انبارها به عنوان یکی از بخش های اصلی هر سازمان نقش مهمی را در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی ایفا می کند. همچنین به دلیل اینکه اقلام و موجودی های انبارها قسمت عظیمی از دارایی های یک مجموعه را شامل می شوند حسابداری انبار از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار شده است. همین دلایل کافی است تا اهمیت انبارداری و حسابداری انبار درک کنیم. اما حسابداری انبار دقیقا به چه معناست؟
حسابداری انبار چیست؟
در شرکت و کارخانجاتی که محصولات فیزیکی به بازار ارائه می دهند، داشتن انبار، حسابداری انبار و انبارگردانی یکی از ملزومات است. کالاهایی که تحت عنوان مواد اولیه و یا ذخیره کالای اصلی در انبار نگه داری می شوند، می توانند ارزش مالی بالایی داشته باشند. بنابراین حسابداری انبار و اموال برای این دسته از شرکت و کارخانه ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
پس حسابداری انبار، تعیین ارزش مالی موجودی انبار است. در کنار حسابداری انبار، انبارگردانی نیز براساس دوره های مالی شرکت که میتواند در بازه های زمانی سه ماهه،شش ماهه و یا یک ساله باشد، اجرا می شود.
اهداف و کاربرد حسابداری انبار چیست؟
یکی از مواردی که مستقیما با سود و زیان شرکت‌ها در ارتباط است، موجودی انبارها است. حسابداری انبارها از این جهت حائز اهمیت است که مدیران با کنترل موجودی انبار اقدام به تامین مواد اولیه و سفارش کالا میکنند. یکی از اهداف حسابداری انبار اطلاع از موجودی کمی و همچنین نگهداری کیفی محصولات و کنترل دارایی‌های شرکت است.
کاربرد حسابداری انبار شامل قسمت‌های زیر است:
- جمع آوری، نگهداری و توزیع صحیح و سریع مواد اولیه و محصول آماده فروش
- پیشگیری از ضرر و زیان واحدهای اقتصادی با کنترل موجودی انبار
- پیشگیری از صرف هزینه بیش از حد و هدر رفت سرمایه با کنترل تعداد موجودی انبار
- کاهش و تسهیل عملیات حسابداری مالی مجموعه با ارائه اطلاعات مربوط به انبار
نکته:
از آنجا که معمولا سقف بیمه دریافتی برای موجودی انبار بر اساس قیمت تمام شده کالاها انجام میشود، در صورت بروز خسارت، محاسبه مبلغ خسارت وارد شده بر محصول نیز با این قیمت‌ها انجام میشود؛ محاسبه دقیق بهای تمام شده موجودی انبار از اهمیت زیادی برخوردار است.
اصول حسابداری انبار:
فرآیند حسابداری انبار از چند مرحله تشکیل شده است:
- تعیین نوع موجودی انبار
- شناسایی و بررسی اسناد ورود و خروج کالا به انبار
- تعیین سیستم ارزیابی موجودی انبار
- تخمین ارزش ریالی موجودی انبار
1- انواع موجودی های انبار:
یک شرکت میتواند براساس نیاز خود و نوع محصول تولیدی، انواع مختلفی از کالاها را نگهداری کند. انواع شرکت های مختلف مانند تولیدی،بازرگانی، خدماتی و… کالاهای متفاوتی را انبار می کنند.
مواد اولیه:
در شرکت و یا کارخانجات تولیدی، یکی از انواع کالاهایی که در انبار نگه داری می شود، مواد اولیه هستند. مواد اولیه شامل تمام موادی است که برای تولید و ساخت محصول موردنظر مورد نیاز هستند، و بدون این مواد یا قطعات، تولید آن محصول متوقف میشود. بنابراین موجودی کافی این مواد در زمان نیاز و مناسب، بسیار حائز اهمیت است.
مواد مصرفی برای تولید کالا:
مواد مصرفی برای تولید کالا، موادی هستند که به طور غیرمستقیم در فرآیند تولید استفاده می شوند. این مواد اگرچه به صورت مستقیم در خط تولید محصولات کارخانه بهره برداری نمی شوند، اما برای انجام بعضی فعالیت های تعریف شده ی کارخانه مورد استفاده قرار می گیرند. این دسته از مواد جز دارایی شرکت محسوب نمی شوند.
کالای تولید شده:
میتوان گفت که کالای تولیدی یک شرکت، مهم ترین نوع و اثرگذارترین کالا به صورت مستقیم در سود شرکت است که در انبار نگهداری میشود. بنابراین کنترل موجودی این نوع از کالاها برای رعایت توازن بین مقدار موجودی و میزان تقاضای بازار بسیار حائز اهمیت است. با یک سیستم انبار و حسابداری انبار مناسب میتوان سود خوبی برای شرکت رقم زد.
به طور مثال اگر موجودی محصول تولیدی کمتر از تقاضای بازار باشد، سودی که میتوانست وجود داشته باشد، از بین می رود؛ و یا موجودی بیشتر از تقاضا به شرکت هزینه های اضافی برای انبارداری تحمیل میکند.
پس مدیریت و کنترل نگهداری مقدار اجناس تولید شده در انبار میتواند در سود و فروش شرکت تاثیر مستقیم و به سزایی بگذارد. در این مورد بحث بهای تمام شده تولید محصول مطرح میشود.
اجناس خریداری شده:
امروزه شرکت های بازرگانی بیشتر از هر زمان دیگری در دنیا مطرح هستند. این شرکت ها اجناس را به صورت آماده از کارخانه های دیگر می خرند و بدون اعمال تغییر، آن ها را به بازار عرضه میکنند. بنابراین یکی از وظایف اصلی برخی از شرکت های بازرگانی انبارداری است.
مواد در جریان تولید کالا:
به دسته ای از مواد که دیگر در گروه مواد اولیه نیستند و هنوز به محصول نهایی نیز تبدیل نشده اند و در میانه ی فرآیند ساخت قرار دارند، اطلاق می شود.
به طور مثال گاهی فرآیند تولید به طور موقت متوقف می شود تا قطعاتی که برای ادامه ی راه لازم است از کارخانه ی دیگری وارد شود؛ در این صورت از کالاهای نیمه آماده در انبار نگهداری میشود.
2- شناسایی و بررسی اسناد ورود و خروج کالا به انبار:
معمولا 4 نوع سند حسابداری برای حسابداری انبار وجود دارد. حسابداران با تنظیم این اسناد موجودی انبارها را در دوره‌های مالی ارزیابی میکنند.
- اسناد خرید
- اسناد انتقالی
- اسناد بهای تمام شده
- قیمت تمام شده کالای خارج شده از انبار
اسناد خرید:
تمام هزینه‌هایی که برای خرید کالا صورت می‌گیرد، باید به همراه ریز جزییات مانند تخفیفات خرید، ارزش افزوده، حمل ونقل، گمرک و مشخصات فروشنده در اسناد خرید مشخص باشند. در صورتی که ریز هزینه‌ها مشخص نباشند امکان تعیین قیمت نهایی محصول، وجود ندارد.
اسناد انتقالی:
برای انتقال مواد اولیه به خط تولیدی شرکت‌های تولیدی، نیاز به اسناد انتقال مواد از انبار تا مقصد است. یکی از مراحلی که به تعیین قیمت نهایی محصول کمک میکند ثبت دقیق اسناد در مرحله انتقال است. معمولا مبلغ ریالی این سند با مبلغ سند ورود کالا به انبار مقصد یکسان است.
اسناد بهای تمام شده:
یکی از مراحل پیچیده حسابداری انبار، تعیین بهای تمام شده محصولات است؛ که در واقع به محاسبه و برآورد قیمت نهایی محصول ساخته شده می‌پردازد. در این مرحله باید هزینه‌های جانبی وارد بر محصول یا کالای نهایی محاسبه و تنظیم شود.
قیمت تمام شده کالای خارج شده از انبار:
هنگامی که یک محصول برای بخش فروش ارسال میشود، علاوه‌بر هزینه مواد اولیه برای تولید، هزینه‌های دیگری نظیر هزینه بسته بندی، هزینه حمل و مواردی از این دست به بهای تمام شده آن اضافه میشود؛ این موارد نیز باید در ثبت اسناد انبار در نظر گرفته شود.
3- سیستم های ارزیابی موجودی انبار:
سیستم ارزیابی ادواری موجودی:
از این سیستم ارزیابی بیشتر برای کالاهایی با ارزش پایین قیمت، با حجم پایین، دارای تعداد و تنوع زیاد و غیرقابل شمردن استفاده می شود. در سیستم ارزیابی ادواری موجودی، ارزش ریالی کالاهای موجود در انبار تنها در پایان دوره های مالی (با مدت زمان های متفاوت) محاسبه می شود و در میان دوره اطلاعاتی در زمینه ی تعداد و… به ثبت می رسد.
روش ثبت اسناد در سیستم ارزیابی ادواری موجودی:
در روش ثبت اسناد با سیستم ارزیابی ادواری موجودی، موجودی پایان هر دوره، به عنوان موجودی اولیه دوره ی بعدی در نظر گرفته می شود و برای برآورد هزینه های میان دوره ای و یا مبلغ فروش محصولات در طول دوره، قیمت موجودی پایان دوره از قیمت موجودی اول دوره کسر می شود. در این سیستم، حساب خرید در زمان خرید کالا بدهکار محسوب شده و وجوه نقد و پرداخت ها بستانکار می شوند.
همچنین در زمان فروش حساب فروش بستانکار و حساب بانک و صندوق در صورت فروش نقدی بدهکار می شوند.
سیستم ارزیابی دائمی موجودی:
از این سیستم ارزیابی بیشتر برای شرکت هایی استفاده می شود که کالاهای گران قیمت، با اندازه های بزرگ، تعداد پایین و قابل شمارش، و گردش کم در طول دوره استفاده می شود. در این سیستم اطلاعات دقیق تعداد و ارزش ریالی کالاها به هنگام ورود و خروج به طور کامل به ثبت می رسد.
در نتیجه برخلاف سیستم ارزیابی ادواری، حتی در طول یک دوره نیز دسترسی دقیق به دفاتر مالی و موجودی کالاها وجود دارد.
4- برآورد ارزش ریالی موجودی انبار:
همه اطلاعاتی که در قسمت انبارداری ثبت می‌شوند شامل دو بخش هستند:
- اطلاعات مقدار
- اطلاعات ریالی
حسابداران ریالی کردن حواله‌های انبار را به روش‌های مختلف قیمت گذاری انجام می‌دهند. روش‌های قیمت گذاری متنوع هستند و از آنجا که این روشها بر تعیین بهای تمام شده و در نتیجه سود مجموعه موثرند، از اهمیت زیادی برخوردارند. در بخش روش‌های ثبت موجودی انبار به معرفی کاربردی‌ترین روش‌های ثبت و قیمت گذاری موجودی انبارها می‌پردازیم.
روش های ثبت موجودی انبار در حسابداری:
ثبت و قیمت گذاری موجودی انبار به روش‌های متفاوتی انجام میشود. 4 روش از مهم‌ترین روش های ارزیابی موجودی کالا که بیشتر حسابداران از آن استفاده میکنند به این ترتیب است:
- روش FIFO یا اولین صادره از اولین وارده: تعیین قیمت محصولات بر اساس اولین خریدها
- روش LIFO یا اولین صادره از آخرین وارده: تعیین قیمت محصولات بر اساس آخرین خریدها
- روش میانگین موزون: تعیین قیمت محصولات بر اساس میانگین قیمت خرید در هر دوره
- روش شناسایی ویژه: تعیین قیمت به صورت موردی برای هر کالا
با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای بسیاری برای استفاده حسابداران انبار وجود دارد. بهترین نرم افزار برای حسابداری انبار، نرم افزاری است که موجودی و خروجی کالا را ثبت کند، ارزش ریالی آن را محاسبه کرده و متناسب با نیاز شرکت موجودی کالا را با روش‌های مختلف ادواری یا دائمی ارزیابی کند.
نحوه ثبت کسورات و اضافات انبار:
زمانی که موجودی انبار شمارش میشود، ممکن است موجود واقعی انبار با موجودی ثبت شده در دفاتر یا سیستم متفاوت باشد. مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده ممکن است ناشی از، از بین رفتن موجودی یا سرقت و یا ثبت اشتباه باشد.
اگر موجودی واقعی انبار کمتر از موجودی ثبت شده باشد معادل مبلغ ریالی کسری، حساب کسر و اضافه انبار بدهکار شده و حساب کنترل مواد بستانکار خواهد شد.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حساب کسری و اضافه انبار | xxx | |
| حساب کنترل مواد | xxx |
ثبت کسری انبار
در صورتی که مقدار واقعی انبار بیشتر از مقدار موجودی ثبت شده باشد، در این صورت با اضافات انبار روبرو هستیم. در این حالت معادل مبلغ ریالی اضافه انبار، حساب کسری و اضافه انبار بستانکار شده و حساب کنترل مواد بدهکار خواهد شد.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حساب کنترل مواد | xxx | |
| حساب کسری و اضافه انبار | xxx |
ثبت اضافات انبار
در انتهای دوره، حساب کسر و اضافات انبار به حساب خلاصه سود و زیان بسته میشود.
مهم‌ترین وظیفه حسابداری انبار چیست؟
مهم‌ترین وظیفه حسابدار در این نوع، بررسی و شناسایی اسناد مربوط به انبار است. تحلیل و بررسی موجودی انبار، بررسی اختلاف موجودی، تنظیم گزارشات ماهانه و ارائه فهرست موجودی انبار از وظایفی است که حسابدار انبار باید حتما آن‌‌ها را در امور خود در نظر بگیرد.
