یکسری دفاتر هستند که باید از طریقی که در ادامه گفته می شود از سامانه اسناد و املاک در خواست داد تا شرکت ها حقوقی تمامی فعالیت های خود را درون این دفاتر طبق قانون تجارت ثبت کنند.(همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی) در سنوات گذشته مودی باید این دفاتر را خریداری می کرد و سپس به حوزه مالیاتی خود مراجعه می کرد و در نهایت ممیز با مهر و امضا این دفاتر صحت این دفاتر را تایید می کرد و مودی باید در یک سالی مالی تمام فعالیت های مالی اش را ثبت می کرد.
این روش خوبی بود برای گرفتن دفاتر اما به دلیل اینکه در این روش تقلب های زیادی می شد دولت سامانه ای را راه اندازی کرد تا بتوان دفاتر را با جزئیاتی مثل چند برگ بودن و غیره از طریق این سامانه درخواست داد و بعد از پرداخت هزینه ها نهایتا ظرف مدت یک هفته دفاتر به صورت پلمپ شده از طریق اداره ثبت به دست ما می رسد و می توانیم رکوردهای مالی خود را درون این دفاتر ثبت کنیم. در این مقاله می خواهیم همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی را آموزش دهیم.
دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی) چیست؟
دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.
نحوه تحریر دفاتر حسابداری
به منظور تحریر دفاتر حسابداری، افراد نیازمند داشتن دانش حسابداری کافی و دقت بالا هستند تا از بروز هر گونه خطا و اشتباه در ثبت اطلاعات جلوگیری شود. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با نکات ضروری و مهم به منظور نگارش و تحریر دفاتر قانونی حسابداری آشنا شوید.
تحریر دفتر روزنامه
به منظور تحریر دفتر روزنامه، شما باید ابتدا در ستون سند، شماره سند رویداد مالی را یاداشت کنید. سپس، در ستون تاریخ رویداد مالی، روز، ماه و سال مربوط به آن را بنویسید. در مرحله بعد، ستون شرح نام حساب، حساب‌های بدهکار یا بستانکار و همچنین در سطر بعدی، توضیحات مختصری از وقوع رویداد مالی را یاداشت کنید. ستون عطف از دفتر روزنامه مربوط به شماره صفحه‌ای از دفتر کل است که مبلغ مورد نظر از آنجا به این صفحه انتقال داده شده است. لازم به ذکر است که مبلغ درج شده در سند حسابداری (در بخش بدهکار یا بستانکار) باید به ستون بدهکار (بستانکار) دفتر روزنامه منتقل شود. علاوه بر این، شما باید نسبت به درج شماره صفحه‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات سند حسابداری به آنجا انتقال داده شده است، اقدام کنید. لازم به یادآوری است که پس از ثبت هر کدام از اسناد حسابداری، باید مورد بعدی (بر اساس شماره) در دفتر روزنامه ثبت شود.
معمولا کلیه اجزای سند حسابداری، در یک صفحه درج شده و جمع کل در پایین صفحه در دفتر روزنامه با هم برابر است. اما چنانچه به علت طولانی بودن یک ثبت، ادامه آن به صفحه بعد منتقل شود، مسلما مبلغ کل پایین با صفحه قبل برابر نیست که این مسئله در صفحات بعدی بر طرف خواهد شد.
تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده شرکت‌هایی که طبق قانون مشمول مالیات تکلیفی هستند الزامی است و بایستی
صورت هزینه های سالانه را بر اساس استاندارد های حسابداری در آن درج کرده و در پایان سال مالیاتی در اختیار
ممیزان سازمان امور مالیاتی کشور قرار دهند تا طبق قانون مالیات های مستقیم٬ مالیات شخص حقیقی یا
حقوقی محاسبه و پرداخت شود
پیشنهاد میشود مقاله چگونه از رد شدن دفاتر قانونی جلوگیری کنیم؟ را هم مطالعه کنید
اهمیت نوشتن دفاتر
تحریر دفاتر قانونی از این نظر بسیار مهم است که طبق ماده 34 قانون مالیات بر ارزش افزوده دفاتر و اسناد مدارک را تا ده سال نگهداری کرد که بهترین شیوه ای که می شود نگهداری کرد بصورت نوشتاری در دفاتری مخصوص که نه اطلاعات از بین بروند نه بتوان تغییری در آنها ایجاد کرد. بنابراین طبق قانون تجارت باید تمام گردش مالی هر مجموعه ای درون دفاتر ثبت شوند و بعد از ارائه به حوزه مالیاتی و پرداخت مالیات مربوط به همان سال باید این دفاتر تا ده سال نگهداری شوند.
رعایت نکات مهم ضروری منظور تحریر دفاتر قانونی
به منظور تحریر دفاتر حسابداری، رعایت یک سری از نکات مهم ضروری به نظر می‌رسد. در همین راستا، تحریر دفاتر قانونی باید با خودکار مشکی یا روان نویس انجام شود. به منظور تسهیل و جلوگیری از بروز خطا خوب است تا ابتدا آن را با مداد نوشته و سپس با خودکار پر رنگ کنید. لازم به یادآوری است که چنانچه شما در تحریر دفاتر حسابداری دچار خطا شوید، باید اشتباه خود را با خودکار قرمز خط زده و صحیح آن را با خودکار مشکی در بالای آن یاداشت کنید. بهتر است تا مطلب نوشته شده بدون وجود خط خوردگی و از قلم افتادن مطالب و به شکلی صحیح بر روی سطرها باشد.
لازم به ذکر است که آخرین سطر رویداد مالی، به شماره نقل سند حسابداری مربوط است. جمع سطرها، به صورت دو ردیف می‌باشد. ردیف بالایی جمع صفحه جاری و ردیف پایینی جمع صفحه فعلی با قبلی می‌باشد. همچنین، جمع ستون بدهکار و بستانکار باید برابر باشد، اما چنانچه کل سند حسابداری در یک صفحه درج نشده و بخشی از آن به صفحه بعد منتقل شده باشد، این قضیه صادق نیست.
به منظور بستن آخر اسناد دفتر روزنامه و نیز انتهای حساب‌های دفتر کل از یک خط مورب استفاده میشود. مانده حساب در دفتر کل، عبارت است از تفاضل گردش حساب بدهکار و بستانکار که در انتها درج و به ترازنامه منتقل خواهد شد.
خوب است بدانید که تحریر دفاتر حسابداری کل و روزنامه به صورت ماهانه انجام میشود. در این شیوه، از ذکر حساب‌های معین خودداری کرده، اما سایر حساب‌ها وارد دفتر خواهند شد. به عبارتی، اطلاعات باید از اسناد حسابداری به دفتر روزنامه منتقل شوند و سپس از آنجا به دفتر کل انتقال یابند.
نحوه تحریر دفاتر روزنامه
دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر می باشد:
1- ستون تاریخ
2- ستون شرح
3- پس از ستون شرح دو ستون دیگر یکی ستون بدهکار و ستون بستانکار قرار دارد.
4- قبل از ستون مبلغ بدهکار یک ستون باریک به نام عطف وجود دارد. در ستون عطف دفتر روزنامه جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می شود.
دقت کنید از هم اکنون به بعد برای صرفه جویی در زمان ثبتهای دفتر روزنامه را به صورت خلاصه به صورت زیر نشان خواهیم داد به عنوان مثال خرید 200.000 ریال اثاثه بصورت نقد را در تاریخ 1377/2/15 برای آنکه در دفتر روزنامه نشان دهیم به صورت زیر عمل میکنیم.
1377/2/15
أثاثه 200.000
بانک / صندوق 200.000
بابت خرید اثاثه مورد نیاز موسسه
یعنی حساب بدهکار را سمت راست بالا نوشته و حساب بستانکار را در سمت چپ پایین و شرح خلاصه رویداد مالی را در زیر آنها می نویسیم.
چه اشخاصی باید دفاتر تحریر کنند
طبق ماده 95 قانون مالیات های مستقیم مشاغل گروه الف و ب باید برای دفاتر خود تا قبل از شروع سال مالی اقدام کنند. یعنی اگر الان 19 آذر سال 1397 هستیم باید برای دفاتر سال 1398 از الان اقدام کنیم تا از تاریخ 1 فروردین 1398 دفاتر آماده تحریر باشند و اطلاعات را بصورت روزانه درون دفتر روزنامه وارد کرد.
در آیین نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات های مستقیم دقیقا (همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی) توضیح داده که چه افرادی و با چه حجم فروشی باید برای دفاتر خود اقدام کنند و پس از تحریر تحویل حوزه مالیاتی خود دهند.
نکات مهم تحریر دفاتر قانونی (دفتر کل)
- مهم‌ترین نکته و اولین نکته‌ای که برای تحریر دفتر کل باید در نظر بگیرید این است که برای هر یک از حساب‌ها (حساب‌های پرداختنی، دارایی نامشهود و …) باید یک صفحه مجزا در نظر بگیرید.
- ترتیب انعکاس حساب‌ها به این شکل است که اول دارایی‌ها، بعد از آن بدهی‌ها و در نهایت سرمایه نوشته میشود.
- در صورتی که ثبت اشتباه انجام شد باید با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و با خودکار سیاه ثبت جدید را در بالای ثبت قبلی انجام دهید.
- انتهای حساب را با یک خط مورب ببندید تا از سوءاستفاده‌های احتمالی پیشگیری کنید.
- در پایان هر صفحه دفتر کل حتماً جمع مانده بدهکار و بستانکار را تعیین کنید.
فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
دفاتر روزنامه و کل از نظر تعداد دفعاتی که باید اطلاعات در آنها وارد شود و به‌روزرسانی اتفاق بیفتد با هم متفاوت هستند. علاوه بر نوع اطلاعات مالی که در هر یک از این دفاتر وارد میشود تفاوت‌های دیگری هم با یکدیگر دارند.
در دفتر روزنامه تمام اتفاقات تجاری یک مجموعه باید ثبت شود؛ برای مثال مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده و واردات و صادرات تجاری. این در حالی است که در دفتر کل اطلاعات جزئی آورده نمی‌شود و فقط سرفصل‌های حسابداری باید در آن قید بشود. برای مثال در دفتر کل باید جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه آورده شود.
برای گرفتن دفاتر از کجا و چگونه باید اقدام کنیم
خوب تا اینجای کار با تحریر دفاتر قانونی آشنا شدید. در ادامه کار می خواهیم برای گرفتن دفاتر شرکت خود اقدام کنیم.
تا چند سال قبل مودیان باید دفاتر روزنامه و کل را خریداری می کردند و به ممیز خود مراجعه می کردند و ممیز بعد از تایید ظاهری دفاتر، دفاتر را مهر و امضا می کرد و سپس مودی اقدام به تحریر آنها می کرد اما به دلیل مشکلاتی که این روش داشت بعد از چند سال سازمان مالیاتی تصمیم گرفت که دفاتر را بصورت پلمپ به مودیان تحویل دهد در این روش احتمال تقلب در دفاتر بسیار کمتر شد و شفافیت در ارائه اطلاعات تا حدود زیادی افزایش پیدا کرد. در این روش میخواهیم دفاتر پلمپ شده را از سازمان مالیاتی درخواست کنیم تا از طریق پست برای ما ارسال کنند.
