اگر به دلایلی مدارک ثبت شرکت شما مفقود شده‌اند، ابتدا باید از طریق اداره ثبت شرکت‌ها برای اخذ المثنی برای آنها اقدام کنید. برای این منظور، باید فرم درخواست اخذ المثنی مدارک مفقود شده را با امضای تمامی اعضای هیأت مدیره و به همراه مدارک هویتی تمامی اعضای هیأت مدیره و توسط وکیل رسمی دادگستری به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل دهید. پس از این مرحله، اداره ثبت شرکت‌ها با انجام اطلاعات لازم و استعلام‌های لازم، المثنی مدارک شما را صادر خواهد کرد و به شما تحویل خواهد داد.

همانطور که افراد حقیقی دارای مدارکی برای اثبات هویت خود هستند، اشخاص حقوقی هم برای اثبات هویت و شناسایی خود، باید دارای مدارک هویتی مربوطه باشند. بنابراین، اگر شرکت شما به دلیل مسائلی از جمله سوءقصد، سوءاستفاده، خطای داخلی و یا سایر دلایلی با مفقودی مدارک روبه‌رو شده است، باید بلافاصله اقدام به درخواست المثنی مدارک مفقود شده کنید. 

در کل، مفقود شدن مدارک و سند‌های شرکت‌ها یک موضوع مهم است که ممکن است در زمان‌های مختلف برای شرکت‌ها رخ دهد. اما با توجه به روندی که در بالا توضیح داده شد، می‌توانید با درخواست المثنی مدارک مفقود شده، به رسمیت شناخته شدن شرکت خود را حفظ کنید.

برای مدارک ثبتی هر کدام از شرکت ها، المثنی شامل موارد زیر می شود:

تعداد و نوع مدارکی که برای تقاضای المثنی می‌توان در هر شرکت درخواست کرد، بسته به نوع شرکت متفاوت است. برای برخی از مدارک می‌توان المثنی درخواست کرد که به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• در ارتباط با شرکت هایی با مسئولیت محدود این مدارک شامل اساس نامه، شرکت نامه و تقاضا نامه، صورت جلسه تاسیس کنندگان است.
• درباره شرکت های دارای سهامی خاص اين مدارك شامل اساس نامه مقرر شده در 64 ماده و دارای 11 تبصره در قانون اساسی وصورت جلسه تأسیس کنندگان می‌باشد.
• در رابطه با شرکت تعاونی، اساس نامه در 52 ماده منعقد شده، صورت جلسه تاسیس کنندگان و اعضای هیأت مدیره، شرکت نامه و تقاضانامه را شامل مي شود.
• در مورد شرکت های غیرتجاری؛ اساس نامه در 27 ماده، اظهارنامه و صورت جلسه تاسیس کنندگان مداركي است كه براي آن ها المثني صادر مي شود.

تذکر:اگر یک شرکت تقاضای المثنی برای مدارک خود داشته باشد، تنها برای موارد فوق المثنی صادر خواهد شد. باید توجه داشت که المثنی برای مدارک و صورت جلسه های مربوط به شرکت که در بایگانی اداره ثبت آن شرکت نگه داشته می شوند، فرستاده نمی شود..

با توجه به اینکه گاهی اوقات شرکت ها به دلیل مختلفی مانند عدم دسترسی به اسناد و مدارک مربوط به لیست سهامداران، تعداد دقیق سهام و یا ارزش آن‌ها نمی‌توانند اطلاعات کاملی را در اختیار داشته باشند، در چنین مواردی، وکیل رسمی شرکت و یا هر یک از افرادی که در هیأت مدیره شرکت حضور دارند، باید به شورای حل اختلاف مراجعه کرده و از آن‌ها نامه‌ای خطاب به اداره ثبت شرکت ها دریافت کنند. سپس باید این نامه را به اداره ثبت شرکت ها ارائه داده و لیست مربوطه را دریافت کنند. البته باید توجه داشت که المثنی برای اسناد و مدارکی که در بایگانی اداره ثبت شرکت ها نگه‌داشته می‌شوند، فرستاده نمی‌شود و فقط برای مواردی که المثنی برای آن‌ها صادر می‌شود، امکان پذیر است.

 گم کردن مدارک ثبتی شرکت

شیوه ی اخذ المثنی برای مدارک ثبتی:

در اینجا به روش درخواست المثنی برای مدارک ثبتی پرداخته می‌شود. برای این کار باید از طریق اداره ثبت مربوط به شرکت اقدام شود.

در ابتدا، تقاضا نامه مربوط به گرفتن المثنی مدارک گم شده به افراد هیأت مدیره، شرکا و سهام‌داران مربوطه تقدیم می‌شود تا آن را امضا کنند.

سپس به همراه مدارک هویتی همه افراد هیأت مدیره، توسط وکیل رسمی مربوط به دادگستری، به سازمان ثبت شرکت‌های مربوطه ارسال می‌شود.

بعد از پرداخت هزینه‌ها و تحویل مدارک مذکور به اداره، و انجام پرسش‌ها و استخبارهای لازم، مدارک خواسته شده به فرد متقاضی داده می‌شود.

مطلع شدن از تعداد افراد دارای سهم و ارزش سهام:

با توجه به اینکه ارزش هر سهم یا تعداد افراد سهام‌دار در یک شرکت سهامی خاص گم شده یا فراموش شده است، برای بازیابی این اطلاعات باید به صورت مذاکرات (صورت جلسه) رجوع کرد. در این روش، تمام جزئیات اطلاعات مورد نیاز برای بازیابی ارزش سهم یا تعداد سهام‌داران وجود دارد. اگر لیست موجود از صورت جلسه با لیست استخراج شده از مذاکرات مغایرت یا تفاوت داشته باشد، لیست موجود بلااثر خواهد بود.

لازم به ذکر است که برای استخراج مکتوبات و اطلاعات مندرج در صورت جلسه، باید به سازمان ثبت شرکت مربوطه مراجعه کرد.

گرفتن فهرست اسامی افرادی که در شرکت ها سهم دارند:

با توجه به اینکه فهرست اسامی سهامداران شرکت ها در دسترس شرکت ها نیست، برای درخواست آن باید از یکی از شریک های شرکت، اعضای دارای سمت یا وکیل رسمی به شورای حل اختلاف مراجعه کرد و نامه ای خطاب به سازمان ثبت شرکت ها دریافت کند. پس از دریافت نامه، باید آن را به اداره ثبت مربوطه تحویل داد و درخواست خود را به همراه آن ارائه کرد. به این ترتیب، فهرست اسامی سهامداران شرکت در دسترس قرار خواهد گرفت و می توان به آن دسترسی پیدا کرد.

قوانین تاییدیه المثنی:

با توجه به مواد قانونی موجود، مراجع ثبتی باید با استفاده از به‌روزترین روش‌های فناوری، تاییدیه‌های اختراع یا طرح صنعتی را تأیید کنند تا از خلافی‌های احتمالی جلوگیری شود.

در صورتی که تاییدیه‌های اختراع یا طرح صنعتی گم شده باشند، صاحبان آن‌ها می‌توانند با پرداخت هزینه‌ای مشخص شده، برای دریافت المثنی، درخواست خود را به شرکت‌های مربوطه ارسال کنند. در این رابطه، باید نحوه مفقود شدن مدارک مکتوب و همچنین استشهادی با حداقل سه نفر به مدارک مورد نظر پیوست شود.

لازم به ذکر است که در صورتی که تاییدیه‌های گم شده مربوط به افرادی باشند که در خارج از کشور زندگی می‌کنند، برای صدور المثنی، ارسال اطلاع‌نامه‌ای از دفتر اسناد محل اقامت آن‌ها الزامی است.

پیشنهاد می کنیم، مقاله شرکتنامه و تفاوت آن با اساسنامه را مطالعه کنید