در طی سالیان سازمان ها با رشد روز افزون با دغدغه مدیریت هزینه های سازمانی روبرو شدند. مدیریت هزینه های سازمان ها را ملزم به استفاده از تنخواه گردان حسابداری کرد. مهمترین هدف از ایجاد طبقه بندی و اشراف کامل بر هزینه های هر واحد، پرداخت آسان و حذف فرآیندهای اداری و در نتیجه آن کاهش عملیات حسابداری می باشد. در ادامه این مقاله شما با مفهوم تنخواه گردان در حسابداری و تنخواه دار آشنا می شوید، انواع آن و روش های ثبت های گوناگون بطور کامل توضیح داده شده است. و در آخر نحوه ثبت تنخواه گردان در نرم افزار حسابداری میزان شرح داده شده است.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه های جزئی شرکت ها و موسسات نگهداری می شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه دارد.
حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می شوند و هزینه زیادی را تشکیل می دهند. همه هزینه هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می شود باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود.به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.
تنخواه دار کیست؟
در هر شرکت مبلغ تنخواه در اختیار شخص یا اشخاص خاصی قرار میگیرد و پرداخت هزینه های جزئی شرکت از محل تنخواه بر عهده ان شخص میباشد. به این شخص تنخواه دار یا مسئول تنخواه میگویند. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت میشود. این فرد میتواند رئیس حسابداری، حسابدار یا تدارکات باشد. تنخواه دار باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند چرا که این کار خلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار میباشد.
تنخواه دار کیست و وظایف آن چیست؟
یکی از پرسنل شرکت که فردی مورد اعتماد و صادق می باشد و به تایید هیئت مدیره شرکت رسیده است به عنوان تنخواه دار معرفی می گردد. بنابراین به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. معمولا در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه دار، شغل بسیار مهم و حساسی است.
وظایف تنخواه دار با توجه به سیاست های سازمان به حالت های مختلفی تقسیم می شود:
- تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و اسناد هزینه یا خرید برای تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه مورد استفاده قرار میگیرد
- تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود و صورت خلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد
روش های ثبت تنخواه گردان انواع مختلفی دارد از جمله روش ثبت تنخواه ثابت، روش ثبت تنخواه متغیر، روش ثبت تنخواه نقدی و روش تنخواه تعهدی که در قسمت روش های ثبت تنخواه گردان این موارد بصورت کامل توضیح داده شده است.
قبل از افتتاح حساب تنخواه می بایست صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود. در قبال پرداخت انجام شده می بایست رسید معتبر دریافت شود، تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند و در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت می شود.
- مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه در اختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترل هاي داخلي حسابداري مكلف هستند، معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار، تضمين كافي به شركت واگذار نمايند.
- اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث در چارچوب امور محوله، عينا به آنان مسترد خواهد شد.
پیشنهاد میشود مقاله صندوق در حسابداری چیست؟ را هم مطالعه کنید
انواع تنخواه گردان را می شناسید؟
به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست های داخلی شرکت به چند دسته تقسیم می شود: متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، اصلی و فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن ها ارائه می کنیم.
1. تنخواه گردان ثابت
در حال تنخواه ثابت با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص برای هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز ش3رکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که در تنخواه ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده انجام شود.
2. تنخواه گردان متغیر
در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می شود برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه اولیه به حسابداری تحویل دهد.
هدف از ایجاد تنخواه گردان چیست؟
از مهمترین اهداف جهت ایجاد حساب تنخواه گردان در حسابداری می توان به موارد ذیل اشاره کرد.
- کنترل وجه نقد در سازمان
- پرداخت آسان و جلوگیری از اتلاف وقت امورات اداری
- کاهش حجم عملیات حسابداری
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است. اما چه چیزی آن را از صندوق متمایز می کند؟ تفاوت حساب تنخواه با حساب صندوق در چه چیزهایی است؟
اول از همه اینکه پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود باید به صورت روزانه ثبت شود، اما پرداخت هایی که توسط حساب تنخواه انجام می شود باید در زمانی که واریز هزینه ها انجام می گیرد ثبت شوند.
ضمنا پرداخت های حساب تنخواه معمولا جهت هزینه های مشخص شده انجام می گردد، اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخصی ندارند.
چند نکته در مورد افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
روش های ثبت تنخواه:
از آنجایی که تنخواه یک دارایی محسوب می شود برای ثبت سند آن، باید مانند حساب صندوق باشد، زمانی که این حساب بدهکار می شود مبلغ آن افزایش پیدا می کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه کاهش پیدا می کند. برای این منظور چهار روش ثبت تنخواه وجود دارد.
- روش ثبت تنخواه ثابت
- روش ثبت تنخواه متغیر
- روش ثبت تنخواه نقدی
- روش ثبت تنخواه تعهدی
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان
رسید تنخواه به رسیدی گفته می شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می شود و نشان دهنده این است که چه مبلغی هزینه شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا گردد.
البته برای اینکه رسید جنبه رسمی پیدا کند باید دارای شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز باشد. در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.
برگ پرداخت تنخواه ، فرم مجوز ایجاد تنخواه ، فهرست صورت هزینه های تنخواه از اسناد مربوطه تنخواه هستند.
در این میان پیشنهاد می کنیم در صورتی که قصد دارید اطلاعات بیشتری در مورد اظهارنامه مالیاتی و نحوه تهیه و تکمیل آن بیشتر بدانید مقاله اظهارنامه مالیاتی چیست را مطالعه کنید.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
در پایان ذکر این نکته مهم را فراموش نکنیم که در بعضی از مجموعه ها حساب تنخواه در پایان سال یا دوره مالی مورد نظر بسته می شود و در برخی موارد نیز مانده حساب آن به دوره بعدی منتقل می شود.
در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می گیرد.
