نحوه ثبت سند کسری و اضافات انبار در انبارگردانی چگونه است؟

کسری و اضافات انبار در انبارگردانی عبارت است از اختلاف موجودی واقعی انبار با اسناد و مدارک،کارت انبار و کارت حساب مواد در تاریخی معین. به عبارت دیگر هر گاه موجودی واقعی مواد کمتر از مانده کارت های مواد باشد کسری انبار و زمانی که موجودی واقعی بیشتر از مانده کارت های مواد باشد اضافات انبار موجود خواهد بود.

کسری و اضافات انبار به چه معناست؟

موجودی و کسر و اضافات انبار اصولا بدلیل مغایرت بین موجودی‌عینی شمارش شده و موجودی‌ثبت شده در دفاتر و حسابها ایجاد می شود. پس ابتدا باید ردیابی شود که ایا کسورات انبار واقعی است یا خیر.

هنگامی که انبار ها مورد شمارش قرار می گیرند معمولا اختلاف هایی بین مقدار واقعی موجودی انبار و مقدار موجودی طبق اسناد و مدارک از جمله کارت انبار وجود دارد. که اگر موجودی واقعی بیش تر از مانده کارت مواد باشد..اصطلاحا  به آن اضافات انبار گفته می شود. و هرگاه موجودی واقعی کمتر از مانده کارت انبار باشد کسری انبار گفته خواهد شد.

عوامل موثر در کسر و اضافات انبار:

در کسر و اضافات انبار عوامل زیادی دخیل هستند. موارد زیر به مهم ترین دلایل و عوامل در کسر و اضافات انبار اشاره می‌کند:

•  یکی از دلایل مهم در کسر و اضافه انبار عدم ثبت بعضی از حواله های انبار است. عدم ثبت این حواله ها میتواند، ناشی از دلایلی مانند: دیر رسیدن و یا نرسیدن آنها باشد.
•  ثبت اشتباه مقدار مواد وارد شده و یا صادر شده در کارت انبار هنگام کنترل انبار یکی از عوامل کسر و اضافی انبار است.
•  در برخی از انبارهایی که موجودی آنها ماهیت شکستنی دارد، تقسیم و یا شکست قطعات بزرگ به تکه های کوچکتر می‌تواند باعث اضافه و یا کسر موجودی انبار شود.
•  قصور و اشتباه در ثبت قبوض و حواله های انبار در کارت حساب انبار توسط دایره حسابداری.
•  سرقت و دزدی و یا سو استفاده افراد حاضر در انبار می‌تواند باعث اضافات و یا کسر انبار شود.
•  در بعضی از انبارها مواد اولیه موجودی ها قابل تبخیر و یا از بین رفتن است. پس تبخیر و از بین رفتن موجودی و ضایعات یکی دیگر از این عوامل است.
•  جذب آب و یا رطوبت توسط موادی که ممکن است باعث افزایش وزن بعضی از مواد شوند.
• بروز اشتباهات دیگر از جمله مواردی است که باعث کسر و اضافات انبار می‌شود.

نحوه ثبت کسری‌ و‌ اضافات انبار:

1: در صورت وجود کسری انبار، ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می گردد.

2: درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می گردد.

3: برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روشهای متعددی وجود دارد. یکی از این روشها بستن حساب فوق الذکر به خلاصه حساب سود و زیان می باشد.

4: اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان،‌ بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار ، بستانکار می گردد.

5: اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار باشد. برای بستن آن، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می گردد.

ثبت حسابداری کسورات انبار:

 در صورتی که بر اساس مبنای ثبت، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی، کسورات انبار داشته باشیم و این کسورات قابل پیش بینی باشد مبلغ کسورات به حساب کنترل مواد بستانکار شده و حساب کسر و اضافات انبار نیز بدهکار میشود و ثبت ذیل صورت می گیرد:

 نکته

حساب کنترل مواد زیر مجموعه حساب موجودی مواد است.

پیشنهاد می‌شود وظایف حسابدار انبار و انباردار را مطالعه کنید

ثبت حسابداری اضافات انبار:

 در صورتی که بر اساس مبنای ثبت، مدارک انبارگردانی و تاریخ ثبت پس از عملیات انبارگردانی، اضافات انبار داشته باشیم و این اضافات قابل پیش بینی باشد مبلغ اضافات به حساب کنترل مواد بدهکار شده و حساب کسر و اضافات انبار نیز بستانکار میشود و ثبت ذیل صورت می گیرد:

ثبت حسابداری بستن حساب کسر و اضافات انبار

در پایان دوره مالی حساب کسر و اضافات انبار به حساب خلاصه سود و زیان یا سود و زیان جاری بسته می‌شود.

برای بستن حساب کسر و اضافات در صورتی که حساب کسر و اضافات انبار، مانده بدهکار باشد، حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و حساب کسر و اضافات انبار بستانکار می‌شود:

 برای بستن حساب کسر و اضافات درصورتی که حساب کسر و اضافات انبار، مانده بستانکار باشد، حساب خلاصه سود و زیان بستانکار و حساب کسر و اضافات انبار بدهکار می‌شود:

مثال نحوه ثبت کسری و اضافات انبار

فرض کنید ظروف پایان دوره شماره شده حین عملیات انبارگردانی شرکت ظروف چینی تعداد 890 عدد و موجودی ثبت شده در دفاتر این شرکت تعداد 900 باشد. با بررسی حواله ها و رسیدها مشخص شد تمام ثبت ها به درستی انجام شده و مغایرت ناشی از شکسته شدن 10 عدد ظروف است. قیمت هر ظرف مبلغ 100،000 ریال است. ثبت حسابداری این مغایرت در دفاتر شرکت ظروف چینی به صورت زیر است:

موجودی واقعی کمتر از موجودی شماره شده طبق دفاتر است در نتیجه با کسری انبار مواجه شده است:

کدینگ حساب کسر و اضافات انبار:

اینکه کدینگ حساب کسر و اضافات انبار زیر مجموعه کدام حسابهای اصلی قرار میگیرند به نحوه و دلیل مغایرت پیش آمده بستگی دارد.

حساب کسر و اضافات انبار معمولا و در صورت قابل پیش بینی بودن زیر مجموعه کدینگ حساب سایر درآمدها و هزینه های عملیاتی و در غیر اینصورت زیر مجموعه حساب سایر درآمد و هزینه غیر عملیاتی ست. هنگامی که در جریان تولید، کسری پیش آید در حساب سربار ثبت خواهد شد.

آیا کسری انبار هزینه قابل قبول است؟

معمولا ممیزین مالیاتی و حتی حسابرسان ماده 272 هزینه های این چنینی نظیر کسری صندوق، کسری انبارگردانی، هزینه حاصل از قبول کسری حساب تنخواه گردان و غیره که بدلیل اشتباه کارکنان بوده رو جزو هزینه های مرتبط با فعالیات شرکت نمی دانند و با استناد به ماده 147 ق.م.م آنها را غیر قابل قبول تشخیص می دهند و اصطلاحا برمی گردونند.
البته در این موارد می تونید با بک مصوبه از هیئت مدیره در خصوص ارائه دستورالعملی بابت تشخیص کسورات مورد نظر به عنوان هزینه و با پی گیری های لازم (اگر مقرون به صرفه باشه) نسبت به شناسایی کسورات مورد نظر به عنوان هزینه اقدام کنید.

سخن پایانی:

کسر و اضافات انبار با توجه به تعداد زیاد موجودی انبار در هر کسب و کاری رخ میدهد. در هنگام بروز این مغایرت لازم است تمام موجودی ها و رسیدها و حواله های انبار کنترل شود تا از وجود مغایرت اطمینان حاصل شود. در حسابداری انبار تطابق موجودی انبار و مدارک و اسناد موجود سنجش میشود. تشخیص درست و صحیح کسر و اضافات انبار به خصوص در صورتی که کالاها با اهمیت باشند بسیار مهم است چون در تصمیم گیری مدیران سازمان، و سود و زیان مجموعه تاثیر بسزایی دارد. در صورت تشخیص اشتباه اضافه و یا کسر انبار مسئول مربوطه بایستی به مدیران پاسخگو باشد.