تدوین شده و شامل بودجه ریزی مجزای تولید جهت خرید کالاهای اساسی، کالاهای غیر اساسی، کالاهای مصرفی و کالاهای مورد نیاز تعمیرات و نگهداری می باشد.
اولین قدم به منظور تدوین بودجه خرید، برنامه ریزی فروش است. چرا که برنامه فروش و بودجه مورد نیاز برای آن، پیش زمینه و مشخص کننده برنامه تولید (شامل میزان تولید در بازه های زمانی مختلف و نیز کالاها و مواد اولیه مورد نیاز) میباشد. با محاسبه میزان مواد و کالاهای اولیه مورد نیاز در بازه های زمانی پیش رو و نیز اطلاعات مربوط به موجودی و نقاط کنترلی این کالاها در انبار (شامل نقطه سفارش، مقدار سفارش، مدت زمان رسید کالا به انبار و حداقل و حداکثر موجودی مجاز) می توان نسبت به برنامه ریزی خرید و در نتیجه تعیین بودجه مورد نیاز اقدام نمود.
پیشنهاد میشود بخوانید: نحوه رسیدگی به حسابهای تولید
مدل های کنترل موجودی
در راستای انجام فرایند کنترل موجودی ، روش‌ها و مدل‌های مختلفی وجود دارد. هر مدل موجودی دارای رویکرد متفاوت و مخصوص به خود است و به شما کمک میکند تا بدانید چه مقدار موجودی باید در انبار داشته باشید. اما اینکه از کدام یک از این مدل‌ها استفاده کنید به نوع کسب‌وکار شما بستگی دارد.
به شکل کلی، هر مدل کنترل موجودی باید به شما کمک کند تا بتوانید برای سوال‌های زیر پاسخ مناسبی پیدا کنید:
- چقدر و به چه میزان باید موجودی سفارش دهید؟
- در چه نقاطی می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد؟
- کدام موجودی به سرعت به فروش می‌رسد؟
- موجودی‌های از دست رفته را تا چه حد می‌توان نگهداری کرد؟
- کدام روش برنامه ریزی موجودی کالا باعث افزایش هزینه‌های نگهداری میشود؟
سه مدل رایج و مشهور کنترل موجودی شامل مدل‌های مقدار سفارش اقتصادی(EOQ) ، مدل تولید اقتصادی(EPQ) و آنالیز ABC میشود که در ادامه به معرفی هر یک از این مدل‌ها می‌پردازیم.
ب ) موقعیت (Location) انبارش اقلام رسیده
براي كنترل از راه دور جانمايي اقلام انبار نيز مي توانيم با اتصال مستقيم با سيستم مكانيزه انبار و اخذ گزارش هاي خاص دو مورد را چك كنيم اول آنكه كل موجودي انبار آدرس دهي شده باشد يعني با گزارش گيري از كليه اقلام موجودي انبار ثبت شده در سيستم كه داراي موجودي مثبت هستند (موجودي بزرگتر از صفر) يك آدرس قفسه داشته باشيم.
اين مطلب از لحاظ انبارداري و ثبت و ضبط موجودي بسيار حائظ اهميت مي باشد دو اينكه يك گزارش از ورود اقلام به تاريخ روز گرفته و ثبت Location را جلوي هر آيتم ورودي انبار بتوانيم ببينيم. اين موضوع نيز به ما ثابت ميكند كه كليه اقلام به محض ورود جايگاه خاص انبارش آن ها مشخص شده و در سيستم نيز هنگام صدور سند ورود در جايگاه از پيش تعيين شده نشسته است ضمن اينكه مي توان با اخذ اين گزارش پي به روش نگهداري و يا چيدمان اقلام موجودي برد.
زيرا چنانچه چيدمان بر اساس كد كالا تعريف شده باشد مغايرتهاي تخصيص فضا جهت انبارش را به خوبي مي توان با در دست داشتن اين گزارشات بدست آورد و يا حتي مي توان روشهاي ديگر چيدمان مانند چيدمان بر اساس نوع و يا جنس اقلام را هم با اين گزارشات كنترل نمود.
