به موجب ماده 6 ق.ت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است نسبت به ثبت پلمپ دفاتر دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارائی ، دفتر کپیه و یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه ی قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد.
برای اینکه اعتبار و اهمیت و سندیت دفاتر تجاری محفوظ باشد برای تهیه آن ها مقررات خاصی وضع شده است. چنانکه به موجب مواد 11 و 12 قانون تجارت باید دفاتر روزنامه و کل و دارائی قبل از ثبت هرگونه معامله از طرف نماینده اداره ثبت شماره گذاری و امضاء و پلمپ شود.
امروزه با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی، افراد می توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست خود را نسبت به ثبت و اخذ پلمپ دفاتر قانونی اعلام نمایند. در این مقاله برآنیم تا مراحل ثبت نام اینترنتی پلمپ دفاتر قانونی را به طور کامل شرح دهیم.
منظور از پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
اصطلاحی که به عنوان پلمپ یا به تعبیر دقیق‌تر پلمب رایج است به معنی مهر و شماره‌گذاری کردن دفاتر است. در واقع پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر، تمام صفحات شماره‌گذاری شده، مهر اداره ثبت شرکتها و در صورتی که برای اشخاص حقوقی باشد، شماره ثبت شرکت یا موسسه در آن درج میشود.
سامانه ثبت اینترنتی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
انجام دادن امور مربوط به ثبت از قبیل ثبت اسناد و املاک، ثبت شرکت و ثبت اینترنتی اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی جزو وظایف و مسئولیت‌های سازمان ثبت اسناد و املاک است. در سالیان گذشته این امور همگی به صورت کاغذی انجام می‌شدند و باید متقاضی تمام مراحل کار را به صورت حضوری پیگیری می‌کرد.
اما با مطرح شدن بحث دولت الکترونیک، تمام سازمان‌ها از جمله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام به راه‌اندازی سامانه‌ها و وب‌سایت‌ها نمودند تا بتوانند از این طریق خدمات خود را به صورت غیرحضوری و الکترونیکی ارائه کنند.
دفاتر رسمی چه هستند؟
بر اساس قانون تجارت، 4 نوع دفاتر قانونی رسمی وجود دارد که عبارتند از:
- دفاتر رسمی روزنامه
- دفاتر رسمی کل
- دفاتر رسمی دارایی
- دفاتر رسمی کپیه
دفاتر غیر رسمی شامل چه مواردی هستند؟
از جمله دفاتر قانونی، دفتر معین است که غیر رسمی می باشد. از این دفتر برای جدا کردن حساب های دفتر کل در صورت لزوم استفاده می شود.
زمان اقدام برای ثبت نام پلمپ دفاتر
با توجه به اهمیت و ضرورت وجود پلمپ دفاتر قانونی، لازم است اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به دریافت آن اقدام کنند. به همین منظور برای اخذ دفاتر هر سال، لازم است یک سال پیش از آن که سال مالی آغاز شود، دست به کار شد.
درخواست پلمپ دو دفتر قانونی کمتر از یک روز انجام میشود. بنابراین با تایید کارشناس طی مدت ۱۰ تا ۱۵ روزه توسط پست به دست اشخاص حقیقی یا حقوقی می‌رسد. اهمیت این کار به اندازه‌ای زیاد است که اگر در میانه سال و قبل از پایان سال مالی، صفحات دفاتر تمام شوند، باید برای دریافت دفاتر جدید اقدام نمود. به این معنا که شرکتها و موسسات ثبت‌شده نباید حتی یک روز بدون دفاتر قانونی باشند.
اگر شرکتی فعالیتی نداشته باشد آیا باید پلمپ دفاتر را انجام دهد؟
حتی اگر شرکتی فعالیتی در سال گذشته نداشته باشد باید دفاتر پلمپ شده آن سال را به اداره دارایی تحویل دهد. نکته حائز اهمیت این است که شرکتی که فعالیت ندارد دفاتر را چگونه باید تحویل دهد ؟ در جواب باید گفت که با توجه به بند 12 ماده 6 آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م ارائه دفاتر “سفید” به منزله عدم ارائه دفاتر است.
لذا می بایستی تمامی اقلام ترازنامه ای که از سال های قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نمود تا به منزله دفاتر سفید شناخته نشوند.
همینطور بهتر است که تمامی دفاتر شرکت ها حداکثر تا پایان آذر ماه پلمپ شوند زیرا به دلیل فشردگی کار در سه ماه آخر هر سال، مدت زمان پلمپ طولانی میشود.
اگر در حال حاضر فعالیت ندارید و شرکتی ثبت کرده اید اقدامات زیر را انجام دهید
- عدم فعاليت شركت ناظر به گذشته مي باشد و نمي توان نسبت به آينده يا سال مالي بعد اعلام عدم فعاليت نمود.
- جهت اعلام عدم فعاليت بايد تشكيل پرونده دارايي نمود و بدون تشكيل پرونده عدم فعاليت معنايي ندارد.
- عدم فعاليت شركت حتما بايد در مهلت قانوني يعني 4 ماه اول سال مالي بعد اعلام گردد و اگر خارج از مهلت مقرر باشد شركت مشمول جريمه مالياتي خواهد شد.
- جهت عدم فعاليت شركت تسليم دفاتر مالي و اظهارنامه عدم فعاليت ضروري است، پس هر سال دفاتر مالي شركت را در مهلت مقرر تهيه نماييد.
- برای مثال عدم فعاليت سال1399 (اول فروردين تا آخر اسفند 99) تا 31 تير ماه 1400 و با تسليم دفاتر مالي و اظهارنامه مالياتی عدم فعاليت شركت صورت میگیرد.
- عدم فعاليت شركت را می بايست هر سال اعلام نمود.
پیشنهاد میشود مقاله تکالیف مالیاتی دفاتر رسمی چیست؟ را هم مطالعه کنید
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر قانونی ( شرکتها)
1-کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
2-تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
3-کپی روزنامه تاسیس شرکت
4-کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت تغییرات)
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر قانونی ( اشخاص حقیقی)
1- کپی کارت ملی متقاضی
2- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
مراحل ثبت پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها
اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، (نوع شخص متقاضی) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید.
سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید. ( قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).
قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.
پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل "اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده" رفت.
متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد. لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند.
در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمایید و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه ی "تایید اطلاعات شخص حقوقی" کلیک نمایید. در غیر این صورت، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.
در گام بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده، به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیأت مدیره را در سامانه قید نمایید.
در مرحله ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیأت مدیره را به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و ... وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید.
در این مرحله از ثبت پلمپ دفاتر قانونی، با مشخص نمودن عضو هیأت مدیره، سمت اشخاص هیأت مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیأت مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص نمایید.
فرم دیگری وجود دارد با عنوان "دفتر مورد تقاضای شخص". در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.
پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می بایست گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید.
بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت پلمپ دفاتر قانونی و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارکی که در ذیل ذکر خواهد شد، به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.
پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر قانونی کلیک کنید.
شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.
بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ دفاتر قانونی صادر می گردد. در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.
نکته: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.
گواهی پلمپ دفاتر قانونی چیست و چه کاربردی دارد؟
شرکتها، موسسات یا تاجرانی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی هستند، می‌توانند برای امور مختلف مثل دریافت کارت بازرگانی به جای ارائه دفاتر، گواهی پلمپ دفاتر را ارائه دهند.
این گواهی به درخواست متقاضی توسط اداره ثبت شرکتها صادر میشود و تنها کاربرد آن نیز به عنوان یک مدرک است که نشان می‌دهد، دارنده دفاتر در مهلت مقرر آن را دریافت و تکالیف مالیاتی خود را انجام داده است
پیشنهادمیشود مقاله 12 نکته کلیدی برای جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی راهم مطالعه کنید
مهلت پلمپ دفاتر قانونی چقدر است؟
اسفند ماه هر سال آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی است. هم‌زمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید.
شرکتها یا تاجرانی که دارای فعالیت ثبت‌شده هستند و به کار مشغولند، لازم است براساس سال مالی خود دفاتر را پلمپ کرده و تکمیل کنند. به منظور پلمپ دفاتر یک سال مشخص، تا اسفند همان سال فرصت باقی است که دفاتر را پلمپ کنند.
در صورتی که تا پایان سال درخواستی مبنی بر دریافت پلمپ داده نشود، امکان پلمپ برای آن شخص وجود ندارد و باید جریمه‌های مالیاتی بپردازد. برای اینکه همه افراد تا روزهای آخر سال تلاش می‌کنند بتوانند در سامانه درخواست پلمپ دفاتر قانونی کنند، ممکن است سامانه با کندی یا اختلال روبرو شود. بنابراین باید هر چه زودتر اقدام کرد.
در صورتی که شرکت یا تاجری در یک سال مالی فعالیت محدودی داشته باشد یا اصلا هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشد، باید پلمپ دو دفتر خود را در مهلت مقرر تحویل دهد.
عواقب و جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی و ارائه دفاتر قانونی
باتوجه به ماده 193 قانون مالیات های مستقیم، مودیانی که به وسیله ی این قانون موظف به نگهداری دفاتر قانونی می باشند، در صورتی که دفاتر خود را تسلیم نمایند و یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکند، معادل ۲۰% مالیات برای هر یک از موارد ذکر شده جریمه خواهند شد؛ و در صورتی که دفاتر آنها رد شود این جریمه معادل 1۰% خواهد بود.
نکته قابل توجه: باتوجه به اینکه عدم تسلیم اظهارنامه، ترازنامه و حساب سود و زیان در دوره معافیت موجب عدم استفاده از معافیت مقرر در سال خواهد شد، لذا ممیز می تواند دفاتر را رد کند و یا در بهترین حالت 1۰% جریمه محاسبه نماید.
نتیجه
می توانیم اینطور نتیجه گیری کنیم که اقدام به موقع پلمپ دفاتر قانونی می تواند شما را از یک بن بست نجات دهد. ولی باید توجه داشته باشید صرفاً پلمپ دفاتر به تنهایی بی فایده است شما باید رویدادها را منطبق بر استانداردهای حسابداری در آن ثبت کنید و هنگام ابلاغ ارائه کنید.
اشتباه بزرگی که شرکتها مرتکب می شوند این است که پس از ثبت شرکت بلافاصله بطور قانونی برای اخذ پلمپ دفاتر قانونی اقدام می کنند و هنوز هیچ فعالیتی را انجام نداده اند و ممکن است این دفاتر همچنان نانویس نگهداری شود در حالی که اگر فعالیتی هم اتفاق نیفتاده است باید اولین گردش مالی یعنی سرمایه در آن ثبت شده و تحویل حوزه مالیاتی شود.
اگر برای تطبیق سیستم حسابداری با مالیات مشکل دارید باید حتما گزارش عدم فعالیت خود را هم در نامه و هدر اظهارنامه مادلیاتی به حوزه مالیاتی گزارش دهند. امیدوارم فرآیند پلمپ دفاتر قانونی را فقط به اخذ و بایگانی ان اکتفا نکنید و برای آن برنامه داشته باشید.
