کدینگ حسابداری را میتوان از اصول اولیه حسابداری مکانیزه دانست. در حسابداری، تراکنش های مالی یک موسسه در قالب بدهکاری و بستانکاری حساب های مختلف به ثبت می رسد. در تعریف ساده و روان کدینگ حسابداری، عبارت است از تعریف سرفصل حساب ها برای شرکت و یا هر نهاد مالی که اولین گام در مکانیزه نمودن عملیات حسابداری و برای استفاده از نرم افزار های حسابداری و مالی در بنگاه اقتصادی ایفا خواهد نمود.

کدینگ حسابداری چیست ؟

همانطور که اشاره شد منظور از کدینگ جامع حسابداری نوعی دسته بندی عمومی حساب ها در حسابداری است. علاوه بر کدینگ حسابداری، از حساب های دیگری مانند مراکز هزینه و حساب تفصیلی برای جزئی تر کردن حساب ها و گزارش گیری می توان استفاده کرد.

با استفاده از کدینگ حسابداری می‎توانیم حسابها را بر اساس ترتیب و نظمی که مورد دلخواه ما است مرتب سازی کنیم. در سيستم هاي حسابداري كدهایی به صورت پله اي براي شناسايي حسابها طراحي شده است كه اين پله اي بودن كدها امكان گسترده نمودن گزارشات و دريافت سريع و دقيق اطلاعات را با حجم عمليات بسيار كم فراهم می نماید.

کدینگ حسابداری چه فایده ای دارد؟

یکی از مهمترین و اصولی ترین بخش سیستم های مالی، كد بندی سرفصل های حسابداري براساس استانداردهای حسابداری می‌باشد، كه با توجه به نوع فعالیت هر شركت برخی از سرفصل ها متغير است. حسابداران برای سهولت در کار، امكان شناسايي بهتر و سريعتر حسابها و همچنين عطف و ربط آنها به هر یک از حساب ها یک کد خاص اختصاص می‌دهند.

انواع کدینگ حسابداری

کدینگ حفظی

شیوه ساده بر اساس مختصر نویسی و علامت گذاری در زبان فارسی تعریف شده است. به عنوان مثال عنوان حساب های دریافتنی، کد حفظی “ح _ د” را به آن اختصاص می دهند.

کدینگ توده ای

با این روش کدها می توانند به یک حساب و صرفا جهت استفاده در یک دوره مالی اختصاص داده شوند.

کدینگ وجهی

این شیوه از تخصیص اعداد را می توان یک قرارداد استاندارد برای تخصیص اعداد و کدها به شمار آورد ، چرا که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های هر کدام خواهد بود.

کدینگ پی در پی یا متوالی

در این روش اعداد را به صورت متوالی و به ترتیب پشت سر هم به داده ها اختصاص داده می شود؛ از این روش به کدینگ سریالی نیز یاد میشود.

کد دهی سلسله مراتبی(پیشنهادی)

کدینگ سلسله مراتبی روشی با دقت و نظم بالاست که محدودیت در تعداد حساب را ندارد. برای توضیح بیشتر این روش از یک مثال استفاده خواهیم نمود:
در یک سیستم حسابداری برای مثال برای کد دارایی ها عدد ۵۰۵ در نظر گرفته شده است ، در صورتی که شخص حسابدار بخواهد برای دارایی ها ، زیر گروهی اضافه را تعریف کند ، تنها کافیست تا با اختصاص یک رقم اعشار به آن مانند ۵۰۵٫۰۱ این زیر گروه را ایجاد نماید . لذا این روش به صورت مراتبی بدون محدودیت قابلیت بسط خواهد داشت.

مثال کدینگ حسابداری، نمونه ساختار عمومی کدینگ سلسه مراتبی حسابداری

سطح اول : گروه حسابها

سطح دوم : حسابهای کل

سطح سوم : حسابهای معین

مثال:

۱  =دارایی های جاری

۱۱۱ =موجودی نقد و بانک

۱۱۱۱ =موجودی ریالی نزد بانک ها

۱۱۱۲ =تنخواه گردان

۱۱۱۳ =موجودی ریالی نزد صندوق

بهترین مزیت چیدمان کدینگ بر مبنای آخرین استانداردهای حسابداری و صورتهای مالی جدید

• استاندارد شدن عملیات واحد مالی

• حداقل کردن خطای انسانی و سرعت بیشتر در امور ثبت حساب ها و اسناد

• امکان تهیه دقیق و کامل صورت های مالی نمونه جدید

• تهیه گزارشات مدیریتی که به جهت پیشبرد سازمان انجام شود به نحوی که باعث تسهیل این امور گردد.

پیشنهاد میشود مقاله ماهیت حسابها در حسابداری چیست و چگونه تشخیص داده میشود؟ را مطالعه کنید

طراحی کدینگ حسابها

از مهمترین وظایف حسابداران تهیه صورت‌های مالی اساسی است که شامل مواردی نظیر ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد و یادداشت‌های توضیحی می‌شوند که برای تهیه صورت‎های مالی باید از کدینگ هایی که در آن موسسه و یا شرکت تعریف شده اند استفاده نمود.

پس ملاحظه می‎کنید که کدینگ حسابداری از اهمیت بسیار زیادی در کار حسابداری و همچنین تهیه انواع گزارش های حسابداری برخوردار است. پس با توجه به اهمیت این موضوع کدینگ حسابداری را باید طوری طراحی نمود که بدون سردرگمی یا اشتباه به راحتی بتوانیم صورتهای مالی را تهیه نماییم.

چه معیار هایی باید در طراحی کدینگ حسابداری باید مورد توجه قرار بگیرد؟

• منبع ساخت و تولید کدینگ حسابداری اصول و استانداردهای حسابداری است.
• نرم افزار استاندارد ، قابلیت تعدیل و تنظیم کدینگ استاندارد را دارد.
• ترتیب چیدمان مهم است ، اینکه از چه حسابی شروع و با چه حسابی خاتمه پیدا کند.
• کد گذاری یا عدد گذاری مهم است، یعنی شما چیدمان حسابها را با چه اعدادی نشان دهید.
• نوع فعالیت مجموعه مهم است، کدینگ پیمانکاری با بازرگانی و صنعتی تفاوت دارد.
• نيازهای گزارشاتی مسئولين شركت و كاربران سيستم در طراحی کدینگ موثر است.
• ايجاد مباني لازم جهت تفكيک، طبقه بندي و ثبت اطلاعات مالي به منظور جمع آوري و كنترل  اطلاعات و ارقام مالي و تهيه گزارشات مورد نياز.
• انعطاف پذيري حسابها به نحوي كه حسابها برحسب گسترش فعاليتهاي شركت توسعه يابند.
• سهولت استفاده از حسابها به نحوي كه براي كاربران به راحتي قابل فهم و استفاده باشد.
• جامعيت حسابها به گونهاي كه كليه فعاليتها را تحت پوشش قرار دهد.

برخی از کد های حسابداری برای انواع واحد های تجاری یکسان می باشد اما برخی دیگر متناسب با نوع و حجم عملیات واحد تجاری مختص به همان واحد است. مثل حساب کالای در جریان ساخت که مربوط به واحد های تولیدی و حساب پیمان در جریان پیشرفت مختص شرکت های پیمانکاری است.

پیشنهاد میشود مقاله صورت های مالی چیست و انواع آن کدامند؟ را  مطالعه کنید

سطوح استاندارد در طراحی کدینگ حسابداری

سطوحی که بر اساس استاندارد مورد قبول است و شامل انواع حسابهای مختلفی هستند.

سطح گروه

شروع کننده کدینگ در حسابداری گروه حساب می‎باشد که از دارایی شروع می‎شود و به حسابهای انتظامی ختم می‎شوند. گروه حساب ها به عنوان ریشه اولیه و اصلی تعریف کدینگ در حسابداری تعریف میشوند که عنوان کلی را مشخص میکند . در تعریف کدینگ به دلیل محدود بودن گروه حسابها 1 یا 2 رقم کد به این گروه تخصیص داده میشود .

در گروه بندي حسابها، گروههاي 1 تا 5 حسابهاي ترازنامه اي، گروههاي شماره 6 الي 8 حسابهاي سود و زياني و گروه شماره 9 به سایر حسابها اختصاص می یابد.

 سطح کل

حساب کل مجموعه حسابهایی هستند که بیانگر کلیت میباشند و حسابهایی هستند که در دفاتر مالی و ترازهای آزماشی ، صورتهای مالی و سایر گزاشات نمایش داده میشود لازم بذکر است که برای به دست آوردن نسبتهای مالی از سطح کل استفاده میشود

سطح معین

حسابهای معین به منظور دسته بندی  و متمایز کردن حسابهای کل مورد استفاده قرار می گیرد از این حساب برای تصمیم گیری های مدیریتی و همچنین پیگیری های مالی استفاده می‎شود. اعداد حساب معین با احتساب کد حساب کل معمولا بین 4 تا 6 رقم می باشد. شماره حسابهاي معين از پنج رقم تشكيل مي شود كه دو رقم سمت چپ آنها مشخص كننده حساب كل و دو رقم سمت راست مشخصه حساب معين است:

به عنوان مثال حساب كل شماره 10102 به صندوق شركت اختصاص داده شده است كه اولين رقم سمت چپ آن نشان دهنده گروه حساب(داراييهاي جاري)، رقم 01 سمت چپ نشاندهنده حساب كل (موجودي نقد و بانك) و 02 نشاندهنده حساب معين (صندوق شركت ـ ريالي) است. هرحساب معين برحسب نياز به اطلاعات  جزئي تر شامل تعدادي حساب تفصيلي قابل تفكيك خواهد بود.

سطح تفصیلی

حسابهای تفصیلی برای تفکیک حساب اشخاص ، هزینه ها و … میباشد ، لازم به ذکر است که سطح تفصیلی در برنامه های مالی میتواند به صورت مقید به یک معین و یا شناور باشد که این موضوع با توجه به فعالیت هر شرکت مشخص میشود.

البته در به دلیل گستردگی فعالیت شرکتها امکان دارد سطوح تفصیلی ریز تر شود که در نرم افزار های مالی با عناوینی چون مراکز هزینه ، تفصیلی 2 و …  شناخته شده اند

حساب های تفصیلی شناور چیست؟

حساب تفصیلی شناور معمولا اسمی است که نرم افزارهای حسابداری، برای سطوح تفصیلی خود انتخاب می نمایند. اما چرا به بعضی از سطوح تفصیلی شناور گفته می شود؟ اگر به حالتی که حساب های معین نسبت به حسابهای کل دارند دقت شود، ملاحظه می گردد که هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل و حتما به یک حساب کل و فقط به یک حساب کل ارتباط دارد؛ به همین منوال حسابهای تفصیلی غیر شناور حتما به یک و فقط یک حساب معین. در صورتی که حسابهای تفصیلی شناور این چنین نیستند، حسابهای تفصیلی شناور می توانند بسته به تعریف و طراحی کدینگ به حسابهای معین بیشتری منسوب شوند.

از مزایای حسابهای تفصیلی شناور این است که امکان تهیه گزارشهای گردش عملیات، مانده و ریز حساب از یک حساب تفصیلی شناور به صورت سرجمع (بدون در نظر گرفت حساب معین) یا به تفکیک حسابهای معین درگیر با تفصیلی مذکور و یا برای یک معین خاص وجود دارد.

دانلود اکسل کدینگ حسابداری 

ما به منظور ارتقاء سطح عملي و كاربردي فایل اکسل جدیدترین کدینگ حسابداری استاندارد منطبق با صورتهای مالی جدید را ارائه می نماییم.

کدینگ منطبق با صورتهای مالی

نتیجه

 کدینگ حسابداری کاری زمانبر و حوصله سر بر است! امروزه دیگر کسی به طور دستی اقدام به کدینگ حسابداری نمی کند و از نرم افزار های حسابداری بهره می گیرد.به هرحال این نرم افزار ها نه خسته می شوند نه حتی خطای محاسباتی از آنها سر می زند.همچنین امکان تغییرات گسترده در آنها وجود دارد و گزینه ی مناسبی برای کدگذاری حسابداری می باشند.