قوانین ثبت دفاتر قانونی

دفاتر قانونی به دفاتر کل ، روزنامه و مشاغل گفته می شود که هر شرکت ، موسسه و یا سازمان که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود می باشد برای ثبت روند مالی شرکت می بایست از آن استفاده نماید تا پس از تکمیل آن به اداره مالیاتی تحویل داده شود.
چنانچه تحریر دفاتر مطابق با قوانین لازمه باشد ، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر ضوابط قانونی رعایت نشود، مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود. لذا، تحریر دفاتر قانونی امری است مهم که می بایست به دقت مورد بررسی قرار گیرد.
شایان ذکر است ، خدمات تنظیم اظهارنامه مالیاتی و دفاتر قانونی با توجه به آخرین قوانین مالیاتی و بخش نامه های سازمان امور مالیاتی توسط موسسه حقوقی فکر برتر در کوتاه ترین زمان و با کم ترین هزینه ارائه می گردد.
دفاتر قانونی مندرج در ماده 6 ق.ت ( دفتر روزنامه ، دفتر کل، دفتر دارایی ، دفتر کپیه ) که تجار برای امور تجاری خود به کار می برند در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم بشوند، بین تجار ، در امور تجاری سندیت دارد والا علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.( ماده 14 ق.ت).

قوانین ثبت دفاتر قانونی:

تمامی مودیان مالیاتی، بنگاه های اقتصادی و صاحبان مشاغل که مکلف به ارائه دفاتر قانونی اند، باید اصولی که در ادامه به آن می پردازیم را در تنظیم دفاتر خود به کار ببرند که عبارت اند از:

• در گام نخست این دفاتر پیش از آن که عملکردی در آن ها ثبت شود، باید حتما توسط مسئول ثبت اسناد یا سازمان مالیات امضا، تأیید و پلمپ دفاتر شود.
• نوشت افزاری که برای ثبت در این دفاتر استفاده می شوند، نباید به گونه ای باشند که به راحتی از بین بروند یا پاک شوند.
• شرکت ها باید هر سال دفتر جداگانه ای برای ثبت اطلاعات در نظر بگیرند، زیرا وارد کردن اطلاعات و محاسبات دو سال در یک دفتر (روزنامه یا کل) غیر قانونی است و باعث باطل شدن دفاتر ثبتی می شود.
• هر چند که می توان همه ی عملکردها و فعالیت های یک سال را در یک دفتر واحد ثبت نمود، اما وجود چند دفتر برای ثبت فعالیت های مالی هر بخش از شرکت ها به صورت جداگانه نیز مشکلی ندارد.
• هر زمان که عملیات مالی انجام شد، باید در همان روز در دفاتر مربوطه ثبت شود.
• تمام عملکرد هایی که در دفتر روز نامه ثبت شده است، باید طی 15 روز به دفتر کل انتقال داده شود.
• چنانچه بنگاه های اقتصادی یا شرکت ها شعبه های متعددی دارند و هر یک از این شعبه ها برای عملیات مالی خود دفاتر قانونی جداگانه ای در اختیار داشته باشند، موظف اند یک بار در سال اطلاعات دفاتر خود را به دفاتر شعبه اصلی انتقال بدهند و چنانچه شعبه ها فاقد دفاتر مذکور هستند، موظف اند هرماه تمامی عملیات مالی که انجام داده اند را در دفاتر روزنامه و دفتر کل شعبه اصلی ثبت کنند.
• چنانچه بنگاه های اقتصادی و شرکت ها، عملیات مالی خود را با استفاده از نرم افزار ثبت کنند، باید به صورت ماهانه خلاصه ای از عملکردهای مالی خود را به دفتر کل و دفتر روزنامه انتقال دهند.
• در صورتی که عملکردهای مالی در زمان مقرر در دفاتر روزنامه و دفاتر کل به صورت غیر عمدی ثبت نشده باشند، تا 15 روز مجاز به ثبت اند و دفاتر قانونی رد نمی شوند.
• در شرکت های تازه تأسیس، تأخیر در ثبت دفاتر قانونی تا یک ماه پس از تاریخ تأسیس شرکت مشکل قانونی ندارد.
• همه ی فعالیت ها و عملکردهای مالی باید در این دفتر ها ثبت شود.
• تمامی دفاتر قانونی، هر چند عدد که تکمیل گردیده است، باید به اداره مالیات ارائه شوند و نباید دفتری حذف یا ناپدید گردد.
• درباره نحوه نگارش در این دفاتر گفته شده است که باید نویسنده از حداکثر فضای دفتر استفاده کند و جای خالی سفیدی در این دفاتر وجود نداشته باشد.
• در میان سطرهای دفاتر مذکور نباید موردی ثبت شود.
• ثبت فعالیت ها و عملکردها در این دفاتر باید با دقت تمام و بدون هیچ اشتباهی انجام شده باشد.
• اگر ثبت های دفاتر شرکتی به صورت الکترونیکی انجام شده باشد، باید دوباره به روش دستی نیز ثبت شود.

ثبت فعالیت ها و عملکردها

چنان چه دفاتر ثبت شده با فرمت ها و اصول فوق مغایرت داشته باشد، از سوی سازمان مالیات رد می شود و شرکت نیز بر اساس قانون های مربوطه جریمه خواهد شد.

پیشنهاد می‌شود مقاله ارزیابی ریسک بنگاه ها را مطالعه کنید