مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد. در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ، مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است؛بخشی از وظایف مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و…
مدیریت امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد. مدیر امور اداری در ساعات اداری معمول مشغول به کار بوده و عمده وقت کاری خود را در داخل سازمان یا شرکت می گذراند.
تفاوت مدیریت منابع انسانی و کارگزینی:
مدیریت منابع انسانی در هر شرکت یا سازمان برنامه های بلند مدت و افق آینده را بررسی می کند. مدیریت منابع انسانی برنامه و چشم انداز روشنی برای پیشرفت و بهبود وضعیت سازمان است.
کارگزینی یکی از زیر مجموعه های مدیریت منابع انسانی است که برای برنامه های تدوین شده از سوی این واحد با توجه به شناختی که از کارکنان دارد پیشنهاداتی می دهد، کارگزینی ابزاری است برای ارتقا کارکنان.
در واقع کارگزینی به مدیریت منابع انسانی گزارشات لازم درباره سطح درآمد، توانایی و شایستگی های افراد می دهد تا منابع انسانی بتواند تصمیمات درستی درباره بهبود اوضاع مالی و شغلی کارکنان بگیرد.
برنامه ریزی های مالی و شغلی به عهده کارگزینی نیست، وظیفه کارگزینی فقط معرفی افرادی است که با معیارهای ارائه شده از سوی منابع انسانی تطابق دارند. پس از ارتقا شغل وظیفه محاسبه افزایش حقوق و دریافتی کارمندان با کارگزینی است.
پیشنهاد میشود مقاله حسابداری چیست را مطالعه کنید
وظایف اصلی واحد کارگزینی:
کارگزینی وظایفی بر عهده دارد که به شرح هر کدام از آنها می پردازیم.
1- وظیفه کارگزینی در جذب نیرو و امور استخدامی:
شرکت یا موسسه ای که قصد جذب نیرو دارد، باید به صورت کتبی یا شفاهی درخواست نیرو کند. این درخواست باید به امضا مدیران سازمان رسیده و به واحد کارگزینی ارسال شود. کارگزینی با انتشار اگهی استخدام در روزنامه یا سایت، اقدام به جذب نیرو کرده و پس ازشناسایی افراد، به آنها برای انجام کارهای اولیه و معارفه وقت مصاحبه می دهد .
نیروهای جدیدی که وارد شرکت می شوند، پس از انجام مصاحبه و کارهای اولیه در صورتی که از سوی مدیران تایید شوند، به واحد کارگزینی معرفی می شوند تا تشکیل پرونده داده و مدارک لازم را تحویل دهند و پرونده پرسنلی برایشان تشکیل شود.
مراحل تشکیل پرونده پرسنلی:
مراحل تشکیل پرونده پرسنلی بسیار مهم است، چون کلیه اطلاعات ضروری کارکنان موسسه در ان نگهداری و بایگانی می شود. مدارکی که در فرم پرسنلی نگهداری میشود شامل فرم درخواست استخدام، رزومه، عکس، نشانی منزل، تعهدات و ضمانت های کاری لازم، گواهینامه های اخذ شده، مدارک تحصیلی، سابقه کار و ..است که باید در پرونده پرسنلی جمع آوری و نگهداری شود. دریافت برخی مدارک، اهمیت فوق العاده ای دارد مانند ادرس پستی منزل یا مدرک تحصیلی، ضمانت نامه قانونی و غیره.
پیشنهاد میشود مقاله تاثیر سرمایه فکری بر حسابداری مدیریت را مطالعه کنید
اطلاعات مورد نیاز برای ثبت در پرونده پرسنلی:
برای ثبت اطلاعات مورد نیاز کارکنان نیاز است که فرم های از پیش تعیین شده ای که در کارگزینی موجود است را پر کنند. این فرم حاوی فیلدهای زیادی است که نیاز به دقت و حوصله زیادی برای بررسی دارد. فیلدهای این فرم شامل موارد زیر است:
- مشخصات شناسنامه ای و کد ملی افراد یکی از موارد اولیه برای ثبت اطلاعات افراد است.
- سوابق تحصیلی و شغلی و رزومه کاری
- اطلاعات لازم درباره نظام وظیفه در مورد آقایان
- در سازمان هایی که کارمندان لباس فرم دارند سایز کفش و لباس جهت تحویل لباس نیز ضروری است.
- مهارت ها و توانایی های مختلفی که برای هر رده شغلی.
2- وظیفه کارگزینی در قرار داد نویسی:
در جریان فعالیت های شرکت، ناگزیر به عقد قراردادهای کاری و شغلی میان اشخاص حقیقی و حقوقی است. این قرارداد ها نوعی تعهد و سند دو طرفه است، برای حسن انجام کار و ارائه خدمات به یکدیگر. کارگزینی هنگام ثبت قرارداد باید به نکاتی توجه کند از جمله این که برای ثبت قرارداد باید رضایت طرفین تامین شده باشد، هیچ توهین یا بی حترامی به شخصی نباشد، موضوع قرارداد بدون هیچ ابهامی، کاملا روشن و واضح درج شود، و در نهایت قرارداد منعقد شده باید مطابق با قوانین شرعی و عرفی کشور باشد.
3- چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد در واحد کارگزینی:
برای محاسبه حقوق و دستمزد، می توان از نرم افزارهای موجود در بازار استفاده کرد. البته بسیاری از شرکت ها هنوز به صورت دستی این کارها را انجام می دهند. فرقی ندارد چه به صورت دستی، چه به صورت الکترونیکی، در هر حال وظیفه انجام این محاسبات با واحد کارگزینی است و باید با دقت انجام شود تا حق هیچ کس ضایع نشود.
فرایند محاسبه حقوق و دستمزد نیاز به دقت زیادی دارد، چون گاهی اشتباهات یک نفر منجر به مشکلات حقوقی زیادی برای کارفرما و کارکنان می شود. اطلاع از بخشنامه ها قوانین جدید و دستورالعمل ها هم برای واحد کارگزینی بسیار مهم است.
پیشنهاد میشود مقاله سیستم حسابرسی ادواری را مطالعه کنید
شرح وظایف کارگزینی:
کارها و فعالیت هایی که کارمند کارگزینی موظف به انجام آنها است.
- جمع آوری اطلاعات پرسنل، تجزیه و تحلیل و پردازش اطلاعات شخصی آنها با حفظ حریم شخصی افراد.
- وارد کردن اطلاعات کلیه کارکنان در سیستم های کامپیوتری
- سازمان دهی و برنامه ریزی برای حسن انجام کار توسط کارمندان
- ارتباط با افراد درون سازمان، مدیران و در صورت نیاز افراد خارج از سازمان
- صدور حکم هایی نظیر انتقال، ترفیع، مرخصی، ماموریت، معذوریت و غیره
- انجام امور مالی کارکنانی که از سیستم اداری خارج یا حذف می شوند مانند بازنشستگان، انتقالی ها، اخراجی هایا فوت
- آشنایی با قوانین استخدامی مطابق با قوانین و مقررات و دستورالعمل های جدید
- انجام کلیه امور مالی و استخدامی پرسنل جدید الورود
- تهیه و آماده سازی لیست های مربوط به پرداختی های ماهانه افراد شاغل در سازمان
- تهیه و اطلاع رسانی برای لیست های اضافه کاری و غیره
اطلاعات مورد نیاز برای شغل کارگزینی:
مسئول گزینش در هر سازمان نیاز به اطلاعات و مهارت هایی دارد.
- مسئول گزینش باید با مدیریت منابع انسانی به خوبی آشنا باشد و کلیه امور مربوط به کارکنان در حوزه جذب کارکنان، حقوق و مزایا، مذاکره، روابط نیروی انسانی و غیره را بشناسد.
- آشنایی با امور اداری و رویه ها و سیستم ها و نرم افزارها برای ثبت امور مربوط به کارکنان.
- خدمات و مشتریان برای سنجش نیاز مشتریان.
- نظارت و مدیریت بر پرسنل.
