جهت انجام تغییرات در شرکت الزامی است که صورتجلسه تغییرات نیز تنظیم گردد . در این مقاله نمونه ای از صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه ذکر شده است.
نمونه ای از صورت جلسه مجمع عمومی:
به نام خدا
نمونه صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالانه یا عادی به طور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص
نام شرکت: ………………
شماره ثبت شرکت: ……………….
سرمایه ثبت شده: ……………………….
صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالانه ( یا عادی به طور فوق العاده) شرکت …………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …………. در تاریخ …………… ساعت……… با حضور کلیه/ اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت (اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجراي ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت
1ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت رئیس جلسه
2ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
3ـ خانم/ آقای ………………………… به سمت ناظر جلسه
4ـ خانم/ آقای………………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه، 1ـ انتخاب مدیران 2ـ انتخاب بازرسین 3ـ انتخاب روزنامه کثیر الانتشار 4ـ تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح زیر اتخاذ شد.
ب ـ 1ـ اعضای هیئت مدیره عبارتند از خانم/ آقای …………………… خانم/ آقای …………………… خانم/ آقای …………………… برای مدت دو سال انتخاب و با امضای زیر صورت جلسه قبولی خود را اعلام می دارند.
مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب ـ 2ـ با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/ آقای ……………… به سمت بازرس اصلی خانم/ آقای………………… به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب ـ 3ـ روزنامه کثیر الانتشار ………………………… جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب ـ4ـ پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال …………….. مورد تصویب قرار گرفت.
ج: به خانم/ آقای ………………………… احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورت جلسه و پرداخت حق الثبت و امضای زیر دفاتر ثبت اقدام نمایند.
امضای هیئت رئیسه:
رئیس جلسه …………………… ناظر جلسه …………………….. منشی جلسه ………………
امضا اعضای هیئت مدیره:
1 ـ …………………… 2 ـ …………………… 3ـ …………………… 4 ـ ………………………….
امضای بازرسین: بازرس اصلی: بازرس علی البدل:
پیشنهاد می‌شود مقاله نحوه اخذ المثنی برای مدارک ثبتی شرکت را مطالعه کنید
تذکرات:
در صورتی که دستور جلسه برای مجمع عمومی عادی سالانه یا عادی به طور فوق العاده موارد انتخاب هیئت مدیره و انتخاب بازرسین و انتخاب روزنامه و تصویب تراز و حساب سود و زیان و یا یک یا دو مورد از آنها باشد می توانید از نمونه صورت جلسه استفاده و در دستور جلسه موارد مورد نیاز قید شود.
نیازی به انتخاب روزنامه کثیر الانتشار در هر مجمع نمی باشد و تا زمانی که قصد تغییر روزنامه را ندارید همان انتخاب اولیه دارای اعتبار می باشد.
زمان برگزاری مجمع عمومی عادی سالانه در ظرف چهار ماه اول سال مالی می باشد و چنان چه در آن مدت مجمع بنا به دلایلی تشکیل نشد باید مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده برگزار شود.
اعضای هیئت مدیره و بازرسین با امضای زیر صورت جلسه قبولی خود را اعلام می نمایند و هم چنین می توانند طی نامه ای جداگانه قبولی خود را اعلام نماید این برگ ها باید به ضمیمه صورت جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
چنان چه در نظر باشد رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل شرکت یک نفر باشد و این امر در اساسنامه مقرر نشده باشد و با رعایت ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت باید مراتب به تصویب ۲/۳ اعضای مجمع برسد.
صورت جلسه هیئت مدیره با استفاده از نمونه ضمیمه در خصوص تعیین سمت اعضای هیئت مدیره و تعیین دارندگان حق امضا تنظیم شود.
صورت جلسه در چند نسخه تنظیم و کلیه صفحات به امضای هیئت رئیسه جلسه برسد و یک نسخه آن تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
در صورتی که مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده با رعایت تشریفات دعوت وفق اساسنامه شرکت و مواد لایحه اصلاحی قانون تجارت (ماده 99) الزامی است.
در صورتی که مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده اصلی روزنامه حاوی آگهی دعوت به همراه صورت جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
نام سهامداران حاضر در مجمع و تعداد سهام آنها در یک لیست نوشته و به امضای آنها برسد و هیئت رئیسه مجمع صحت آن را تایید و به همراه صورت جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
صورت جلسه حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ تشکیل جلسه تحویل اداره ثبت شرکت ها شود.
