تحریر دفاتر قانونی، یکی از کارهای مهم حسابداری است که دقت و مهارت بالایی را می طلبد. چرا که نا آگاهی از قانون و بی دقتی در نگهداری از دفاتر و ثبت درست اطلاعات میتواند منجر به رد دفاتر قانونی شود و در این صورت تعیین میزان مالیات به صورت علی الراس انجام می گیرد.
باید بدانید که مودیان مالیاتی، طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیاتهای مستقیم در صورت عدم ارائه دفاتر مشمول جریمه‌ای معادل بیست درصد(۲۰%) مالیات می شوند.
منظور از رد دفاتر قانونی چیست؟
عدم پذیرش دفاتر قانونی یک مجموعه اقتصادی توسط سازمان مالیاتی، رد دفاتر قانونی نامیده می‌شود. رد شدن دفاتر علاوه‌بر اینکه جرائمی برای مودی به همراه دارد، منجر به از بین رفتن اعتبار مودی نزد سازمان مالیاتی شده، او را در گروه مودیان پرریسک قرار می‌دهد.
موارد رد دفاتر قانونی چیست؟
با حذف قانون تشخیص مالیات علی الراس در سال 1397، دفاتر قانونی از اهمیت بالاتری برخوردار شدند؛ زیرا پس از آن، تعیین مالیات فعالیت‌های اقتصادی صرفا بر اساس اسناد و مدارک عینی مجموعه انجام می‌شود. . در اینجا به بررسی علت‌های رد دفاتر قانونی دفاتر می‌پردازیم. دلایل رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات در چند گروه طبقه بندی می‌شود:
♦️ اشکال در فرآیندهای حسابداری
♦️ اشکال در فرآیندهای دفترنویسی
♦️ انجام عملیات غیرقانونی
♦️ اشکالات سهوی و یا سهل‌انگاری
♦️ بی توجهی به تکالیف و یا نامه های مالیاتی
رد دفاتر قانونی به دلیل ایراد در فرآیندهای حسابداری
گاهی انجام عملیات نادرست حسابداری موجب رد شدن دفاتر قانونی می‌شود. از جمله این فرآیندها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
♦️ بستانکار شدن حساب موجودی نقد و یا حساب‌های بانک مودی
در صورتی که پس از مطابقت حساب‌ها با بانک دلیل این بستانکاری وابسته به تقدم و تاخر ثبت‌ها و دریافت و پرداخت‌ها باشد، مشکلی ایجاد نمی‌کند.
♦️ عدم ثبت خلاصه عملیات شعب
بر اساس ماده 16 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، مودیانی که دارای شعبه در نقاط دیگر هستند، به صورت ماهیانه یا حداقل یک بار در سال خلاصه رویدادهای مالی شعب خود را در دفاتر قانونی دفتر مرکزی ثبت نمایند.
♦️ عدم رعایت تقدم در ثبت
اگر مودی رویدادهای مالی را بر اساس ترتیب تاریخ وقوع ثبت نکند، دفتر قانونی قابل استناد نیست.
♦️ عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری به بازرسان سازمان
در مواردی که مودی از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کند، باید دستورالعمل و دسترسی‌های لازم جهت بررسی اطلاعات را در اختیار بازرسان قرار دهند.
رد دفاتر قانونی به دلیل ایراد در فرآیندهای دفترنویسی
رعایت نکردن قوانین و مقرراتی که سازمان مالیاتی در آیین نامه تحریر دفاتر قانونی تصویب نموده است، یکی از مهم‌ترین دلایل رد دفاتر قانونی است. برخی از این موارد عبارتند از:
♦️ ثبت رویدادهای مالی با مداد و یا نوشت افزارهایی که به سادگی پاک می‌شوند
♦️ استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل و یا استفاده از یک دفتر برای چندین سال متمادی
در صورتی که مودی قصد دارد از دفاتر سال قبل خود استفاده کند، باید ظرف 30 روز از آغاز سال مالی جدید به حوزه مالیاتی خود مراجعه نموده، اقدامات لازم را انجام دهد.
♦️ ثبت همه یا بخشی از رویدادهای مالی بین سطور دفتر قانونی؛ کلیه اطلاعات باید روی خطوط دفاتر قانونی ثبت شوند نه در بین سطور
♦️ ثبت همه یا قسمتی از اطلاعات مالی و رویدادها در حاشیه دفتر قانونی
♦️ استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری برای ثبت رویدادهای مالی و عدم ثبت اسناد و مدارک مالی در دفاتر قانونی
رویدادهای مالی به جز در مواردی که مودی از ماشین‌های مکانیزه یا الکترونیکی استفاده می‌کند، باید به صورت دست نویس در دفاتر قانونی ثبت شود
♦️ ارائه دفاتر سفید به سازمان
ارائه دفاتر سفید یا نانویس در حکم عدم ارائه دفتر محسوب می‌شود.
رد دفاتر به دلیل انجام اقدامات غیرقانونی و یا خلاف واقع
گاهی مودی با هدف گمراه کردن بازرسان سازمان و فرار مالیاتی اقداماتی جهت مخدوش نمودن دفتر و یا انجام ثبت‌های غیراستاندارد می‌نماید؛ در کلیه این موارد دفاتر قانونی مودی مورد پذیرش سازمان مالیاتی نخواهد بود. این اقدام به دو روش ممکن است انجام شود:
♦️ عملیات حسابداری غیر قانونی شامل عدم ثبت برخی رویدادها، ثبت وقایع خلاف واقع و یا انجام ثبت‌های غیراستاندارد
♦️ مخدوش نمودن دفاتر قانونی
عملیات حسابداری غیرقانونی
♦️ سندسازی و ثبت رویدادهای مالی غیرواقعی
♦️ عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی
♦️ تاخیر در ثبت رویدادها در دفاتر روزنامه و کل با هدف سوءاستفاده
♦️ عدم اصلاح اشتباهات غیرعمدی در ثبت رویدادهای مالی در کوتاه‌ترین زمان پس از کشف
مخدوش نمودن دفاتر قانونی
♦️ خارج کردن دفاتر قانونی از پلمپ انجام شده توسط سازمان ثبت شرکتها
♦️ از بین بردن یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ شده
♦️ حذف کردن رویدادهای مالی با کمک وسایل و مواد شیمیایی
♦️ محو کردن بخشی یا تمامی مندرجات دفاتر قانونی با رنگ یا جوهر
♦️ انجام هر گونه عملیات جهت محو یا پاک نمودن رویدادهای مالی دفاتر قانونی مانند استفاده از لاک غلط گیر و یا تراشیدن مندرجات
رد دفاتر به دلیل اشکالات سهوی و یا سهل انگاری
♦️ به تعویق افتادن تحریر دفاتر به دلایل غیرعمد
بنابر مفاد آیین نامه تحریر دفاتر، کلیه رویدادهای مالی باید در روز وقوع رویداد در دفتر روزنامه ثبت شود؛ تاخیر در ثبت رویدادها در موارد استثنایی (به تشخیص مامورین مالیاتی) تا یک هفته نیز خللی به اعتبار دفتر روزنامه وارد نخواهد نکرد. همچنین کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
♦️ وجود جای خالی (نانویس) بین سطور جدول و یا سفید رها کردن یک یا چند صفحه (در صورتی که از حد مجاز بیشتر شود)
نکته: در مواردی که سفید ماندن تمام صفحه در دفتر برای ثبت تراز افتتاحی باشد، منجر به رد دفاتر نخواهد بود؛ همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر ماه با رعایت شرایط زیر به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌سازد:
- اسناد دارای شماره ردیف باشند
- قسمت سفید مانده با خط بسته شود
♦️ فراموش کردن ثبت یک یا چند رویداد مالی به شرط محرز شدن
♦️ مفقود شدن یک یا چند برگ از دفاتر قانونی
رد دفاتر به دلیل بی توجهی به تکالیف و یا نامه های مالیاتی
♦️ خودداری از ارائه همه و یا برخی از دفاتر ثبت و پلمپ شده شرکت اعم از اینکه تکمیل شده و یا نانویس باشد
پیشنهاد می‌شود مقاله 12 نکته کلیدی برای جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی را مطالعه کنید
آیین نامه جدید در مورد رد دفاتر قانونی چه می گوید؟
در سال 1400 به استناد اصلاحیه ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم، سازمان مالیاتی آیین نامه اجرایی این ماده با موضوع تحریر دفاتر و روشهای نگهداری اسناد و مدارک را تصویب نمود؛ بر اساس جدیدترین آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ، موارد زیر به دلایل رد دفاتر مودیان مالیاتی اضافه شد:
♦️ دستکاری و یا حذف برخی از عملیات از دفاتر الکترونیکی
♦️ احراز عمدی بودن مفقود شدن دفاتر قانونی
هر گاه دفاتر قانونی مودی به هر عنوان از دسترس او خارج شوند؛ اگر صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید را ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر در ثبت رویدادها در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
♦️ تحریر دفاتر به زبانی غیر از زبان فارسی و یا بر اساس واحد پولی به غیر از پول رایج کشور
♦️ عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم‌های ماشینی اعم از مکانیزه یا الکترونیکی و یا سامانه‌های مرتبط نظیر سامانه معاملات فصلی
♦️ تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده شرکت در طی سال مالی بدون اطلاع اداره مالیاتی
♦️ تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی
نکته
با تصویب این آیین نامه موارد رد دفاتر مربوط به آیین نامه پیشین ملغی نشده و به قوت خود باقی است.
دو راهکار کلیدی جهت جلوگیری از رد دفاتر قانونی
اصلی‌ترین رویدادهای مالی در دفاتر قانونی مربوط به خرید و فروش‌های مجموعه است؛ به این ترتیب با رفع مغایرت گزارشات فصلی و ارزش افزوده می‌توانید اطلاعات صحیح‌تری در دفاتر خود ثبت نمایید. راهکارهای مغایرت‌یابی به صورت زیر است:
راهکار اول: رفع مغایرت و اصلاح اظهارنامه ارزش افزوده و مطابقت با دفاتر قانونی در بازه‌های 3 ماهه
برای این کار باید اقلام مشمول و غیرمشمول ارزش افزوده را در بخش‌های مشخص اظهارنامه قرار دهید؛ به این ترتیب به سادگی می‌توانید مغایرت‌های احتمالی را یافته و آنها را اصلاح نمایید.
راهکار دوم: مغایرت‌یابی و اصلاح گزارشات مربوط به خرید و فروش فصلی و تطبیق گزارشات با اظهارنامه ارزش افزوده و دفاتر قانونی در بازه‌های زمانی 3 ماهه
نحوه ارائه دفاتر قانونی به حوزه مالیاتی
مودیان موظفند پس از دریافت نامه درخواست کتبی اداره مالیاتی، مبنی بر ارائه اسناد و مدارک به ویژه دفاتر قانونی، دفاتر حسابداری و سایر اسناد خود را در روز و محل تعیین شده به ماموران سازمان تحویل دهند. (ماده 15 آیین نامه تحریر دفاتر)
در صورتی که بنا به تشخیص بازرسان سازمان، دفاتر مودی غیرقابل بررسی و یا مردود اعلام شود، مراتب به مراجع ذی‌ربط انتقال داده می‌شود. پس از آن مودی موظف است ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ موارد تشخیصی، به مراجع مزبور مراجعه و با ارائه اسناد و مدارک کتبی مشکل را مرتفع نماید. در غیر این صورت دفاتر او به صورت قطعی مردود اعلام و مشمول تعلق جرایم خواهد بود.
جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی
مودی در زمینه دفاتر قانونی خود مشمول دو نوع جریمه می‌شود:
♦️ در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی مشمول پرداخت 20% مالیات متعلق خواهد شد
♦️ جریمه رد دفاتر قانونی معادل 10% مالیات متعلق است
اما شاید سنگین‌ترین جریمه برای مودیان عدم پذیرش هزینه‌های مودی به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی و اخذ مالیات از کل درآمد کسب شده مودی طی دوره باشد؛ به عبارت دیگر، در مواردی که دفاتر رد می‌شود، بازرسان با مراجعه حضوری و بررسی شرایط بنگاه اقتصادی، مالیات کسب و کار را برآورد می‌نمایند.
آیا جرائم رد دفاتر قانونی قابل بخشودگی است؟
بر اساس ماده 189 ق.م.م، سازمان مالیاتی برای مودیانی (حقیقی یا حقوقی) که به مدت سه سال متوالی
♦️ اسناد و مدارک و دفاتر قانونی خود را در مهلت مقرر ارائه نمایند
♦️ دفاتر آنها بدون مشکل پذیرفته شود
♦️ بدون مراجعه به هیئت‌های حل اختلاف مالیاتی، مالیات خود را پرداخت کرده باشند
جایزه‌ای معادل 5% اصل مالیات سه سال مذکور به علاوه استفاده از مزایای مقرر در ماده 190 ق.م.م در نظر می‌گیرد. این جایزه معاف از مالیات بوده و از محل وصولی‌های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد مودیان منظور خواهد شد.
تبصره 1 ماده 190 ق.م.م
1- در صورتی که مودی کلیه تکالیف و پرداختهای قانونی خود در زمینه ارائه اظهارنامه مالیاتی و دفاتر قانونی را در موعد مقرر انجام داده باشد، 80% جرائم مقرر در ماده 239 ق.م.م برای وی بخشوده خواهد شد؛ شرط برخورداری از این بخشودگی عبارت است از:
♦️ قبول برگ تشخیص مالیاتی صادره و یا توافق با اداره مالیاتی
♦️ اقدام جهت پرداخت مالیات و یا ترتیب دادن پرداخت مالیات متعلقه
2- در صورتی که مودی ظرف مدت یک ماه از تاریخ ابلاغ برگ قطعی مالیات نسبت به پرداخت یا ترتیب دادن پرداخت آن اقدام کند، 40 درصد از جرایم مالیاتی مقرر در این ماده قانونی (239) خواهد بود.
راههای جلوگیری از رد دفاتر قانونی با انجام ندادن موارد زیر
گاهی اقدامات به ظاهر زیرکانه برخی مودیان، در زمان تحریر موجب رد دفاتر از سوی سازمان مالیاتی می‌شود؛ این رفتارهای غیرقانونی علاوه‌بر رد دفاتر قانونی، جرائم دیگری نظیر کتمان درآمد برای شما به همراه دارد.
♦️ عدم ثبت فروش یا درآمد در دفاتر و یا کمتر ثبت کردن آنها از طریق به وجود آوردن خریداران ساختگی و کد اقتصادی جعلی و یا با کمک کد اقتصادی دیگران؛ به ویژه موسساتی که فروش کالای آنها از طریق شعبه، نمایندگی، کارگزار و توزیع کننده به عمل می‌آید.
♦️ حساب سازی یا حساب به حساب کردن؛ مانند ثبت فروش یا درآمد در حساب بستانکاران، جاری شرکا و سایر حساب‌های نادرست
♦️ ثبت خرید کالا یا دارایی در حساب هزینه برخلاف موازین مربوطه
♦️ حساب مشتریان بابت برگشت واهی کالا و منظور نمودن تخفیفات نقدی ساختگی به حساب مشتریان جهت ایجاد بستانکاری واهی
♦️ خروج دارایی‌های مستهلک شده از حساب‌ها به منظور کتمان درآمد، همچنین فروش آنها در زمان واگذاری یا انحلال
♦️ تسعیر غیرواقعی نرخ ارز به منظور کتمان سود و نشان دادن زیان
♦️ انعقاد قراردادهای صوری و فاکتورهای ساختگی خرید مواد و کالا و اسناد هزینه
♦️ عدم توجه به مقررات سامانه ماده 169 و ثبت برخی هزینه‌ها به منظور کتمان برخی درآمد‌ها
♦️ عدم تطابق وزن کالا با پته‌ها در مدارک انبارداری
♦️ ثبت هزینه‌های مستقیم خرید یا واردات کالا در حساب هزینه‌های جاری
♦️ متورم کردن مبلغ مندرج در فاکتورهای خرید و هزینه‌ها از طریق تبانی با مشتری
♦️ منظور نمودن هزینه‌های واهی و شخصی به حساب هزینه‌های موسسه
♦️ ارائه صورتحساب‌های خرید و هزینه‌ها بیش از یک بار به حسابرسان
♦️ خروج کالای سالم از حساب‌ها به عنوان ضایعات
♦️ عدم دستکاری در وسایل اندازه‌گیری کالا (کم فروشی) و سوءاستفاده از صندوق‌های فروش نقدی جهت کاستن از حجم فروش واقعی
♦️ منظور نمودن مطالبات لاوصول واهی و یا ثبت وصول مطالبات حذف شده
سوالات متداول
اگر ثبت عملیات فروردین ماه و تراز افتتاحیه قبل از تاریخ پلمپ دفاتر قانونی باشد، آیا مشکلی ایجاد می‌کند؟ در مورد شرکت‌های دولتی چطور؟
هر گونه ثبت رویدادها در دفاتر باید پس از پلمب دفاتر صورت گيرد؛ در این زمینه شرکت دولتی و خصوصی تفاوتی ندارند. عملیات ثبت شده قبل از تاریخ پلمب دفاتر، مشمول مقررات تاخير ثبت و پلمب خواهد بود.
در مواردی که عملیات به طور کامل در دفاتر قانونی ثبت می‌شود اما اسناد با کامپیوتر صادر می‌گردند، آیا مودی مکلف به تسلیم گزارش 3 ماهه است؟
خير- از آنجا که سیستم کاملا مکانیزه نیست، مودی موظف به ثبت روزانه عمليات در دفاتر نیست.
آیا اشتباهات حسابداری، موجب رد دفاتر خواهد شد؟
در صورتی که در عملیات مالی و حسابداری مجموعه اشتباهی رخ دهد، اما در طی همان دوره مالی کشف و اصلاح شود، مشکلی برای دفاتر ایجاد نخواهد کرد. (ماده 10)
دفاتر معین چه تاثیری در رد دفاتر قانونی دارند؟
دفاتر معین تنها جهت ثبت جزئیات حساب‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در نتیجه به کشف اشتباهات در دفاتر روزنامه و کل کمک خواهد کرد.
چرا با وجود نرم افزارهای دقیق و کاربردی مودیان همچنان موظف به استفاده از دفاتر روزنامه و کل به صورت دستی هستند و اقدامی برای مکانیزه شدن عملیات مالی نمی‌شود؟
استفاده از دفاتر قانونی رسمی (روزنامه و کل) تا زمان اصلاح قانون تجارت الزامی است.
کلام آخر
رد شدن دفاتر قانونی یکی از دغدغه‌های همیشگی حسابداران است؛ به صورتی که تحریر دفاتر قانونی را برای آنها به یک غول بی‌شاخ و دم تبدیل کرده است. نحوه صحیح تحریر دفاتر به صورتی که مورد پذیرش بی‌چون و چرای سازمان مالیاتی قرار گیرد، علاوه بر آموزش حسابداری به صورت حرفه‌ای، نیازمند آرامش و رعایت قوانینی است که در این مطلب به آنها پرداختیم. امیدواریم اطلاع از این موارد راه روشنی در جهت ارتقای فرهنگ مالی و مالیاتی کشور بگشاید.
