اصول حسابداری برای هتل ها

از آن جا كه توضيح كامل درباره هر نوع سيستم حسابداري رايج در هتلها از جمله حسابداري دوبل ، با ماشين NCR ويا حسابداري باكامپيوتر احتياج به زمان بيشتر و گنجايش وسيع تر دارد از شرح و بسط اين روشها خودداري مي نماييم، چرا كه هر يك از اين سيستم ها به تنهايي احتياج به يك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد. با توجه به اهميت حسابداري در هتل و تكيه بر اين واقعيت كه يك مدير متبحردر صورتي به موفقيت دست خواهد يافت كه با رموز حسابداري نيز آشنايي داشته باشد. بر آن هستيم كه مختصري درباره حسابداري و بيان سرفصلهاي حسابهايي كه در سيستم گردش داخلي هتل مورد نياز است بسنده كنيم. ياد آور مي شويم كه در سر فصلهاي زير آنچه با حروف فارسي مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهايي كه باعدد معين گرديده بيان كننده ريز سر فصلهاي دفتر هاي معين است.

حسابداری هتل ها:

حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورتحساب های هر شرکت یا موسسه ای است و حسابداری هتل هم موظف به انجام این اصول می‌باشد و تمام صورت حسابها و مدارک را از قسمتهای مختلف هتل جمع آوری می‌شوند و تحویل حسابدار داده می‌شوند، او موظف است که تمام موارد را بررسی و کنترل کند.

از آنجا که قسمت حسابداری مستقیماً با امور مالی، درآمد و هزینه هتل در ارتباط می باشد، اگر در بخشهای دیگر، کارهای در ارتباط به امور مالی درست، صریح و شفاف نباشد، نتیجه بدست آمده از بی نظمی ها و بی دقتی ها و اشتباهات قسمتها، به بخش حسابداری هم سرایت می‌کند و از اعتبار دفاتر مالی نیز، کم خواهد شد. یعنی هر زمانی که، جزییات مربوط به حسابداری نادرست و نامعتبر باشد، درستی جریان امور حسابداری و دفاتر مربوط به آن هم زیر سوال می‌رود و نمی‌ تواند مورد تأیید و معتبر باشد، زیرا حسابداری ارقام و اعدادی را در دفاتر خود ثبت می کند که در صورت حسابها، قید شده و نمونه قرار گرفته است. اگر در این اعداد و ارقام شکی وجود داشته باشد، دفاتر حسابداری، نیز خالی از شک و تردید نخواهد بود. به همین علت گزارش ها و برگ های کلیه قسمتهای هتل که به گونه ای با حسابداری مرتبط هستند، باید کاملا بی عیب و نقص باشد تا بتوان به نتایج کار حسابداری اطمینان کرد.

فرمها و گزارشها باید شفاف و واضح باشد تا حسابدار با اطمینان از درستی آنها، دفاتر خود را تنظیم و مرتب کند. زیرا صحت این مدارک نمایانگر عملکرد مالی، سرنوشت سرمایه و وضع اقتصاد آتی هتل است. این حساب ها اگر درست و شفاف باشند، برای صاحب هتل امیدوار کننده و نوید بخش، در افزایش سرمایه اوست، ولی اگر به درستی تنظیم نشده باشد، ایراد و اشکال و تقلبی در آن وجود داشته باشد، صاحب هتل را با این بیم و هراس رو در رو می‌کند که اقتصاد هتل، متزلزل است.

آخرین نکته اینکه، خود تشکیلات حسابداری، باید به قدری بانظم و مرتب باشد که اگر در هر زمانی مدیریت هتل، آمار و مدارک حسابداری را تقاضا کرد، قابل ارائه باشد.

پیشنهاد می‌شود مقاله اهمیت جایگاه حسابرسی در شرکت ها را مطالعه کنید

نحوه حسابداری در هتل ها:

حسابهایی که در سیستم حسابداری هتل ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، شامل:

دارایی های جاری که خود شامل پیش پرداخت ها، سپرده های کوتاه مدت، موجودی های جنسی، موجودی های نقد، اسناد دریافتنی، حساب جاری شرکا، سفارشات، بدهکاران و سایر دارایی ها.

دارایی های ثابت، که شامل ساختمان، تاسیسات، زمین، ماشین آلات، اثاثه، ابزار آلات، وسایط نقلیه و سایر دارایی های ثابت.

بدهکاران که شامل بدهی مسافران و بدهی تورهای آژانس های مسافرتی می‌باشد.

حساب در آمد که از رستوران، لباسشویی، فروش اتاق، تلفن، میهمانی ها و تریا به دست می‌آید.

انبار، هزینه مصرف مواد غذایی، خسارات، کسر و اضافات صندوق، در آمد های متفرقه از اجاره سالن

حقوق و هزینه های پرسنل که شامل حقوق و دستمزد، حق اولاد، حق خوار و بار، حق مسکن، غذای روزانه، اضافه کاری، لباس، عیدی و پاداش، حق بیمه سهم کارفرما و سایر هزینه های جانبی.

هزینه های اداری، که شامل ایاب ذهاب و مسافرت، اجاره، آب و برق، تعمیر و نگهداری ماشین آلات، تعمیر و نگهداری تاسیسات، تعمیر و نگهداری ساختمان، تلفن وپست و فکس ، مصارف و ملزومات اداری، مطبوعات وتبلیغات، سایر هزینه ها.

هزینه های مالی، که شامل سود تضمین شده، مشاوره حقوقی، هزینه های حسابرسی، خرید اوراق بهادار، حق الزحمه بازرسان و سایر هزینه ها

بدهی ها، که شامل پیش دریافتها، اسناد پرداختنی ، بستانکاران متفرقه، اسناد پرداختنی در دراز مدت، وام ها

سرمایه، که شامل سرمایه، اندوخته قانونی ، سود و زیان سالهای قبل، سود و زیان عملکرد.

سرمایه گذاری ها، که شامل مشارکت در سایر موسسات و سایر سرمایه گذاری ها می‌شود.

پیشنهاد می‌شود مقاله حسابرسی عملیاتی چیست را مطالعه کنید

دفاتر حسابداری در هتل ها:

دفاتر معین، که کلیه سرفصل های ریز در دفتر کل، در آن وارد می‌شود.

دفتر صندوق، کلیه درآمدهای نقدی بدست آمده در هتل، مثل در آمد از تریا، کرایه اتاق، درآمد رستوران و هر پولی که کسب می‌شود، در این دفتر ثبت می شود، بدین ترتیب، صندوق همیشه به صاحب هتل بدهکار است. کلیه دریافتی صندوق، روزانه در ستون بدهکار یاد داشت می‌شود و کلیه مبالغی که صندوق روزانه پرداخت می‌کند، در ستون بستانکار دفتر صندوق یاد داشت می‌شود و در پایان هر روز، پس از کسر ارقام ستون بستانکار از اقلام ستون بدهکار، موجودی صندوق بدست می‌آید و صندوقدار وظیفه دارد، این مبلغ را در ستون بدهکار روز بعد ثبت نماید و روبروی آن بنویسد موجودی روز قبل.

دفتر روزنامه، همه درآمد و مخارج نقدی و عملیات انتقالی و نسیه، در دفتر روزنامه نوشته می شود.

دفتر کل، که در آن کلیه معاملات و داد و ستدهای هتل، از قبیل سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانک و موجودی اثاثه و … در آن وارد و ثبت می‌گردد. به همین دلیل، چنانچه رئیس حسابداری هتل، دفتر کل را باز کرد، متوجه می‌شود که هتل مثلا در شش ماهه اول سال، چه مقدار خرج و مخارج داشته و اکنون به چه جاهایی بدهکار و از چه کسانی یا شرکتهایی طلبکار است.

دفتر پانسیون، دفتری است که برای باز کردن حساب به نام مسافر استفاده می‌شود و به ترتیب شماره هر اتاق نوشته می شود، مثلاً اگر مسافری اتاق 103 را رزرو کرد، و سپس رسپشن، کارت ورود مسافر را به حسابداری داد، حسابی به اسم آن مسافر در دفتر پانسیون افتتاح می‌شود و همه هزینه های او، در آن حساب ثبت می شود. همچنین در صورت حساب او نیز به صورت جداگانه منعکس می‌گردد. پانسیون وظیفه دارد که یک صورتحساب هم برای خود پانسیون داشته باشد.

دفتر انبار، مهم ترین و اساسی ترین قسمت هتل، انبار و انبار داری است، به همین علت انبار دار باید شخصی متبحر، با تجربه و متخصص باشد، و دفتر انبار را بسیار دقیق، تهیه و ثبت کند، و نظارت دقیق بر ورودی ها و خروجی های انبار داشته باشد و همه اجناس را در ستون مخصوص به خود آنها ثبت کند، تا در پایان هر روز، موجودی اجناس مشخص باشد.

تفاوت حسابداری هتل با سایر ارگان ها:

تفاوت زیادی بین حسابداری هتل با حسابداری شرکتها و مؤسسات، وجود دارد. ابتدای کار حسابداری در هتل از همان زمانی شروع می‌شود، که مسافر وارد هتل می شود و رسپشنیست نام او را یاد داشت می‌کند و یک نسخه از آن را به حسابداری می دهد. هنگامی که این کارت به حسابداری تحویل داده شد، صورت حسابی به اسم و مشخصات مسافر باز می‌شود، و همه موارد مصرفی او، اول در صورت حساب خودش و سپس در صورت حساب کلی هتل یاد داشت می‌شود.

حال اگر مسافر، به هر کدام از بخش های هتل، از جمله تریا یا رستوران، برود و اگر خرج مواد مصرفی خود را نقدی پرداخت کرد، که فیشی در دو نسخه نوشته می‌شود و یکی را به حسابدار تحویل داده می‌شود و حسابدار در پایان وقت آن را با دفتر صندوق منطبق می‌کند. ولی اگر مسافر پول آن را پرداخت نکند، در صورت حساب او ثبت می شود.

سخن پایانی:

به طور کلی، برای اینکه امور مالی هتل به بهترین نحو مطلوب و دقیق و منظم انجام شود، و مدیریت هتل به درستی و دقت کار پرسنل مربوطه، اعداد و ارقام، گزارشات و صورت حساب ها، دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمت ها مطمئن شود و آینده هتل را روشن و امید بخش ببیند، باید سیستم کنترل هتل را به صورت دائم در سرلوحه کارهای خود قرار دهد و بداند که غفلت و تعلل در این کار، اساس مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آمد که جبران آن نه تنها مشکل، بلکه غیر ممکن است.

مامور کنترل، امور مالی هتل را، باید مورد بررسی و رسیدگی، خود قرار دهد، و همچنین تمام دفاتر و اسناد و مدارک مالی نیز، باید مورد بررسی قرار گیرد تا این اطمینان حاصل شود، که همه این مدارک از صحت کامل برخوردارند.