کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟ بررسی اهداف آن

کدینگ حسابداری بازرگانی برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری قابل استفاده است. حساب های بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می شود. که هر مجموعه عملیات دارای یک کد می‌باشد. حسابداران با استفاده از این کد ها ثبت عملیات های حسابداری را به صورت صحیح انجام می دهند.

دارایی ها، بدهی ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری هستند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری ضروری است تا به اجزاء ریزتری تبدیل شود. این اجزاء حسابهای معین و تفصیلی می باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار گرفته اند. کدینگ باید به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض نکند. در سیستم های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض طراحی شده که لازم است حتما حسابداران آنها را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل و مغایرتی آن را اصلاح نمایند

تعریف کدینگ حسابداری بازرگانی :

تخصیص دادن یک کد مخصوص به هر کدام از گروه حساب‌ها، حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفضیلی شرکت بازرگانی و دسته‌بندی آنها به طوری که هر زمان در صورت نیاز بتوان از طریق آن کدها به سرعت حساب مورد نظر را جستجو کرد.

اجرا کردن فرآیند کدینگ حسابداری بازرگانی از طریق نرم افزارهای مالی:

نرم افزارهای حسابداری به دلیل توانایی های گوناگون و انبوهی که دارند و امکان اعمال تغییرات که در ساخت این نرم افزارها به آن توجه شده است، برای انجام فرایند کدینگ بسیار مطلوب می باشند.

سطوح اصلی این فرآیند در حساب ها، می تواند اموری مانند حساب های کل، تعیین شده یا حساب های تفصیلی باشد که با توجه به نظر حسابداری کد های ویژه ای به آن ها اختصاص داده می شود.

اساسی ترین بخش کدینگ حسابداری بازرگانی به کدام حساب اختصاص دارد؟

مهم ترین و اساسی ترین بخش کدینگ حسابداری بازرگانی به حساب های کل اختصاص دارد. حساب کل در فرآیند کدینگ حسابداری بازرگانی  تحت وب لازم و ضروری است به صورتی توضیح داده شود که بتوان تمامی اطلاعات لازم را از آن استخراج کرده و باید به شکلی کامل و همراه با نکات لازم باشد.

کد حساب های تعیین شده به طور معمول ۶ رقمی می باشد:

حساب های معین یا تعیین شده نیز از تاثیر مهمی برخوردار می باشد و از خروجی آن ها، درآمد ها و هزینه های شرکت به دست می آید. به حساب های تعیین شده به طور معمول کد ۴ یا ۶ رقمی داده می شود.

این حساب با توجه به این که هزینه و درآمد را گزارش می دهد، برای کسانی که در عملیات های تصمیم گیری مالی فعالیت دارند، به شکل قابل توجهی حائز اهمیت است.

حساب تفصیلی چیست؟

آخرین سطح از کدینگ حسابداری بازرگانی شامل کدگذاری حساب تفصیلی می‌شود. این سطح هم مانند سطح‌ های دیگر به صورت سلسله مراتبی و با ترکیب کد حساب معین با کد اختصاصی تفصیلی تعریف می‌شود. به این ترتیب کد حساب تفصیلی یک کد هشت رقمی است که در آن حساب‌هایی که یک مرحله جزئی‌تر از حساب معین هستند قرار می‌گیرند. معمولا حساب‌های بسیار روزمره و خرد در این دسته قرار می‌گیرند. حساب تفصیلی یکی از ردیف‌های کدینگ حسابداری بازرگانی است که بیشتر در نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت استفاده و تعریف دارد. به دلیل خرد بودن محاسبات، معمولا در دفاتر حسابداری سنتی حساب معین آخرین سطح کدینگ حسابداری بازرگانی محسوب می‌شود.

چگونگی کد دهی در روند کدینگ حسابداری بازرگانی :

کددهی در روند کدینگ حسابداری بازرگانی به صورت اولویت بندی کد ها انجام می گیرد. در حقیقت کد های کوچک تر به حساب های با اهمیت تر که به سرمایه نزدیک می باشند، داده می شود و پس از آن ها به حساب های بهره و ضرر و در وهله نهایی حساب هایی با ارزش کم تر کد دهی می شوند.

پیشنهاد می‌شود مقاله سیستم حسابداری دائمی را مطالعه کنید

انواع کدینگ حسابداری بازرگانی :

اگر بخواهیم به رایج ترین انواع کدینگ حسابداری بازرگانی که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند اشاره کنیم به 5 نوع اصلی می‌رسیم:

1. کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب‌ها)

یکی از شیوه‌های کددهی که ساده نیز هست کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامتگذاری بر اساس زبان فارسی است. در این روش کدگذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می‌برند. برای مثال حساب‌های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می‌شود.

2. کدینگ متوالی (پی در پی)

کدینگ متوالی با نام‌های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم شناخته می‌شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حساب‌ها و داده تخصیص داده می‌شود.

3. کدینگ سلسله مراتبی

روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد.

ثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی‌ها کد 404 در نظر گرفته می‌شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند می‌تواند با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید. این روش به صورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی می‌تواند ادامه پیدا کند.

4. کدینگ توده‌ای

در این روش کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد دارد.

5. کدینگ وجهی

در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آن خواهد بود. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می‌توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص کردن بخش‌های مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه‌های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان نمایانگر زیر گروه‌های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.

سیستم کدینگ توده ای:

در صورتی که تعداد مشخصی از اعداد تنها به حساب های یک مرحله حسابداری معین اختصاص داده شوند، این نوع دستگاه کدینگ توده ای گفته می شود.

هدف از کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری در حسابداری هر کسب و کاری نیاز است و با اهداف زیر انجام میشود.

1. کدینگ حسابداری برای استاندارد شدن عملیات های مالی و یکپارچه سازی آن بر اساس یک الگوی مشخص انجام میشود.

2. کدینگ حسابداری باعث میشود تا سرعت و دقت در عملیات مالی بیشتر شده و خطای انسانی کاهش یابد.

3. کدینگ حسابداری گزارشگیری را برای حسابداران را راحت تر میکند.