مواردی که باعث رد دفاتر قانونی میشود، زیادند اما مودیان مالیاتی بهتر است با ثبت دقیق و صحیح اطلاعات در دفاتر قانونی، خود را از عواقب رد دفاتر قانونی دورنگه دارند. کارهایی مانند فک پلمپ دفاتر، مخدوش شدن محتویات، محوشدن رویدادهای مالی ، و غیره جزو مواردی هستند که باعث رد دفاتر قانونی می شوند. اگر شما هم جزو کسانی هستید که نمیخواهید در روند ثبت دفاتر قانونی دچار مشکل شوید تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا همه چیز را درباره مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می شود برایتان بگوییم.
دفاتر قانونی چیست:
دفاتر قانونی، دفاتری هستند که که تنظیم شان برای کلیه شرکت ها (اشخاص حقوقی) و افراد حقیقی ضروری است. آنچه در این دفاتر ثبت می شود، کلیه رویدادهای مالی سالانه است که باید با رعایت اصول استاندارد حسابداری باشد؛ تا بتواند در پایان سال دفاتر قانونی را مطابق قانون مالیات مستقیم در اختیار ممیزان سازمان امور مالیاتی قرار دهند.
دفاتر قانونی کدامند؟
بر اساس قانون تجارت،هر حسابدار باید همه رویدادهای مالی را بعد از ثبت در اسناد حسابداری، به دفاتر قانونی حسابداری منتقل کند.
این دفاتر عبارتند از :
- دفتر روزنامه: دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.
- دفتر کل: دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود. کلیه رویدادهای مالی ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و نهایتا تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل ثبت شود.
ویژگی هایی که به دفاتر قانونی اعتبار میدهد:
به موجب مفاد 11 و 12 قانون تجارت در ماده 6 دفاتری که صاحبان کسب و کار و تجار مسئول نگهداری آنها هستند در صورتی معتبر خواهد بود که شرایط زیر را داشته باشد:
- مطابق قانون و مقررات تهیه وتنظیم شده باشد. در غیر این صورت از اعتبار این دفاتر علیه صاحبان آن استفاده میشود.
- توسط اداره ثبت پلمپ، شماره گذاری و امضا شده باشد. تنها در صورت پلمپ و شماره گذاری است که این دفاتر سندیت و اعتبار پیدا میکند. توجه داشته باشید در میان دفاتر قانونی، پلمپ دفتر روزنامه و کل از اهمیت بیشتری برخوردار است و نیازی به پلمپ سایر دفاتر نیست.
- نکته دیگری که هنگام ثبت دفاتر قانونی باید به آن دقت کنید که باعث رد رفاتر قانونی نشود، تحریر دفاتر به زبان فارسی است.
رد دفاتر قانونی به چه معناست
منظور از رد دفاتر قانونی عدم پذیرش دفاتر قانونی یک مجموعه اقتصادی توسط سازمان مالیاتی است. رد شدن دفاتر علاوه‌بر اینکه جرائمی برای مودی به همراه دارد، منجر به از بین رفتن اعتبار مودی نزد سازمان مالیاتی شده، او را در گروه مودیان پرریسک قرار میدهد.
موارد رد دفاتر قانونی چیست؟
با حذف قانون تشخیص مالیات علی الراس در سال 1397، دفاتر قانونی از اهمیت بالاتری برخوردار شدند؛ زیرا پس از آن، تعیین مالیات فعالیت‌های اقتصادی صرفا بر اساس اسناد و مدارک عینی مجموعه انجام میشود.لازم به ذکر است دلایل رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات در چند گروه طبقه بندی میشود:
1. به دلیل اشکالات ثبتی
2. به دلیل اشکالات قانونی
2. به دلیل اشکالات دفترنویسی
3. انجام عملیات غیرقانونی
4. اشکالات سهوی و یا سهل‌انگاری
5. بی توجهی به تکالیف و یا نامه های مالیاتی
دلایل رد دفاتر قانونی به خاطر اشتباهات ثبتی:
زمانی که دفاتر قانونی مطابق با قانون نباشد و الزامات قانونی در تهیه، تحریر و انجام اصلاحات از نظر کارشناسان مالیاتی تایید نشود به اصطلاح دفاتر قانونی از نظر سازمان امورمالیاتی رد شده و به عبارت دیگر دفاتر پذیرفته نمی شوند.
مخدوش بودن دفاتر قانونی با کارهایی چون تراشیدن، پاک کردن، محوکردن و مخدوش کردن مندرجات از جمله کارهایی است که باعث رد دفاتر قانونی میشود.اگر تعداد برگهای دفاتر قانونی کم شده باشد یا پلمپ مخدوش باشد دفاتر از نظر سازمان امور مالیاتی رد میشود.
سفید ماندن بیش از حد دفاتر و یا سفید ماندن تمام صفحات دفاتر نیز از دلایلی است که باعث رد دفاتر قانونی میشود. البته سفید ماندن تنها در دو صورت است که رد دفاتر قانونی را به دنبال ندارد. اگر سفید بودن دفاتر به خاطر ثبت تراز افتتاحی باشد یا سفید ماندن ذیل صفحات دفاتر در آخر روز یا هفته و ماه به شرطی که اسناد شماره ردیف داشته باشند و قسمت سفید را با خط بسته شود.
دلایل رد دفاتر قانونی به خاطر مشکلات قانونی:
- ناهماهنگی وعدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعاتی که در سیستمهای الکترونیکی ثبت شده از جمله دلایلی است که باعث رد دفاتر قانونی میشود، البته این مسئله برای اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده میکنند.
- در صورتی که صاحبان کسب و کار از ماشین ها و برنامه های الکترونیکی برای ثبت دفاتر استفاده میکنند عدم ارائه آیین نامه و دستور العمل کار با ماشین و نحوه کار با نرم افزار مالی در مهلت مقرر نیز باعث رد دفاتر قانونی میشود.
- تأخیر در تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل در زمان مقرر و تأخیر در دفتر کل بیشتر از زمان مجاز
- عدم تسلیم یک یا چند دفتر از دفاتر پلمپ شده به سازمان امور مالیاتی که باعث رد دفاتر قانونی میشود.
دلایل رد دفاتر قانونی به خاطر اقدامات غیر واقع و خلاف:
- در صورتی که مودیان مالیاتی از دفاتر سال های قبل استفاده کنند دفاتر قانونی ارائه شده رد میشود.
- اگرصاحبان کسب و کار اطلاعات غیر واقعی را در دفاتر قانونی ثبت کنند، دفاترشان از نظر کارشناسان سازمان مالیاتی رد میشود.
- اگر مودیان مالیاتی در دفاتر قانونی فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه اصلی شرکت را ثبت نکنند یا برخی از فعالیت ها را ثبت نکنند، دفاتر قانونی ارائه شده از سوی مودی مشمول رد دفاتر قانونی میشود.
- ثبت هزینه ها، درآمدها و سایر اعمال مالی به صورت غیر واقعی در دفاتر به شرط احراز.
- اگرحساب بانکی مودی در دفاتر بستانکار شده و این مسئله به خاطر تقدم و تأخر در ثبت حساب ها و دریافتی و پرداختی ها باشد جزو مواردی است که باعث رد دفاتر قانونی میشود.
پیشنهاد میشود مقاله نحوه نوشتن دفاتر روزنامه و کل چگونه است؟ را هم مطالعه کنید
چهار دلیل برای نگهداری دفاتر قانونی:
اشخاص حقیقی و حقوقی که صاحب کسب و کار هستند باید به چندین دلیل دفاتر روزنامه و کل را نگهداری کنند.
- دلیل اول: چون دفاتر قانونی وضعیت حساب های شرکت از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب ها را نشان می دهد برای استناد به آن باید حفظ ونگهداری شوند.
- دلیل دوم: این دفاتر نوعی دلیل و سند رسمی هستند که با هدف کاهش اشتباهات حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی قابل ثبت، تکراری نبودن و چک کردن رویدادهای مالی بر طبق نیاز استفاده می شود.
- دلیل سوم: دفاتر قانونی کلیه جزئیات مربوط به به یک رویداد مالی مانند تاریخ معامله، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری وبستانکاری نشان می دهد.
- دلیل چهارم: طبقه بندی اطلاعات مالی بر اساس تاریخ که در دفاتر قانونی ثبت شده اند، دسترسی به آنها را در هر زمان راحت می کند.
نکات مهم در پلمپ دفاتر قانونی حسابداری
نکات مهم زیر را در مورد دفاتر قانونی حسابداری حتما رعایت کتید:
(عدم رعایت این موارد موجب رد دفاتر قانونی خواهد شد)
- دفاتر روزنامه و کل مربوط به هر سال مالی را باید در سال قبل دریافت کرد. دفتر قانونی، دفتری است که از طرف اداره ثبت شرکتها، پلمپ و مهر و امضا و از طریق اداره پست، برای شرکت ارسال شده است.
مدارک مورد نیاز برای درخواست پلمپ دفاتر تجاری از پست عبارتند از:
- روزنامه رسمی
- کپی کارت ملی مدیرعامل
- معرفی نامه و کپی کارت ملی نماینده شرکت
- مهر شرکت
- – دفتر از حالت پلمپ خارج نشود و برگی از آن جدا نشود.
- اثری از پاک کردن، تراشیدن و محو کردن مندرجات دفتر وجود نداشته باشد.
- – ردیفها باید پشت سر هم ثبت شوند، ردیفهای خالی و سفید بین نوشته ها وجود نداشته باشد.
- – اسناد حسابداری روزانه باید در دفتر روزنامه درج شوند. نهایت تاخیر در تحریر دفاتر طبق قانون پانزده روز می باشد.
- موقع انتقال اسناد حسابداری به دفتر روزنامه، فقط حسابها را در سطح کل درج می کنیم.نیازی به وارد کردن حسابهای معین و تفصیل نیست.
برخی از دلایل رد دفاتر قانونی را بشناسید
- ثبت نکردن بخشی از فروش یا درآمد و یا ثبت فروش به خریداران غیرواقعی با کدهای اقتصادی جعلی
- ثبت کردن خرید دارایی در حساب هزینه ها
- ثبت کردن مبلغ خرید کالا و دارایی از طریق فاکتورهای غیرواقعی و یا اضافه ثبت نمودن مبلغ خرید
- ثبت هزینه های مستقیم خرید یا واردات کالا در حساب هزینه های جاری
- تسعیر غیر واقعی نرخ ارز به منظور کتمان سود و نشان دادن زیان
- ثب هزینه های غیر واقعی یا شخصی به حساب هزینه های شرکت
معافیت و جایزه در صورت تحریر صحیح دفاتر قانونی و پرداخت به موقع مالیات
- طبق ماده ۱۸۹ قانون مالیاتهای مستقیم چنانچه، سه سال متوالی ترازنامه و حساب سود و زیان دفاتر و مدارک مودی، مورد قبول قرار گرفته باشد و مالیات هر سال را در سال ارایه اظهارنامه بدون مراجعه به هیات های حل اختلاف مالیاتی پرداخت کرده باشد، معادل ۵% اصل مالیات سه سال مذکور علاوه بر استفاده از مزایای مقرر در ماده ۱۹۰ این قانون به عنوان جایزه خوش حسابی از محل وصولی های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد آنان منظور خواهد شد که جایزه مزبور از پرداخت مالیات معاف خواهد بود.
اقدام ممیز مالیاتی پس از رد دفاتر قانونی:
اگر دفاتر قانونی ارائه شده توسط مودیان از سوی ممیزان مالیاتی قبول نشده و غیر قابل رسیدگی تشخیص داده شود دفاتر قانونی مردود بوده و ممیز مالیاتی موظف است مراتب رد دفاتر را با ذکر دلیل به صورت مکتوب به اطلاع مودی برساند و 30 روز زمان دارد که به هیأت مربوطه ارجاع دهد. اگر دفاتر قانونی به دلایلی مانند تراشیدن وپاک کردن و غیره رد شود مشمول پرداخت جریمه خواهد بود.
عواقب و آثار رد دفاتر قانونی:
به موجب بند 3 ماده 97 قانون مالیات مستقیم در صورت رد دفاتر قانونی از سوی ممیز مالیاتی که به تایید هیأت 3 نفره متشکل از حسابرسانی که از سوی وزیر اموراقتصاد و دارایی انتخاب شده اند، مالیات مودی به صورت علی الراس محاسبه میشود.
برای محاسبه مالیات علی الراس ممیز مالیاتی برگ تشخیص مالیات را بر اساس اطلاعات مشهود و به دست آمده و با دلایل و اسنادی مانند فاکتور فروش و خرید، کنترل انبار، جواز سبز گمرک و سایر مدارک مستدل تنظیم نموده وشخصاً امضا می کند.
جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی و رد دفاتر:
در صورتی که صاحبان کسب و کار، دفاتر قانونی را در موعد مقرر به سازمان امورمالیاتی ارائه ندهند، جریمه ای معادل 20% مالیات را باید پرداخت کنند. اگر هم جزو مواردی که باعث رد دفاتر قانونی میشود باشند، جریمه ای معادل 10% مالیات را باید بپردازند.
