در جهان رو به تغییر امروز، هر سازمان یا کسب وکاری برای تداوم و بقا در بازار رقابتی خود ملزم به انعطاف پذیری و هماهنگی با این تغییرات هستند و نتیجه این هماهنگی پیدایش الگوهای جدید سازماندهی و کار در شرایطی جدید به واسطه بهره گیری از تکنولوژی های جدید در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات است.
سازمان مجازی الگوی جدید سازمانی و دورکاری شکل تازه ای از کار در سازمان ها و شرکت ها است که این امکان را برای هر شرکت فراهم آورده است، بهترین متخصصین را بدون محدودیت زمانی و مکانی برای انجام فعالیت های شرکت جذب نماید.
دورکاری چیست؟
زمان در حال گذر است و باید تصمیمات سختی گرفته شود. جهان با چالشی بی‌سابقه روبرو است و نمی‌توان بدون تصمیم گرفتن از کنار این چالش گذر کرد. اگر به فکر دورکاری حسابداران خود هستید، مطمئنا سوالات فراوانی در مورد نحوه کار پرسنل خود دارید. در این مطلب سعی می‌کنیم که به سوالاتی کلیدی پاسخ دهیم. آیا دورکاری لازم است؟ معایب و مزایای دورکاری چیست و چگونه می‌توانیم بهره‌وری در دوران دورکاری را افزایش دهیم؟
برگزاری جلسات هفتگی مجازی
هنگامی‌که همه کارکنان در شرکت کار می‌کنند، خیلی راحت می‌توانند با مدیر خود صحبت کنند و در مورد مسائلشان راهنمایی بگیرند. این مکالمات غیررسمی به‌سختی از راه دور اجرا می‌شوند برای اینکه ساختار قابل پیش‌بینی ندارند. بسیاری از مدیران حسابداری یک سیاست «در باز» دارند تا همه اعضای تیم بتوانند در صورت نیاز با آن‌ها گفتگو کنند اما در دنیای مجازی این امکان وجود ندارد. در دسترس قرار دادن خودتان به‌صورت شبانه‌روزی ممکن نیست و دلخواه هم نیست فرقی هم نمی‌کند که راه ارتباطی واقعی یا مجازی است!
در عوض، باید یکی دو ساعت در هفته به‌عنوان جلسه تیمی کنار بگذارید تا اعضای تیم بتوانند آنلاین شوند و به ترتیب حضور، مشکلاتشان را با شما مطرح کنند. ایجاد یک فضای مناسب برای چت‌های غیرمستقیم کمک می‌کند تا باوجود پراکنده بودن اعضای تیم، یک تیم قوی بسازید.
باز گذاشتن راه‌های کمک و پشتیبانی
هنگامی‌که همه اعضای تیم را زیر یک سقف داشتید و روی یک پروژه کار می‌کردند، بسیاری از آن‌ها یک مشکلی در کار و زندگی داشتند. الان که با وجود ویروس COVID-19 مشکلات مردم بیشتر شده است و باوجودی که انواع راهنمایی‌ها برای مقابله با استرس شرایط بحران ارائه می‌شود اما خیلی‌ها در اضطراب دائم هستند؛ مثلا برخی از اعضای تیم با تکنولوژی‌های جدید دورکاری مشکل دارند، سایرین با عدم وجود تعاملات اجتماعی مشکل دارند و در کل همه در شوک تغییرات زیادی هستند که اخیرا اتفاق افتاده است.
پیشنهاد می‌شود مقاله نحوه کنترل استرس در شغل حسابداری را مطالعه کنید
برای همین مهم است که به اعضای تیم بگویید که داشتن مشکل نرمال است و منحصر به آن‌ها نیست! هیچ‌کس نباید به خاطر نداشتن مهارت در دورکاری با استفاده از تکنولوژی کنفرانس ویدئویی احساس بدی در مورد خودش داشته باشد یا در مورد دل‌تنگی برای رفتن به کافه و رستوان سرزنش شود! نباید اعضای تیم را مجبور کنید که در مورد مشکلاتشان صحبت کنند و یا نکنند اما می‌توانید یک گروه خصوصی اینترنتی (مثلا تلگرام) ایجاد کنید تا در صورت نیاز بتوانند مشکلاتشان را مطرح کنند و فرهنگی ایجاد کنید که درخواست کمک حتی از راه دور هم ممکن باشد.
مزایای دورکاری حسابداران
اما مزایای دورکاری چیست؟ اگر همچنان بر این موقعیت باشید که دورکاری زیان‌آور است، با چنین ایده‌ای که دورکاری می‌تواند مزیت‌بخش باشد احتمالا مخالف هستید. اما تنها لازم است که نگاهی به داده‌ها و تجربیات دیگر شرکت‌ها داشته باشید. در ادامه به مزایای دورکاری حسابداران اشاره خواهیم کرد:
- کاهش زمان رفت و آمد: یکی از مشکلات عدیده شرکت‌ها، زمان حضور کارکنان در شرکت است. با دورکاری این مسئله حل خواهد شد چون هیچ مشکلی برای رفت و آمد وجود ندارد و تمامی اعضا باید سر زمان مقرر حاضر باشند.
- کاهش هزینه‌ها: هزینه رفت و آمد هم کاهش پیدا خواهد کرد. در حال حاضر بسیاری از حمل و نقل شخصی برای رسیدن به کار استفاده می‌کنند. این هزینه هم کاهش پیدا خواهد کرد و در رضایت کاری حسابدار تاثیر شگرفی می‌گذارد.
- بهره‌وری بیشتر: طبق تحقیقاتی که HBR انجام داده، در مجموع شاهد افزایش بهره‌وری کارکنان در دوره دورکاری هستیم. کاهش هزینه‌ها، زمان خالی بیشتر و خستگی کمتر، همگی به بهره‌وری بیشتر کمک می‌کنند.
- فضای کاری خالی: این مسئله برای مدیران یک تجارت اهمیت خواهد داشت. نیاز نیست که هزینه گزافی برای فضای کاری خود خرج کنید. همچنین می‌توانید فضای فعلی خود را دچار تغییر کاربری کنید و ماهیت آن را برای درآمد بیشتر تغییر دهید.
طراحی یک سیستم که در آن اعضای تیم ساعات مشخصی از کار دور باشند، لازم است البته نباید ساعت قطع ارتباط تعیین کنید اما باید به اعضای تیم به صورت مستمر یادآوری کنید که نباید شبانه‌روزی کار کنند.
تقویت ارتباط تیمی
تقویت روابط تیمی از راه دور معمولا نادیده گرفته می‌شود درحالی‌که باید اندکی زمان برای وقت‌گذرانی با هم صرف کنید و سرگرمی داشته باشید. فعالیت‌های تیمی زیادی در دنیای آنلاین وجود دارد و بازی‌های زیادی هم هستند که می‌توانید با هم انجام دهید.
ساعت خوش مجازی در شرایط قرنطینه ظاهرا فرهنگ جدیدی است و پلتفرم‌های تکنولوژی هم علاوه بر ایجاد امکان دورکاری می‌توانند سرگرمی هم ایجاد کنند و اعضای تیم شرکت‌های خدمات مالی را به هم نزدیک کنند. پس به‌عنوان یکی از مدیران حسابداری باید راهی پیدا کنید تا ارتباط تیمتان تقویت شود و از بحران کرونا در شرکت‌های خدمات مالی با موفقیت عبور کنید.
