هدف ما در این مقاله بررسی این مسئله است که نرم افزار های حسابداری چه کمکی به ما می کنند؟ در اقتصاد نوین برای اینکه نظمی در معادلات روزانه تجاری وجود داشته باشد از علم حسابداری کمک گرفته می شود. یک حسابدار حرفه ای با تنظیم دفاتر مالی و بررسی دقیق آن ها حساب سود و یا ضرر مجموعه اقتصادی تحت پوشش خود را محاسبه می کند.
امروزه برای تسریع در امور و کم کردن خطای انسانی توسط مؤسسات حسابرسی نرم افزارهایی وارد بازار گردیده. این گزینه های جذاب به شما کمک می کنند تا یک حسابرسی دقیق از وضعیت تراکنش های مالی خود داشته باشید. با این مقدمه در نوشته پیش رو در مورد حسابداری و چگونگی کمک نرم افزارهای حسابداری توضیحات مختصری خواهیم داد.
تا چندسال پیش امور مالی شرکت ها در یک دفتر کل یادداشت می شد و نرم افزارهای حسابداری شامل برنامه صفحه گسترده اکسل می شدند اما با پیشرفت علوم متفاوت حسابداری و برنامه نویسی، نرم افزارهای پیچیده تری به وجود آمدند که باعث سهل شدن رسیدگی به امور مالی شدند به نحوی که با وارد نمودن اطلاعات مالی مربوطه به این نرم افزار ها، کلیه فعالیت های مربوط به تجزیه و تحلیل داده ها روی آن ها صورت می گیرد و نیزخروجی ها بر اساس نیاز کاربر تامین می گردند.
این سیستم ها وظیفه ثبت و تجزیه و تحلیل داده های معاملاتی سازمان ها را بر عهده دارند. این نرم افزارها جزء حیاتی ترین بخش مربوط به پیگیری امور مالی شرکت ها و موسسات به شمار می روند.
نرم افزارهای حسابداری تعیین وضعیت مالی، عملکرد و بازدهی موفق و یا ناموفق و هم چنین تعیین سمت و سو برای سرمایه گذاری های آتی و موفقیت آمیز یک کسب و کار را تسهیل می نمایند و نیز تاثیر فراوانی در سود دهی و رونق بخشیدن به بازار کسب و کار داشته اند.
چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرد؟
امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری به یکی از بایدها و الزامات سازمان امور مالیاتی و همچنین دیگر نهادهای نظارتی تبدیل شده است، چرا که این نرم افزار ها باعث افزایش سرعت و دقت در انجام محاسبات، بازبینی و نظارت بر اسناد و صورت‌های مالی شده و در نتیجه زمان و هزینه‌ی کمتری را به سازمان ها یا کسب و کارها تحمیل میکنند.
اما در کنار الزامی بودن استفاده از آن، نرم افزار های حسابداری مزایای بی‌شماری را برای افراد به همراه دارد که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم.
۱- افزایش سرعت فعالیت‌های حسابداری
بی‌تردید اولین و بارزترین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری، سرعت بخشیدن به انجام فعالیت‌های مالی و حسابداری است. بدون استفاده از این نرم افزارها حسابداران مجبورند زمان زیادی را صرف گشتن میان دفاتر و پیدا کردن اسناد مالی و انجام محاسبات ریاضی به‌صورت دستی کنند.
از وقتی رایانه به کمک بشر آمد تا با سرعت بالای خود انجام فعالیت‌ها را تسریع بخشد، روند تولید نرم افزارها رشد چشمگیری داشت.
یکی از انواع نرم افزار های مالی، نرم افزار حسابداری است که با سرعتی بسیار بالا محاسبات را انجام داده و گاهاً با فعالیت‌های خودکار، حسابداران را از انجام برخی فعالیت‌ها بی‌نیاز می‌کند. به طور مثال یک نرم افزار حسابداری قادر به صدور انواع فاکتور از جمله فاکتور رسمی (با محاسبه‌ی ارزش افزوده) و فاکتور غیر رسمی می‌باشد که شما می‌توانید با تعریف فرمول به طور خودکار برای تمام فروش‌های خود فاکتور مورد نظر را صادر کرده و از محاسبه‌ی ارزش افزوده به‌صورت دستی خودداری کنید.
۲- دقت بیشتر در محاسبات
دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی بسیار بیشتر از انسان است. حتماً برایتان پیش آمده است که چندین بار فاکتورها را بررسی کرده و شاهد مغایرت‌هایی بودید. وجود یک خطا در فرآیند های مالی دردسرهای زیادی را برای کسب و کار شما به هنگام حسابرسی های مالیاتی به همراه دارد. اما نرم افزار حسابداری با استفاده از توان محاسباتی کامپیوتری، دقت در انجام محاسبات را به میزان زیادی افزایش داده و خطا در آن را به حداقل رسانده است.
پیشنهاد می‌شود مقاله سیستم حسابداری کامپیوتری را مطالعه کنید
در یک دسته بندی بر اساس نوع کاربر، می توان این نرم افزارها را در دو دسته قرار داد:
- دسته اول شامل نرم افزار حسابداری مناسب حسابداران
- دسته دوم نرم افزار های حسابداری مناسب غیر حسابداران
در دسته اول سیستم های حرفه ای و به روز که بر اساس قوانین امور مالی تنظیم شده اند برای حسابرسی امور مالی شرکت ها و یا فروشگاه های بزرگ به کار گرفته می شوند. در این حالت حضور یک حسابدار زبده و حرفه ای ضروری می باشد تا بتواند گزارش های مالی استاندارد را بر اساس معیارهای مالی تدوین شده برای شرکت ها، به سازمان های دولتی و هم چنین سهام داران (ذی نفعان) داخلی و یا خارجی ارائه دهد.
دسته دوم شامل نرم افزارهایی برای کاربرانی است که مسئولیت رسیدگی به امور مالی یک مجموعه کسب و کار کوچک را بر عهده دارند و به عبارتی به صورت حرفه ای حسابدار نیستند و در این رشته نیز تحصیل نکرده و متخصص نمی باشند. در این حالت این کاربران از پس وظایف مالی ساده ای چون ثبت و صدور فاکتور فروش، ثبت چک مشتری، دریافت نقد، حساب کردن مانده مشتری و … بر می آیند.
