منظور از سیستم حسابداری کامپیوتری هم مجموعه ای از اجزا یکپارچه و متصل یا مرتبط با یکدیگر است که در نهایت گزارشات مالی و حسابداری یک سازمان یا یک شرکت را سرآوری کرده و در اختیار مدیران و تصمیم گیرندگان اصلی قرار می دهد. یک سیستم حسابداری خوب باید بتواند ورودی اطلاعات مالی را با دقت و نظم بالایی مدیریت نماید.داده های مالی را طبقه بندی نموده و بر اساس استانداردهای حسابداری گزارشات مدیریتی و تکالیف قانونی را استخراج نماید. گزارشاتی چون صورت سود و زیان، ترازنامه، درآمدهای ماهانه و سالانه و گزارش مغایرت ها از یک سوی و گزارش معاملات فصلی، گزارش ارزش افزوده و اظهارنامه های مالیاتی از سوی دیگر.

با رشد فناوری و تکنولوژی های جدید دیجیتال، سیستم های سازمانی به سمت سیستم های آنلاین سوق یافته است. به همین دلیل سیستم حسابداری ابری از آخرین فناوری ها برای مدیریت امور حسابداری یک کسب و کار بهره می گیرد. در این مقاله تلاش داریم ویژگی های اصلی یک سیستم حسابداری ابری مطمئن، امن و قابل اتکا را برشمریم.

انواع سیستم حسابداری کامپیوتری

سیستم های حسابداری بر اساس شیوه مورد استفاده جهت ثبت اطلاعات، به سه دسته تقسیم می‌شوند:

سیستم حسابداری دستی
در این روش کلیه امور حسابداری مانند ثبت رویدادهای مالی و تجزیه و تحلیل آنها با کمک نیروی انسانی انجام می‌شود. این روش که برای بنگاه‌های اقتصادی کوچک با حجم معاملات کم مناسب است، فرآیندهای حسابداری با استفاده از ابزارهای ساده حسابداری مانند دفاتر حسابداری و قلم و فرم‌های مربوط به گزارشات و به صورت دست‌نویس انجام می‌شود.

سیستم حسابداری مکانیزه
این سیستم حسابداری، که استفاده از آن در کشور ما رایج‌تر است، از روش‌های دستی و کامپیوتری به صورت ترکیبی کمک می‌گیرد؛ شیوه کار به این صورت است که تجزیه و تحلیل اطلاعات با کمک برنامه‌های کامپیوتری انجام می‌شود؛ اما ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و کل به صورت دستی انجام می‌شود.

سیستم حسابداری کامپیوتری
بازیگر نقش اصلی این سیستم کامپیوتر است؛ در حقیقت یک حسابدار موفق در ابتدا فرآیند کدگذاری اطلاعات مورد نیاز را بر اساس برنامه‌های حسابداری انجام می‌دهد؛ سپس اطلاعات بر اساس کدها وارد سیستم می‌شوند. کامپیوتر پس از انجام عملیات تجزیه و تحلیل، کلیه امور حسابداری نظیر مدیریت حساب‌ها و حتی انجام ثبت‌های دفتر روزنامه و کل را با سرعت بالا انجام می‌دهد.

وظایف سیستم اطلاعات حسابداری
به طور کلی انتظارات کلیه واحدهای اقتصادی از سیستم حسابداری کامپیوتری را می‌توان در گروه‌های زیر دسته‌بندی نمود:

• جمع آوری، ثبت، نگهداری و تجزیه و تحلیل اطلاعات به صورتی که برای مجموعه قابل تفسیر و نتیجه‌گیری باشد.
• مدیریت تعهدات و دریافت و پرداخت‌های مجموعه؛ هر واحد اقتصادی با تعهداتی در قبال کارکنان و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مقابل خود دارد. مدیریت اجرای درست و به موقع این تعهدات بر عهده سیستم حسابداری مجموعه است.
• کنترل و محافظت؛ اسناد و مدارک در یک سیستم حسابداری، همانند دارایی‌ها و سرمایه‌ها ارزشمند هستند؛ کنترل داخلی باید به گونه‌ای باشد که اطلاعات در کنار محافظت بالا، در مواقع نیاز در دسترس باشند.

مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری :
از آنجا که رایانه یک ماشین محاسب الکترونیک است، سرعت عملیات آن قابل مقایسه با سرعت جریان الکترون می باشد. به عنوان مثال یک رایانه متوسط می تواند 500000 جمع را در یک ثانیه انجام دهد . بنابراین سرعت عملیات رایانه در میکروثانیه ها و حتی نانوثانیه ها است .
 

پیشنهاد می کنیم، مقاله اظهار نامه اصلاحی را مطالعه کنید

در چنین سرعتی یک رایانه می تواند عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی را فقط در یک میلیونیم ثانیه انجام دهد و یا عملیاتی که در یک سیستم حسابداری دستی طی یک روز انجام می شود را در چند دقیقه انجام دهد . سرعت در انجام عملیات یکی از مزایای عمده سیستم حسابداری کامپیوتری است و سایر مزایای این سیستم به شرح زیر است :

• پردازش حجم بزرگی از داده ها با سرعت و کارآیی بالا
• به موقع بودن مانده حسابها : با پردازش سریع داده ها در سیستم حسابداری کامپیوتری ، حساب های دفاتر کل و معین به روز بوده و ثبت دائمی موجودیها به سهولت امکان پذیر است .

• تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی : در سیستم حسابداری کامپیوتری گذشته از آن که می توان اطلاعات به موقع مثلا فروش نسیه را در اختیار داشت می توان اطلاعات بیشتری از قبیل فروش روزانه قسمتهای مختلف ، فروشندگان ، شعب ، تولیدات مختلف را بدون صرف هزینه اضافی تهیه نمود .

ملاحظه می کنید که تهیه چنین اطلاعاتی در سیستم حسابداری دستی به سهولت امکان پذیر نیست و مستلزم صرف وقت زیاد و هزینه های اضافی است .

• بازخور فوری : در سیستم حسابداری کامپیوتری تماس مستقیم (OLRT ) کارمند مسئول فروش نسیه ، یک ترمینال که مستقیما به رایانه متصل است ، در اختیار دارد . بنابراین هنگام فروش نسیه ، این کارمند بلافاصله اطلاعات مورد لزوم برای انجام فروش نسیه شامل : سوابق حسابداری مشتری ، مانده بدهی ، سقف اعتبار تصویب شده و ... را از طریق همین ترمینال از رایانه موسسه دریافت نموده و در مورد فروش نسیه تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد کرد .

• امکان اعمال کنترل داخلی اضافی : وجود بازخور فوری برای تصمیم گیری و کسب سریع اطلاعات مربوط به مشتریان در مورد فروشهای نسیه یک مورد از قابلیت های بی نظیر سیستم حسابداری کامپیوتری است که کنترل اضافی در سیستم حسابداری برقرار می کند . در صورتی که اعمال این نوع کنترل داخلی هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده می شود و دفتر معین حسابهای دریافتنی به روز نیست امکان پذیر نمی باشد .