در یک سازمان، امور پرسنلی شامل ساز و کارهای مربوط به پرسنل است و پرونده پرسنلی شامل تمامی مدارک و اسناد مربوط به کارگر و کارمند می‌باشد. قوانین و مقررات مربوط به امور کارگران و کارمندان در مجموعه امور پرسنلی قرار می‌گیرند. بنابراین، تهیه یک سیستم پرسنلی کامل برای شروع به کار، امری ضروری است. البته پرونده پرسنلی باید قابل دسترسی باشد، اما این اطلاعات نباید برای تمامی پرسنل در دسترس باشد و باید به‌روز باشد..
انواع تشکیل پرونده پرسنلی:
تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی:
در روش دستی به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد نیاز است افراد زیادی به این کار گمارده شوند و البته به میزان زیادی هم کاغذ و وقت و انرژی هدر میرود و زمان استهلاک اسناد در این روش بسیار کوتاه بوده و همچنین بررسی ها و جستجوهای بعدی در آن مشکل خواهد بود . روش تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی و سنتی درسازمان هایی کارآمد است که نیروی انسانی کمی داشته و از روابط خارج سازمانی محدوی برخوردار هستند وگرنه در سازمان های بزرگ بهتر است این کار به روش مکانیزه انجام شود .
تشکیل پرونده پرسنلی به روش مکانیزه:
در این روش نرم افزارهایی طراحی شده است که شما می توانید همه مدارک مربوط به پرسنل را در یک سامانه جامع و هماهنگ وارد کنید مثلا اسکن عکس یا شناسنامه یا کارت ملی انجام شده و در این سامانه بارگذاری میشود علاوه بر آن سایر اطلاعات در فرم هایی که در این نرم افزارها پیش بینی شده است وارد میشود و برای هر فرد یک پروفایل طراحی میشود و البته این نرم افزارها طور طراحی شده اند که امکان تغییرات لازم در پرونده پرسنلی در هر زمانی وجود داشته و پرونده های از رده خارج شده یا پرونده های کارکنان مستعفی ، اخراج شده هم قابل بایگانی می باشد. مزیت این روش در عدم استفاده از اسناد کاغذی ، استفاده از فضای کمتر ، کاهش پرسنلی که نیاز است در این بخش کار کنند و برخی موارد دیگر است در هر صورت امروزه دنیا به سمت مکانیزه کردن همه چیز رفته است و استفاده از روش های سنتی جز در موارد خاص و لازم توجیهی نمی تواند داشته باشد .
مزیت استفاده از پرونده به روش مکانیزه:
استفاده از پرونده به روش مکانیزه، دارای بسیاری از مزایاست. یکی از این مزایا این است که پرونده ها به صورت دقیق و بدون هیچگونه خطا در دسترس هستند و اطلاعات ثبت شده در آن ها همواره به روز رسانی می شوند. همچنین با این روش، امکان دسترسی به اطلاعات پرسنلی با سرعت و دقت بالاتری صورت می گیرد. این روش همچنین به کاهش خطاها و اشتباهات احتمالی در ورود اطلاعات کمک می کند و مدیران امکان مشاهده و بررسی اطلاعات پرسنلی را با سهولت دارند. در نهایت، استفاده از پرونده به روش مکانیزه، به دلیل بهینه سازی فرآیندهای امور پرسنلی، می تواند به افزایش بهره وری و کاهش هزینه های مربوط به این حوزه کمک کند.
مدارک لازم در پرونده پرسنلی
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده پرسنلی:
هنگامی که فردی برای استخدام در یک شرکت پذیرفته می شود باید مدارکی را که واحد اداری از وی درخواست می نماید جهت تشکیل پرونده ارائه نماید. مدارکی که برای تشکیل پرونده پرسنلی لازم هستند عبارتند از:
- اصل و فتوکپی شناسنامه متقاضی
- اصل و فتوکپی کارت ملی متقاضی
- اصل و فتوکپی مدارک و گواهینامه‌های آموزشی
- عکس 3*2 (به تعداد مورد نیاز)
- گواهی تندرستی از مدیریت ایمنی و بهداشت
- تعهد نامه معرفین
- اصل و کپی آخرین مدرک تحصیلی
- ارائه شماره حساب در بانک مورد نظر کارفرما
- اصل و فتوکپی شناسنامه همسر و فرزندان متقاضی
- اصل و فتوکپی کارت ملی همسر و فرزندان متقاضی
- اصل و فتوکپی سند ازدواج
- اصلی و فتوکپی کارت پایان خدمت یا معافیت دائم (برای آقایان)
- اصل و فتوکپی معافیت نامه اشتغال به کار از همسر/ پدر (برای خانم ها)
مدیریت امور پرسنلی:
برای داشتن منابع انسانی کارامد و اجرای روش‌های درست و صحیح، یک سازمان نیازمند مدیریت منابع انسانی می‌باشد تا بتواند بین وظایف سازمان، پرسنل و اشیاء، ارتباط لازم را فراهم آورد. وظایف پرسنل یک سازمان هم در واقع، همان کارهایی است که فرد برای انجام آن‌ها به استخدام سازمان درآمده است. به منظور انجام این وظایف، سازمان باید امکانات لازم را در اختیار پرسنل قرار دهد.
در یک سازمان، اختیار و قدرت پرسنل، قدرتی است که فرد برای انجام وظایفش در اختیار قرار دارد. در صورتی که مدیران امور پرسنلی سازمان، از کفایت و مدیریت لازم برخوردار نباشند، سیستم امور پرسنلی نیز با مشکل مواجه خواهد شد.
مدیریت امور پرسنلی
وظایف مدیریت امورپرسنلی در رابطه با سایرمدیران :
1. وظیفه صفی
2. وظیفه هماهنگی
3. وظیفه خدماتی
وظایف کلی مدیریت امور پرسنلی:
- راهنمایی و ارائه نظرات خود در مورد مسائل مربوط به پرسنل به کلیه مدیران
- توجه به کارایی و توانایی کارکنان برای بالا بردن سلامت سازمان
- تهیه و تنظیم روش های درست پرسنلی
- ایجاد هماهنگی برای روش های یکسان استخدامی
- رفتار عادلانه و عدم تبعیض برای کارکنان
وظایف کلی مدیریت امور پرسنلی
مهمترین خط مشی های مدیریت منابع انسانی :
1. خط مشی های مربوط به استخدام
2. خط مشی های مربوط به آموزش وپرورش نیروی انسانی
3. خط مشی های مربوط به حقوق ودستمزد ومزایا
4. خط مشی های مربوط به روابط مطلوب درسازمان
5. خط مشی های مربوط به حفظ ونگهداری کارکنان
امور پرسنلی شامل چه مواردی می شود:
- حقوق و دستمزد
- فاکتورهای در نظر گرفته شده در حقوق و دستمزد
- حقوق پایه
- کمک هزینه مسکن و خواربار
- حق اولاد و عائله مندی
- اضافه کاری
- حق نوبت کاری
- حق تعطیل کاری
- بیمه کارکنان
- استفاده از مزایا
پیشنهاد می کنیم، مقاله مقایسه استانداردهای حسابداری ایران و جهان را مطالعه کنید
