حساب صندوق در حسابداری به چه معناست؟

اولین حساب دارایی جاری هر موسسه که شامل کلیه وجوه نقد، چک ، حواله بانکی، مسکوکات و کلیه اوراقی که با ارئه به بانک امکان وصول مبلغ معادل آن است. وجهی که در حساب صندوق قرار گرفته شامل هیچ محدودیتی نیست و به طور کلی دارای ماهیت بدهکار است و هرگز نبابد بستانکار باشد.

به طور خلاصه اگر بخواهیم تعریف ساده از صندوق داشته باشیم، به وجوه نقدی که به منظور پرداخت و دریافت های روزانه در هر موسسه مورد استفاده قرار میگرد، در اصلاح صندوق گفته می شود.

به این ترتیب کلیه وجود دریافتی به حساب صندوق اضافه و تمامی وجوه پرداختی از آن کسر خواهد شد و مانده منفی یا بستانکار نخواهد داشت. در برخی از موسسه ها به دلیل حجم عملیات روزانه نیاز به تعریف چندین صندوق است که در نرم افزار حسابداری هوشمند نیز این قابلیت در نظر گرفته شده است.

تعریف حساب صندوق

حساب صندوق از اولین حساب دارایی جاری هر موسسه که شامل کلیه وجوه نقد، چک ، حواله بانکی، مسکوکات و کلیه اوراقی که با ارئه به بانک امکان وصول مبلغ معادل آن است. وجهی که در حساب صندوق قرار گرفته شامل هیچ محدودیتی نیست و به طور کلی دارای ماهیت بدهکار است و هرگز نبابد بستانکار باشد.

به طور خلاصه اگر بخواهیم تعریف ساده از صندوق داشته باشیم، به وجوه نقدی که به منظور پرداخت و دریافت های روزانه در هر موسسه مورد استفاده قرار میگرد، در اصلاح صندوق گفته می شود.

به این ترتیب کلیه وجود دریافتی به حساب صندوق اضافه و تمامی وجوه پرداختی از آن کسر خواهد شد و مانده منفی یا بستانکار نخواهد داشت. در برخی از موسسه ها به دلیل حجم عملیات روزانه نیاز به تعریف چندین صندوق است که در نرم افزار حسابداری هوشمند نیز این قابلیت در نظر گرفته شده است.

ماهیت حساب صندوق در حسابداری

حساب صندوق طبق ماهیت حسابها در حسابداری جز دسته دارایی های جاری و با ماهیت بدهکار است. یعنی افزایش در حساب صندوق در بدهکار این حساب و کاهش آن در بستانکار ثبت خواهد شد.

 نکته

مانده حساب صندوق همیشه بدهکار یا نهایتا صفر است. توجه کنید مانده این حساب هیچ گاه بستانکار (منفی) نخواهد شد.

تاثیر حساب صندوق بر معادله حسابداری

در سمت راست معادله حسابداری، حساب دارایی ها و در سمت چپ این معادله حقوق صاحبان سهام و بدهیها قرار دارند. چون حساب صندوق از حسابهای دائم و جز داراییهاست پس افزایش یا کاهش در حساب صندوق به طور قطع باعث تغییر در معادله حسابداری خواهد شد.

حساب صندوق در چه شرکت هایی مورد استفاده قرار می گیرد؟

در موسسات و واحد های کاری ( هایپر مارکت، فروشگاه زنجیره ای و …) که فرآیند کاری آنها دریافت و پرداخت وجه نقد است، از حساب صندوق استفاده می شود. اکثر فعالیت های مالی این موسسات با حساب صندوق ارتباط نزدیک دارد. به همین دلیل است که تعریف صحیح حساب صندوق در نرم افزار فروشگاه زنجیره ای یا نرم افزار هایپر مارکت از اهمیت بسزایی برخوردار است.

توجه کنید که حساب صندوق با حساب تنخواه کاملا متفاوت است و تنخواه به منظور پرداخت های جزئی و روتین شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.

با توجه به مطالب گفته شده می توان نتیجه گرفت که بیشترین استفاده از حساب صندوق مربوط به هایپرمارکت ها و سایر فروشگاه های خرده فروشی است. معمولا در شرکت‌ها و سایرموسسات براساس ماهیت فعالیت های خود، از دریافت و پرداخت مستقیم پول خودداری کرده و این امور را با استفاده از حساب‌های بانکی انجام دهند.

موجودی حساب صندوق به عنوان نقد ترین نوع دارایی شناخته شده که علاوه بر امکان استفاده در پرداخت دیون، قابلیت تبدیل به سایر دارایی ها را دارد. این گزینه مهمترین مشخصه حساب صندوق است که سایر انواع دارایی آن را ندارند.

پیشنهاد می‌شود  مقاله آشنایی با انواع خدمات حسابداری را مطالعه کنید

ثبت حسابداری صندوق

توضیح دادیم که واحدهای اقتصادی برای دریافت و پرداخت های روزمره از حساب صندوق استفاده میکنند. در صورتی که گردش عملیات صندوق زیاد باشد شرکتها میتوانند برای کنترل دقیق تر از دفاتر صندوق نیز استفاده کنند. اما معمولا این کنترل را از طریق ثبت دقیق و به موقع اطلاعات در نرم افزار حسابداری انجام میدهند.

از آنجایی که حساب صندوق جز دارایی ها است افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار است:

مثال ثبت حسابداری صندوق

برای فهم بهتر ثبت حسابداری صندوق را با مثالی توضیح میدهیم:

مثال 1) اگر چک مشتری به مبلغ 10،000،000 ریال وصول و به حساب صندوق واریز شود:

مثال 2) اگر برای انجام هزینه های جزئی مبلغ 2،000،000 ریال از حساب صندوق برداشت شود:

مثال 3) اگر فروش نقدی فروشگاهی در یک روز 3000،000 ریال و کل وجوه نقد دریافتی از مشتریان در همان روز 2،995،000 ریال باشد ثبت زیر انجام میشود:

تفاوت صندوق و حساب تنخواه

حساب صندوق و تنخواه گردان بسیار شبیه به هم هستند. از این رو افراد ممکن است این دو حساب را یک حساب بدانند. اما این دو حساب تفاوت هایی با هم دارند که موجب تمایز آنها از هم می‌شود. این تفاوت ها شامل موارد زیر است:

•  برای پرداخت از طریق صندوق نیاز است از مدیر مجموعه اجازه گرفته شود. ولی در پرداخت از طریق حساب تنخواه گردان بر اساس آیین نامه شرکت عمل می‌شود.
•  موجودی حساب صندوق از محدودیت خاصی برخوردار نیست. اما حساب تنخواه از محدودیت هایی برخوردار بوده و بر اساس آیین نامه های شرکت مورد نظر و با توجه به هزینه ها، این محدودیت ها وضع می‌گردد.
•  اگر موجودی تنخواه صفر شود در یک بازه زمانی امکان شارژ این حساب وجود دارد اما در حساب صندوق چنین ویژگی وجود ندارد.
•  ثبت رویداد مالی مربوط به حساب صندوق به صورت روزانه و ثبت حساب تنخواه بسته به روش تنخواه و معمولا در زمان پرداخت وجوه هزینه انجام می‌شود.
•  وجوه تنخواه گردان در دست مسئول خرید است، اما در حساب صندوق اینطور نیست.

ماهیت حساب صندوق چیست؟

همانطور که گفته شد، حساب صندوق از مهم ترین عوامل تشکیل دهنده حساب سرمایه جاری با ماهیت بدهکار است. این حساب می تواند دارای موجودی یا مانده صفر بوده که در این صورت بدهکار است، اما مانده منفی و ماهیت بستانکار نخواهد داشت. در نگاه کلی می توان گفت شروع فعالیت های مالی یک موسسه با حساب صندوق شروع و با همین حساب خاتمه می یابد.

سخن پایانی

صندوق در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است و معمولا تمام واحدهای اقتصادی از صندوق در امور خود استفاده دارند. این حساب با سایر حسابهای موجود در دسته وجوه نقد مانند تنخواه شباهت زیادی دارد اما اطلاع از تفاوت صندوق و تنخواه همچنین اعمال ثبت صحیح مهم است. استفاده به جا از حسابها و کاربرد صحیح آنها مستلزم آموزش حسابداری است، چرا که عدم توجه به تفاوتها و عدم ثبت صحیح هر حساب و رویداد مالی، امور مالی موسسه یا مجموعه را دچار مشکل میکند.