تحریر دفاتر قانونی، یکی از کارهای مهم حسابداری است که دقت و مهارت بالایی را می طلبد. چرا که نا آگاهی از قانون و بی دقتی در نگهداری از دفاتر و ثبت درست اطلاعات میتواند منجر به رد دفاتر قانونی شود و در این صورت تعیین میزان مالیات به صورت علی الراس انجام می گیرد.
باید بدانید که مودیان مالیاتی، طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیاتهای مستقیم در صورت عدم ارائه دفاتر مشمول جریمه‌ای معادل بیست درصد(۲۰%) مالیات می شوند.
منظور از رد دفاتر قانونی چیست؟
پس از ثبت شرکت، پلمپ دفاتر قانونی از اقدامات لازم است که باید تمامی صفحات دفاتر قانونی در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها، پلمپ شود.
رد دفاتر قانونی به معنای آن است که مودیان مالیاتی با بررسی دفاتر قانونی به این نتیجه رسیده‌اند که دفاتر بر اساس آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی تنظیم نشده است. پس اقدام به رد دفاتر می‌کنند.
موارد رد دفاتر قانونی چیست؟
با حذف قانون تشخیص مالیات علی الراس در سال 1397، دفاتر قانونی از اهمیت بالاتری برخوردار شدند؛ زیرا پس از آن، تعیین مالیات فعالیت‌های اقتصادی صرفا بر اساس اسناد و مدارک عینی مجموعه انجام می‌شود. . در اینجا به بررسی علت‌های رد دفاتر قانونی دفاتر می‌پردازیم. دلایل رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات در چند گروه طبقه بندی می‌شود:
- ️ اشکال در فرآیندهای حسابداری
- اشکال در فرآیندهای دفترنویسی
- ️ انجام عملیات غیرقانونی
- اشکالات سهوی و یا سهل‌انگاری
- بی توجهی به تکالیف و یا نامه های مالیاتی
عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری:
عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری موجب رد دفاتر قانونی می‌شود. یعنی اگر مودی از سیستم مکانیکی یا الکترونیکی به‌جای اتوماسیون حسابداری استفاده کرده باشد، باعث رد دفاتر خواهد شد.
توجه داشته باشید که اگر اشتباه رخ‌داده در ثبت عملیات، اصلاح نشده باشد، به‌موجب ماده تبصره 10 آیین‌نامه تحریر، موجب رد دفاتر قانونی خواهد شد. استفاده از نرم افزارهایی مانند نرم افزار حسابداری پروژه میتواند اشتباهات را به حداقل برساند.
رد دفاتر قانونی به دلیل ایراد در فرآیندهای دفترنویسی:
رعایت نکردن قوانین و مقرراتی که سازمان مالیاتی در آیین نامه تحریر دفاتر قانونی تصویب نموده است، یکی از مهم‌ترین دلایل رد دفاتر قانونی است. برخی از این موارد عبارتند از:
- ثبت رویدادهای مالی با مداد و یا نوشت افزارهایی که به سادگی پاک می‌شوند
- استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل و یا استفاده از یک دفتر برای چندین سال متمادی
در صورتی که مودی قصد دارد از دفاتر سال قبل خود استفاده کند، باید ظرف 30 روز از آغاز سال مالی جدید به حوزه مالیاتی خود مراجعه نموده، اقدامات لازم را انجام دهد.
- ثبت همه یا بخشی از رویدادهای مالی بین سطور دفتر قانونی؛ کلیه اطلاعات باید روی خطوط دفاتر قانونی ثبت شوند نه در بین سطور
- ثبت همه یا قسمتی از اطلاعات مالی و رویدادها در حاشیه دفتر قانونی
- استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری برای ثبت رویدادهای مالی و عدم ثبت اسناد و مدارک مالی در دفاتر قانونی
رویدادهای مالی به جز در مواردی که مودی از ماشین‌های مکانیزه یا الکترونیکی استفاده می‌کند، باید به صورت دست نویس در دفاتر قانونی ثبت شود
- ارائه دفاتر سفید به سازمان
- ارائه دفاتر سفید یا نانویس در حکم عدم ارائه دفتر محسوب می‌شود.
حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی:
ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر، در مورد رد دفاتر قانونی به‌خاطر پاک‌کردن مندرجات دفاتر صحبت می‌کند. به‌این‌ترتیب که حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی یا هرگونه عملی که باعث پاک شدن یا تغییر در دفاتر پلمپ شود، موجب رد دفاتر خواهد شد.
محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر:
همانند مورد قبل، طبق ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر، محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر که باعث تغییر یا محو مندرجات دفتر شود، موجب رد دفاتر قانونی می‌شود.
عملیات حسابداری غیرقانونی:
- سندسازی و ثبت رویدادهای مالی غیرواقعی
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی
- تاخیر در ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و کل با هدف سوءاستفاده
- عدم اصلاح اشتباهات غیرعمدی در ثبت رویدادهای مالی در کوتاه‌ترین زمان پس از کشف
فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده:
حتی اگر یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ کنده یا پاره شده باشد، آن دفتر مورد رسیدگی اداره مالیات نمی‌گیرد؛ بنابراین فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده موجب رد دفاتر می‌شود.
رد دفاتر به دلیل اشکالات سهوی و یا سهل انگاری:
1. به تعویق افتادن تحریر دفاتر به دلایل غیرعمد
بنابر مفاد آیین نامه تحریر دفاتر، کلیه رویدادهای مالی باید در روز وقوع رویداد در دفتر روزنامه ثبت شود؛ تاخیر در ثبت رویدادها در موارد استثنایی (به تشخیص مامورین مالیاتی) تا یک هفته نیز خللی به اعتبار دفتر روزنامه وارد نخواهد نکرد. همچنین کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
2. وجود جای خالی (نانویس) بین سطور جدول و یا سفید رها کردن یک یا چند صفحه (در صورتی که از حد مجاز بیشتر شود)
نکته: در مواردی که سفید ماندن تمام صفحه در دفتر برای ثبت تراز افتتاحی باشد، منجر به رد دفاتر نخواهد بود؛ همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر ماه با رعایت شرایط زیر به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌سازد:
- اسناد دارای شماره ردیف باشند
- قسمت سفید مانده با خط بسته شود
1. فراموش کردن ثبت یک یا چند رویداد مالی به شرط محرز شدن
2. مفقود شدن یک یا چند برگ از دفاتر قانونی
صفحات سفید:
اگر تعداد صفحات سفید در دفاتر قانونی بیش از حد مجاز باشد موجب رد دفاتر خواهد شد.
پیشنهاد می‌شود مقاله 12 نکته کلیدی برای جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی را مطالعه کنید
آیین نامه جدید در مورد رد دفاتر قانونی چه می گوید؟
در سال 1402 به استناد اصلاحیه ماده 95 قانون مالیات های مستقیم، سازمان مالیاتی آیین نامه اجرایی این ماده با موضوع تحریر دفاتر و روش های نگهداری اسناد و مدارک را تصویب نمود؛ بر اساس جدیدترین آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ، موارد زیر به دلایل رد دفاتر مودیان مالیاتی اضافه شد:
- دستکاری و یا حذف برخی از عملیات از دفاتر الکترونیکی
- احراز عمدی بودن مفقود شدن دفاتر قانونی
هر گاه دفاتر قانونی مودی به هر عنوان از دسترس او خارج شوند؛ اگر صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید را ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر در ثبت رویدادها در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
- تحریر دفاتر به زبانی غیر از زبان فارسی و یا بر اساس واحد پولی به غیر از پول رایج کشور
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم‌های ماشینی اعم از مکانیزه یا الکترونیکی و یا سامانه‌های مرتبط نظیر سامانه معاملات فصلی
- تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده شرکت در طی سال مالی بدون اطلاع اداره مالیاتی
- تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی
نکته:
با تصویب این آیین نامه موارد رد دفاتر مربوط به آیین نامه پیشین ملغی نشده و به قوت خود باقی است.
دو راهکار کلیدی جهت جلوگیری از رد دفاتر قانونی:
دو راه اصلی جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی عبارتند از:
- برطرف‌کردن مغایرت و اصلاحات در اظهارنامه 3 ماهه مالیات بر ارزش افزوده با دفاتر قانونی: با قرارگیری اقلام غیر مشمول در کنار پارامتر‌های مشمول مالیات بر ارزش افزوده ، می‌توان مغایرت بوجود آمده در اظهارنامه مالیاتی را ر فع کرد. این مورد در آموزش اظهارنامه مالیاتی آکادمی فرداد اشاره شده است.
- برطرف‌کردن رفع مغایرت و اصلاحات گزارش 3 ماهه خریدوفروش فصلی با اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر قانونی.
نحوه ارائه دفاتر قانونی به حوزه مالیاتی:
مودیان موظفند پس از دریافت نامه درخواست کتبی اداره مالیاتی، مبنی بر ارائه اسناد و مدارک به ویژه دفاتر قانونی، دفاتر حسابداری و سایر اسناد خود را در روز و محل تعیین شده به ماموران سازمان تحویل دهند. (ماده 15 آیین نامه تحریر دفاتر)
در صورتی که بنا به تشخیص بازرسان سازمان، دفاتر مودی غیرقابل بررسی و یا مردود اعلام شود، مراتب به مراجع ذی‌ربط انتقال داده می‌شود. پس از آن مودی موظف است ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ موارد تشخیصی، به مراجع مزبور مراجعه و با ارائه اسناد و مدارک کتبی مشکل را مرتفع نماید. در غیر این صورت دفاتر او به صورت قطعی مردود اعلام و مشمول تعلق جرایم خواهد بود.
جریمه رد دفاتر قانونی:
جریمه رد دفاتر قانونی شامل جریمه 20 درصدی مالیات دهنده خواهد بود. در صورت ارائه اما رد دفاتر توسط بازرسان این جریمه به میزان 10 درصد خواهد بود.
آیا جرائم رد دفاتر قانونی قابل بخشودگی است؟
بر اساس ماده 189 ق.م.م، سازمان مالیاتی برای مودیانی (حقیقی یا حقوقی) که به مدت سه سال متوالی
- اسناد و مدارک و دفاتر قانونی خود را در مهلت مقرر ارائه نمایند
- دفاتر آنها بدون مشکل پذیرفته شود
- بدون مراجعه به هیئت‌های حل اختلاف مالیاتی، مالیات خود را پرداخت کرده باشند
جایزه‌ای معادل 5% اصل مالیات سه سال مذکور به علاوه استفاده از مزایای مقرر در ماده 190 ق.م.م در نظر می‌گیرد. این جایزه معاف از مالیات بوده و از محل وصولی‌های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد مودیان منظور خواهد شد.
تبصره 1 ماده 190 ق.م.م:
در تبصره 1 ماده 190 قانون مالیات های مستقیم نیز آمده است که اگر مودیان، متعهد به انجام تکالیف و پرداخت‌های قانونی خود بوده و به‌موقع اظهارنامه و کلیه دفاتر قانونی خود را تحویل داده باشند، از 80 درصد جرایم مقرر در ماده قانون 239 معاف خواهند بود؛ لذا باید برگ تشخیص مالیاتی صادره را قبول یا با اداره مالیات توافق نمایند و نسبت به پرداخت مالیات با ترتیب پرداخت آن اقدام کنند
همچنین، اگر مودی تا یک ماه از تاریخ ابلاغ برگ قطعی مالیات نسبت به پرداخت یا ترتیب پرداخت آن اقدام کند مشمول معافیت مالیاتی 40 درصدی از جرایم مالیاتی خواهد بود.
راههای جلوگیری از رد دفاتر قانونی با انجام ندادن موارد زیر:
گاهی اقدامات به ظاهر زیرکانه برخی مودیان، در زمان تحریر موجب رد دفاتر از سوی سازمان مالیاتی می‌شود؛ این رفتارهای غیرقانونی علاوه‌بر رد دفاتر قانونی، جرائم دیگری نظیر کتمان درآمد برای شما به همراه دارد.
- عدم ثبت فروش یا درآمد در دفاتر و یا کمتر ثبت کردن آنها از طریق به وجود آوردن خریداران ساختگی و کد اقتصادی جعلی و یا با کمک کد اقتصادی دیگران؛ به ویژه موسساتی که فروش کالای آنها از طریق شعبه، نمایندگی، کارگزار و توزیع کننده به عمل می‌آید.
- حساب سازی یا حساب به حساب کردن؛ مانند ثبت فروش یا درآمد در حساب بستانکاران، جاری شرکا و سایر حساب‌های نادرست
- ثبت خرید کالا یا دارایی در حساب هزینه برخلاف موازین مربوطه
- حساب مشتریان بابت برگشت واهی کالا و منظور نمودن تخفیفات نقدی ساختگی به حساب مشتریان جهت ایجاد بستانکاری واهی
- خروج دارایی‌های مستهلک شده از حساب‌ها به منظور کتمان درآمد، همچنین فروش آنها در زمان واگذاری یا انحلال
- تسعیر غیرواقعی نرخ ارز به منظور کتمان سود و نشان دادن زیان
- انعقاد قراردادهای صوری و فاکتورهای ساختگی خرید مواد و کالا و اسناد هزینه
- عدم توجه به مقررات سامانه ماده 169 و ثبت برخی هزینه‌ها به منظور کتمان برخی درآمد‌ها
- عدم تطابق وزن کالا با پته‌ها در مدارک انبارداری
- ثبت هزینه‌های مستقیم خرید یا واردات کالا در حساب هزینه‌های جاری
- متورم کردن مبلغ مندرج در فاکتورهای خرید و هزینه‌ها از طریق تبانی با مشتری
- منظور نمودن هزینه‌های واهی و شخصی به حساب هزینه‌های موسسه
- ارائه صورتحساب‌های خرید و هزینه‌ها بیش از یک بار به حسابرسان
- خروج کالای سالم از حساب‌ها به عنوان ضایعات
- عدم دستکاری در وسایل اندازه‌گیری کالا (کم فروشی) و سوءاستفاده از صندوق‌های فروش نقدی جهت کاستن از حجم فروش واقعی
- منظور نمودن مطالبات لاوصول واهی و یا ثبت وصول مطالبات حذف شده
سوالات متداول:
اگر ثبت عملیات فروردین ماه و تراز افتتاحیه قبل از تاریخ پلمپ دفاتر قانونی باشد، آیا مشکلی ایجاد می‌کند؟ در مورد شرکت‌های دولتی چطور؟
هر گونه ثبت رویدادها در دفاتر باید پس از پلمب دفاتر صورت گيرد؛ در این زمینه شرکت دولتی و خصوصی تفاوتی ندارند. عملیات ثبت شده قبل از تاریخ پلمب دفاتر، مشمول مقررات تاخير ثبت و پلمب خواهد بود.
در مواردی که عملیات به طور کامل در دفاتر قانونی ثبت می‌شود اما اسناد با کامپیوتر صادر می‌گردند، آیا مودی مکلف به تسلیم گزارش 3 ماهه است؟
خير- از آنجا که سیستم کاملا مکانیزه نیست، مودی موظف به ثبت روزانه عمليات در دفاتر نیست.
آیا اشتباهات حسابداری، موجب رد دفاتر خواهد شد؟
در صورتی که در عملیات مالی و حسابداری مجموعه اشتباهی رخ دهد، اما در طی همان دوره مالی کشف و اصلاح شود، مشکلی برای دفاتر ایجاد نخواهد کرد. (ماده 10)
دفاتر معین چه تاثیری در رد دفاتر قانونی دارند؟
دفاتر معین تنها جهت ثبت جزئیات حساب‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در نتیجه به کشف اشتباهات در دفاتر روزنامه و کل کمک خواهد کرد.
چرا با وجود نرم افزارهای دقیق و کاربردی مودیان همچنان موظف به استفاده از دفاتر روزنامه و کل به صورت دستی هستند و اقدامی برای مکانیزه شدن عملیات مالی نمی‌شود؟
استفاده از دفاتر قانونی رسمی (روزنامه و کل) تا زمان اصلاح قانون تجارت الزامی است.
کلام آخر:
نگهداری، تنظیم و پلمپ دفاتر قانونی و زمان ارائه به اداره مالیات از اقدامات مهم شرکت‌ها پس از تأسیس است. اگر توسط بازرسان مالیاتی رد دفاتر قانونی بنا به دلایلی از جمله خارج کردن دفاتر از پلمپ، سفید گذاشتن صفحات، عدم درج رویدادهای مالی، بستانکاری حساب‌های بانکی و … انجام شود، موجب اعمال جریمه 20 درصدی از مالیات متعلقه خواهد شد.
