یکی از نکات مهمی که باید حسابداران قبل از ارائه اظهارنامه مالیاتی به آن توجه داشته باشند تهیه فهرست کنترل حسابهاست. اشتباهی که معمولا نادیده گرفته می شود و با اطمینان به ذهن خود شروع به کنترل کردن می کنند. هرچقدر هم ذهن شما سرشار از تمرکز باشد ممکن است بدون تیک کردن فهرست کنترلی موردی فراموش شود و حادثه وقتی اتفاق می افتاد که عدم تیک کردن یک موضوع باعث مغایرت داده ها در اظهارنامه می شود. حالت خیلی بد زمانی است که حسابدار علت مغایرت را پیدا نمی کند و اقدام به قراردادن اعداد در حساب دیگری می کند که صرفاً ترازنامه تطبیق پیدا کند.
فهرست برخی از مهمترین پارامترهای کنترل حسابها که مورد توجه سازمان امور مالیاتی قرار می گیرد:
- کنترل سند حقوق و دستمزد
- کنترل لیست های بیمه با اسناد ثبت شده و پرداختی های بیمه
- کنترل سامانه حقوق اداره دارایی با لیست سیستم و بیمه
- کنترل استهلاک دارایی و اموال و ثبت های تعدیلی آنها
- کنترل گردش مواد در پایان سال ویژه واحدهای تولیدی
- کنترل مربوط به مالیات و ثبت هزینه اجاره
- کنترل محاسبات نیروهای تسویه شده و عیدی پایان سال
- کنترل زونکن مغایرت بانکی و صورت مغایرت ها
- کنترل دقیق ثبت های حسابداری مالیات بر ارزش افزوده
- کنترل حساب ذخیره مالیات
- کنترل حساب سایز ذخایر مانند آب و برق و گاز در پایان سال
- کنترل مانده حساب بدهکاران و بستانکاران و اخذ تاییدیه
- کنترل و تطبیق گزارشات مربوط به صورت معاملات فصلی
- کنترل وضعیت معافیتها اگر با اشخاص حقیقی سروکار دارید
- کنترل ثبت های مربوط به جاری شرکاء در هنگام ورود و خروج وجه نقد
- کنترل حساب سود انباشته و یا زیان سنواتی
پیشنهاد می شود مقاله انواع مالیات در ایران به چند دسته تقسیم می شود؟ را مطالعه کنید
قطعاً هر سیستم و حتی مجموعه ای ممکن است کنترل های دقیق تر و بیشتری را شامل شود ولی سعی شده مهمترین گزینه های مشترک را برای شما فهرست کنیم. بستن حسابها در نگاه اول کار نسبتا” مشکلی به نظر نمی آید ولی به جرات می توان گفت که نقطه اوج و تبحر یک حسابدار همین عملیات آخر سال بوده و حسابداران به خوبی می توانند نسبت به فعالیتهای انجام شده محک بخورند.
البته در حال حاضر اکثر نرم افزارهای حسابداری به صورت اتوماتیک قادر به بستن حسابها در حسابداری و انتقال آن به سال مالی بعد هستند ولی صحبت بیشتر در مورد شیوه اصولی و استاندارد این نوع عملیات است نه جنبه ماشینی و اپراتوری آن.
شما به عنوان یک حسابدار مجرب و مسلط به عملیات حسابداری ، باید بدون هیچ گونه عیب و نقصی حسابها را در سند اختتامیه ببندید و در ابتدای سال بعد در سند افتتاحیه ایجاد کنید. به نظر کار چندان سختی نیست ولی به نظر این یک کار تجربی است و شما باید بتوانید به تنهایی این عملیات را انجام دهید.
پیچیدگی این فرآیند ممکن است در تراز آزمایشی خود را نشان دهد، به این صورت که مانده حسابها طبق ماهیت آنها بدهکار یا بستانکار نباشند. مهم همان رعایت اصول حسابداری است ، بقیه را با تمرین کردن حل می کنید.
بستن حسابها برای یک حسابدار حکم بستن کمربند ایمنی هنگام رانندگی را دارد .برای تمرین بستن حسابها حتما” از کاربرگ استفاده کنید. شما با استفاده از کاربرگ به راحتی می توانید همه مانده حسابها را بصورت یکجا چک کنید و به بررسی اشکالات بپردازید.
با توجه به اهمیت آن بدنیست باهم این عملیات را مرور کنیم.
بستن حسابها به دو صورت انجام می شود : بستن حسابهای موقت – بستن حسابهای دائم
1- هدف از بستن حسابهای موقت ، انتقال نتایج عملیات به حساب سرمایه و صفر کردن مانده حسابهای درآمد و هزینه است .
- حسابهای درآمد (فروش) که مانده بستانکار دارند به حساب خلاصه سودو زیان انتقال داده می شوند .
- حسابهای خرید و هزینه ها که مانده بدهکار دارند به خلاصه حساب سود و زیان انتقال داده می شوند.
نکته اینکه بعد از انتقال مانده حسابهای خرید ، فروش و هزینه به حساب خلاصه سود زیان ، 2 حالت اتفاق می افتد:
اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان مانده بستانکار پیدا کند، نشان دهنده سود است و اگر مانده بدهکار پیدا کند نشان دهنده زیان است.
- مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان که نشان دهنده سود شرکت است به حساب سرمایه بسته می شود: یعنی حساب خلاصه سود وزیان بدهکار و سرمایه بستانکار می شوند.
توجه داشته باشید که برداشت های صاحب یا صاحبان موسسه هزینه نبوده و باید مستقیما” به حساب سرمایه انتقال داده شوند.
2- حسابهایی که در پایان سال مالی بسته نمی شوند ، تحت عنوان حسابهای دائمی یا حسابهای باز شناخته می شوند.
تراز آزمایشی اختتامی فهرستی از مانده حسابهای دائمی مثل : دارایی ، بدهی و سرمایه است .در صورت داشتن توازن تراز اختتامی ، شما مطمئن خواهید بود عملیات اصلاح و بستن حسابها به خوبی در دفتر روزنامه و کل ثبت شده است .
