یکی از مسائل مهم در امور حسابداری مدیریت وقت است . زمان ارزشی بیشتر از طلا دارد، زیرا زمان هیچ وقت بر نخواهد گشت. در مقاله مدیریت زمان در حسابداری، برای حسابدارانی که همیشه دچار کمبود وقت برای انجام امور شرکت می شوند تکنیک هایی را مطرح می کنیم. بعد از خواندن مقاله مدیریت زمان در حسابداری، می توانید سوالات و ابهامات خود را درباره این موضوع مطرح نمایید.
مدیریت زمان حسابداران
از مدیریت زمان برای حسابدارها چه می‌دانید؟ این روزها، زمان را معادل با پول می‌دانند و این گزاره، مخصوصاً درباره حرفه حسابداری به شکلی عجیب، صادق است. زمان بیشتر به معنای امکان قبول مشتریان بیشتر بوده و پذیرش مشتریان بیشتر هم جیبتان را سنگین‌تر می‌کند! بنابراین اهمیت مدیریت زمان در حسابداری را دستکم نگیرید.
مدیریت زمان برای حسابدارها، رعایت قواعد و اتخاذ راهکارهای عملی ویژه ای را می‌طلبد. پس بدون مقدمه‌چینی بیشتر، یک‌راست برویم سراغ اصل مطلب. این شما و این 11 قاعده طلایی در مدیریت زمان!
اشتباهات رایج در مدیریت زمان:
در مدیریت زمان 7 اشتباه وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می شود.
- در نظر نگرفتن زمان مناسب برای انجام کار
- در نظر گرفتن وقت نامناسب
- محاسبه اشتباه مقدار زمان لازم برای انجام کار
- شخص مناسبی برای انجام آن کار نباشید.
- کار مورد نظر بیش از اندازه پیچیده باشد.
- به خاطر نیاوردن کار
- نامرتب و شلوغ بودن فضای کار
دفتر کارتان را مرتب و منظم نگه دارید
یکی از قوانین مهم در مدیریت زمان برای حسابدارها، رعایت نظم و ترتیب فیزیکی در محیط کار است. حسابدارها برای یافتن یک موافقت‌نامه خاص حسابداری یا دسترسی به اطلاعات تماس مشتریان، گاهی زمان بسیار زیادی را صرف می‌کنند. این اتلاف باید به حداقل برسد. بنابراین حتی اگر ذاتاً انسان منضبط و مرتبی نیستید، این مهارتی است که باید برای استفاده بهینه از زمان، آن را در خودتان ایجاد کرده یا ارتقا دهید. پیشنهاد می‌کنیم در پایان هر روز کاری، ده دقیقه زمان بگذارید و از نظم و ترتیب دفتر و اینکه هر چیزی در جای خودش قرار دارد، اطمینان حاصل کنید. این ده دقیقه، کمکتان می‌کند تا روز بعد، حداقل سی دقیقه جلوتر باشید!
تکنیک های پر طرفدار مدیریت زمان:
برای مدیریت زمان، و انجام فعالیت ها، روش ها، تکنیک ها و ابزارهای مختلفی وجود دارند که ما در اینجا 3 تکنیک پرطرفدار را به شما معرفی می کنیم.
پیشنهاد می‌شود مقاله مهارتهای حسابداری را مطالعه کنید
Getting Things Done:
مشهور ترین تکنیک برای مدیریت زمان در دنیا تکنیک GTD می باشد که توسط David Allen پایه گذاری شد و ایده اصلی این است که شخص بایستی ابتدا کارها را از ذهن خود خارج کرده و آن ها را ثبت نماید.
سپس با این کار ذهن شخص از یادآوری این که چه کار هایی را باید انجام دهد آزاد می گردد و می تواند روی کار های ثبت شده تمرکز نماید. در روش های سنتی مدیریت زمان، تمامی مفاهیم بر حول محور اولویت بندی قرار می گیرند اما در روش GTD برای انجام کارها بایستی یک فرآیند مشخص تعریف شود و بر اساس فرآیند تعریف شده، کارها یکی پس از دیگری اجرا گردند.
GTD بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت اطلاعات می باشد که برای انجام یک کار لازم است. همچنین باید گفت که در مورد GTD نرم افزارهای زیادی هم برای کامپیوتر های شخصی و هم برای گوشی طراحی شده است که استفاده از آنها بی تاثیر نیست.
سایت دیوید آلن (davidco.com) در این مورد اطلاعات زیادی در بر دارد.
تماس‌های تلفنی و ایمیلی را کنترل کنید
یک تماس تلفنی می‌تواند بخش عمده‌ای از زمان ارزشمندتان را تلف کند. قسمتی از این زمان، صرفِ خود مکالمه می‌شود و قسمت دیگر، ناشی از الزاماتی است که به‌واسطه آن مکالمه برایتان ایجاد می‌شود. ناگفته پیداست که شما نمی‌توانید مانع تماس مشتریان شوید و نباید هم چنین کاری کنید. اما می‌توانید ساعات مشخصی را برای آنها تعیین کنید که فقط در همان زمان، با شما تماس بگیرند. همین سازوکار را در رابطه با ایمیل‌هایتان پیاده کنید. روزی سه یا چهار بار و هر بار چند دقیقه را به خواندن و پاسخگویی ایمیل‌ها یا پیام‌های صوتی اختصاص دهید. بعد از مدتی کوتاه، افزایش بهره‌وری در کارتان را احساس خواهید کرد.
تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی:
این روش بر مبنای اولویت بندی کارها می باشد و به این صورت است که کار ها را در یک ماتریس و بر اساس این که انجام آنها چقدر ضرری می باشد و چقدر سریع باید انجام شوند طبقه بندی می گردند که توسط استفان کاوی پایه ریزی شده است اما به این دلیل با نام فرانکلین کاوی شناخته شده است که این تکنیک توسط شرکت فرانکلین کوئست به منظور عرضه خریداری شد.
برای اطلاعات بیشتر به سایت فرانکلین کاوی www.franklincovey.com مراجعه شود.
