در سیستم حسابداری کامپیوتری ، حسابدار فقط داده های مورد نیاز رایانه را بر اساس برنامه کدگذاری نموده و توسط واحد ورودی رایانه به واحد پردازش مرکزی کامپیوتر می رساند ، بقیه عملیات ثبت دفاتر روزنامه ، کل و معین و تهیه گزارشها و صورتهای مالی براساس برنامه ای که طبق اصول متداول حسابداری از پیش نوشته شده است و با سرعت بسیار زیادی انجام می شود. یک سیستم حسابداری کامپیوتری از سه عنصر تشکیل گردیده است:

1. سخت افزار
2. نرم افزار
3. کارکنان شرکت

تمام عناصر بالا برای موفقیت یک سیستم، حیاتی و الزامی می‌باشند.

معرفی بخش های سیستم حسابداری کامپیوتری:

سخت افزار، ابزار الکترونیکی تشکیل دهنده کامپیوترها نظیر دیسکتها، مانیتورها، چاپگرها و … می‌باشد. اغلب سیستم‌های مدرن حسابداری، نیازمند یک شبکه می‌باشند که از طریق این شبکه کامپیوترهای دیگر نیز می‌توانند به اطلاعات این سیستم دستیابی داشته باشند.

در یک سیستم شبکه‌ای، کامپیوترهای فراوانی می‌توانند با کامپیوتر اصلی ارتباط برقرار کنند و یا از طریق آن سرویس دهی شوند. براساس این شبکه، مثلاً یک حسابدار در تهران می‌تواند به ارزیابی حساب یک مشتری در سرچشمه کرمان بپردازد. در نتیجه حسابرسی سریعتر و معمولاً کم‌هزینه‌تر خواهد بود.

سه مرحله پردازش اطلاعات

نرم افزار، مجموعه برنامه‌هایی است که سبب می‌شود کامپیوتر آنگونه که انتظار می‌رود، عمل کند. نرم افزار حسابداری، اطلاعات مربوط به مبادلات را اخذ، آنرا مرتب و از آن گزارش‌های مربوط به مدیریت را استخراج و در اختیار قرار می‌دهد.

بسیاری از بسته‌های نرم افزاری، به طور مستقل از سایر فعالیت‌های محاسباتی سیستم، عمل می‌کنند؛ برای مثال، یک واحد تجاری که تنها بخشی از آن کامپیوتری است، ممکن است برای حسابداری حقوق و دستمزد، فروش و حساب‌های دریافتنی، از نرم افزار استفاده کند.

برای واحدهای تجاری بزرگ، نرم افزار حسابداری با بانک اطلاعاتی جامع شرکت ترکیب می‌شود. بانک‌های جامع اطلاعاتی، یا سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، هم شامل اطلاعات حسابداری و هم شامل اطلاعات غیرحسابداری می‌باشد.

یکی دیگر از عناصر مهم یک سیستم حسابداری، کارکنان هستند، زیرا آن‌ها موجب فعال شدن سیستم می‌شوند. در سیستم‌های حسابداری مدرن، افراد غیرحسابدار نیز می‌توانند غیرحسابدار است ممکن است از اطلاعات فروش مناطق، که یک اطلاعات حسابداری است، برای شناسایی مناطقی که نیاز به مبارزات تبلیغاتی دارند استفاده کند.

مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری :
از آنجا که رایانه یک ماشین محاسب الکترونیک است ، سرعت عملیات آن قابل مقایسه با سرعت جریان الکترون می باشد . به عنوان مثال یک رایانه متوسط می تواند 500000 جمع را در یک ثانیه انجام دهد . بنابراین سرعت عملیات رایانه در میکروثانیه ها و حتی نانوثانیه ها است .
 

پیشنهاد می کنیم، مقاله اظهار نامه اصلاحی را مطالعه کنید

در چنین سرعتی یک رایانه می تواند عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی را فقط در یک میلیونیم ثانیه انجام دهد و یا عملیاتی که در یک سیستم حسابداری دستی طی یک روز انجام می شود را در چند دقیقه انجام دهد . سرعت در انجام عملیات یکی از مزایای عمده سیستم حسابداری کامپیوتری است و سایر مزایای این سیستم به شرح زیر است :

• پردازش حجم بزرگی از داده ها با سرعت و کارآیی بالا
• به موقع بودن مانده حسابها : با پردازش سریع داده ها در سیستم حسابداری کامپیوتری ، حساب های دفاتر کل و معین به روز بوده و ثبت دائمی موجودیها به سهولت امکان پذیر است .

• تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی : در سیستم حسابداری کامپیوتری گذشته از آن که می توان اطلاعات به موقع مثلا فروش نسیه را در اختیار داشت می توان اطلاعات بیشتری از قبیل فروش روزانه قسمتهای مختلف ، فروشندگان ، شعب ، تولیدات مختلف را بدون صرف هزینه اضافی تهیه نمود .

ملاحظه می کنید که تهیه چنین اطلاعاتی در سیستم حسابداری دستی به سهولت امکان پذیر نیست و مستلزم صرف وقت زیاد و هزینه های اضافی است .

• بازخور فوری : در سیستم حسابداری کامپیوتری تماس مستقیم (OLRT ) کارمند مسئول فروش نسیه ، یک ترمینال که مستقیما به رایانه متصل است ، در اختیار دارد . بنابراین هنگام فروش نسیه ، این کارمند بلافاصله اطلاعات مورد لزوم برای انجام فروش نسیه شامل : سوابق حسابداری مشتری ، مانده بدهی ، سقف اعتبار تصویب شده و ... را از طریق همین ترمینال از رایانه موسسه دریافت نموده و در مورد فروش نسیه تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد کرد .

• امکان اعمال کنترل داخلی اضافی : وجود بازخور فوری برای تصمیم گیری و کسب سریع اطلاعات مربوط به مشتریان در مورد فروشهای نسیه یک مورد از قابلیت های بی نظیر سیستم حسابداری کامپیوتری است که کنترل اضافی در سیستم حسابداری برقرار می کند . در صورتی که اعمال این نوع کنترل داخلی هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده می شود و دفتر معین حسابهای دریافتنی به روز نیست امکان پذیر نمی باشد .