از آن جا كه توضيح كامل درباره هر نوع سيستم حسابداري رايج در هتل ها از جمله حسابداري دوبل ، با ماشين NCR ويا حسابداري باكامپيوتر احتياج به زمان بيشتر و گنجايش وسيع تر دارد از شرح و بسط اين روش ها خودداري مي نماييم، چرا كه هر يك از اين سيستم ها به تنهايي احتياج به يك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد. با توجه به اهميت حسابداري در هتل و تكيه بر اين واقعيت كه يك مدير متبحردر صورتي به موفقيت دست خواهد يافت كه با رموز حسابداري نيز آشنايي داشته باشد. بر آن هستيم كه مختصري درباره حسابداري و بيان سرفصلهاي حسابهايي كه در سيستم گردش داخلي هتل مورد نياز است بسنده كنيم. ياد آور مي شويم كه در سر فصلهاي زير آنچه با حروف فارسي مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهايي كه باعدد معين گرديده بيان كننده ريز سر فصلهاي دفتر هاي معين است.
چرا حسابداری هتل از اهمیت بالایی برخوردار است؟
علوم حسابداری دامنه‌‌ای بسیار وسیع و گسترده دارد، و هر مجموعه و واحد تجاری بسته به نوع معاملات و کسب و کار از اصول و قوانین حسابداری به شیوه‌‌ای خاص استفاده می‌کند.
این ضرورت منجر به این می‌شود که در هر هتل، رستوران یا مجموعه‌‌ای بخشی بنام حسابداری به وجود آید و نتایج عملیات خرید و فروش و ثبت و مدیریت حساب‌ها را کنترل کند. بنابراین حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حساب‌ها و مدیریت امور مالی هر کسب و کاری است و به عبارتی حسابداری هتل نیز موظف به انجام چنین وظایفی است.
از اینجا می‌توان پی برد که حسابداری هتل با توجه به نوع کسب و کار از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. به خصوص در هتل‌هایی که با سیستم‌های دستی کار می‌کنند و صورت حساب‌ها با دست تنظیم می‌شوند، حسابداری هتل حساس‌تر است و به نرم افزار حسابداری هتل نیاز است.
حسابداری هتل از جمله بخش‌هایی است که مستقیماً با امور مالی، درآمدها و هزینه‌های هتل در ارتباط می‌باشد اگر اطلاعات به دست آمده از بخش‌های دیگر هتل که در ارتباط با به امور مالی است صریح و شفاف نباشد، نتیجه این بی‌نظمی‌ها و عدم شفافیت‌های مالی بر روی بخش حسابداری هتل هم سرایت می‌کند در واقع حسابداری هتل یکی از مهم‌ترین بخش‌های هتل می‌باشد که با مدیریت و حسابرسی دقیق هزینه‌های هتل، کنترل امور مالی هتل، ارائه گزارش‌های دقیق و کاربردی موجب کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و سوددهی در هتل می‌شود.
پیشنهاد می‌شود مقاله اهمیت جایگاه حسابرسی در شرکت ها را مطالعه کنید
نحوه حسابداری در هتل ها:
حساب هایی که در سیستم حسابداری هتل ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، شامل:
دارایی های جاری که خود شامل پیش پرداخت ها، سپرده های کوتاه مدت، موجودی های جنسی، موجودی های نقد، اسناد دریافتنی، حساب جاری شرکا، سفارشات، بدهکاران و سایر دارایی ها.
دارایی های ثابت، که شامل ساختمان، تاسیسات، زمین، ماشین آلات، اثاثه، ابزار آلات، وسایط نقلیه و سایر دارایی های ثابت.
بدهکاران که شامل بدهی مسافران و بدهی تورهای آژانس های مسافرتی می‌باشد.
حساب در آمد که از رستوران، لباسشویی، فروش اتاق، تلفن، میهمانی ها و تریا به دست می‌آید.
انبار، هزینه مصرف مواد غذایی، خسارات، کسر و اضافات صندوق، در آمد های متفرقه از اجاره سالن
حقوق و هزینه های پرسنل که شامل حقوق و دستمزد، حق اولاد، حق خوار و بار، حق مسکن، غذای روزانه، اضافه کاری، لباس، عیدی و پاداش، حق بیمه سهم کارفرما و سایر هزینه های جانبی.
هزینه های اداری، که شامل ایاب ذهاب و مسافرت، اجاره، آب و برق، تعمیر و نگهداری ماشین آلات، تعمیر و نگهداری تاسیسات، تعمیر و نگهداری ساختمان، تلفن وپست و فکس ، مصارف و ملزومات اداری، مطبوعات وتبلیغات، سایر هزینه ها.
هزینه های مالی، که شامل سود تضمین شده، مشاوره حقوقی، هزینه های حسابرسی، خرید اوراق بهادار، حق الزحمه بازرسان و سایر هزینه ها
بدهی ها، که شامل پیش دریافتها، اسناد پرداختنی ، بستانکاران متفرقه، اسناد پرداختنی در دراز مدت، وام ها
سرمایه، که شامل سرمایه، اندوخته قانونی ، سود و زیان سالهای قبل، سود و زیان عملکرد.
سرمایه گذاری ها، که شامل مشارکت در سایر موسسات و سایر سرمایه گذاری ها می‌شود.
پیشنهاد می‌شود مقاله حسابرسی عملیاتی چیست را مطالعه کنید
دفاتر حسابداری در هتل ها:
همان طور که هر کسب و کاری برای رسیدگی به امور خود نیاز به دفاتر خاصی دارد برای مدیریت هتل نیز علاوه بر نرم‌افزار حسابداری هتل دفتر مخصوصی وجود دارد که متناسب با نیاز بخش‌های مختلف هتل تهیه و تنظیم می‌شوند و در اختیار حسابداری هتل قرار می‌گیرند. از جمله این دفاتر می‌توان به دفاتر کل، دفتر معین، دفتر صندوق، دفتر روزنامه، دفتر پانسیون، دفتر انبار اشاره کرد.
- دفتر کل دفتری است که کلیه معاملات هتل، بدهی‌ها، موجودی‌ها و… در آن ثبت می‌شود به عبارتی در برگیرنده کلیه اطلاعات مالی و اداری یک هتل است.
- دفتر معین، دفتری است که اطلاعات و جزئیات سرفصل‌های دفتر کل را شامل می‌شود.
- دفتر صندوق در برگیرنده کلیه اطلاعات درآمدهای نقدی هتل از قبیل کرایه اتاق، درآمد رستوران و… است.
- دفتر روزنامه شامل کلیه اطلاعات مخارج و عملیات انتقال و بدهی‌های هتل است. در واقع در این دفتر عملیاتی که نقدی نیست در این دفتر ثبت می‌شود.
- از دفتر پانسیون جهت باز کردن حساب برای مسافران استفاده می‌شود و کلیه اطلاعات مربوط به مخارج مسافر در آن ثبت می‌شود.
- دفتر انبار یکی از دفاتر مهم در هتل می‌باشد که اطلاعات مربوط به گردش کار هتل در آن ثبت می‌شود.
تفاوت حسابداری هتل با سایر ارگان ها:
تفاوت زیادی بین حسابداری هتل با حسابداری شرکتها و مؤسسات، وجود دارد. ابتدای کار حسابداری در هتل از همان زمانی شروع می‌شود، که مسافر وارد هتل می شود و رسپشنیست نام او را یاد داشت می‌کند و یک نسخه از آن را به حسابداری می دهد. هنگامی که این کارت به حسابداری تحویل داده شد، صورت حسابی به اسم و مشخصات مسافر باز می‌شود، و همه موارد مصرفی او، اول در صورت حساب خودش و سپس در صورت حساب کلی هتل یاد داشت می‌شود.
حال اگر مسافر، به هر کدام از بخش های هتل، از جمله تریا یا رستوران، برود و اگر خرج مواد مصرفی خود را نقدی پرداخت کرد، که فیشی در دو نسخه نوشته می‌شود و یکی را به حسابدار تحویل داده می‌شود و حسابدار در پایان وقت آن را با دفتر صندوق منطبق می‌کند. ولی اگر مسافر پول آن را پرداخت نکند، در صورت حساب او ثبت می شود.
مسئولیت های کلیدی حسابداران هتل عبارتند از:
- تهیه ی یک مجموعه ی دقیق از حساب های پایان ماه
- مقایسه سود با دوره های پیشین و انجام پیش بینی برای دوره های آینده
- تهیه بودجه و برنامه ریزی کسب و کار
- بیانیه مالی و تولید ترازنامه
- اظهارات جریان نقدی
- کنترل حقوق و دستمزد
سخن پایانی:
به طور کلی، برای اینکه امور مالی هتل به بهترین نحو مطلوب و دقیق و منظم انجام شود، و مدیریت هتل به درستی و دقت کار پرسنل مربوطه، اعداد و ارقام، گزارشات و صورت حساب ها، دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمت ها مطمئن شود و آینده هتل را روشن و امید بخش ببیند، باید سیستم کنترل هتل را به صورت دائم در سرلوحه کارهای خود قرار دهد و بداند که غفلت و تعلل در این کار، اساس مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آمد که جبران آن نه تنها مشکل، بلکه غیر ممکن است.
مامور کنترل، امور مالی هتل را، باید مورد بررسی و رسیدگی، خود قرار دهد، و همچنین تمام دفاتر و اسناد و مدارک مالی نیز، باید مورد بررسی قرار گیرد تا این اطمینان حاصل شود، که همه این مدارک از صحت کامل برخوردارند.
