صندوق در حسابداری چیست؟

اولین حساب دارایی جاری هر موسسه که شامل کلیه وجوه نقد، چک ، حواله بانکی، مسکوکات و کلیه اوراقی که با ارئه به بانک امکان وصول مبلغ معادل آن است. وجهی که در حساب صندوق قرار گرفته شامل هیچ محدودیتی نیست و به طور کلی دارای ماهیت بدهکار است و هرگز نبابد بستانکار باشد.

به طور خلاصه اگر بخواهیم تعریف ساده از صندوق داشته باشیم، به وجوه نقدی که به منظور پرداخت و دریافت های روزانه در هر موسسه مورد استفاده قرار میگرد، در اصلاح صندوق گفته می شود.

به این ترتیب کلیه وجود دریافتی به حساب صندوق اضافه و تمامی وجوه پرداختی از آن کسر خواهد شد و مانده منفی یا بستانکار نخواهد داشت. در برخی از موسسه ها به دلیل حجم عملیات روزانه نیاز به تعریف چندین صندوق است که در نرم افزار حسابداری هوشمند نیز این قابلیت در نظر گرفته شده است.

حساب صندوق چیست و در چه شرکتهایی کاربرد دارد؟

حساب صندوق در سیستم حسابداری به تمامی موجودی های نقدی مانند: چک، حواله یا برات و… می‌گویند، که بلافاصله پس از ارائه به بانک بتوان مبلغ آن را وصول نمود. معمولا شرکتها برای نگه داری مبالغ جزئی جهت وصول و پرداختهای روزمره خود از این حساب استفاده می‌کنند. به بیان ساده تر حساب صندوق به معنی وجوه نقد در ست است.

از حساب صندوق بیشتر در هایپر مارکت ها، فروشگاه های زنجیره ای، سوپرمارکتها و… که روند کاری آنها پرداخت و دریافت پول است استفاده می‌شود. امور مالی اینگونه از مجموعه ها با حساب های صندوق ارتباط نزدیکی دارند.

ماهیت حساب صندوق در حسابداری

حساب صندوق طبق ماهیت حسابها در حسابداری جز دسته دارایی های جاری و با ماهیت بدهکار است. یعنی افزایش در حساب صندوق در بدهکار این حساب و کاهش آن در بستانکار ثبت خواهد شد.

 نکته

مانده حساب صندوق همیشه بدهکار یا نهایتا صفر است. توجه کنید مانده این حساب هیچ گاه بستانکار (منفی) نخواهد شد.

تاثیر حساب صندوق بر معادله حسابداری

در سمت راست معادله حسابداری، حساب دارایی ها و در سمت چپ این معادله حقوق صاحبان سهام و بدهیها قرار دارند. چون حساب صندوق از حسابهای دائم و جز داراییهاست پس افزایش یا کاهش در حساب صندوق به طور قطع باعث تغییر در معادله حسابداری خواهد شد.

معرفی انواع صندوق

صندوق ها انواع متفاوتی دارند که شامل موارد زیر است:

 صندوق فعال

صندوق فعال به صندوقی گویند که عملیات مالی به آن وابسته بوده و مبالغ دریافتی به آن اضافه و پرداختی از آن کسر شود. بعضی از مجموعه های بزرگ در کسب و کار خودشان نیازمند چندین صندوق فعال هستند، که در نرم افزار های حسابداری معمولا این ویژگی وجود دارد.

 صندوق ریالی و صندوق ارزی

صندوق ریالی و صندوق ارزی، محلی برای نگه داری وجوه نقد و اسناد بهادار اشخاص حقیقی و حقوقی در محل فیزیکی است. اما معمولا از این عناوین برای ثبت وجه نقد در سیستم حسابداری استفاده میکنند. این چنین است که در نرم افزارهای حسابداری میتوان وجه نقد را به صورت ریالی و همزمان مشخص کردن مقدار ارزی آن ثبت نمود.

لازم به ذکر است ماهیت کلیه صندوق های ریالی و ارزی بدهکار است و مبلغ این حساب در دفاتر و سیستم باید با مبلغ واقعی صندوق، برابر باشد.

پیشنهاد می‌شود  مقاله آشنایی با انواع خدمات حسابداری را مطالعه کنید

ثبت حسابداری صندوق

توضیح دادیم که واحدهای اقتصادی برای دریافت و پرداخت های روزمره از حساب صندوق استفاده میکنند. در صورتی که گردش عملیات صندوق زیاد باشد شرکتها میتوانند برای کنترل دقیق تر از دفاتر صندوق نیز استفاده کنند. اما معمولا این کنترل را از طریق ثبت دقیق و به موقع اطلاعات در نرم افزار حسابداری انجام میدهند.

از آنجایی که حساب صندوق جز دارایی ها است افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار است:

مثال ثبت حسابداری صندوق

برای فهم بهتر ثبت حسابداری صندوق را با مثالی توضیح میدهیم:

مثال 1) اگر چک مشتری به مبلغ 10،000،000 ریال وصول و به حساب صندوق واریز شود:

مثال 2) اگر برای انجام هزینه های جزئی مبلغ 2،000،000 ریال از حساب صندوق برداشت شود:

مثال 3) اگر فروش نقدی فروشگاهی در یک روز 3000،000 ریال و کل وجوه نقد دریافتی از مشتریان در همان روز 2،995،000 ریال باشد ثبت زیر انجام میشود:

تفاوت صندوق و حساب تنخواه

حساب صندوق و تنخواه گردان بسیار شبیه به هم هستند. از این رو افراد ممکن است این دو حساب را یک حساب بدانند. اما این دو حساب تفاوت هایی با هم دارند که موجب تمایز آنها از هم می‌شود. این تفاوت ها شامل موارد زیر است:

•  برای پرداخت از طریق صندوق نیاز است از مدیر مجموعه اجازه گرفته شود. ولی در پرداخت از طریق حساب تنخواه گردان بر اساس آیین نامه شرکت عمل می‌شود.
•  موجودی حساب صندوق از محدودیت خاصی برخوردار نیست. اما حساب تنخواه از محدودیت هایی برخوردار بوده و بر اساس آیین نامه های شرکت مورد نظر و با توجه به هزینه ها، این محدودیت ها وضع می‌گردد.
•  اگر موجودی تنخواه صفر شود در یک بازه زمانی امکان شارژ این حساب وجود دارد اما در حساب صندوق چنین ویژگی وجود ندارد.
•  ثبت رویداد مالی مربوط به حساب صندوق به صورت روزانه و ثبت حساب تنخواه بسته به روش تنخواه و معمولا در زمان پرداخت وجوه هزینه انجام می‌شود.
•  وجوه تنخواه گردان در دست مسئول خرید است، اما در حساب صندوق اینطور نیست.

نحوه اصلاح و تعدیلی حساب صندوق در پایان سال مالی

معمولا در پایان هر سال مالی قبل از بستن حسابها، اصلاح و تعدیل حساب ها انجام میشود. اصلاح و تعدیل حساب ها جهت به روز رسانی اسناد حسابداری انجام میشود. البته اصلاح حسابها مختص پایان دوره نبوده و ممکن است در طول دوره با بررسی حسابها نیاز به اصلاح باشد. به فرض اگر در طول دوره مانده واقعی صندوق با مانده حساب صندوق در دفاتر مغایرت داشته باشند این اختلاف در حساب کسر و اضافات صندوق ثبت میشود و در پایان سال این حساب نیز بسته به مانده آن به حساب هزینه یا درآمد بسته میشود. پس از تهیه تراز آزمایشی در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام شده و حسابها بسته میشوند.

حساب صندوق یک حساب دائم با ماهیت بدهکار است و هنگام بستن این حساب با سایر حسابهای ماهیت بدهکار، بستانکار شده و حساب تراز اختتامی بدهکار میشود.

سخن پایانی

صندوق در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است و معمولا تمام واحدهای اقتصادی از صندوق در امور خود استفاده دارند. این حساب با سایر حسابهای موجود در دسته وجوه نقد مانند تنخواه شباهت زیادی دارد اما اطلاع از تفاوت صندوق و تنخواه همچنین اعمال ثبت صحیح مهم است. استفاده به جا از حسابها و کاربرد صحیح آنها مستلزم آموزش حسابداری است، چرا که عدم توجه به تفاوتها و عدم ثبت صحیح هر حساب و رویداد مالی، امور مالی موسسه یا مجموعه را دچار مشکل میکند.