تراز آزمایشی یکی از مفاهیم دیگری در دنیای حسابداری و مدیریت امور مالی کسب و کارهاست که البته از اهمیت زیادی برای بررسی وضعیت کسب و کارها نیز برخوردار است. اما یک لحظه صبر کنید؛ بسیاری از افراد فکر می کنند تراز آزمایشی نیز نوعی از صورت های مالی هستند، در صورتی که این تفکر یک باور غلط است که در اثر عدم شناخت از صورتهای مالی مطرح شده است. تراز آزمایشی از بعضی جهات با ترازنامه تفاوت دارد که در این سری از مقالات آموزش رایگان حسابداری به توضیح تراز آزمایشی و اهمیت آن و تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه می‌پردازیم.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی هم یک نوع از گزارشات حسابداری است، اما نمی توانیم آن را جزئی از صورت های مالی بدانیم. صورت های مالی گزارشاتی نهایی هستند که تصمیم گیرندگان یک کسب و کار بر اساس اطلاعات آن ها تصمیمات خود را اتخاذ می کنند اما تراز آزمایشی گزارشی است که صحت ثبت اسناد و دفاتر را اثبات می کنند.
در یک تعریف ساده، تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حساب های دفتر کل است و در آن حسابهای دائم و موقت نمایش داده می‌شوند که اغلب در پایان ماه های مختلف تهیه می شود تا توازن مانده حساب های دفتر کل مورد آزمون قرار گیرد. در این صورت می توان حساب های دفتر کل را به اطمینان کامل برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار داد، اما در صورتی که در تراز آزمایشی مشخص شود توازن مانده حساب های دفتر کل برقرار نیست، نمی توان بر اساس آن صورت های مالی صحیح و دقیقی تهیه کرد.ترتیب حسابها در تراز آزمایشی به این صورت است که ابتدا حسابهای دارایی، سپس حسابهای بدهی، و بعد حساب سرمایه مالک لیست می گردد.
هدف از تهیه تراز آزمایشی
با در نظر گرفتن تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می توانیم هدف تراز آزمایشی را نیز مورد بررسی قرار دهیم. با توجه به اینکه تراز آزمایشی می تواند در پایان هر ماه تهیه شود و ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تهیه می شود می توانیم به این نتیجه برسیم که هدف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل است و هدف ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک شرکت در پایان یک دوره مالی است.
چه اشتباهاتی باعث عدم توازن در تراز آزمایشی می شود
در تراز آزمایشی، همه حساب ها در یک ستون نوشته می شود و مانده هر حساب هم ، از دفتر کل خارج می شود و در ستون مانده بدهکار و بستانکار قرار می گیرد. در این تراز باید جمع دو ستون بدهکار و بستانکار برابر باشد و در غبر اینصورت ممکن است که دچار اختلافات ذیل شده باشد:
- اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل و معین به صورت نادرست وارد شده باشد.
- مانده حساب از تراز کل به تراز آزمایشی نادرست وارد شده باشد.
- تشخیص اشتباه مانده حساب از نظر بدهکار و بستانکار
- اشتباه در مانده گیری حساب ها
- اشتباه در جمع ستون بدهکار و بستانکار
- انتقال مانده بدهکار به ستون بستانکار و یا بر عکس
یافتن خطاها در تراز آزمایشی
خطاهای موجود در تراز آزمایشی عموماً ناشی از اشتباهات ریاضی، انتقال نادرست از دفتر روزنامه به دفتر کل، یا صرفاً رونویسی نادرست داده‌ها از دفتر کل است.
اگر با تراز آزمایشی روبرو شوید که ستون بدهکار و بستانکار برابری ندارد، چه می‌کنید؟
ابتدا اختلاف بین دو ستون تراز آزمایشی را تعیین کنید. پس از مشخص شدن این اختلاف، اغلب انجام مراحل زیر مفید هستند:
اگر اختلاف ۱ و ۱۰ و ۱۰۰ و ۱۰۰۰ (مضربی از عدد ۱۰) باشد، ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی را یکبار دیگر از اول تکمیل کرده و جمع دو ستون را دوباره محاسبه کنید.مثلاَ، ممکن است عدد ۷ به جای ۸ نوشته شود یا یک ممکن است یک صفر کمتر نوشته باشید.
اگر اختلاف بر ۲ بخش پذیر است، تراز آزمایشی را بررسی کنید تا ببینید آیا یک مبلغ برعکس در تراز آزمایشی درج نشده باشد. مثلاَ، شاید مانده موجودی نقد به جای اینکه در ستون بدهکار نوشته شود به اشتباه در ستون بستانکار نوشته شده باشد.
اگر اختلاف بر ۹ بخش پذیر است، مانده حسابها را در تراز آزمایشی دوباره بررسی کنید که تا مطمئن شود ترتیب اعداد را به درستی وارد کرده باشید. به عنوان مثال، اگر مانده یک حساب ۱۲.۰۰۰ ریال باشد ولی به اشتباه ۲۱.۰۰۰ ریال نوشته شده باشد، اختلاف این اشتباه ۹.۰۰۰ ریال است. معکوس کردن ترتیب اعداد، خطای جابجا نوشتن اعداد نامیده میشود.
اگر اختلاف بر ۲ یا ۹ بخش پذیر نباشد، مطمئن شوید که تمامی مانده حسابهای دفتر کل را به درستی در تراز آزمایشی نوشته‌اید یا مطمئن شوید که تمامی مبالغ به درستی از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یافته‌اند.
چرا تهیه تراز آزمایشی اهمیت دارد؟
حسابداری یک سیستم دو طرفه است؛ یعنی هر رویداد مالی دارای دو طرف بدهکار و بستانکار است، که همیشه جمع هر دو طرف در کلیه حسابها (دفتر روزنامه و کل) با هم برابر است. اگر تمام مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به درستی به حسابهای دفترکل انتقال یابد در این صورت جمع مانده‌های بدهکار و بستانکار حسابهای دفترکل با هم برابر خواهد بود. برای آزمون این برابری از تراز آزمایشی حسابهای دفترکل استفاده میشود.
نکته : تراز آزمایشی معادل ترازنامه شرکت به‌علاوه گزارش سود و زیان است، و در صورت بسته شدن تمام حسابهای موقت معادل ترازنامه است.
انواع تراز آزمایشی
تراز آزمایشی در شکل های مختلفی تهیه می شود. تراز آزمایشی دو ستونی، تراز آزمایشی چهار ستونی، تراز آزمایشی شش ستونی و تراز آزمایشی هشت ستونی از اشکال اصلی تهیه تراز آزمایشی هستند. تراز آزمایشی در اشکال دیگری هم تهیه می شود.
تراز آزمایشی دو ستونی
تراز 2 ستونی یکی از متداول ترین و ساده ترین انواع تراز است. در این نوع، در 2 ستون بدهکار و بستانکار، تمام حساب های دفتر کل قرار می گیرند. با اینکه در ترازهای آزمایشی می تواند ستون های دیگری مثل گروه، کل، معین یا تفصیل قرار گیرد، اما در نهایت این 2 ستون بدهکار و بستانکار هستند که باید برابر با هم باشند. ستون های دیگر معمولا جهت ارائه اطلاعات مضاعف در کنار این 2 ستون قرار می گیرند.
تراز آزمایشی چهار ستونی
در این تراز، ستون‌های بدهکار و بستانکار جزء ستون‌های اصلی هستند، اما دوستون گردش حساب نیز وجود دارد، که جمع مانده این دو ستون نیز باید مانند ستون‌های بدهکار و بستانکار برابر باشند.
تراز آزمایشی شش ستونی
در تراز آزمایشی شش ستونی این امکان فراهم می شود که گردش حساب پیش از دوره نیز نشان داده شود. به این معنی که برخلاف آنچه در ترازهای 2 ستونی و 4 ستونی، گردش حساب در یک بازه تاریخی تهیه می شود. برای مثال اگر قصد داشته باشید تراز آزمایشی شش ستونی 1 مهر تا 30 مهر را تهیه کنید دو ستون اول گردش حساب از ابتدای سال تا 1 مهر را نشان می دهد، 2 ستون بعدی گردش حساب 1 مهر تا 30 مهر و دو ستون آخر نیز مانده حساب (بدهکار-بستانکار) را به نمایش می گذارند..
تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز هشت ستونی مشابه تراز شش ستونی است که مانده ابتدای دوره مالی را گزارش می‌کند. همانطور که می‌دانید در پایان هر دوره مالی حسابها بسته و مانده آن به دوره بعد منتقل میشود. به عبارتی در تراز هشت ستونی، مانده حساب های دوره قبل نیز ثبت میشود.
تصحیح اشتباهات تراز آزمایشی
برای تهیه تراز آزمایشی باید نام حساب ها و مانده آن ها را در ستون بدهکار یا بستانکار بنویسیم. در نهایت حاصل جمع مانده حساب های بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند. در صورتی که مانده ها برابر نباشند، یا در فرآیند ورود مانده حساب ها به ستون های بدهکار و بستانکار اشتباهی رخ داده است، یا اطلاعاتی که در دفتر کل ثبت شده اند دچار مشکل هستند.
عدم برابری در مجموع مانده های ستون های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی نشان دهنده وجود یک مشکل در امور است. با استفاده از این تراز می توان بسیاری از اشتباهات را در طول دوره مالی شناسایی کرد تا در پایان دوره با مشکلات زیادی رو به رو نشویم. در ادامه به برخی از دلایلی که باعث به وجود این مشکلات می شوند اشاره می کنیم.
ممکن است مشکل از بابت حذف یک حساب از تراز حسابداری باشد. برای رفع این مشکل باید انتقال همه حساب ها و مانده های صحیح آن ها را از دفتر روزنامه به دفتر کل بررسی کنید.
تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه چیست؟
ترازنامه یکی از پرکاربردترین انواع صورت های مالی اساسی است که وضعیت مالی یک کسب و کار را در پایان دوره مالی نشان می دهد. ترازنامه ها در دو حالت به شکل های حسابی و گزارشی ارائه می شوند.
مهمترین تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی این است که در تراز آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود، اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود.
- مهمترین تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه این است که ترازنامه یک صورت مالی است، اما تراز آزمایشی یک گزارش مالی است.
- ترازنامه صورت حسابی برای نشان دادن وضعیت مالی شرکت اما ترازآزمایشی برای بررسی توازن مانده حسابهای دفتر کل است.
- ترازنامه گزارشی است که مدیران با استفاده از آن برای انجام فعالیت‌های اقتصادی خود تصمیم می‌گیرند، ولی تراز آزمایشی برای اطمینان از درستی اطلاعات ثبت شده است.
- ترازنامه معمولا در پایان دوره ولی تراز آزمایشی در دوره مالی هر زمانی که نیاز باشد تهیه میشود.
- تراز آزمایشی حسابهای دائم و موقت را نشان می‌دهد، در صورتی که ترازنامه فقط شامل حسابهای دائم است.
تراز آزمایشی اصلاح شده و اصلاح نشده چه تفاوتی باهم دارند؟
تراز آزمایشی اصلاح نشده چیست؟
تراز آزمایشی که قبل از ثبت اقلام اصلاحی در پایان سال مالی تهیه میشود “تراز آزمایشی اصلاح نشده” نام دارد.
تراز آزمایشی اصلاح شده چیست؟
زمانی که تمام ثبتهاى اصلاحى در دفتر روزنامه ثبت شد و به دفتر کل منتقل شد، از حسابها مانده گیرى و تراز آزمایشى جدیدى تنظیم شده که به آن “تراز آزمایشى اصلاح شده” گفته مى شود.
نکته : تراز آزمایشى اصلاح شده، فهرست مانده حسابهاى دفترکل پس از انجام ثبتهاى اصلاحى است و مبناى تهیه صورتهاى مالى قرار میگیرد.
پیشنهاد میشود مقاله معادله حسابداری یا معادله ترازنامه چیست؟ را مطالعه کنید
تفاوت تراز آزمایشی با تراز کل چیست؟
تراز کل جدولی شبیه تراز آزمایشی است، که تمام حسابهای دفتر کل در آن موجود است. در تراز کل مانده حسابهای کل و معین و آزمون گردش حسابها قرار میگیرد. تراز کل وجه کامل‌تری از ترازنامه است، اما تهیه آن الزامی نبوده و در اختیار شرکت است. این تراز در پایان دوره مالی برای بررسی تعادل حسابها تهیه می‌گردد.
اصلاح اشتباهات تراز آزمایشی
برای تهیه تراز آزمایشی باید نام حساب ها و مانده آن ها را در ستون بدهکار یا بستانکار بنویسیم. در نهایت حاصل جمع مانده حساب های بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند. در صورتی که مانده ها برابر نباشند، یا در فرآیند ورود مانده حساب ها به ستون های بدهکار و بستانکار اشتباهی رخ داده است، یا اطلاعاتی که در دفتر کل ثبت شده اند دچار مشکل هستند.برابر نبودن جمع مانده ستون های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی به معنی اشتباه در انجام ثبت های حسابداری است. با تهیه این تراز تا حدودی تصحیح اشتباهات حسابداری در طول دوره مالی انجام میشود که باعث شده در پایان دوره با اشکالی مواجه نشویم. به طور مثال ممکن است مشکل از تشخیص نادرست ماهیت حسابها در حسابداری باشد.
موارد اشتباهی که در تراز آزمایشی اثر ندارد
بعضی از اشتباهات تاثیری بر توازن ستون‌های تراز آزمایشی ندارد، مانند موارد زیر:
1- از قلم افتادگی یا عدم ثبت یک رویداد مالی.
2- اشتباه در مبلغ هر دو طرف بدهکار و بستانکار یک ثبت. مثلا وقتی مبلغ یک رویداد که 100،000 ریال است در هر دو طرف بدهکار و بستانکار به صورت 1،000،000 ریال ثبت شود.
3- ثبت یک رویداد مالی بیش از یکبار.
4- اشتباه در تشخیص حسابهای یک ثبت، مثلا هزینه تعمیرات، اشتباها در بدهکار هزینه سوخت ثبت شود.
اشتباهات رایج در تراز نشدن تراز آزمایشی
اشتباهات زیر باعث میشود تراز آزمایشی تراز نشود:
1- انتقال غلط اعداد از دفتر روزنامه به کل.
2- انتقال اشتباه مانده حساب از دفتر کل به تراز آزمایشی.
3-تشخیص نادرست مانده حساب از نظر بدهکار و یا بستانکار بودن.
4- اشتباه در محاسبه جمع یکی از ستون‌های تراز آزمایشی.
5- اشتباه در ثبت یک رقم بدهکار به جای بستانکار.
نتیجه
در این مقاله به بررسی ماهیت تراز آزمایشی، انواع آن و فرق ترازنامه با تراز آزمایشی پرداختیم. باوجود اینکه تهیه تراز آزمایشی یک مرحله اساسی در فرآیند حسابداری است اما راه حل درستی برای تشخیص اشتباهات حسابداری نیست. از روش تراز آزمایشی در بستن دفاتر حسابداری استفاده می شود. شما می توانید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری دقیق و یکپارچه،دفاتر حسابداری خود را بدون کمترین خطا ببندید.
